Verpflegungsmehraufwand: Ansätze Inland, Ausland und Ausblick
Für den Verpflegungsmehraufwand gilt 2026: Die Pauschale beträgt höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) – nicht pro Tag –, und dieselben Werte gelten für Reisen im In- und Ausland. Diese Seite ordnet den aktuellen Stand nach der Wegleitung zum Lohnausweis 2026 und dem SSK-Muster-Spesenreglement (aktualisiert per 1.1.2026) ein, erklärt, warum es keine ESTV-Länderansätze gibt, und zeigt, worauf es bei künftigen Anpassungen ankommt.
01.VMW 2026 – keine Änderung
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises 2026 nennt in Rz 52 für die Verpflegung auf Geschäftsreisen folgende Grenzwerte: Die Pauschale für eine Hauptmahlzeit – Mittag- oder Abendessen – beträgt höchstens CHF 30, eine effektive Vergütung in der Regel höchstens CHF 35. Werden diese und die übrigen Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit; eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.
Verpflegung auf Geschäftsreisen 2026: Wegleitung und SSK-Muster
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Der Verpflegungsmehraufwand fällt unter diese Pflicht, sofern die Abwesenheit geschäftlich bedingt ist. CHF 30 pro Hauptmahlzeit ist der Höchstbetrag, bis zu dem eine Pauschale ohne Angabe des Betrags im Lohnausweis möglich ist. Höhere oder andere Ansätze – etwa die SSK-Pauschale von CHF 35 für das Abendessen – setzen ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement voraus; tiefere Ansätze sind zulässig, solange die tatsächlichen Mehrkosten gedeckt sind.
Ein Beispiel: Eine Projektleiterin reist für einen Kundenbesuch von Zürich nach Bern, fährt um 07.00 Uhr ab und ist um 20.00 Uhr zurück. Nach dem SSK-Muster stehen ihr Frühstück (Abreise vor 07.30 Uhr), Mittagessen und Abendessen (Rückkehr nach 19.30 Uhr) zu – pauschal CHF 15, CHF 30 und CHF 35, sofern das Spesenreglement ihrer Firma auf dem Muster beruht und genehmigt ist. Ohne genehmigtes Reglement kann die Firma nach Rz 52 für Mittag- und Abendessen je eine Pauschale von höchstens CHF 30 vergüten. Kehrt sie schon um 17.00 Uhr zurück, entfällt das Abendessen: Massgebend ist, welche Mahlzeiten unterwegs anfallen, nicht eine Stundenzahl.
02.Ausland: keine ESTV-Länderansätze
Für Geschäftsreisen ins Ausland publiziert die ESTV keine Länderansätze – weder für Verpflegung noch für Unterkunft. Die Vorgaben der Wegleitung zum Lohnausweis (Rz 52) gelten für In- und Auslandsreisen gleich: Pauschale pro Hauptmahlzeit höchstens CHF 30, effektive Vergütung in der Regel höchstens CHF 35, Übernachtung gegen Beleg. Eine Übersicht nach Reiseland finden Sie unter Auslandsspesen nach Land.
- Inland: Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit oder effektive Vergütung, in der Regel bis CHF 35. Keine regionalen Unterschiede.
- Ausland: Dieselben Werte wie im Inland. Höhere tatsächliche Kosten werden effektiv gegen Originalbeleg vergütet; andere Ansätze setzen ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement voraus.
- Fremdwährung: Belege in Fremdwährung rechnet die Firma zu dem im Spesenreglement festgelegten Kurs in CHF um; bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
Ausländische Pauschalen, etwa die deutschen Verpflegungspauschalen, gelten für Arbeitgeber im jeweiligen Land, nicht für Schweizer Arbeitgeber. Details zu einzelnen Ländern stehen auf den Länderseiten zu Frankreich und zu Grossbritannien.
Für das Spesenreglement heisst das: Es legt seine Ansätze für Auslandsreisen selbst fest, zum Beispiel nach dem SSK-Muster, das Bahn 1. Klasse im In- und Ausland und ein Hotel der Mittelklasse gegen Originalbeleg vorsieht. Einen Verweis auf eine ESTV-Tabelle gibt es nicht, weil die ESTV keine solche Tabelle publiziert.
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Mehr erfahren →03.Was künftig angepasst werden könnte
Der Höchstbetrag von CHF 30 pro Hauptmahlzeit gilt seit mehreren Jahren unverändert. Eine Anpassung an die allgemeine Teuerung wäre grundsätzlich möglich, ist in der Wegleitung 2026 aber nicht erfolgt. Das SSK-Muster-Spesenreglement wurde per 1.1.2026 aktualisiert und sieht pauschal Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 30 und Abendessen CHF 35 vor.
- Teuerungsanpassung: Ob und wann der Höchstbetrag angepasst wird, ist offen. Massgebend ist jeweils die Wegleitung zum Lohnausweis des betreffenden Jahres.
- Bestehende Reglemente: Ein genehmigtes Spesenreglement legt seine Ansätze selbst fest. Wer Ansätze ändern will, klärt mit der Steuerverwaltung des Sitzkantons, ob eine neue Genehmigung nötig ist.
- Reglement-Aktualisierung: Ein Verweis auf «die jeweils gültigen ESTV-Ansätze» hilft nicht weiter, weil die ESTV keine Tabelle mit Spesenansätzen publiziert. Die Ansätze müssen im Reglement selbst stehen, etwa nach dem SSK-Muster.
Für die Praxis bedeutet das: Wegen der Verpflegungspauschale müssen Unternehmen 2026 keine Anpassungen am Spesenreglement vornehmen. Es empfiehlt sich, jeweils die neue Wegleitung zum Lohnausweis und die SSK-Mustervorlagen zu prüfen. Das SSK-Muster (aktualisiert per 1.1.2026) sieht für das Mittagessen weiterhin eine Pauschale von CHF 30 vor.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschale pro Tag statt pro Mahlzeit abrechnen
Die CHF 30 gelten pro Hauptmahlzeit, nicht als Tagespauschale ab einer bestimmten Stundenzahl. Wer pauschal pro Reisetag auszahlt oder die Pauschalen auf alle Arbeitstage hochrechnet, erfüllt die Vorgaben von Rz 52 nicht – die Hochrechnung ist ausdrücklich unzulässig. Erfassen Sie pro Reise, welche Mahlzeiten tatsächlich unterwegs angefallen sind.
Fehler 2: Mit angeblichen ESTV-Länderansätzen rechnen
Tabellen mit «ESTV-Tagessätzen» pro Land beruhen nicht auf einer amtlichen Quelle – die ESTV publiziert keine Länderansätze. Wer danach abrechnet, riskiert zu hohe Auszahlungen ohne Grundlage oder zu tiefe Erstattungen entgegen Art. 327a OR. Massgebend sind die Vorgaben von Rz 52 und Ihr Spesenreglement.
Fehler 3: Verpflegungsmehraufwand bei Arbeitgeberkantine beanspruchen
Steht am Arbeitsort oder Einsatzort eine subventionierte Kantine zur Verfügung, entfällt der Anspruch auf die Pauschale, da kein Mehraufwand entsteht. Dieser Punkt wird bei Steuerrevisionen regelmässig beanstandet. Klären Sie im Spesenreglement, wann die Kantine als zumutbare Alternative gilt.
Fehler 4: Im Reglement auf nicht existierende ESTV-Ansätze verweisen
Manche Reglemente verweisen für Auslandsreisen auf «die jeweils gültigen ESTV-Ansätze». Da die ESTV keine solchen Ansätze publiziert, fehlt dem Verweis die Grundlage. Legen Sie die Ansätze im Reglement selbst fest, etwa nach dem SSK-Muster, und lassen Sie Abweichungen vom Sitzkanton genehmigen.
Fehler 5: Pauschale und Einzelbelege gleichzeitig abrechnen
Entweder wird die Pauschale von CHF 30 beansprucht oder die tatsächlichen Kosten werden mit Beleg eingereicht – beides zusammen ist nicht zulässig. Doppelabrechnung führt bei einer Prüfung zur Aufrechnung des gesamten Betrags als Lohn. Definieren Sie im Reglement klar, welches Modell gilt.
05.Häufige Fragen
Hat sich der VMW-Ansatz 2026 verändert?
Nein. Gemäss Wegleitung zum Lohnausweis 2026 (Rz 52) beträgt die Pauschale für eine Hauptmahlzeit weiterhin höchstens CHF 30 – pro Mittag- oder Abendessen, nicht pro Tag. Effektiv vergütete Mahlzeiten liegen in der Regel bei höchstens CHF 35.
Gibt es eine Mindestabwesenheit in Stunden?
Nein. Weder die Wegleitung zum Lohnausweis noch das SSK-Muster-Spesenreglement kennen eine Stundengrenze. Das SSK-Muster knüpft das Frühstück an eine Abreise vor 07.30 Uhr oder eine vorangehende Übernachtung und das Abendessen an eine auswärtige Übernachtung oder eine Rückkehr nach 19.30 Uhr. Voraussetzung ist in jedem Fall eine tatsächliche Reisetätigkeit.
Gibt es eine ESTV-Diätentabelle für Auslandsreisen?
Nein. Die ESTV publiziert keine Länderansätze für Verpflegung oder Unterkunft. Die Vorgaben der Wegleitung zum Lohnausweis gelten für In- und Auslandsreisen gleich; höhere Kosten im Ausland werden effektiv gegen Beleg oder nach einem genehmigten Spesenreglement vergütet.
Muss ich mein Spesenreglement anpassen, wenn sich der VMW-Ansatz nicht ändert?
Nein. Hält Ihr Reglement den Höchstbetrag von CHF 30 pro Hauptmahlzeit ein oder ist es vom Sitzkanton genehmigt, besteht kein Anpassungsbedarf. Bereits genehmigte Reglemente behalten ihre Gültigkeit. Prüfen Sie aber, ob Ihr Reglement für das Ausland auf «ESTV-Ansätze» verweist – solche gibt es nicht, die Ansätze müssen im Reglement selbst stehen.
Kann der Arbeitgeber weniger als CHF 30 pro Mahlzeit erstatten?
Ja, der Arbeitgeber darf im Spesenreglement einen tieferen Betrag festlegen. CHF 30 ist der Höchstbetrag für die Pauschale pro Hauptmahlzeit, bis zu dem keine Angabe des Betrags im Lohnausweis nötig ist. Gemäss Art. 327a OR muss der Arbeitgeber jedoch die notwendigen Auslagen ersetzen; liegt die Pauschale deutlich unter den tatsächlichen Kosten, kann der Arbeitnehmer die Differenz einfordern.
Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch im Homeoffice?
Nein. Der Verpflegungsmehraufwand setzt voraus, dass die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer vom üblichen Arbeitsort abwesend ist und auswärts verpflegen muss. Wer zu Hause arbeitet, hat keinen Mehraufwand für die Verpflegung und kann die Pauschale nicht beanspruchen.