Auslands-Verpflegungspauschalen: ESTV-Anpassungen, Reglemente und Handlungsbedarf
ESTV aktualisiert Auslands-Diätensätze jährlich per 1. Januar – Reglemente mit Verweis auf ESTV-Tabelle sind automatisch aktuell; feste Beträge im Reglement müssen ggf. angepasst werden. Für HR-Verantwortliche in Schweizer KMU stellt sich damit jedes Jahr die gleiche Frage: Muss das eigene Spesenreglement angepasst werden oder nicht? Diese Seite erklärt den Mechanismus der jährlichen ESTV-Aktualisierung, zeigt die konkreten Auswirkungen auf Ihr Reglement und fasst zusammen, worauf Sie 2026 achten müssen.
01.Wie ESTV-Diätensätze jährlich angepasst werden
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) publiziert im Rahmen der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises eine Diätentabelle für Geschäftsreisen ins Ausland. Diese Tabelle enthält für jedes Land einen Tagessatz in CHF, der die Verpflegungskosten bei auswärtiger Tätigkeit abdeckt. Die Ansätze orientieren sich an den lokalen Lebenshaltungskosten und Wechselkursentwicklungen.
Per 1. Januar jeden Jahres überprüft die ESTV die bestehenden Ansätze und passt sie bei Bedarf an. Dabei können einzelne Ländersätze steigen, sinken oder unverändert bleiben. Eine generelle Erhöhung oder Senkung aller Sätze findet nicht statt – die Anpassung erfolgt länderspezifisch. Die aktualisierte Tabelle wird jeweils auf estv.admin.ch veröffentlicht und gilt ab dem Publikationsdatum für das laufende Kalenderjahr.
- Anpassungsrhythmus: Jährlich per 1. Januar, basierend auf Preisentwicklung und Wechselkursen im jeweiligen Land.
- Richtung der Änderung: Ländersätze können steigen, sinken oder gleich bleiben. Es gibt keine einheitliche Tendenz über alle Länder hinweg.
- Publikation: Die aktualisierte Diätentabelle ist auf estv.admin.ch als PDF abrufbar, üblicherweise im Dezember des Vorjahres oder Anfang Januar.
- Verbindlichkeit: Die ESTV-Ansätze gelten als steuerlich anerkannte Maximalsätze. Höhere Beträge müssen im Lohnausweis deklariert werden.
Ein konkretes Beispiel: Der ESTV-Tagessatz für Frankreich lag in früheren Jahren bei einem bestimmten Betrag und wurde für 2026 angepasst. Solche Verschiebungen von wenigen Franken pro Tag summieren sich bei Mitarbeitenden mit häufigen Auslandsreisen schnell auf relevante Beträge pro Jahr.
02.Auswirkungen auf Reglemente
Die jährliche Anpassung der ESTV-Diätensätze hat unterschiedliche Konsequenzen, je nachdem wie Ihr Spesenreglement die Auslandspauschalen definiert. Grundsätzlich gibt es zwei Varianten: den dynamischen Verweis auf die ESTV-Tabelle oder die Festschreibung konkreter CHF-Beträge pro Land.
Vergleich: Dynamischer Verweis vs. feste Beträge im Reglement
Reglemente mit einem dynamischen Verweis auf die ESTV-Diätentabelle benötigen keine jährliche Anpassung. Der Verweis stellt sicher, dass immer die aktuell gültigen Ansätze gelten. Das Reglement selbst muss dafür nicht neu eingereicht oder genehmigt werden. Diese Variante empfiehlt sich besonders für KMU, die den administrativen Aufwand gering halten möchten.
Sind im Reglement hingegen feste Beträge pro Land hinterlegt, muss die HR-Abteilung jedes Jahr prüfen, ob die eingetragenen Werte noch mit der aktuellen ESTV-Tabelle übereinstimmen. Liegen die Reglementsbeträge über den ESTV-Sätzen, gilt die Differenz steuerlich als Lohnbestandteil und muss im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.1 deklariert werden. Liegen sie darunter, erhalten Mitarbeitende weniger als steuerlich zulässig – was zwar legal, aber nicht im Sinne einer fairen Spesenregelung ist.
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Mehr erfahren →03.Was in 2026 zu beachten ist
Für das Kalenderjahr 2026 gelten die per 1. Januar 2026 aktualisierten ESTV-Diätensätze. Die vollständige Länderliste ist auf estv.admin.ch publiziert. HR-Verantwortliche sollten die folgenden Punkte systematisch prüfen, um steuerliche Risiken zu vermeiden.
- Aktuelle Diätentabelle herunterladen: Laden Sie die ESTV-Diätentabelle 2026 von estv.admin.ch herunter und vergleichen Sie die Ansätze mit den im Reglement oder in der Buchhaltungssoftware hinterlegten Werten.
- Reglementtyp prüfen: Enthält Ihr Reglement einen dynamischen Verweis auf die ESTV-Tabelle, besteht kein Handlungsbedarf. Enthält es feste Beträge, müssen Sie die betroffenen Länder einzeln abgleichen.
- Reglement auf ESTV-Verweis umstellen: Falls Ihr Reglement noch feste Beträge enthält, empfiehlt sich die Umstellung auf einen dynamischen Verweis. Die Formulierung kann lauten: Es gelten die jeweils aktuellen Ansätze gemäss ESTV-Diätentabelle.
- Abrechnungssystem aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass die in Ihrer Spesenabrechnung hinterlegten Länderpauschalen den aktuellen ESTV-Sätzen 2026 entsprechen – unabhängig davon, welche Variante Ihr Reglement verwendet.
- Mitarbeitende informieren: Teilen Sie Mitarbeitenden mit häufigen Auslandsreisen die geänderten Ansätze mit, damit diese bei der Spesenerfassung die korrekten Beträge geltend machen.
Beachten Sie zudem die Präzisierung 2026 der SSK: Spesenreglemente müssen inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Prüfen Sie bei dieser Gelegenheit, ob Ihr Reglement auch in anderen Bereichen den aktuellen Anforderungen genügt. Für Inlandspesen gilt weiterhin die Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Tag (ohne Beleg) sowie die Kleinspesenpauschale von CHF 20.– pro Tag.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Veraltete Ländersätze im Abrechnungssystem belassen
Auch wenn das Reglement einen dynamischen ESTV-Verweis enthält, müssen die im Abrechnungssystem hinterlegten Beträge manuell aktualisiert werden. Andernfalls rechnen Mitarbeitende mit veralteten Pauschalen ab, was zu Über- oder Unterzahlungen führt.
Fehler 2: Reglement mit festen Beträgen nicht jährlich prüfen
Wer feste CHF-Beträge pro Land im Reglement führt und diese nicht jährlich mit der ESTV-Tabelle abgleicht, riskiert, dass die Differenz als steuerpflichtiger Lohnbestandteil qualifiziert wird. Die Korrektur erfolgt spätestens bei einer Arbeitgeberkontrolle durch die Steuerbehörde.
Fehler 3: ESTV-Sätze mit deutschen Reisekostenpauschalen verwechseln
Deutsche Verpflegungspauschalen (Verpflegungsmehraufwand) unterscheiden sich erheblich von den Schweizer ESTV-Diätensätzen. Für Schweizer Arbeitgeber sind ausschliesslich die ESTV-Ansätze massgebend, auch wenn Mitarbeitende in Deutschland tätig sind.
Fehler 4: Dynamischen Verweis zu ungenau formulieren
Ein Verweis wie es gelten die üblichen Ansätze ist zu vage. Die Formulierung muss eindeutig auf die ESTV-Diätentabelle Bezug nehmen, damit die kantonale Steuerbehörde das Reglement akzeptiert. Empfohlen: Es gelten die jeweils aktuellen Ansätze gemäss ESTV-Diätentabelle.
Fehler 5: Inlands- und Auslandspauschalen vermischen
Die Inlandspauschale von CHF 30.– pro Tag gilt nur für Geschäftsreisen innerhalb der Schweiz. Für Auslandsreisen gelten die länderspezifischen ESTV-Diätensätze. Eine Vermischung führt zu falschen Abrechnungen und steuerlichen Beanstandungen.
05.Häufige Fragen
Müssen wir unser Spesenreglement jährlich aktualisieren?
Nur wenn Ihr Reglement feste CHF-Beträge pro Land enthält. Reglemente mit einem dynamischen Verweis auf die ESTV-Diätentabelle sind automatisch aktuell und müssen nicht jährlich angepasst oder neu genehmigt werden. Prüfen Sie dennoch jährlich, ob die Beträge in Ihrem Abrechnungssystem korrekt hinterlegt sind.
Wo finde ich die aktuelle ESTV-Diätentabelle 2026?
Die aktuelle Diätentabelle ist auf estv.admin.ch im Bereich Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises publiziert. Sie wird üblicherweise im Dezember des Vorjahres oder Anfang Januar veröffentlicht und gilt ab dem 1. Januar des jeweiligen Jahres.
Was passiert, wenn unsere Reglementsbeträge über den ESTV-Sätzen liegen?
Die Differenz zwischen dem im Reglement festgelegten Betrag und dem ESTV-Ansatz gilt steuerlich als Lohnbestandteil. Dieser Betrag muss im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.1 deklariert werden und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben.
Braucht die Umstellung auf einen ESTV-Verweis eine neue Genehmigung?
Ja, eine materielle Änderung des Spesenreglements erfordert in der Regel eine erneute Genehmigung durch die zuständige kantonale Steuerbehörde. Der Aufwand lohnt sich jedoch, da Sie danach keine jährlichen Anpassungen mehr vornehmen müssen.
Gelten die ESTV-Diätensätze auch für Grenzgänger mit täglicher Rückkehr?
Die ESTV-Diätensätze gelten für Geschäftsreisen ins Ausland, nicht für den regulären Arbeitsweg von Grenzgängern. Reist ein Grenzgänger im Rahmen seiner Tätigkeit geschäftlich in ein Drittland, können die Diätensätze des Ziellandes geltend gemacht werden.
Können wir tiefere Sätze als die ESTV-Ansätze im Reglement festlegen?
Ja, das ist zulässig. Die ESTV-Ansätze sind Maximalsätze für die steuerfreie Ausrichtung. Arbeitgeber können tiefere Beträge festlegen, solange die Auslagendeckung gemäss Art. 327a OR gewährleistet bleibt. Mitarbeitende können in diesem Fall die tatsächlichen Kosten gegen Beleg geltend machen.