Auslands-Verpflegungspauschalen buchen: Konto, Umrechnung und Lohnausweis
Auslands-Verpflegungspauschalen auf Konto 6650 buchen – zuerst in CHF umrechnen (ESTV-Monatsmittelkurs); kein MWST-VSt; Abstimmung mit Lohnausweis-Deklaration. Fehler bei der Währungsumrechnung oder eine fehlende Abstimmung mit dem Lohnausweis führen regelmässig zu Beanstandungen bei Steuerrevisionen. Dieser Leitfaden zeigt Buchhalterinnen und Buchhaltern in Schweizer KMU den vollständigen Prozess von der Umrechnung bis zur Lohnausweis-Deklaration.
01.Auslands-Verpflegungspauschalen buchen: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf gilt für Verpflegungspauschalen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden für Geschäftsreisen ins Ausland ausrichtet. Voraussetzung ist ein genehmigtes Spesenreglement, das die Pauschalen pro Land definiert oder auf die ESTV-Ansätze verweist.
Schritt 1: Pauschalbetrag in Fremdwährung ermitteln
Prüfen Sie zuerst, welcher Pauschalansatz gemäss Ihrem Spesenreglement für das jeweilige Einsatzland gilt. Massgebend ist das Land, in dem die Verpflegung stattfindet, nicht das Zielland der Reise. Verfügt Ihr Reglement über keine länderspezifischen Ansätze, gelten die ESTV-Richtansätze. Bei Reisen in mehrere Länder an einem Tag wird der Ansatz des Landes angewendet, in dem die Übernachtung stattfindet.
- Spesenreglement prüfen: Länderspezifische Tagespauschalen entnehmen (z. B. EUR 50 für Deutschland, EUR 60 für Frankreich).
- Halbtagesansätze beachten: Viele Reglemente sehen für An- und Abreisetage einen reduzierten Ansatz vor (z. B. 50 % der Tagespauschale).
- Mahlzeitenkürzung: Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber, Hotel oder Veranstalter bezahlt, ist die Pauschale entsprechend zu kürzen.
Schritt 2: Betrag mit ESTV-Monatsmittelkurs in CHF umrechnen
Fremdwährungsbeträge müssen für die Schweizer Buchhaltung in CHF umgerechnet werden. Die ESTV publiziert monatlich offizielle Monatsmittelkurse. Verwenden Sie den Kurs des Monats, in dem die Reise stattgefunden hat. Tages- oder Kreditkartenkurse sind für Pauschalspesen nicht zulässig, da kein effektiver Zahlungsvorgang in Fremdwährung vorliegt.
Beispiel: Umrechnung einer Verpflegungspauschale Deutschland
Drucken Sie den verwendeten ESTV-Monatsmittelkurs aus oder speichern Sie ihn als PDF. Dieser Kursbeleg gehört zur Buchung und muss bei einer Revision vorgelegt werden können. Die ESTV-Kurse finden Sie auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung unter der Rubrik Kurslisten.
Schritt 3: Buchung auf Konto 6650 ohne Vorsteuer erfassen
Verbuchen Sie den umgerechneten CHF-Betrag auf Konto 6650 (Verpflegungsspesen) im KMU-Kontenrahmen. Da die Verpflegung im Ausland stattfindet, fällt keine Schweizer Mehrwertsteuer an. Die Buchung erfolgt deshalb immer brutto, ohne Vorsteuerabzug. Auch eine allfällige ausländische Mehrwertsteuer wird nicht separat ausgewiesen, sondern ist im Bruttobetrag enthalten.
Buchungssatz Auslands-Verpflegungspauschale
- Buchungstext: Geben Sie immer Land, Reisemonat und Mitarbeitername an. Das erleichtert die spätere Abstimmung mit dem Lohnausweis.
- Kostenstelle: Ordnen Sie die Buchung der Kostenstelle des reisenden Mitarbeitenden zu, sofern Ihr Unternehmen mit Kostenstellenrechnung arbeitet.
- Kein Vorsteuerabzug: Weder Schweizer noch ausländische Vorsteuer darf auf Pauschalen geltend gemacht werden. Der MWST-Code muss auf 'ohne VSt' oder '0 %' stehen.
Schritt 4: Lohnausweis-Abstimmung vornehmen
Am Jahresende muss die Summe aller auf Konto 6650 verbuchten Verpflegungspauschalen pro Mitarbeitenden mit dem Lohnausweis übereinstimmen. Je nachdem, ob Ihr Unternehmen über ein von der Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement verfügt oder nicht, unterscheidet sich die Deklaration.
Deklaration im Lohnausweis
Erstellen Sie vor dem Lohnausweis-Versand eine Auswertung pro Mitarbeitenden aus Konto 6650. Vergleichen Sie diese mit den eingereichten Spesenabrechnungen. Differenzen deuten auf fehlende oder doppelte Buchungen hin und müssen vor der Deklaration bereinigt werden.
Schritt 5: Belege und Kursbelege archivieren
Auch bei Pauschalspesen besteht eine Aufbewahrungspflicht. Gemäss Art. 958f OR müssen Geschäftsunterlagen während zehn Jahren aufbewahrt werden. Dazu gehören die Spesenabrechnung des Mitarbeitenden, der Nachweis der Geschäftsreise (z. B. Reisebestätigung, Flugticket, Hotelrechnung) sowie der verwendete ESTV-Monatsmittelkurs.
- Spesenabrechnung: Unterschriebenes Formular oder digitaler Antrag mit Angabe von Reiseziel, Datum und Pauschalansatz.
- Reisenachweis: Flugticket, Bahnbillett, Hotelrechnung oder Konferenzbestätigung als Beleg für die Geschäftsreise.
- Kursbeleg: Ausdruck oder PDF des ESTV-Monatsmittelkurses, der für die Umrechnung verwendet wurde.
- Aufbewahrungsfrist: Alle Unterlagen sind gemäss Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Falscher Umrechnungskurs verwendet
Kreditkartenkurse oder Tageskurse der Hausbank sind bei Pauschalspesen nicht zulässig. Die ESTV akzeptiert ausschliesslich den offiziellen Monatsmittelkurs. Verwenden Sie konsequent die ESTV-Kursliste und dokumentieren Sie den Kurs pro Buchung.
Fehler 2: Vorsteuerabzug auf Auslandspauschalen geltend gemacht
Da die Verpflegung im Ausland stattfindet, fällt keine Schweizer MWST an. Ein Vorsteuerabzug ist deshalb ausgeschlossen. Prüfen Sie den MWST-Code jeder Buchung auf Konto 6650 und korrigieren Sie fehlerhafte Einträge vor dem MWST-Abschluss.
Fehler 3: Konto 6650 nicht pro Mitarbeitenden auswertbar
Ohne Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitenden (z. B. über Kostenstellen oder Personalnummern) ist die Lohnausweis-Abstimmung am Jahresende kaum möglich. Erfassen Sie bei jeder Buchung den Mitarbeiternamen im Buchungstext oder verwenden Sie eine Hilfskostenstelle.
Fehler 4: Differenz zwischen Konto 6650 und Lohnausweis
Stimmt die Summe auf Konto 6650 nicht mit dem deklarierten Betrag im Lohnausweis überein, führt dies bei einer Revision zu Nachfragen. Erstellen Sie vor dem Lohnausweis-Versand eine Kontrollauswertung und klären Sie Abweichungen sofort.
Fehler 5: Fehlender Reisenachweis bei Pauschalspesen
Pauschalen befreien nicht vom Nachweis der Geschäftsreise. Ohne Flugticket, Bahnbillett oder Hotelrechnung kann die Steuerbehörde die Pauschale als verdeckten Lohn qualifizieren. Fordern Sie den Reisenachweis zusammen mit der Spesenabrechnung ein.
03.Häufige Fragen
Auf welches Konto buche ich Auslandsverpflegungsspesen?
Auslands-Verpflegungspauschalen werden auf Konto 6650 (Verpflegungsspesen) im KMU-Kontenrahmen gebucht. Es wird kein separates Konto für Auslandsspesen benötigt. Die Unterscheidung Inland/Ausland erfolgt über den Buchungstext oder eine Kostenstelle.
Welchen Wechselkurs muss ich für Auslandsspesen verwenden?
Für Pauschalspesen ist der ESTV-Monatsmittelkurs des Monats massgebend, in dem die Reise stattgefunden hat. Kreditkarten- oder Bankkurse sind bei Pauschalen nicht zulässig. Die aktuellen Kurse publiziert die ESTV monatlich auf ihrer Website.
Darf ich auf Auslands-Verpflegungspauschalen Vorsteuer abziehen?
Nein. Da die Verpflegung im Ausland stattfindet, fällt keine Schweizer Mehrwertsteuer an. Ein Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen. Die Buchung erfolgt immer brutto mit MWST-Code 'ohne VSt'.
Wie deklariere ich Auslands-Verpflegungspauschalen im Lohnausweis?
Mit genehmigtem Spesenreglement setzen Sie ein Kreuz bei Ziffer 13.1.3. Ohne genehmigtes Reglement geben Sie den effektiven Totalbetrag in Ziffer 13.2.2 an. Die Summe muss mit den Buchungen auf Konto 6650 für den jeweiligen Mitarbeitenden übereinstimmen.
Brauche ich Belege für Verpflegungspauschalen im Ausland?
Einzelbelege für Mahlzeiten sind bei Pauschalen nicht erforderlich. Sie müssen jedoch die Geschäftsreise selbst nachweisen können, z. B. mit Flugticket, Bahnbillett oder Hotelrechnung. Zusätzlich ist der verwendete ESTV-Monatsmittelkurs zu dokumentieren.