Spesen Frankreich 2026: Ansätze, TVA und Umrechnung für Schweizer Firmen

Schickt eine Schweizer Firma Mitarbeitende nach Frankreich, gilt Schweizer Recht: Der Arbeitgeber ersetzt die notwendigen Auslagen (Art. 327a OR), und ob die Vergütungen steuerfrei bleiben, richtet sich nach der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV. Französische Regeln für Arbeitgeber in Frankreich sind dafür nicht massgebend.

• Effektiv gegen Beleg: Die tatsächlichen Kosten werden mit Originalbeleg vergütet. Das ist der Grundsatz, den auch das Muster-Spesenreglement der SSK vorsieht.
• Einzelfallpauschalen: Pauschalen pro Mahlzeit oder Tag sind möglich, solange sie die Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung einhalten. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit.
• Genehmigtes Spesenreglement: Wer andere oder höhere Ansätze vergüten will, braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement. Ist die Lage unklar, entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.

Offizielle Spesenansätze speziell für Frankreich gibt es für Schweizer Firmen nicht. Üblich sind die Werte aus der Wegleitung zum Lohnausweis und aus dem Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK). Beide unterscheiden nicht zwischen Inland und Ausland.

Werden alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Sind sie nicht erfüllt oder liegt kein genehmigtes Spesenreglement vor, müssen die effektiv vergüteten Spesen betragsmässig angegeben werden. Die höheren SSK-Werte für das Abendessen setzen deshalb ein genehmigtes Reglement voraus.

In Paris liegen die Preise oft höher als in der Provinz. Einen offiziellen Zuschlag gibt es nicht; ob und wie höhere Kosten vergütet werden, regelt das Spesenreglement – bei Bedarf in Absprache mit der kantonalen Steuerverwaltung.

• Unterkunft: Hotelkosten werden effektiv gegen Originalbeleg vergütet. Verlangen Sie eine Rechnung (facture) auf den Firmennamen – sie ist Voraussetzung, um die französische TVA zurückzuholen. Hotelübernachtungen in klassierten Hotels unterliegen in Frankreich einer TVA von 10 %.
• Frühstück: Ist das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird es nicht zusätzlich vergütet.
• Verpflegung: Pauschal oder effektiv, je nach Spesenreglement. Kundeneinladungen werden gegen Originalquittung abgerechnet, mit Namen der Anwesenden, Lokal, Datum und Geschäftszweck.
• Transport: Bahn, Flug, Taxi und Mietwagen gegen Beleg; das Privatauto mit höchstens CHF 0.75 pro Kilometer. Parkgebühren und andere Kleinausgaben ebenfalls gegen Originalbeleg.

Quelle zum TVA-Satz für Hotelübernachtungen: Service-Public, Taux de TVA dans le secteur de l’hébergement (vérifié le 1er janvier 2024). Die übrigen Angaben stammen aus dem SSK-Muster-Spesenreglement und Rz 52 der Wegleitung.

Die in Frankreich bezahlte TVA ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehbar. Zurückholen lässt sie sich nur in Frankreich; die ESTV ist dafür nicht zuständig, stellt aber eine Unternehmensbescheinigung für Anträge im Ausland aus.

• Verfahren: Unternehmen ausserhalb der EU ohne Umsätze und ohne Betriebsstätte in Frankreich beantragen die Erstattung nach der 13. EU-Richtlinie (86/560/EWG) beim Service de Remboursement de la TVA (SR-TVA).
• Fiskalvertreter: Pflicht ist ein in Frankreich ansässiger, mehrwertsteuerpflichtiger Fiskalvertreter (représentant fiscal), der vom SR-TVA akkreditiert sein muss.
• Einreichung: Seit 1. Juli 2021 nur elektronisch durch den Fiskalvertreter über sein Unternehmenskonto auf impots.gouv.fr, auf Französisch und in Euro.
• Frist: Bis spätestens 30. Juni des Jahres nach dem Erstattungszeitraum; einreichen lässt sich ab dem ersten Tag des Folgemonats.
• Mindestbeträge: EUR 400 für einen Quartalsantrag, EUR 50 für einen Jahresantrag.
• Unterlagen: Digitale Kopien der Rechnungen ab EUR 1’000 netto (Treibstoff ab EUR 250) sowie Bankangaben. Die Rechnungen müssen unter anderem Nummer, Namen und Adressen beider Parteien, die TVA-Nummer des Lieferanten, Datum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag enthalten.

Quelle: impots.gouv.fr, Remboursement de TVA (Stand 13. Juli 2021). Weil ein Fiskalvertreter nötig ist, lohnt sich das Verfahren vor allem bei grösseren Beträgen; vergleichen Sie die Kosten des Vertreters mit der erwarteten Rückerstattung.

Mit welchem Kurs Belege in Euro umgerechnet werden, legt das Spesenreglement fest. Einfach und nachvollziehbar ist der ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Ausgabe angefallen ist. Die aktuellen Kurse und die Monatsübersicht finden Sie auf der Seite ESTV-Monatsmittelkurse.

Bei Kartenzahlung entspricht der erstattete Betrag in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Wie die umgerechneten Beträge verbucht werden, zeigt der Leitfaden Fremdwährungsspesen korrekt buchen.

Annahmen: Eine Mitarbeiterin reist am Dienstag mit der Bahn nach Paris und kehrt am Mittwochnachmittag zurück. Bahn, Hotel und Metro werden effektiv gegen Beleg vergütet, die Mahlzeiten mit Einzelfallpauschalen von CHF 30 gemäss Rz 52 der Wegleitung. Das Frühstück ist im Hotelpreis inbegriffen. Die Euro-Beträge sind Beispielwerte; umgerechnet wird mit dem aktuellen ESTV-Monatsmittelkurs.

Weil alle Vergütungen die Vorgaben von Rz 52 einhalten, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 – ein Betrag muss nicht angegeben werden. Die Hotelrechnung auf den Firmennamen kann zudem für einen Antrag auf Erstattung der französischen TVA verwendet werden.