Verpflegungsmehraufwand im Spesenreglement: Ansätze, Genehmigung und Pflichtinhalte
Das Spesenreglement muss die Verpflegungsansätze pro Mahlzeit, die Zeitregeln für Frühstück und Abendessen und den Mahlzeitenabzug explizit regeln – für Ansätze über die Grenzwerte von Rz 52 der Wegleitung hinaus braucht es die Genehmigung des Sitzkantons. Für HR-Verantwortliche und Geschäftsleitungen ist die korrekte Ausgestaltung des Verpflegungsmehraufwands im Spesenreglement entscheidend, weil Fehler direkt zu Nachsteuern und AHV-Nachforderungen führen können. Diese Seite zeigt, welche Pflichtinhalte das Reglement abdecken muss, wie die kantonale Genehmigung abläuft und was das SSK-Muster-Spesenreglement (aktualisiert per 1.1.2026) konkret vorgibt.
01.Was das Reglement regeln muss
Ein Spesenreglement, das den Verpflegungsmehraufwand abdeckt, muss gemäss ESTV-Wegleitung und SSK-Mustervorlage mehrere Pflichtpunkte enthalten. Fehlt auch nur einer dieser Punkte, riskiert das Unternehmen die Ablehnung durch das kantonale Steueramt oder eine nachträgliche Aufrechnung im Lohnausweis.
- Ansätze pro Mahlzeit: Ohne Angabe des Betrags im Lohnausweis zulässig ist nach Rz 52 der Wegleitung eine Pauschale von höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen). Das SSK-Muster sieht pauschal Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 30 und Abendessen CHF 35 vor. Die Ansätze stehen als feste Frankenbeträge im Reglement.
- Zeitregeln für Frühstück und Abendessen: Eine Stundenschwelle kennt die Schweizer Regelung nicht. Das SSK-Muster gewährt das Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr oder bei vorangehender Übernachtung (sofern nicht im Hotelpreis inbegriffen) und das Abendessen bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr. Diese Regeln gehören ins Reglement.
- Pauschal oder Effektiv: Das Reglement legt fest, ob Verpflegungskosten pauschal (ohne Beleg) oder effektiv (mit Beleg) abgerechnet werden. Beide Varianten sind zulässig, dürfen aber nicht gleichzeitig für denselben Anlass kombiniert werden.
- Mahlzeitenabzug: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung – etwa an einem Seminar, einer Konferenz oder über die Firmenkantine – entfällt der VMW-Anspruch für diese Mahlzeit. Das Reglement muss diese Kürzungsregel klar definieren, um Doppelvergütungen zu vermeiden.
- Auslandsreisen: Die ESTV publiziert keine Länderansätze; die Werte von Rz 52 gelten für In- und Auslandsreisen gleich. Das Reglement legt selbst fest, ob im Ausland dieselben Pauschalen gelten oder effektiv gegen Beleg abgerechnet wird. Höhere Auslandsansätze setzen die Genehmigung des Sitzkantons voraus.
Ein konkretes Beispiel: Eine Mitarbeiterin reist für einen Kundenbesuch von Zürich nach Bern und ist von 07.30 bis 16.00 Uhr unterwegs. Sie erhält das Mittagessen pauschal mit CHF 30. Ein Abendessen steht ihr nicht zu, weil sie vor 19.30 Uhr zurückkehrt und nicht auswärts übernachtet. Wird ihr am Kundenstandort ein Mittagessen offeriert, entfällt die Pauschale für diese Mahlzeit.
02.Kantonale Genehmigung
Bis zu den Grenzwerten von Rz 52 der Wegleitung – Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit, Kleinspesen als Tagespauschale bis CHF 20 – können Verpflegungspauschalen auch ohne genehmigtes Reglement vergütet werden; im Lohnausweis genügt dann ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Wer höhere oder andere Ansätze anwenden will, etwa die SSK-Pauschale von CHF 35 für das Abendessen, braucht ein vom Steueramt des Sitzkantons genehmigtes Spesenreglement. Die Wegleitung empfiehlt, Reglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen; so genehmigte Reglemente werden auch von den anderen Kantonen anerkannt.
Genehmigtes vs. nicht genehmigtes Spesenreglement
Der Genehmigungsprozess läuft in der Regel so ab: Das Unternehmen reicht das Spesenreglement beim Steueramt des Sitzkantons ein. Das Steueramt prüft, ob das Reglement den SSK-Mustervorlagen inhaltlich entspricht. Nach positiver Prüfung erhält das Unternehmen eine schriftliche Genehmigung, die fünf Jahre gültig ist. Vor Ablauf dieser Frist muss das Reglement erneut eingereicht werden – auch wenn sich inhaltlich nichts geändert hat.
Unternehmen ohne genehmigtes Spesenreglement können Verpflegung effektiv gegen Originalbeleg (in der Regel bis CHF 35 pro Mittag- oder Abendessen) oder als Einzelfallpauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit vergüten. Ein genehmigtes Reglement schafft Rechtssicherheit, wenn die Firma davon abweichende Ansätze anwenden will.
Verpflegungspauschalen im Spesenreglement korrekt abrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.SSK-Musterreglement 2026
Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) hat ihre Mustervorlagen per 1. Januar 2026 aktualisiert. Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, Spesenreglemente inhaltlich nach diesen Vorlagen aufzubauen. Vom Sitzkanton genehmigte Reglemente werden von den anderen Kantonen anerkannt, wenn sie die Richtlinien der Mustervorlagen einhalten.
Verpflegung im SSK-Muster-Spesenreglement (aktualisiert per 1.1.2026)
Unternehmen dürfen das SSK-Musterreglement an branchenspezifische Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise kann ein Bauunternehmen mit regelmässigen Montageeinsätzen eine vereinfachte Erfassung der Reisetage definieren, solange die Grundstruktur des Musterreglements eingehalten wird. Ansätze über dem SSK-Muster muss der Sitzkanton ausdrücklich genehmigen; im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.
Bereits genehmigte Reglemente mit älteren Ansätzen (etwa CHF 0.70 Kilometerpauschale statt CHF 0.75) brauchen keine sofortige Neueinreichung. Bei der nächsten regulären Erneuerung – spätestens nach fünf Jahren – müssen die aktuellen Ansätze jedoch übernommen werden. Die Grenze von CHF 30 pro Hauptmahlzeit gemäss Rz 52 gilt auch 2026.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Tagespauschale mit Stundenschwelle statt Mahlzeitenregel
Viele Reglemente nennen CHF 30 als Tagespauschale ab einer bestimmten Abwesenheitsdauer. Die Pauschale gilt aber pro Hauptmahlzeit, und eine Stundenschwelle kennen weder die Wegleitung noch das SSK-Muster. Halten Sie im Reglement fest, wann Frühstück und Abendessen vergütet werden – nach SSK-Muster bei Abreise vor 07.30 Uhr, Rückkehr nach 19.30 Uhr oder auswärtiger Übernachtung.
Fehler 2: Mahlzeitenabzug nicht geregelt
Wenn der Arbeitgeber an Seminaren oder Konferenzen Mahlzeiten stellt und Mitarbeitende trotzdem die Pauschale beziehen, liegt eine Doppelvergütung vor. Das Steueramt wertet dies als geldwerte Leistung. Das Reglement muss explizit festhalten, dass bei gestellten Mahlzeiten kein VMW-Anspruch besteht.
Fehler 3: Genehmigung nicht erneuert
Läuft eine befristete Genehmigung unbemerkt ab, fehlt für Ansätze über Rz 52 die Rechtssicherheit: Solche Spesen sind dann im Lohnausweis betragsmässig anzugeben, und überhöhte Pauschalen können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen. Pauschalen im Rahmen von Rz 52 bleiben davon unberührt. HR sollte das Ablaufdatum im Kalender vermerken und die Erneuerung rechtzeitig einleiten.
Fehler 4: Auf eine nicht existierende ESTV-Tabelle verweisen
Manche Reglemente verweisen für Auslandsreisen auf eine «ESTV-Tabelle» mit Länderansätzen. Eine solche Tabelle gibt es nicht; die Werte von Rz 52 gelten für In- und Auslandsreisen gleich. Wer im Ausland höhere oder eigene Pauschalen zahlen will, legt sie im Reglement selbst fest und lässt sie vom Sitzkanton genehmigen.
Fehler 5: Pauschal- und Effektivspesen für denselben Anlass kombiniert
Mitarbeitende reichen für dieselbe Mahlzeit sowohl die Pauschale als auch einen Restaurantbeleg ein. Diese Doppelabrechnung ist unzulässig und wird bei Revisionen systematisch geprüft. Das Reglement muss klar festlegen, dass pro Mahlzeit nur eine Abrechnungsart gilt.
05.Häufige Fragen
Was passiert, wenn wir kein genehmigtes Spesenreglement haben?
Ohne genehmigtes Spesenreglement können Sie Verpflegung im Rahmen von Rz 52 der Wegleitung vergüten, ohne den Betrag im Lohnausweis anzugeben: als Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit oder effektiv gegen Beleg, in der Regel bis CHF 35. Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, sind die Spesen im Lohnausweis betragsmässig anzugeben (Rz 53). Pauschalspesen für Zeitabschnitte, etwa monatliche Pauschalen, sind ohnehin immer betragsmässig unter Ziffer 13.2 zu deklarieren.
Gibt es für den Verpflegungsmehraufwand eine 6-Stunden-Regel?
Nein. Weder die Wegleitung zum Lohnausweis noch das SSK-Muster-Spesenreglement kennen eine Mindestabwesenheit in Stunden. Das SSK-Muster knüpft das Frühstück an eine Abreise vor 07.30 Uhr oder eine vorangehende Übernachtung und das Abendessen an eine auswärtige Übernachtung oder eine Rückkehr nach 19.30 Uhr. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit.
Können wir im Spesenreglement höhere VMW-Ansätze als CHF 30 festlegen?
Ja, wenn das Spesenreglement vom Sitzkanton genehmigt ist; das SSK-Muster sieht zum Beispiel pauschal CHF 35 für das Abendessen vor. Ohne Genehmigung sind die Vorgaben von Rz 52 nicht erfüllt, und die Spesen sind im Lohnausweis betragsmässig anzugeben. Im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.
Muss das Spesenreglement bei jedem Ansatzwechsel neu genehmigt werden?
Wesentliche inhaltliche Änderungen – etwa neue Pauschalansätze oder geänderte Zeitregeln für Mahlzeiten – erfordern eine erneute Einreichung beim kantonalen Steueramt. Rein redaktionelle Anpassungen ohne materielle Änderung sind in der Regel ohne Neueinreichung möglich. Im Zweifel empfiehlt sich eine Rücksprache mit dem zuständigen Steueramt.
Wie wird der Mahlzeitenabzug bei halbtägigen Seminaren gehandhabt?
Wird an einem Seminar nur das Mittagessen gestellt, entfällt der VMW-Anspruch für diese eine Mahlzeit. Stellt der Veranstalter Mittag- und Abendessen, wird keine Verpflegung vergütet. Kleinspesen können davon unabhängig gegen Beleg oder nach Rz 52 als Tagespauschale bis CHF 20 vergütet werden, sofern eine tatsächliche Reisetätigkeit vorliegt.