Verwaltungsrat: Spesen im Lohnausweis – Honorar, Ziffer 13 und Reglement
Spesen für Verwaltungsräte werden wie für andere Mitarbeitende unter Ziffer 13 deklariert – VR-Honorare unter Ziffer 1; für pauschale VR-Spesen braucht es ein genehmigtes Reglement. In der Praxis führt die Doppelrolle vieler VR-Mitglieder – teils operativ tätig, teils rein strategisch – regelmässig zu Unsicherheiten bei der Lohnausweiserstellung. Diese Seite zeigt, wie Honorar und Spesen korrekt getrennt und deklariert werden, welche Besonderheiten für externe VR-Mitglieder gelten und welche Fehler bei einer Revision auffallen.
01.VR-Spesen im Überblick
Verwaltungsratsmitglieder haben gemäss ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis grundsätzlich die gleichen Spesenregeln wie angestellte Mitarbeitende. Die Gesellschaft ist verpflichtet, geschäftlich veranlasste Auslagen zu erstatten – unabhängig davon, ob das VR-Mitglied gleichzeitig operativ tätig ist oder ausschliesslich ein strategisches Mandat ausübt. Massgebend ist Art. 327a OR für angestellte VR-Mitglieder bzw. Art. 402 OR (Auftragsrecht) für externe Mandatsträger.
Zuordnung von VR-Vergütungen im Lohnausweis
Die Trennung zwischen Honorar und Spesen ist zwingend. Ein VR-Mitglied, das beispielsweise CHF 20 000 Honorar und CHF 3 000 effektive Reisespesen erhält, muss im Lohnausweis CHF 20 000 unter Ziffer 1 und CHF 3 000 unter Ziffer 13.1 ausweisen. Eine Vermischung beider Positionen in einer einzigen Ziffer ist unzulässig und führt bei einer Revision zu Beanstandungen.
02.Lohnausweis für Verwaltungsrat: Ziffern und Deklaration
Jede Gesellschaft, die einem VR-Mitglied Honorar, Sitzungsgelder oder Spesen auszahlt, muss einen Lohnausweis ausstellen. Die ESTV-Wegleitung 2026 verlangt eine klare Zuordnung der einzelnen Vergütungsbestandteile zu den korrekten Ziffern.
- Ziffer 1 – Bruttolohn: Das VR-Honorar, Sitzungsgelder und allfällige Tantiemen werden hier deklariert. Diese Beträge sind AHV-beitragspflichtig und unterliegen der Einkommenssteuer.
- Ziffer 13.1 – Effektive Spesen: Reisekosten, Verpflegung und Übernachtungen, die gegen Beleg erstattet werden, gehören in Ziffer 13.1. Für die Kilometerpauschale gilt ab 2026 der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer mit dem Privatfahrzeug.
- Ziffer 13.2 – Pauschalspesen: Pauschale Spesenentschädigungen an VR-Mitglieder dürfen nur in Ziffer 13.2 eingetragen werden, wenn ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne Genehmigung gelten Pauschalspesen als steuerpflichtiger Lohn.
- Ziffer 15 – Bemerkungen: Hier wird vermerkt, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Fehlt dieser Vermerk bei deklarierten Pauschalspesen, wird die Steuerbehörde die Beträge dem steuerbaren Einkommen zurechnen.
Ein konkretes Beispiel: Ein VR-Mitglied erhält jährlich CHF 30 000 Honorar, CHF 2 400 pauschale Spesen (CHF 200 pro Monat gemäss Reglement) und CHF 1 500 effektive Reisespesen. Im Lohnausweis erscheinen CHF 30 000 in Ziffer 1, CHF 1 500 in Ziffer 13.1.1 und CHF 2 400 in Ziffer 13.2. In Ziffer 15 wird das genehmigte Spesenreglement vermerkt.
VR-Spesen und Honorare korrekt abrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Besonderheiten bei nicht angestellten VR-Mitgliedern
Externe VR-Mitglieder ohne Anstellungsvertrag stehen in einem Auftragsverhältnis gemäss Art. 394 ff. OR. Der Auftraggeber – also die Gesellschaft – ist nach Art. 402 OR verpflichtet, dem Beauftragten die Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob ein Arbeitsvertrag vorliegt oder nicht.
Vergleich: Angestellter VR vs. externer VR
Auch bei externen VR-Mitgliedern gilt: Pauschale Spesen sind nur mit genehmigtem Reglement zulässig. Das Reglement muss nicht zwingend ein separates VR-Spesenreglement sein – es genügt, wenn das bestehende Spesenreglement der Gesellschaft die VR-Mitglieder explizit einschliesst. Die SSK-Mustervorlagen 2026 sehen diese Möglichkeit ausdrücklich vor. Wichtig ist, dass externe VR-Mitglieder in der Regel als unselbständig erwerbend gelten und daher AHV-Beiträge auf dem Honorar geschuldet sind.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: VR-Honorar als Spese deklariert
Das VR-Honorar gehört in Ziffer 1 und nicht in Ziffer 13. Wird das Honorar fälschlicherweise als Spesenerstattung verbucht, entfallen AHV-Beiträge und Quellensteuer. Bei einer AHV-Revision oder Steuerprüfung drohen Nachzahlungen samt Verzugszinsen.
Fehler 2: Pauschale VR-Spesen ohne genehmigtes Reglement
Ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement gelten pauschale Spesen als steuerpflichtiger Lohn. Die Steuerbehörde rechnet den Betrag dem Einkommen des VR-Mitglieds zu und verlangt gegebenenfalls eine Korrektur des Lohnausweises.
Fehler 3: Vermerk in Ziffer 15 vergessen
Selbst wenn ein genehmigtes Spesenreglement existiert, muss dies in Ziffer 15 des Lohnausweises vermerkt werden. Fehlt der Vermerk, behandelt die Steuerbehörde die Pauschalspesen als nicht belegt und rechnet sie dem steuerbaren Einkommen zu.
Fehler 4: Repräsentationsspesen über dem Höchstbetrag
Repräsentationsspesen für VR-Mitglieder dürfen maximal 5 % des Bruttolohns betragen, frühestens ab CHF 6 000 pro Jahr, und sind auf CHF 24 000 pro Jahr begrenzt. Beträge darüber hinaus gelten als verdeckte Gewinnausschüttung und werden aufgerechnet.
Fehler 5: Kein Lohnausweis für externen VR ausgestellt
Auch für externe VR-Mitglieder ohne Anstellungsvertrag ist ein Lohnausweis auszustellen, sobald Honorar oder Spesen fliessen. Das Auftragsverhältnis nach Art. 394 ff. OR ändert nichts an der Lohnausweispflicht. Fehlt der Lohnausweis, drohen Bussen und Nachforderungen.
05.Häufige Fragen
Brauche ich für VR-Pauschalen ein eigenes Spesenreglement?
Ein separates VR-Spesenreglement ist nicht zwingend erforderlich. Es genügt, wenn das bestehende Spesenreglement der Gesellschaft die VR-Mitglieder namentlich oder als Personengruppe einschliesst. Das Reglement muss in jedem Fall von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein.
Ist das VR-Honorar AHV-pflichtig?
Ja, VR-Honorare gelten als Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit und sind AHV-beitragspflichtig. Das gilt sowohl für angestellte als auch für externe VR-Mitglieder. Die Gesellschaft muss die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge abrechnen.
Wie deklariere ich Sitzungsgelder für den Verwaltungsrat?
Sitzungsgelder sind Bestandteil der VR-Entschädigung und gehören in Ziffer 1 des Lohnausweises. Sie werden zusammen mit dem Honorar als Bruttolohn deklariert und sind AHV- sowie steuerpflichtig. Eine Deklaration als Spese in Ziffer 13 ist nicht zulässig.
Kann ein VR-Mitglied die Kilometerpauschale geltend machen?
Ja, VR-Mitglieder können für geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 2026) geltend machen. Die Fahrten müssen geschäftlich veranlasst sein, beispielsweise die Anreise zu VR-Sitzungen. Die Erstattung wird in Ziffer 13.1 deklariert.
Was passiert, wenn der Lohnausweis für den VR falsch ausgefüllt ist?
Ein fehlerhafter Lohnausweis kann bei einer Revision zu Aufrechnungen, Nachsteuern und Verzugszinsen führen. Im schlimmsten Fall droht ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung. Die Gesellschaft sollte den Lohnausweis umgehend korrigieren und eine berichtigte Version an das VR-Mitglied und die Steuerbehörde senden.