Auslands-Verpflegungspauschalen buchen: Konto, Umrechnung und Lohnausweis
Auslands-Verpflegungspauschalen werden auf Konto 6650 gebucht. Pauschalen gemäss Rz 52 der Wegleitung oder gemäss Spesenreglement sind CHF-Beträge pro Mahlzeit; in CHF umzurechnen sind nur effektiv abgerechnete Belege in Fremdwährung, und zwar mit dem Kurs, den das Reglement festlegt. Fehler bei der Umrechnung oder eine fehlende Abstimmung mit dem Lohnausweis führen regelmässig zu Rückfragen bei Revisionen. Dieser Leitfaden zeigt Buchhalterinnen und Buchhaltern in Schweizer KMU den Ablauf von der Ermittlung des Ansatzes bis zur Lohnausweis-Abstimmung.
01.Auslands-Verpflegungspauschalen buchen: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf gilt für Verpflegungsentschädigungen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden für Geschäftsreisen ins Ausland ausrichtet. Grundlage sind Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis oder ein Spesenreglement, das die Ansätze selbst festlegt.
Schritt 1: Ansatz gemäss Spesenreglement ermitteln
Prüfen Sie zuerst, welcher Ansatz gemäss Spesenreglement gilt. Die ESTV publiziert keine Ansätze pro Land; für Auslandsreisen gelten dieselben Werte wie im Inland. Ohne genehmigtes Reglement gilt Rz 52 der Wegleitung: Pauschale für eine Hauptmahlzeit höchstens CHF 30, effektive Vergütung für Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35.
- Spesenreglement prüfen: Ansatz pro Mahlzeit entnehmen, zum Beispiel nach SSK-Muster pauschal Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 30, Abendessen CHF 35 (setzt ein genehmigtes Reglement voraus).
- Zeitregeln beachten: Nach SSK-Muster wird das Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr oder nach auswärtiger Übernachtung vergütet, das Abendessen bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr.
- Bezahlte Mahlzeiten abziehen: Ist eine Mahlzeit bereits bezahlt, etwa das Frühstück im Hotelpreis, wird sie nicht zusätzlich vergütet.
Schritt 2: Belege in Fremdwährung mit Kurs gemäss Reglement umrechnen
Effektiv abgerechnete Belege in Fremdwährung, etwa Hotel- oder Restaurantrechnungen, müssen für die Buchhaltung in CHF umgerechnet werden. Welcher Kurs gilt, legt das Spesenreglement fest, zum Beispiel der ESTV-Monatsmittelkurs. Er ist das Mittel der Tageskurse vom 25. eines Monats bis 24. des Folgemonats, wird am 25. (bzw. nächsten Werktag) publiziert und gilt für den ganzen darauffolgenden Monat.
Beispiel: Umrechnung einer Hotelrechnung in Euro
Halten Sie den verwendeten Kurs und seine Quelle bei der Buchung fest, damit die Umrechnung bei einer Revision nachvollziehbar ist. Pauschalen pro Mahlzeit in CHF brauchen keinen Kursnachweis.
Schritt 3: Buchung auf Konto 6650 ohne Vorsteuer erfassen
Verbuchen Sie den CHF-Betrag auf Konto 6650 (Verpflegungsspesen). Auf Verpflegung im Ausland fällt keine Schweizer Mehrwertsteuer an; die Buchung erfolgt deshalb brutto, ohne Vorsteuerabzug. Auch eine allfällige ausländische Mehrwertsteuer wird nicht separat ausgewiesen, sondern ist im Bruttobetrag enthalten.
Buchungssatz Auslands-Verpflegungspauschale
- Buchungstext: Geben Sie immer Reiseziel, Reisemonat und Mitarbeitername an. Das erleichtert die spätere Abstimmung mit dem Lohnausweis.
- Kostenstelle: Ordnen Sie die Buchung der Kostenstelle des reisenden Mitarbeitenden zu, sofern Ihr Unternehmen mit Kostenstellenrechnung arbeitet.
- Kein Vorsteuerabzug: Ausländische Mehrwertsteuer ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehbar. Der MWST-Code muss auf «ohne VSt» oder «0 %» stehen.
Schritt 4: Lohnausweis-Abstimmung vornehmen
Am Jahresende muss die Deklaration im Lohnausweis zu den Buchungen pro Mitarbeitenden passen. Wie die Spesen erscheinen, hängt davon ab, ob die Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind und ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
Deklaration im Lohnausweis
Erstellen Sie vor dem Lohnausweis-Versand eine Auswertung pro Mitarbeitenden aus Konto 6650 und vergleichen Sie sie mit den eingereichten Spesenabrechnungen. Wo ein Betrag zu deklarieren ist, muss er mit den Buchungen übereinstimmen; Differenzen deuten auf fehlende oder doppelte Buchungen hin.
Schritt 5: Belege und Kursnachweise archivieren
Auch bei Pauschalspesen besteht eine Aufbewahrungspflicht. Gemäss Art. 958f OR müssen Geschäftsunterlagen während zehn Jahren aufbewahrt werden. Dazu gehören die Spesenabrechnung, der Nachweis der Geschäftsreise sowie bei Fremdwährungsbelegen der verwendete Kurs.
- Spesenabrechnung: Unterschriebenes Formular oder digitaler Antrag mit Reiseziel, Datum, Reisezeiten und vergüteten Mahlzeiten.
- Reisenachweis: Flugticket, Bahnbillett, Hotelrechnung oder Konferenzbestätigung als Beleg für die Geschäftsreise.
- Kursnachweis: Bei Belegen in Fremdwährung der verwendete Kurs gemäss Reglement oder die Kartenabrechnung mit dem belasteten CHF-Betrag.
- Aufbewahrungsfrist: Alle Unterlagen sind gemäss Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Kurs ohne Regel verwendet
Wechselnde Kurse ohne Vorgabe im Reglement machen Abrechnungen schwer nachprüfbar. Verwenden Sie den Kurs, den das Reglement festlegt, etwa den ESTV-Monatsmittelkurs, und dokumentieren Sie ihn pro Buchung; bei Kartenzahlung gilt in der Regel der belastete CHF-Betrag.
Fehler 2: Vorsteuerabzug auf Auslandspauschalen geltend gemacht
Da die Verpflegung im Ausland stattfindet, fällt keine Schweizer MWST an. Ein Vorsteuerabzug ist deshalb ausgeschlossen. Prüfen Sie den MWST-Code jeder Buchung auf Konto 6650 und korrigieren Sie fehlerhafte Einträge vor dem MWST-Abschluss.
Fehler 3: Konto 6650 nicht pro Mitarbeitenden auswertbar
Ohne Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitenden, etwa über Kostenstellen oder Personalnummern, ist die Lohnausweis-Abstimmung am Jahresende kaum möglich. Erfassen Sie bei jeder Buchung den Mitarbeiternamen im Buchungstext oder verwenden Sie eine Hilfskostenstelle.
Fehler 4: Differenz zwischen Konto 6650 und Lohnausweis
Ist ein Spesenbetrag im Lohnausweis zu deklarieren und stimmt er nicht mit den Buchungen überein, führt dies bei einer Revision zu Nachfragen. Erstellen Sie vor dem Lohnausweis-Versand eine Kontrollauswertung und klären Sie Abweichungen sofort.
Fehler 5: Länder-Tagessätze im System hinterlegt
Tagessätze pro Land haben keine Grundlage, weil die ESTV keine solchen Ansätze publiziert. Hinterlegen Sie die Ansätze pro Mahlzeit gemäss Rz 52 oder gemäss genehmigtem Reglement.
Fehler 6: Fehlender Reisenachweis bei Pauschalspesen
Pauschalen befreien nicht vom Nachweis der Geschäftsreise. Ohne Flugticket, Bahnbillett oder Hotelrechnung kann die Steuerbehörde die Pauschale als Lohn qualifizieren. Fordern Sie den Reisenachweis zusammen mit der Spesenabrechnung ein.
03.Häufige Fragen
Auf welches Konto buche ich Auslandsverpflegungsspesen?
Auslands-Verpflegungspauschalen werden auf Konto 6650 (Verpflegungsspesen) gebucht. Es wird kein separates Konto für Auslandsspesen benötigt. Die Unterscheidung Inland/Ausland erfolgt über den Buchungstext oder eine Kostenstelle.
Welchen Wechselkurs muss ich für Auslandsspesen verwenden?
Den Kurs, den Ihr Spesenreglement festlegt, zum Beispiel den ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Ausgabe angefallen ist. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Pauschalen pro Mahlzeit sind CHF-Beträge und werden nicht umgerechnet.
Darf ich auf Auslands-Verpflegungspauschalen Vorsteuer abziehen?
Nein. Auf Verpflegung im Ausland fällt keine Schweizer Mehrwertsteuer an, und ausländische Mehrwertsteuer ist in der Schweizer Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehbar. Die Buchung erfolgt brutto mit MWST-Code «ohne VSt».
Wie deklariere ich Auslands-Verpflegungspauschalen im Lohnausweis?
Sind alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, setzen Sie ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1, ohne Betrag. Ohne genehmigtes Reglement und über den Werten von Rz 52 geben Sie die effektiv vergüteten Spesen betragsmässig in Ziffer 13.1.1 an (Rz 53). Mit genehmigtem Reglement bringen Sie in Ziffer 15 den Genehmigungsvermerk an.
Brauche ich Belege für Verpflegungspauschalen im Ausland?
Einzelbelege für Mahlzeiten sind bei Pauschalen nicht erforderlich. Sie müssen jedoch die Geschäftsreise selbst nachweisen können, zum Beispiel mit Flugticket, Bahnbillett oder Hotelrechnung. Bei effektiv abgerechneten Belegen in Fremdwährung ist zusätzlich der verwendete Kurs zu dokumentieren.