Verpflegungsmehraufwand im Spesenreglement: Ansätze, Genehmigung und Pflichtinhalte
Das Spesenreglement muss den VMW-Ansatz (CHF 30/Tag), die 6h-Abwesenheitsregel und den Mahlzeitenabzug explizit regeln – ohne kantonale Genehmigung kein steuerfreier Pauschalspesen-Abzug. Für HR-Verantwortliche und Geschäftsleitungen ist die korrekte Ausgestaltung des Verpflegungsmehraufwands im Spesenreglement entscheidend, weil Fehler direkt zu Nachsteuern und AHV-Nachforderungen führen können. Diese Seite zeigt, welche Pflichtinhalte das Reglement abdecken muss, wie die kantonale Genehmigung abläuft und was das SSK-Musterreglement 2026 konkret vorgibt.
01.Was das Reglement regeln muss
Ein Spesenreglement, das den Verpflegungsmehraufwand abdeckt, muss gemäss ESTV-Wegleitung und SSK-Mustervorlage mehrere Pflichtpunkte enthalten. Fehlt auch nur einer dieser Punkte, riskiert das Unternehmen die Ablehnung durch das kantonale Steueramt oder eine nachträgliche Aufrechnung im Lohnausweis.
- VMW-Ansatz: Der Pauschalansatz für Verpflegungsmehraufwand beträgt CHF 30 pro Tag (Mittag- oder Abendessen). Dieser Betrag gilt für Inland-Geschäftsreisen und muss im Reglement als fester Franken-Betrag ausgewiesen sein.
- Abwesenheitsregel (6-Stunden-Schwelle): Der VMW-Anspruch entsteht erst ab einer geschäftsbedingten Abwesenheit vom üblichen Arbeitsort von mindestens 6 Stunden. Das Reglement muss diese Schwelle explizit nennen, damit die Pauschale steuerlich anerkannt wird.
- Pauschal oder Effektiv: Das Reglement legt fest, ob Verpflegungskosten pauschal (ohne Beleg) oder effektiv (mit Beleg) abgerechnet werden. Beide Varianten sind zulässig, dürfen aber nicht gleichzeitig für denselben Anlass kombiniert werden.
- Mahlzeitenabzug: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung – etwa an einem Seminar, einer Konferenz oder über die Firmenkantine – entfällt der VMW-Anspruch für diese Mahlzeit. Das Reglement muss diese Kürzungsregel klar definieren, um Doppelvergütungen zu vermeiden.
- Ausland: Verweis auf ESTV-Diätentabelle: Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten länderspezifische Ansätze gemäss der ESTV-Diätentabelle. Das Reglement muss auf diese Tabelle verweisen, anstatt eigene Auslandsansätze festzulegen. Die ESTV aktualisiert die Tabelle periodisch.
Ein konkretes Beispiel: Eine Mitarbeiterin reist für einen Kundenbesuch von Zürich nach Bern und ist von 07:30 bis 16:00 Uhr unterwegs – also mehr als 6 Stunden. Sie erhält CHF 30 pauschal für das Mittagessen. Wird ihr am Kundenstandort ein Mittagessen offeriert, entfällt die Pauschale für diesen Tag vollständig.
02.Kantonale Genehmigung
Damit Pauschalspesen für Verpflegungsmehraufwand steuerfrei ausbezahlt werden können, muss das Spesenreglement vom kantonalen Steueramt genehmigt sein. Diese Pflicht ergibt sich aus der Praxis der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) und wird von allen Kantonen einheitlich angewandt. Das SSK-Musterreglement dient dabei als verbindliche Vorlage für die Genehmigung.
Genehmigtes vs. nicht genehmigtes Spesenreglement
Der Genehmigungsprozess läuft in der Regel so ab: Das Unternehmen reicht das Spesenreglement beim Steueramt des Sitzkantons ein. Das Steueramt prüft, ob das Reglement den SSK-Mustervorlagen inhaltlich entspricht. Nach positiver Prüfung erhält das Unternehmen eine schriftliche Genehmigung, die fünf Jahre gültig ist. Vor Ablauf dieser Frist muss das Reglement erneut eingereicht werden – auch wenn sich inhaltlich nichts geändert hat.
Unternehmen ohne genehmigtes Spesenreglement können Verpflegungskosten nur effektiv (mit Originalbelegen) erstatten. Diese Effektivspesen sind zwar ebenfalls steuerfrei, verursachen aber erheblichen administrativen Aufwand bei der Belegsammlung und -prüfung.
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Mehr erfahren →03.SSK-Musterreglement 2026
Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) hat per Januar 2026 aktualisierte Musterreglemente veröffentlicht. Diese Vorlagen sind die empfohlene Basis für jedes Unternehmensspesenreglement und enthalten alle Pflichtinhalte, die das kantonale Steueramt bei der Genehmigung prüft. Die Präzisierung 2026 stellt klar, dass Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen müssen.
VMW-Ansätze im SSK-Musterreglement 2026 (Inland)
Unternehmen dürfen das SSK-Musterreglement an branchenspezifische Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise kann ein Bauunternehmen mit regelmässigen Montageeinsätzen eine vereinfachte Abwesenheitserfassung definieren, solange die Grundstruktur und die Ansätze des Musterreglements eingehalten werden. Höhere Ansätze als die SSK-Vorgaben sind möglich, führen aber dazu, dass der übersteigende Betrag im Lohnausweis deklariert werden muss.
Bereits genehmigte Reglemente mit älteren Ansätzen (etwa CHF 0.70 Kilometerpauschale statt CHF 0.75) brauchen keine sofortige Neueinreichung. Bei der nächsten regulären Erneuerung – spätestens nach fünf Jahren – müssen die aktuellen Ansätze jedoch übernommen werden. Für den VMW-Ansatz von CHF 30 pro Tag hat sich gegenüber den Vorjahren keine Änderung ergeben.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Abwesenheitsregel fehlt im Reglement
Viele Reglemente nennen zwar den Betrag von CHF 30, definieren aber nicht die 6-Stunden-Schwelle. Das Steueramt kann die Genehmigung verweigern oder bei einer Revision die gesamten Pauschalspesen als Lohn aufrechnen. Die Abwesenheitsregel muss als klare Stundenzahl im Reglement stehen.
Fehler 2: Mahlzeitenabzug nicht geregelt
Wenn der Arbeitgeber an Seminaren oder Konferenzen Mahlzeiten stellt und Mitarbeitende trotzdem die Pauschale beziehen, liegt eine Doppelvergütung vor. Das Steueramt wertet dies als geldwerte Leistung. Das Reglement muss explizit festhalten, dass bei gestellten Mahlzeiten kein VMW-Anspruch besteht.
Fehler 3: Genehmigung nicht erneuert
Die kantonale Genehmigung ist auf fünf Jahre befristet. Läuft sie unbemerkt ab, verlieren sämtliche Pauschalspesen ihren steuerfreien Status – rückwirkend ab dem Ablaufdatum. HR sollte das Ablaufdatum im Kalender vermerken und die Erneuerung mindestens drei Monate vorher einleiten.
Fehler 4: Eigene Auslandsansätze statt ESTV-Diätentabelle
Manche Unternehmen definieren pauschale Auslandsansätze (z.B. EUR 50 für alle EU-Länder). Das Steueramt akzeptiert nur die länderspezifischen Ansätze der ESTV-Diätentabelle. Abweichende Beträge werden als Lohnbestandteil aufgerechnet.
Fehler 5: Pauschal- und Effektivspesen für denselben Anlass kombiniert
Mitarbeitende reichen für eine Geschäftsreise sowohl die Tagespauschale als auch einen Restaurantbeleg ein. Diese Doppelabrechnung ist unzulässig und wird bei Revisionen systematisch geprüft. Das Reglement muss klar festlegen, dass pro Anlass nur eine Abrechnungsart gilt.
05.Häufige Fragen
Was passiert, wenn wir kein genehmigtes Spesenreglement haben?
Ohne genehmigtes Spesenreglement können Sie keine steuerfreien Pauschalspesen auszahlen. Jede Verpflegungspauschale wird als Lohnbestandteil behandelt und muss im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.1 deklariert werden. Zudem fallen AHV/IV/EO-Beiträge an. Sie können Verpflegungskosten weiterhin effektiv mit Originalbelegen erstatten – diese bleiben steuerfrei.
Gilt die 6-Stunden-Regel ab Verlassen des Büros oder ab Arbeitsbeginn?
Die 6-Stunden-Abwesenheit wird ab dem Zeitpunkt gemessen, an dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter den üblichen Arbeitsort verlässt, bis zur Rückkehr. Massgebend ist die Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort, nicht die gesamte Arbeitszeit. Bei Homeoffice-Mitarbeitenden gilt der Wohnort als üblicher Arbeitsort.
Können wir im Spesenreglement höhere VMW-Ansätze als CHF 30 festlegen?
Ja, das ist zulässig. Der Betrag, der CHF 30 pro Tag übersteigt, muss jedoch im Lohnausweis als Lohnbestandteil deklariert werden und ist steuer- sowie sozialversicherungspflichtig. In der Praxis empfiehlt es sich, beim SSK-Ansatz zu bleiben, um den administrativen Aufwand gering zu halten.
Muss das Spesenreglement bei jedem Ansatzwechsel neu genehmigt werden?
Wesentliche inhaltliche Änderungen – etwa neue Pauschalansätze oder geänderte Abwesenheitsregeln – erfordern eine erneute Einreichung beim kantonalen Steueramt. Rein redaktionelle Anpassungen ohne materielle Änderung sind in der Regel ohne Neueinreichung möglich. Im Zweifel empfiehlt sich eine Rücksprache mit dem zuständigen Steueramt.
Wie wird der Mahlzeitenabzug bei halbtägigen Seminaren gehandhabt?
Wird an einem Seminar nur das Mittagessen gestellt, entfällt der VMW-Anspruch für diese eine Mahlzeit. Dauert das Seminar den ganzen Tag und stellt der Veranstalter Mittag- und Abendessen, besteht kein VMW-Anspruch. Die Kleinspesenpauschale von CHF 20 pro Tag kann davon unabhängig weiterhin geltend gemacht werden, sofern das Reglement dies vorsieht.