Verpflegungsmehraufwand und Mahlzeitenabzug: Kürzung, Ansätze, Kantine
Wenn der Arbeitgeber eine Mahlzeit gratis stellt, wird diese Mahlzeit nicht zusätzlich als Verpflegungsmehraufwand vergütet. Weil Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis und das SSK-Muster-Spesenreglement pro Mahlzeit rechnen, braucht es keine Kürzung eines Tagesansatzes: Der Ansatz der gestellten Mahlzeit entfällt. In der Praxis ist das trotzdem eine häufige Fehlerquelle, weil gestellte Mahlzeiten in der Spesenabrechnung übersehen werden. Diese Seite erklärt die Systematik, die Ansätze und die Regeln für verbilligte Kantinen.
01.Was ist der Mahlzeitenabzug?
Der Verpflegungsmehraufwand (VMW) kompensiert die zusätzlichen Kosten, die Mitarbeitenden entstehen, weil sie wegen der Arbeit auswärts essen müssen – etwa auf Geschäftsreisen oder bei auswärtiger Arbeit. Nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis beträgt die Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen). Übernimmt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, fallen dafür keine Mehrkosten an. Der «Mahlzeitenabzug» stellt sicher, dass keine Doppelentschädigung entsteht.
Die Logik ist einfach: Der Verpflegungsmehraufwand deckt nur Mahlzeiten, die Mitarbeitende selbst bezahlen. Bezahlt der Arbeitgeber ein Abendessen im Hotel oder stellt er ein Frühstück im Seminarraum bereit, wird für diese Mahlzeit nichts vergütet. Ohne diese Abgrenzung würde der Mitarbeitende doppelt entschädigt – einmal durch die Gratismahlzeit, einmal durch die Pauschale. Eine solche Doppelvergütung ist kein Auslagenersatz und kann als Lohn aufgerechnet werden.
- Gratis gestellte Mahlzeit: Der Arbeitgeber übernimmt die vollen Kosten (z. B. Hotelfrühstück im Zimmerpreis, Kundenessen auf Firmenrechnung). Für diese Mahlzeit wird keine Pauschale vergütet.
- Verbilligte Mahlzeit: Der Mitarbeitende zahlt einen reduzierten Preis (z. B. Kantine mit Arbeitgeberzuschuss). Im Lohnausweis wird Feld G angekreuzt.
- Keine Mahlzeit gestellt: Der Mitarbeitende verpflegt sich selbst. Vergütet wird jede Mahlzeit, die wegen der Arbeit auswärts anfällt, nach Rz 52 oder gemäss Reglement.
02.Wie wird gekürzt?
Eine ESTV-Tabelle mit Abzugsbeträgen für gestellte Mahlzeiten gibt es nicht, und es braucht sie auch nicht: Rz 52 und das SSK-Muster-Spesenreglement rechnen pro Mahlzeit. Wird eine Mahlzeit gestellt, entfällt deren Ansatz. Die folgende Tabelle zeigt die Ansätze des SSK-Musters, die bei einer gestellten Mahlzeit wegfallen.
Ansätze pro Mahlzeit nach SSK-Muster-Spesenreglement (aktualisiert per 1.1.2026)
Ein Beispiel mit einem Reglement nach SSK-Muster (Pauschalvariante): Ein Mitarbeitender reist um 06.45 Uhr ab und kehrt um 21.00 Uhr zurück. Das Mittagessen bezahlt er selbst, am Abend findet ein Kundenessen auf Kosten des Arbeitgebers statt. Vergütet werden das Frühstück (Abreise vor 07.30 Uhr) mit CHF 15 und das Mittagessen mit CHF 30, zusammen CHF 45. Das Abendessen wird nicht vergütet, weil der Arbeitgeber es bezahlt hat. Ohne Reglement gilt Rz 52: Für das Mittagessen sind pauschal bis CHF 30 zulässig.
Halten Sie im Spesenreglement fest, dass vom Arbeitgeber bezahlte oder im Hotelpreis inbegriffene Mahlzeiten nicht vergütet werden. Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, Spesenreglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen; höhere oder andere Ansätze als nach Rz 52 brauchen die Genehmigung des Sitzkantons.
Mahlzeitenabzüge und Verpflegungspauschalen korrekt abrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Verbilligte Kantine
Viele Unternehmen betreiben ein Personalrestaurant oder subventionieren eine externe Kantine. Bezahlt der Mitarbeitende dort weniger als den Marktpreis, erhält er einen geldwerten Vorteil. Die Wegleitung zum Lohnausweis verlangt dafür kein Bewerten pro Mahlzeit, sondern einen Hinweis: Feld G wird angekreuzt, wenn der Arbeitgeber verbilligte Mahlzeiten in einem Personalrestaurant ermöglicht – auch wenn nicht bekannt ist, ob der Arbeitnehmende davon Gebrauch macht.
Verpflegung durch den Arbeitgeber im Lohnausweis
Erhält der Arbeitnehmende vom Arbeitgeber unentgeltlich Verpflegung und Unterkunft, ist der Wert nach den Ansätzen des ESTV-Merkblatts N2 in Ziffer 2.1 anzugeben. Barbeiträge an die Verpflegung am Arbeitsort, etwa Mittagszulagen, sind Lohn. Geringfügige Aufmerksamkeiten wie Kaffee oder Wasser am Arbeitsplatz bleiben in der Regel unberücksichtigt.
- Kein VMW bei Kantinenverpflegung: Wer täglich in der subventionierten Kantine isst, hat keinen Verpflegungsmehraufwand. Der VMW steht nur bei auswärtiger Tätigkeit zu, nicht für den regulären Arbeitsort.
- Kombination Kantine und Geschäftsreise: Ist der Mitarbeitende auf Reisen und erhält dort eine Gratismahlzeit, wird diese Mahlzeit nicht vergütet. Die Kantinenvergünstigung am Stammarbeitsort bleibt davon unberührt.
- Dokumentation: Der Arbeitgeber sollte festhalten, welche Mitarbeitenden Zugang zum verbilligten Personalrestaurant haben, damit Feld G im Lohnausweis korrekt angekreuzt wird.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Hotelfrühstück zusätzlich vergütet
Ist das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird nach SSK-Muster kein Frühstück vergütet. Prüfen Sie bei jeder Hotelabrechnung, ob Mahlzeiten enthalten sind, und streichen Sie die entsprechende Mahlzeit aus der Spesenabrechnung.
Fehler 2: Tagesansatz mit festen Abzugsbeträgen kürzen
Eine Kürzung eines Tagesansatzes um feste Beträge für gestellte Mahlzeiten ist weder in Rz 52 noch im SSK-Muster vorgesehen. Rechnen Sie pro Mahlzeit ab und vergüten Sie nur die Mahlzeiten, die Mitarbeitende selbst bezahlt haben.
Fehler 3: Feld G bei Kantinenverpflegung vergessen
Ermöglicht der Arbeitgeber verbilligte Mahlzeiten in einem Personalrestaurant, ist im Lohnausweis Feld G anzukreuzen. Das gilt auch, wenn nicht bekannt ist, ob der Mitarbeitende das Angebot nutzt.
Fehler 4: Mahlzeiten trotz Vollpension vergütet
Bei Seminaren oder Konferenzen mit Vollpension fallen keine Verpflegungskosten an, also wird keine Mahlzeit vergütet. Trotzdem werden in der Praxis häufig Pauschalen ausbezahlt. Erfassen Sie bei der Reiseabrechnung systematisch, welche Mahlzeiten gestellt wurden.
Fehler 5: Kundenessen doppelt abgerechnet
Lädt der Arbeitgeber zum Kundenessen ein und der Mitarbeitende rechnet für dieselbe Mahlzeit zusätzlich eine Pauschale ab, liegt eine Doppelentschädigung vor. Die Spesenabrechnung sollte so gestaltet sein, dass eine auf Firmenkosten bezahlte Mahlzeit nicht nochmals vergütet wird.
05.Häufige Fragen
Gilt der Mahlzeitenabzug auch für ein Lunch-Angebot im Zug (z. B. SBB-Bordverpflegung)?
Nein, ein selbst gekauftes Essen im Zug ist keine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit. Der Mitarbeitende bezahlt die Verpflegung selbst, weshalb die Mahlzeit vergütet wird, nach Rz 52 pauschal bis CHF 30. Anders ist es nur, wenn der Arbeitgeber die Zugverpflegung direkt übernimmt oder ein Catering organisiert.
Muss der Mahlzeitenabzug auch bei eintägigen Geschäftsreisen ohne Übernachtung angewendet werden?
Ja, eine gestellte Mahlzeit wird unabhängig davon, ob eine Übernachtung stattfindet, nicht zusätzlich vergütet. Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber die Mahlzeit bezahlt. Wird beispielsweise auf einer Tagesreise das Mittagessen vom Arbeitgeber bezahlt, entfällt die Pauschale für dieses Mittagessen.
Wie wird der Mahlzeitenabzug bei mehrtägigen Reisen berechnet?
Bei mehrtägigen Reisen prüfen Sie für jeden Reisetag und jede Mahlzeit separat, ob der Arbeitgeber sie übernommen hat oder ob sie im Hotelpreis inbegriffen ist. Vergütet werden nur die übrigen Mahlzeiten, die wegen der Reise auswärts anfallen. Einen Tagesansatz, der gekürzt werden müsste, gibt es nicht.
Gibt es ESTV-Richtwerte für Mahlzeitenabzüge?
Nein. Die Wegleitung zum Lohnausweis und das SSK-Muster rechnen pro Mahlzeit, deshalb braucht es keine festen Abzugsbeträge. Wird eine Mahlzeit gestellt, entfällt einfach deren Ansatz. Wie das Unternehmen das konkret handhabt, hält es im Spesenreglement fest.
Wird ein Apéro oder ein kleiner Snack als gestellte Mahlzeit gewertet?
Nein, ein Apéro, ein Snack oder ein Kaffee mit Gebäck gilt nicht als vollwertige Mahlzeit. Der Mahlzeitenabzug greift nur bei einer eigentlichen Mahlzeit, die eine reguläre Verpflegung ersetzt. Die Abgrenzung sollte im Spesenreglement klargestellt werden.