Auslands-Verpflegungspauschalen 2026: Was gilt, was sich ändert und was zu tun ist
Viele HR-Verantwortliche in Schweizer KMU gehen davon aus, dass die ESTV jedes Jahr per 1. Januar neue Verpflegungsansätze für Auslandsreisen publiziert. Das trifft nicht zu: Es gibt keine ESTV-Ansätze pro Land. Massgebend sind die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises – für 2026 in der Ausgabe 2026 – und Ihr eigenes Spesenreglement, für In- und Auslandsreisen gleich. Diese Seite zeigt, was 2026 gilt, was das für bestehende Reglemente bedeutet und welche Punkte Sie jetzt prüfen sollten.
01.Gibt es jährlich angepasste ESTV-Ansätze für das Ausland?
Nein. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) publiziert keine Tabelle mit Verpflegungsansätzen pro Land, und entsprechend gibt es auch keine jährliche Anpassung solcher Ansätze per 1. Januar. Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises legt in Rz 52 fest, bis zu welchen Werten Spesen ohne Betragsangabe im Lohnausweis vergütet werden können. Diese Werte gelten für Inlands- und Auslandsreisen gleich.
- Hauptmahlzeiten: Effektive Vergütung für Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35, Pauschale für eine Hauptmahlzeit höchstens CHF 30.
- Übernachtung und Reise: Übernachtung, Bahn, Flug und öffentlicher Verkehr gegen Beleg; Privatauto höchstens CHF 0.75 pro Kilometer.
- Kleinspesen: Gegen Beleg oder als Tagespauschale von höchstens CHF 20.
- Voraussetzung: Eine tatsächliche Reisetätigkeit. Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.
Neu für 2026 ist die Ausgabe 2026 der Wegleitung sowie das SSK-Muster-Spesenreglement (gültig ab 1. Mai 2024), das per 1. Januar 2026 aktualisiert wurde. Das SSK-Muster sieht für die Verpflegung entweder effektive Kosten mit Richtwerten (Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 35, Abendessen CHF 40) oder Pauschalen (Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 30, Abendessen CHF 35) vor – ebenfalls ohne Unterscheidung nach Ländern.
02.Auswirkungen auf Reglemente
Ein Spesenreglement legt seine Ansätze selbst fest. Es kann sich an Rz 52 halten oder – mit Genehmigung des Sitzkantons – höhere oder andere Ansätze vorsehen, etwa nach dem SSK-Muster. Ein Verweis auf «die jeweils gültigen ESTV-Ansätze für das Ausland» läuft dagegen ins Leere, weil es eine solche Liste nicht gibt.
Ausgangslage im Reglement und Handlungsbedarf
Ob eine Änderung des Reglements neu genehmigt werden muss, klären Sie mit der kantonalen Steuerverwaltung Ihres Sitzkantons. Genehmigte Reglemente des Sitzkantons werden von den anderen Kantonen anerkannt, wenn sie auf den SSK-Mustervorlagen beruhen (Rz 59 der Wegleitung).
Liegen Vergütungen ohne genehmigtes Reglement über den Werten von Rz 52, genügt im Lohnausweis das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht mehr: Die effektiv vergüteten Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen sind dann betragsmässig anzugeben (Rz 53).
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Mehr erfahren →03.Was in 2026 zu beachten ist
Für 2026 gilt die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises in der Ausgabe 2026. HR-Verantwortliche sollten die folgenden Punkte prüfen, damit Reglement, Abrechnungssystem und Lohnausweis zusammenpassen.
- Reglementtext prüfen: Enthält das Reglement Verweise auf eine ESTV-Liste für das Ausland oder Tagessätze pro Land? Dann sollten konkrete Ansätze, etwa nach SSK-Muster, an deren Stelle treten.
- Abrechnungssystem bereinigen: Hinterlegte Länder-Tagessätze ohne Grundlage entfernen und durch die Ansätze gemäss Rz 52 oder gemäss genehmigtem Reglement ersetzen – pro Mahlzeit, nicht pro Tag.
- Abgleich mit dem SSK-Muster: Prüfen, ob das Reglement noch dem per 1. Januar 2026 aktualisierten SSK-Muster entspricht, und Änderungen mit der kantonalen Steuerverwaltung klären.
- Fremdwährung regeln: Im Reglement festhalten, welcher Kurs für Belege in Fremdwährung gilt, etwa der ESTV-Monatsmittelkurs; bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
- Mitarbeitende informieren: Mitarbeitenden mit Auslandsreisen erklären, dass im Ausland dieselben Ansätze gelten wie im Inland.
Für Inlands- und Auslandsreisen gelten damit dieselben Werte: eine Pauschale von höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) und Kleinspesen gegen Beleg oder als Tagespauschale von höchstens CHF 20. Was für einzelne Reiseländer zusätzlich zu beachten ist, zeigt die Übersicht der Auslandsspesen nach Land.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Im Reglement auf eine ESTV-Liste für das Ausland verweisen
Formulierungen wie «Es gelten die jeweils aktuellen ESTV-Ansätze für das Ausland» haben keine Grundlage, weil die ESTV keine solchen Ansätze publiziert. Legen Sie die Ansätze im Reglement selbst fest, etwa nach SSK-Muster, und lassen Sie Abweichungen von Rz 52 vom Sitzkanton genehmigen.
Fehler 2: Länder-Tagessätze im Abrechnungssystem belassen
Sind im Spesentool noch Tagessätze pro Land hinterlegt, rechnen Mitarbeitende mit Beträgen ohne Grundlage ab. Ersetzen Sie sie durch die Ansätze gemäss Rz 52 oder gemäss genehmigtem Reglement.
Fehler 3: Deutsche Reisekostenpauschalen übernehmen
Deutsche Verpflegungspauschalen gelten für Arbeitgeber in Deutschland, nicht für Schweizer Arbeitgeber. Massgebend sind Rz 52 der Wegleitung und Ihr Spesenreglement, auch wenn Mitarbeitende in Deutschland unterwegs sind.
Fehler 4: Pauschale pro Tag statt pro Hauptmahlzeit rechnen
Die CHF 30 gemäss Rz 52 gelten pro Hauptmahlzeit, also pro Mittag- oder Abendessen, nicht pro Tag. Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.
Fehler 5: Monatspauschalen wie Einzelfallpauschalen behandeln
Pauschalspesen für Zeitabschnitte, etwa monatlich, sind immer betragsmässig in Ziffer 13.2 des Lohnausweises anzugeben, auch mit genehmigtem Reglement. Sie müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
05.Häufige Fragen
Müssen wir unser Spesenreglement jährlich aktualisieren?
Nicht wegen neuer ESTV-Länderansätze, denn solche gibt es nicht. Ihr Reglement legt die Ansätze selbst fest, etwa nach SSK-Muster. Prüfen Sie aber, ob es noch zur Wegleitung 2026 und zum per 1. Januar 2026 aktualisierten SSK-Muster passt.
Publiziert die ESTV für 2026 Verpflegungsansätze pro Land?
Nein. Die ESTV publiziert keine Ansätze pro Land, weder für 2026 noch für frühere Jahre. Die Wegleitung zum Lohnausweis nennt in Rz 52 Werte, die für In- und Auslandsreisen gleich gelten, zum Beispiel höchstens CHF 30 als Pauschale pro Hauptmahlzeit.
Was gilt, wenn unsere Ansätze über den Werten von Rz 52 liegen?
Ohne genehmigtes Spesenreglement sind die effektiv vergüteten Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen dann betragsmässig im Lohnausweis anzugeben (Rz 53). Mit einem vom Sitzkanton genehmigten Reglement gelten dessen Ansätze. Im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.
Braucht ein geänderter Reglementstext eine neue Genehmigung?
Höhere oder andere Ansätze als nach Rz 52 brauchen ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement. Ob eine konkrete Änderung neu genehmigt werden muss, klären Sie vorab mit der kantonalen Steuerverwaltung. Verweise auf eine ESTV-Liste für das Ausland sollten dabei durch konkrete Ansätze ersetzt werden.
Gelten für Grenzgänger andere Verpflegungsansätze?
Nein. Für Geschäftsreisen von Grenzgängern gelten dieselben Regeln wie für alle Mitarbeitenden: Rz 52 der Wegleitung bzw. das genehmigte Spesenreglement des Arbeitgebers. Der tägliche Arbeitsweg ist keine Geschäftsreise.
Können wir tiefere Ansätze als in Rz 52 festlegen?
Ja. Die Werte von Rz 52 sind Obergrenzen für den Verzicht auf die Betragsangabe, keine Pflichtbeträge. Nach Art. 327a OR muss der Arbeitgeber aber die notwendigen Auslagen ersetzen; sind die tatsächlichen Kosten höher, sollte das Reglement eine effektive Vergütung gegen Beleg vorsehen.