Verwaltungsrat Spesen Lohnausweis: Deklaration, Abgrenzung und AHV-Pflicht
Verwaltungsratsmitglieder erhalten für ihre Tätigkeit ein Honorar und häufig zusätzlich Spesenersatz. Beide Positionen erscheinen im Lohnausweis, werden aber grundlegend unterschiedlich behandelt: Das Honorar ist steuerbares Einkommen, der Spesenersatz bei korrekter Deklaration nicht. Die Abgrenzung zwischen Honorar, Sitzungsgeld und echtem Spesenersatz ist in der Praxis eine der häufigsten Fehlerquellen bei der Lohnausweiserstellung für VR-Mitglieder.
Massgebend für die korrekte Deklaration sind die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis (ab 1.1.2026) sowie die SSK-Musterreglemente. VR-Mitglieder gelten sozialversicherungsrechtlich als unselbständig erwerbend, weshalb das Unternehmen einen Lohnausweis ausstellen muss, auch wenn kein Arbeitsvertrag besteht.
01.VR-Honorar und Spesenersatz: Die zentrale Abgrenzung
Die korrekte Unterscheidung zwischen VR-Honorar und Spesenersatz ist entscheidend für die Lohnausweisdeklaration. VR-Mitglieder sind sozialversicherungsrechtlich unselbständig erwerbend. Das Unternehmen schuldet auf dem Honorar AHV/IV/EO-Beiträge und muss einen Lohnausweis ausstellen. Der Spesenersatz hingegen stellt eine Rückerstattung tatsächlicher Auslagen dar und ist bei korrekter Handhabung weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig.
Abgrenzung VR-Honorar und Spesenersatz
Ein häufiges Missverständnis betrifft das Sitzungsgeld. Sitzungsgelder sind kein Spesenersatz, sondern ein Bestandteil des VR-Honorars. Sie entschädigen die Teilnahme an Sitzungen und nicht die dabei anfallenden Auslagen. Sitzungsgelder gehören deshalb in Ziffer 1 des Lohnausweises und sind vollumfänglich steuer- und AHV-pflichtig.
02.Deklaration der VR-Spesen im Lohnausweis
Für die Deklaration von VR-Spesen im Lohnausweis gelten dieselben Grundregeln wie für Arbeitnehmer, mit einigen Besonderheiten. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis (ab 1.1.2026) unterscheidet zwischen effektivem Spesenersatz und Pauschalspesen. Beide Varianten sind zulässig, stellen aber unterschiedliche Anforderungen an Belege und Spesenreglement.
- Effektiver Spesenersatz (Ziffer 13.1): Das VR-Mitglied reicht Belege für tatsächlich angefallene Auslagen ein. Die Erstattung wird unter Ziffer 13.1.1 (Reise), 13.1.2 (Verpflegung) oder 13.1.3 (Übrige) deklariert. Ein genehmigtes Spesenreglement ist nicht zwingend, aber empfehlenswert.
- Pauschalspesen (Ziffer 13.2): Das Unternehmen zahlt dem VR-Mitglied eine feste monatliche oder jährliche Pauschale. Voraussetzung ist ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement. Ohne Genehmigung gelten Pauschalspesen als verdecktes Honorar und werden dem steuerbaren Einkommen zugerechnet.
- Kreuzfeld F (Ziffer 15): Verfügt das Unternehmen über ein genehmigtes Spesenreglement, wird im Lohnausweis das Kreuzfeld F angekreuzt. Dies signalisiert der Steuerbehörde, dass die Spesenpauschalen auf einer genehmigten Grundlage beruhen.
Konkret bedeutet das: Ein VR-Mitglied, das pro Quartal an vier Sitzungen teilnimmt und dabei Reisekosten von CHF 120 pro Sitzung hat, erhält effektiven Spesenersatz von CHF 1'920 pro Jahr. Dieser Betrag erscheint unter Ziffer 13.1.1 und ist steuer- und AHV-frei. Das VR-Honorar von beispielsweise CHF 40'000 pro Jahr wird separat unter Ziffer 1 deklariert und ist vollumfänglich steuer- und AHV-pflichtig.
Relevante Pauschalsätze für VR-Spesen (ab 1.1.2026)
VR-Spesen und Spesenreglement digital verwalten mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.AHV-Pflicht bei VR-Honorar und Spesenersatz
VR-Mitglieder gelten gemäss AHVG als unselbständig erwerbend. Das Unternehmen ist verpflichtet, auf dem VR-Honorar AHV/IV/EO-Beiträge abzurechnen. Dies gilt unabhängig davon, ob das VR-Mitglied hauptberuflich anderweitig tätig ist. Die Beitragspflicht entsteht ab dem ersten Franken Honorar, ein Freibetrag wie bei Rentnern (CHF 16'800 pro Jahr) gilt nur für Personen im AHV-Rentenalter.
Korrekt deklarierter Spesenersatz ist von der AHV-Pflicht ausgenommen. Voraussetzung ist, dass die Spesen tatsächliche Auslagen abdecken und korrekt im Lohnausweis erscheinen. Werden Spesenpauschalen ohne genehmigtes Reglement ausbezahlt, qualifiziert die Ausgleichskasse diese als massgebenden Lohn. Die Folge: AHV-Beiträge werden nachgefordert, inklusive Verzugszinsen.
AHV-Behandlung von VR-Bezügen
Bei einer AHV-Revision prüft die Ausgleichskasse systematisch, ob Spesenzahlungen an VR-Mitglieder durch Belege oder ein genehmigtes Reglement gedeckt sind. Fehlt die Grundlage, werden die Beträge dem massgebenden Lohn zugeschlagen. Die Nachforderung umfasst Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge sowie Verzugszinsen von 5 Prozent pro Jahr.
04.Spesenreglement für Verwaltungsratsmitglieder
Ein genehmigtes Spesenreglement ist für VR-Mitglieder nicht in jedem Fall Pflicht, aber in der Praxis dringend empfohlen. Zwingend wird es, sobald das Unternehmen Pauschalspesen auszahlt. Gemäss der Präzisierung der SSK ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Das Reglement wird bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens zur Genehmigung eingereicht.
VR-Mitglieder können im selben Spesenreglement wie die Geschäftsleitung erfasst werden. Viele Unternehmen definieren jedoch separate Ansätze, da VR-Mitglieder typischerweise seltener und in anderem Umfang Spesen generieren als operativ tätige Kaderleute. Wichtig: Das Reglement muss die VR-Mitglieder explizit als berechtigten Personenkreis nennen. Ein Reglement, das nur von Mitarbeitenden spricht, deckt VR-Mitglieder nicht ab.
- Geltungsbereich: Das Reglement muss VR-Mitglieder ausdrücklich als berechtigten Personenkreis aufführen. Eine allgemeine Formulierung wie alle Mitarbeitenden genügt nicht.
- Pauschalen und Ansätze: Die im Reglement definierten Pauschalen dürfen die ESTV-Ansätze nicht übersteigen. Für die Kilometerpauschale gilt ab 2026 CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
- Repräsentationsspesen: Repräsentationsspesen für VR-Mitglieder sind auf maximal 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6'000 pro Jahr begrenzt, mit einem absoluten Maximum von CHF 24'000 pro Jahr.
- Genehmigungsverfahren: Das Reglement wird bei der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht. Die Genehmigung gilt in der Regel unbefristet, solange keine wesentlichen Änderungen vorgenommen werden.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Sitzungsgeld als Spesenersatz deklariert
Sitzungsgelder entschädigen die Teilnahme an VR-Sitzungen und sind Honorarbestandteil, kein Spesenersatz. Werden sie unter Ziffer 13 statt Ziffer 1 deklariert, fehlt steuerbares Einkommen im Lohnausweis. Bei einer Revision drohen Steuernachforderungen und AHV-Nachzahlungen inklusive Verzugszinsen.
Fehler 2: Pauschalspesen ohne genehmigtes Spesenreglement
Ohne Genehmigung der kantonalen Steuerverwaltung gelten Pauschalspesen als verdecktes Honorar. Die Steuerbehörde rechnet die Beträge dem steuerbaren Einkommen zu, und die Ausgleichskasse fordert AHV-Beiträge nach. Die Lösung: Spesenreglement vor der ersten Auszahlung genehmigen lassen.
Fehler 3: VR-Mitglieder nicht im Spesenreglement erfasst
Ein Spesenreglement, das nur von Mitarbeitenden oder Angestellten spricht, deckt VR-Mitglieder nicht ab. Das Kreuzfeld F darf für den VR-Lohnausweis nicht angekreuzt werden, wenn der Personenkreis nicht explizit genannt ist. Das Reglement muss entsprechend ergänzt und neu genehmigt werden.
Fehler 4: Reisekosten zur VR-Sitzung nicht als Spesen erfasst
Fahrtkosten zum Sitzungsort sind echte Auslagen und dürfen als Spesenersatz erstattet werden. Viele Unternehmen vergessen dies und zahlen nur das Honorar. Die Folge: Das VR-Mitglied kann die Kosten zwar in der Steuererklärung geltend machen, verliert aber den Vorteil der AHV-freien Erstattung durch das Unternehmen.
Fehler 5: Fehlende Belege bei effektivem Spesenersatz
Effektiver Spesenersatz unter Ziffer 13.1 setzt voraus, dass Belege vorhanden sind. Fehlen die Belege, kann die Steuerbehörde den Spesenersatz als steuerbares Einkommen umqualifizieren. Belege sollten zeitnah eingereicht und mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
06.Häufige Fragen
Muss für ein VR-Mitglied ein Lohnausweis ausgestellt werden?
Ja. VR-Mitglieder gelten sozialversicherungsrechtlich als unselbständig erwerbend. Das Unternehmen muss einen Lohnausweis ausstellen, der das VR-Honorar unter Ziffer 1 und allfälligen Spesenersatz unter Ziffer 13 ausweist. Dies gilt auch dann, wenn kein Arbeitsvertrag besteht und das VR-Mitglied hauptberuflich anderweitig tätig ist.
Ist das Sitzungsgeld für Verwaltungsräte steuerpflichtig?
Ja. Sitzungsgelder sind Bestandteil des VR-Honorars und damit vollumfänglich steuerbares Einkommen. Sie werden unter Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert und unterliegen der AHV-Beitragspflicht. Eine Deklaration als Spesenersatz unter Ziffer 13 ist nicht zulässig.
Können VR-Mitglieder eine Spesenpauschale erhalten?
Ja, sofern ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt und dieses VR-Mitglieder explizit als berechtigten Personenkreis nennt. Die Pauschale wird unter Ziffer 13.2 deklariert und das Kreuzfeld F angekreuzt. Ohne genehmigtes Reglement gelten Pauschalspesen als verdecktes Honorar.
Welche Spesen kann ein Verwaltungsrat geltend machen?
Typische VR-Spesen umfassen Reisekosten zum Sitzungsort (CHF 0.75/km ab 2026), Verpflegungskosten bei auswärtigen Sitzungen (CHF 30 pro Mahlzeit ohne Beleg), Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen sowie Telekommunikations- und Bürokosten. Voraussetzung ist, dass die Auslagen tatsächlich im Zusammenhang mit der VR-Tätigkeit stehen.
Wie werden VR-Spesen bei der AHV-Revision behandelt?
Die Ausgleichskasse prüft, ob Spesenzahlungen an VR-Mitglieder durch Belege oder ein genehmigtes Reglement gedeckt sind. Fehlt die Grundlage, werden die Beträge dem massgebenden Lohn zugeschlagen. Die Nachforderung umfasst Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge sowie Verzugszinsen von 5 Prozent pro Jahr.
Gilt der AHV-Freibetrag für Rentner auch beim VR-Honorar?
Ja. VR-Mitglieder im AHV-Rentenalter profitieren vom Freibetrag von CHF 16'800 pro Jahr und Arbeitgeber. Auf dem Honorar bis zu diesem Betrag sind keine AHV-Beiträge geschuldet. Der Freibetrag gilt jedoch nur für die AHV-Beiträge, nicht für die Steuerpflicht.