Vorsteuer auf Spesen geltend machen: Berechnung, Verbuchung und Deklaration
Vorsteuer auf Spesen kann geltend gemacht werden wenn das Unternehmen MWST-pflichtig ist, die Ausgabe betrieblich ist und ein Beleg mit MWST-Angaben vorliegt – Deklaration erfolgt quartalsweise. Gerade bei Geschäftsreisen, Verpflegung und Repräsentationsausgaben summieren sich die abzugsfähigen Vorsteuern über das Jahr auf beachtliche Beträge. Wer die Vorsteuer nicht systematisch geltend macht, verschenkt Geld; wer sie ohne korrekte Belege abzieht, riskiert Nachforderungen bei der nächsten MWST-Revision.
01.Vorsteuer auf Spesen geltend machen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte führen Sie von der Prüfung der Abzugsberechtigung bis zur korrekten Deklaration gegenüber der ESTV. Halten Sie für jeden Schritt die relevanten Belege griffbereit und stimmen Sie sich mit Ihrer Buchhaltung ab.
Schritt 1: Berechtigung zum Vorsteuerabzug prüfen
Bevor Sie einen Vorsteuerabzug vornehmen, müssen drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein (Art. 28 Abs. 1 MWSTG). Fehlt auch nur eine davon, ist der Abzug nicht zulässig. Prüfen Sie deshalb jeden Spesenbeleg systematisch anhand dieser Kriterien.
- MWST-Pflicht des Unternehmens: Ihr Unternehmen muss im MWST-Register der ESTV eingetragen sein. Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 100 000 sind grundsätzlich von der MWST befreit, können sich aber freiwillig unterstellen.
- Betrieblicher Zweck der Ausgabe: Die Spesen müssen im Rahmen der steuerbaren unternehmerischen Tätigkeit angefallen sein. Private Ausgaben oder Aufwendungen für von der MWST ausgenommene Leistungen (z. B. Gesundheitswesen, Bildung) berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
- Beleg mit MWST-Angaben: Der Beleg muss den Namen und die MWST-Nummer des Leistungserbringers, das Datum, die Art der Leistung, den Gesamtbetrag sowie den MWST-Satz oder den MWST-Betrag enthalten. Bei Beträgen unter CHF 400 genügt ein vereinfachter Beleg ohne MWST-Nummer des Empfängers.
Pauschale Spesenvergütungen wie die Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag oder die Kleinspesenpauschale von CHF 20 pro Tag berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug, da kein Beleg mit ausgewiesener MWST vorliegt. Der Vorsteuerabzug ist nur auf effektive, belegte Auslagen möglich.
Schritt 2: MWST-Betrag aus dem Bruttobetrag berechnen
Spesenbelege weisen in der Regel den Bruttobetrag inklusive MWST aus. Die Vorsteuer muss daraus herausgerechnet werden. Die Formel lautet: Bruttobetrag × MWST-Satz ÷ (1 + MWST-Satz). Je nach Art der Leistung gilt einer der drei aktuellen MWST-Sätze.
MWST-Sätze und Berechnungsbeispiele (Bruttobetrag CHF 108.10 / 103.80 / 102.60)
Achten Sie darauf, den auf dem Beleg ausgewiesenen MWST-Satz zu verwenden. Hotelrechnungen enthalten häufig zwei Sätze: 3.8 % für die Übernachtung und 8.1 % für das Frühstück. Beide Positionen müssen separat berechnet und verbucht werden.
Schritt 3: Nettobetrag und Vorsteuer korrekt verbuchen
Nach der Berechnung wird die Buchung in zwei Teile aufgesplittet: Der Nettobetrag (Brutto minus Vorsteuer) geht auf das entsprechende Aufwandkonto, die Vorsteuer auf das Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen) gemäss Schweizer Kontenrahmen KMU.
Buchungsbeispiel: Geschäftsessen CHF 108.10 inkl. 8.1 % MWST
Der Originalbeleg muss der Buchung zugeordnet und während zehn Jahren aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Originalbeleg vollständig und unverändert wiedergeben. Ordnen Sie jedem Beleg eine eindeutige Belegnummer zu, damit die Nachvollziehbarkeit bei einer Revision gewährleistet ist.
Schritt 4: Vorsteuer in der MWST-Abrechnung deklarieren
Die geltend gemachten Vorsteuern werden quartalsweise in der MWST-Abrechnung gegenüber der ESTV deklariert. Die Abrechnung ist jeweils 60 Tage nach Ende des Abrechnungsquartals einzureichen. Für das erste Quartal (Januar bis März) ist die Frist somit der 31. Mai.
- Ziffer 400 der MWST-Abrechnung: Tragen Sie hier die gesamte Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand ein, einschliesslich der Vorsteuern auf Spesen.
- Abstimmung vor Einreichung: Gleichen Sie das Konto 1170 mit der Summe in Ziffer 400 ab. Differenzen deuten auf fehlende oder falsch verbuchte Belege hin.
- Einreichung via ESTV SuisseTax: Die Abrechnung wird elektronisch über das Portal SuisseTax der ESTV eingereicht. Nach Einreichung erhalten Sie eine Bestätigung, die Sie archivieren sollten.
- Korrekturen nachträglich melden: Stellen Sie nach Einreichung einen Fehler fest, können Sie die Korrektur in der nächsten Quartalsabrechnung vornehmen oder eine berichtigte Abrechnung einreichen.
Verspätete Einreichungen führen zu Verzugszinsen von 4 % pro Jahr. Bei wiederholter Verspätung kann die ESTV eine Ermessenseinschätzung vornehmen, die in der Regel zu Ungunsten des Unternehmens ausfällt.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Beleg ohne ausgewiesene MWST akzeptiert
Quittungen ohne MWST-Nummer, MWST-Satz oder MWST-Betrag berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Weisen Sie Mitarbeitende an, bei fehlenden Angaben eine korrekte Rechnung zu verlangen. Bei einer Revision streicht die ESTV den Abzug und fordert den Betrag samt Verzugszins zurück.
Fehler 2: Vorsteuer auf Pauschalen abgezogen
Pauschale Spesenvergütungen wie die Verpflegungspauschale von CHF 30 oder die Kleinspesenpauschale von CHF 20 pro Tag sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Der Abzug ist ausschliesslich auf effektive, belegte Auslagen mit ausgewiesener MWST möglich.
Fehler 3: Falschen MWST-Satz angewendet
Die Verwendung des Normalsatzes von 8.1 % auf eine Hotelübernachtung (korrekt: 3.8 %) oder auf Lebensmittel (korrekt: 2.6 %) führt zu einem überhöhten Vorsteuerabzug. Bei einer Kontrolle wird die Differenz nachgefordert. Prüfen Sie den Satz immer anhand des Belegs.
Fehler 4: Konto 1170 nicht regelmässig abgestimmt
Wird das Vorsteuerkonto nicht quartalsweise mit der MWST-Abrechnung abgestimmt, schleichen sich Differenzen ein, die bei der Revision auffallen. Führen Sie die Abstimmung vor jeder Quartalsabrechnung durch und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Fehler 5: Belege nicht revisionssicher archiviert
Originalbelege oder deren digitale Kopien müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Fehlende Belege führen bei einer MWST-Revision zur Streichung des Vorsteuerabzugs für die betroffenen Positionen. Nutzen Sie ein systematisches Ablagesystem mit eindeutigen Belegnummern.
03.Häufige Fragen
Kann ich Vorsteuer rückwirkend geltend machen wenn ich den Beleg erst später finde?
Ja, die Vorsteuer kann in der nächsten offenen MWST-Abrechnung nachträglich geltend gemacht werden. Die Verjährungsfrist beträgt fünf Jahre ab Ende der Steuerperiode, in der die Leistung bezogen wurde (Art. 42 MWSTG). Voraussetzung bleibt ein vollständiger Beleg mit allen erforderlichen MWST-Angaben.
Ist ein Vorsteuerabzug auf Spesen bei der Saldosteuersatzmethode möglich?
Nein, bei der Saldosteuersatzmethode ist kein separater Vorsteuerabzug möglich. Die Vorsteuer ist bereits pauschal im reduzierten Saldosteuersatz berücksichtigt. Unternehmen mit hohen Spesen sollten prüfen, ob die effektive Abrechnungsmethode vorteilhafter wäre.
Welche Angaben muss ein Spesenbeleg für den Vorsteuerabzug enthalten?
Der Beleg muss den Namen und die MWST-Nummer des Leistungserbringers, das Datum, die Art der Leistung, den Gesamtbetrag und den MWST-Satz oder MWST-Betrag enthalten. Bei Beträgen unter CHF 400 genügt ein vereinfachter Beleg ohne MWST-Nummer des Empfängers.
Kann ich auf Kilometerpauschalen Vorsteuer abziehen?
Nein, auf die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer ist kein Vorsteuerabzug möglich, da es sich um eine pauschale Vergütung ohne MWST-Beleg handelt. Vorsteuerabzugsberechtigt sind hingegen Tankquittungen oder Rechnungen für Mietwagen, sofern sie die MWST ausweisen.
Wie verbuche ich eine Hotelrechnung mit zwei verschiedenen MWST-Sätzen?
Splitten Sie die Buchung auf: Die Übernachtung wird mit 3.8 % Vorsteuer verbucht, das Frühstück oder die Minibar mit 8.1 %. Beide Vorsteuerbeträge gehen auf Konto 1170, die Nettobeträge auf die jeweiligen Aufwandkonten. Die meisten Hotels weisen die Sätze auf der Rechnung separat aus.