Verpflegungsmehraufwand Änderung 2026: Pauschalsätze, Reglement und Anpassungsbedarf
Die Verpflegungspauschale für geschäftlich bedingte Mahlzeiten ist 2026 nicht angepasst worden und liegt weiterhin bei CHF 30 pro Mittag- oder Abendessen. Wer nach einer Änderung beim Verpflegungsmehraufwand sucht, findet die relevanten Neuerungen nicht bei der Pauschale selbst, sondern bei den Rahmenbedingungen: Die SSK-Konformitätspflicht für Spesenreglemente wurde präzisiert, und andere Spesensätze wie die Kilometerpauschale und die Grenze für Naturalgeschenke haben sich verändert.
Für Unternehmen bedeutet das: Auch wenn die Verpflegungspauschale stabil bleibt, lohnt sich eine Gesamtprüfung des Spesenreglements. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis ab 1. Januar 2026 und die aktualisierten SSK-Musterreglemente bilden die verbindliche Grundlage.
01.Verpflegungspauschale 2026: Aktuelle Ansätze im Überblick
Die ESTV publiziert die geltenden Pauschalsätze jeweils in der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises. Für das Steuerjahr 2026 gilt: Der Ansatz für Verpflegungsmehraufwand bei auswärtiger Tätigkeit beträgt CHF 30 pro Mahlzeit. Dieser Betrag darf ohne Einzelbeleg als Pauschale ausgerichtet werden, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die Pauschale deckt Mittag- und Abendessen ab und setzt voraus, dass die Verpflegung tatsächlich geschäftlich bedingt ist, etwa bei Geschäftsreisen, Kundenbesuchen oder auswärtigen Einsätzen.
Relevante ESTV-Pauschalsätze 2026 im Vergleich zu 2025
Die Tabelle zeigt: Beim Verpflegungsmehraufwand selbst gibt es 2026 keine Änderung. Unternehmen, die ausschliesslich nach der Verpflegungspauschale suchen, können ihre bisherigen Ansätze beibehalten. Handlungsbedarf entsteht jedoch bei der Kilometerpauschale und bei Naturalgeschenken.
02.Was sich 2026 im Spesenreglement ändert
Die wichtigste Neuerung für 2026 betrifft nicht die Höhe der Verpflegungspauschale, sondern die formalen Anforderungen an das Spesenreglement. Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) hat präzisiert, dass Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen müssen. Diese Präzisierung gilt ab dem Steuerjahr 2026 und betrifft alle Unternehmen mit genehmigtem Spesenreglement.
- SSK-Konformitätspflicht: Spesenreglemente müssen inhaltlich den aktuellen SSK-Mustervorlagen entsprechen. Unternehmen sollten prüfen, ob ihr bestehendes Reglement die Musterstruktur und die vorgegebenen Kategorien vollständig abbildet.
- Kilometerpauschale im Reglement: Bereits genehmigte Reglemente, die noch CHF 0.70 pro Kilometer vorsehen, brauchen keine neue Genehmigung. Wer den neuen Satz von CHF 0.75 übernehmen will, sollte das Reglement aktualisieren und bei der kantonalen Steuerverwaltung einreichen.
- Naturalgeschenke: Die Freigrenze für Naturalgeschenke ändert sich von CHF 500 pro Ereignis auf CHF 600 pro Kalenderjahr. Falls das Spesenreglement eine Regelung zu Geschenken enthält, ist eine Anpassung an die neue Bezugsgrösse sinnvoll.
- Verpflegungspauschale: Da der Ansatz von CHF 30 pro Mahlzeit unverändert bleibt, besteht bei der Verpflegungspauschale selbst kein Anpassungsbedarf im Reglement.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Das Spesenreglement konkretisiert diese Pflicht. Wenn das Reglement veraltet ist oder nicht den SSK-Mustervorlagen entspricht, riskiert das Unternehmen, dass die kantonale Steuerverwaltung die Genehmigung entzieht. In diesem Fall müssten sämtliche Pauschalspesen im Lohnausweis deklariert werden.
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Mehr erfahren →03.Rechtsgrundlagen, Quellen und Publikationsrhythmus
Die verbindliche Grundlage für alle Spesenpauschalen ist die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises. Die aktuelle Fassung gilt ab 1. Januar 2026. Ergänzend dazu publiziert die SSK Musterreglemente, die als Vorlage für die kantonale Genehmigung dienen. Beide Dokumente sind auf der Website der ESTV beziehungsweise der SSK frei zugänglich.
- ESTV-Wegleitung Lohnausweis: Enthält die geltenden Pauschalsätze für Verpflegung, Kleinspesen, Übernachtung und Kilometergeld. Wird bei Änderungen jeweils auf den 1. Januar des Folgejahres aktualisiert.
- SSK-Musterreglemente: Definieren die inhaltliche Struktur und die Mindestanforderungen an ein genehmigungsfähiges Spesenreglement. Stand Januar 2026.
- Kantonale Steuerverwaltung: Zuständig für die Genehmigung des Spesenreglements. Die Genehmigung erfolgt kantonal, weshalb Fristen und Verfahren je nach Kanton leicht variieren können.
In der Praxis publiziert die ESTV Änderungen an den Pauschalsätzen jeweils im Herbst des Vorjahres, damit Unternehmen genügend Vorlaufzeit für die Anpassung ihrer Reglemente und Systeme haben. Wer sichergehen will, keine Änderung zu verpassen, sollte die ESTV-Website im Oktober und November des laufenden Jahres prüfen. Für 2026 wurden die relevanten Änderungen im Herbst 2025 kommuniziert.
04.Praxisbeispiel: Spesenreglement-Check für 2026
Ein KMU mit 25 Mitarbeitenden hat sein Spesenreglement zuletzt 2022 genehmigen lassen. Das Reglement sieht eine Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Mahlzeit und eine Kilometerpauschale von CHF 0.70 vor. Naturalgeschenke sind mit CHF 500 pro Ereignis geregelt.
Für 2026 ergibt sich folgender Handlungsbedarf: Die Verpflegungspauschale ist korrekt und muss nicht angepasst werden. Die Kilometerpauschale von CHF 0.70 darf weiterhin verwendet werden, da bereits genehmigte Reglemente keine neue Genehmigung brauchen. Will das Unternehmen den neuen Satz von CHF 0.75 übernehmen, muss es das Reglement aktualisieren und neu einreichen. Die Regelung zu Naturalgeschenken sollte auf CHF 600 pro Kalenderjahr angepasst werden, da sich sowohl der Betrag als auch die Bezugsgrösse geändert haben. Zusätzlich sollte das Unternehmen prüfen, ob das Reglement insgesamt den SSK-Mustervorlagen entspricht.
Angenommen, ein Aussendienstmitarbeiter dieses KMU fährt monatlich 800 Kilometer mit dem Privatfahrzeug und hat an 15 Tagen auswärtige Verpflegung. Mit dem neuen Kilometersatz ergibt sich eine monatliche Fahrtkostenentschädigung von CHF 600 statt CHF 560. Die Verpflegungspauschale bleibt bei 15 mal CHF 30, also CHF 450 pro Monat. Die Gesamtspesen steigen somit um CHF 40 pro Monat allein durch die Kilometeranpassung.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Verpflegungspauschale vorsorglich erhöht
Manche Unternehmen erhöhen die Verpflegungspauschale eigenständig über CHF 30, weil sie eine Anpassung für 2026 erwarten. Da die ESTV den Satz nicht geändert hat, gilt jeder Betrag über CHF 30 als steuerpflichtiger Lohnbestandteil. Die Differenz muss im Lohnausweis deklariert und versteuert werden.
Fehler 2: Alte Kilometerpauschale ohne Prüfung weitergeführt
Unternehmen verwenden weiterhin CHF 0.70 pro Kilometer, ohne zu wissen, dass der neue Satz CHF 0.75 beträgt. Zwar ist die Weiterverwendung des alten Satzes bei bereits genehmigten Reglementen zulässig, doch Mitarbeitende erhalten weniger als den aktuellen Ansatz. Eine bewusste Entscheidung ist besser als ein Versehen.
Fehler 3: Naturalgeschenke noch pro Ereignis statt pro Kalenderjahr gerechnet
Die Bezugsgrösse hat sich 2026 von pro Ereignis auf pro Kalenderjahr geändert. Wer weiterhin pro Ereignis rechnet, riskiert bei mehreren Geschenken im Jahr eine Überschreitung der Freigrenze und damit eine Nachdeklaration im Lohnausweis. Das Spesenreglement sollte die neue Bezugsgrösse explizit nennen.
Fehler 4: Spesenreglement nicht auf SSK-Konformität geprüft
Die Präzisierung der SSK-Konformitätspflicht wird häufig übersehen, weil sie keine Betragsänderung betrifft. Entspricht das Reglement nicht den Mustervorlagen, kann die kantonale Steuerverwaltung die Genehmigung verweigern oder entziehen. Alle Pauschalspesen müssten dann im Lohnausweis als Lohn deklariert werden.
Fehler 5: Änderungen erst im laufenden Steuerjahr umgesetzt
Wer Anpassungen am Spesenreglement erst im März oder April vornimmt, hat für die Monate Januar und Februar möglicherweise falsche Ansätze abgerechnet. Reglementänderungen sollten vor dem 1. Januar des neuen Steuerjahres abgeschlossen und bei der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht sein.
06.Häufige Fragen
Hat sich die Verpflegungspauschale in der Schweiz für 2026 geändert?
Nein, die ESTV-Pauschale für Verpflegungsmehraufwand beträgt 2026 unverändert CHF 30 pro Mahlzeit. Dieser Satz gilt sowohl für Mittag- als auch für Abendessen bei geschäftlich bedingter auswärtiger Verpflegung. Eine Anpassung im Spesenreglement ist bei der Verpflegungspauschale nicht nötig.
Wo finde ich die aktuellen ESTV-Pauschalsätze für 2026?
Die verbindlichen Pauschalsätze sind in der ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises ab 1. Januar 2026 publiziert. Das Dokument ist auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung frei zugänglich. Ergänzend dazu stellt die SSK Musterreglemente zur Verfügung.
Muss ich mein Spesenreglement für 2026 neu genehmigen lassen?
Nicht zwingend, aber eine Prüfung ist empfehlenswert. Bereits genehmigte Reglemente behalten ihre Gültigkeit, auch wenn sie noch die alte Kilometerpauschale von CHF 0.70 enthalten. Wenn Sie jedoch Anpassungen vornehmen, etwa den neuen Kilometersatz von CHF 0.75 übernehmen, muss das aktualisierte Reglement bei der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht werden.
Wann publiziert die ESTV Änderungen an den Spesenpauschalen?
In der Regel kommuniziert die ESTV Änderungen im Herbst des Vorjahres, damit Unternehmen genügend Vorlaufzeit haben. Für 2026 wurden die Anpassungen im Herbst 2025 bekanntgegeben. Es empfiehlt sich, die ESTV-Website im Oktober und November regelmässig zu prüfen.
Was passiert, wenn mein Spesenreglement nicht den SSK-Mustervorlagen entspricht?
Die kantonale Steuerverwaltung kann die Genehmigung des Reglements verweigern oder entziehen. Ohne genehmigtes Reglement müssen sämtliche Pauschalspesen, einschliesslich der Verpflegungspauschale, im Lohnausweis als Lohnbestandteil deklariert werden. Das führt zu einer höheren Steuerbelastung für die Mitarbeitenden.
Gilt die Verpflegungspauschale von CHF 30 auch ohne genehmigtes Spesenreglement?
Ohne genehmigtes Spesenreglement können Verpflegungspauschalen nicht steuerfrei ausgerichtet werden. Der Arbeitgeber darf zwar Verpflegungskosten erstatten, muss diese dann aber gegen Einzelbelege abrechnen oder im Lohnausweis deklarieren. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber unabhängig vom Reglement zur Auslagenerstattung.