Vorsteuer auf Spesen geltend machen: Belege, Verbuchung und MWST-Abrechnung
Wer als Unternehmen geschäftliche Spesen bezahlt, zahlt auf vielen Ausgaben Mehrwertsteuer. Diese Vorsteuer lässt sich bei der ESTV zurückfordern, sofern die Belege den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Buchung korrekt erfolgt. Fehlerhafte oder fehlende Belege führen dazu, dass die ESTV den Abzug bei einer Kontrolle streicht, was je nach Spesenvolumen erhebliche Nachzahlungen auslösen kann.
Diese Anleitung führt Sie in sechs Schritten durch den gesamten Prozess: von der Prüfung der Abzugsberechtigung über die Belegkontrolle und Verbuchung bis zur korrekten Deklaration in der MWST-Abrechnung und der nachträglichen Korrektur vergessener Vorsteuer.
01.Rechtliche Grundlagen des Vorsteuerabzugs auf Spesen
Der Vorsteuerabzug auf Spesen basiert auf dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG). Art. 28 MWSTG regelt, unter welchen Voraussetzungen ein Unternehmen die ihm in Rechnung gestellte MWST als Vorsteuer abziehen darf. Zentral ist, dass die bezogene Leistung für eine steuerbare unternehmerische Tätigkeit verwendet wird. Art. 26 MWSTG definiert die formellen Anforderungen an Rechnungen und Belege, ohne deren Einhaltung kein Abzug möglich ist.
- Art. 28 MWSTG: Berechtigt zum Vorsteuerabzug, wenn die Leistung für steuerbare Umsätze verwendet wird. Ausgenommene Umsätze (z. B. Gesundheitswesen, Bildung) schliessen den Abzug aus.
- Art. 26 MWSTG: Legt die formellen Anforderungen an Rechnungen fest: Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt und anwendbarer Steuersatz.
- Art. 29 MWSTG: Regelt den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs. Die Vorsteuer kann in der Abrechnungsperiode geltend gemacht werden, in der die Rechnung eingegangen ist.
- Art. 33 MWSTG: Schliesst bestimmte Aufwendungen vom Vorsteuerabzug aus, darunter Naturalleistungen an das Personal, die nicht geschäftlich begründet sind.
Unternehmen, die nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen, können die Vorsteuer nicht separat geltend machen. Der Vorsteuerabzug ist bereits pauschal im reduzierten Saldosteuersatz eingerechnet. Die folgenden Schritte gelten daher ausschliesslich für Unternehmen, die nach der effektiven Methode abrechnen.
02.Vorsteuer auf Spesen geltend machen: Schritt für Schritt
Die folgenden sechs Schritte decken den gesamten Prozess ab, von der Prüfung Ihrer Abzugsberechtigung bis zur nachträglichen Korrektur vergessener Vorsteuer. Halten Sie Ihre aktuellen Spesenbelege und Ihren Kontenplan bereit, damit Sie jeden Schritt direkt umsetzen können.
Schritt 1: Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug prüfen
Bevor Sie Belege prüfen und Buchungen vornehmen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen überhaupt zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Drei Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein, damit die ESTV den Abzug akzeptiert.
- MWST-Pflicht: Ihr Unternehmen muss im MWST-Register der ESTV eingetragen sein. Nicht registrierte Unternehmen (z. B. unter der Umsatzgrenze von CHF 100 000) haben keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug.
- Effektive Abrechnungsmethode: Sie rechnen nach der effektiven Methode ab, nicht nach der Saldosteuersatzmethode. Bei der Saldosteuersatzmethode ist der Vorsteuerabzug bereits pauschal berücksichtigt.
- Geschäftliche Verwendung: Die Spesen müssen für eine steuerbare unternehmerische Tätigkeit angefallen sein. Privater Konsum oder Aufwendungen für von der MWST ausgenommene Leistungen berechtigen nicht zum Abzug.
Bei gemischter Verwendung, also wenn eine Ausgabe teilweise geschäftlich und teilweise privat genutzt wird, ist der Vorsteuerabzug anteilsmässig zu kürzen. Die Aufteilung muss sachlich begründet und dokumentiert sein.
Schritt 2: Belege auf Konformität mit Art. 26 MWSTG prüfen
Jeder Spesenbeleg, auf dem Sie Vorsteuer geltend machen wollen, muss die formellen Anforderungen von Art. 26 MWSTG erfüllen. Prüfen Sie jeden Beleg systematisch auf die folgenden Pflichtangaben, bevor Sie ihn zur Verbuchung freigeben.
Pflichtangaben auf Belegen gemäss Art. 26 MWSTG
Für Belege unter CHF 400 (inkl. MWST) gelten vereinfachte Anforderungen: Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung sowie der Gesamtbetrag inklusive MWST-Satz müssen ersichtlich sein. Der Name des Leistungsempfängers ist bei diesen Kleinbetragsrechnungen nicht zwingend.
Kassenbons von Detailhändlern, Tankstellen oder Restaurants erfüllen die vereinfachten Anforderungen in der Regel, sofern die MWST-Nummer und der Steuersatz aufgedruckt sind. Prüfen Sie dies bei jedem Bon, da nicht alle Kassensysteme diese Angaben automatisch drucken.
Schritt 3: MWST-Betrag auf dem Beleg identifizieren und berechnen
Auf einem korrekten Beleg ist der MWST-Betrag separat ausgewiesen. Identifizieren Sie den anwendbaren Steuersatz und den daraus resultierenden Vorsteuerbetrag. In der Schweiz gelten seit dem 1. Januar 2024 drei MWST-Sätze.
MWST-Sätze Schweiz (ab 1.1.2024)
Wenn auf einem Beleg nur der Bruttobetrag inklusive MWST angegeben ist, berechnen Sie den Vorsteuerbetrag mit der Formel: Vorsteuerbetrag = Bruttobetrag mal Steuersatz geteilt durch (100 plus Steuersatz). Beispiel: Bei einem Restaurantbeleg über CHF 108.10 mit Normalsatz ergibt sich CHF 108.10 mal 8.1 geteilt durch 108.1 = CHF 8.10 Vorsteuer.
Achten Sie bei Hotelrechnungen besonders darauf, dass Beherbergung (3.8 %) und Verpflegung (8.1 %) oft auf derselben Rechnung mit unterschiedlichen Sätzen ausgewiesen werden. Beide Vorsteuerbeträge sind separat zu erfassen.
Schritt 4: Vorsteuer im Buchhaltungskonto korrekt verbuchen
Die identifizierte Vorsteuer wird in der Finanzbuchhaltung auf dem entsprechenden Vorsteuerkonto erfasst. Im Schweizer Kontenrahmen KMU (nach Käfer) stehen dafür zwei Konten zur Verfügung.
Vorsteuerkonten im Kontenrahmen KMU
Der Buchungssatz für eine typische Spesenausgabe lautet: Aufwandkonto (z. B. 6510 Reisespesen) an Kreditoren oder Bank für den Nettobetrag, und Konto 1170 Vorsteuer an Kreditoren oder Bank für den MWST-Betrag. Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht einen Taxibeleg über CHF 54.05 (inkl. 8.1 % MWST) ein. Buchung: Konto 6510 Reisespesen CHF 50.00 und Konto 1170 Vorsteuer CHF 4.05 an Konto 1020 Bank CHF 54.05.
Verwenden Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware den korrekten MWST-Code für jeden Beleg. Die meisten Schweizer Buchhaltungsprogramme berechnen die Vorsteuer automatisch, wenn Sie den Bruttobetrag und den MWST-Code eingeben. Kontrollieren Sie dennoch stichprobenweise, ob der berechnete Vorsteuerbetrag mit dem Beleg übereinstimmt.
Schritt 5: Vorsteuer in die MWST-Abrechnung (Formular 535) eintragen
Die verbuchte Vorsteuer fliesst in Ihre periodische MWST-Abrechnung bei der ESTV ein. Die Abrechnung erfolgt über das Formular 535, das Sie elektronisch über das ESTV-Portal SuisseTax einreichen. Je nach Abrechnungsperiode ist die Abrechnung quartalsweise oder halbjährlich fällig.
Fristen für die MWST-Abrechnung
Im Formular 535 tragen Sie die Vorsteuer in den Ziffern 400 (Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand) und 405 (Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand) ein. Diese Beträge entsprechen den Saldi Ihrer Konten 1170 und 1171 für die jeweilige Abrechnungsperiode. Die Differenz zwischen geschuldeter MWST (Umsatzsteuer) und Vorsteuer ergibt Ihre Steuerschuld oder Ihr Guthaben.
Reichen Sie die Abrechnung fristgerecht ein. Bei verspäteter Einreichung erhebt die ESTV einen Verzugszins von 4.0 % pro Jahr. Zudem kann die ESTV bei wiederholter Verspätung eine Ermessenseinschätzung vornehmen, die in der Regel zu Ungunsten des Unternehmens ausfällt.
Schritt 6: Vergessene Vorsteuer rückwirkend nachtragen
Wurde ein Vorsteuerabzug in einer früheren Abrechnungsperiode vergessen, können Sie diesen nachträglich korrigieren. Art. 42 Abs. 6 MWSTG erlaubt die Korrektur innerhalb der Verjährungsfrist. Die Verjährung beträgt fünf Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuerforderung entstanden ist.
- Korrekturabrechnung: Reichen Sie eine Korrekturabrechnung für die betroffene Abrechnungsperiode über SuisseTax ein. Die ESTV stellt dafür ein separates Korrekturformular zur Verfügung.
- Finanzkorrektur: Alternativ können Sie den vergessenen Vorsteuerabzug in der nächsten regulären Abrechnung unter der Rubrik Einlageentsteuerung oder Korrektur nachtragen, sofern die Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
- Dokumentation: Halten Sie schriftlich fest, welche Belege betroffen sind, für welche Periode die Korrektur gilt und warum der Abzug ursprünglich unterblieben ist. Diese Dokumentation ist bei einer ESTV-Kontrolle vorzulegen.
Prüfen Sie am Jahresende systematisch, ob alle Vorsteuerbeträge korrekt erfasst wurden. Ein Abgleich der Vorsteuerkontosaldi mit den vorhandenen Belegen deckt Lücken auf, bevor die Verjährungsfrist abläuft. Bei grösseren Beträgen lohnt sich eine Abstimmung durch die Treuhänderin oder den Treuhänder.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Beleg ohne MWST-Nummer des Leistungserbringers
Fehlt die MWST-Nummer auf dem Beleg, streicht die ESTV den Vorsteuerabzug bei einer Kontrolle. Fordern Sie vom Lieferanten oder Dienstleister eine korrigierte Rechnung mit vollständiger MWST-Nummer an. Bei Kassenbons prüfen Sie vor Ort, ob die MWST-Nummer aufgedruckt ist.
Fehler 2: Vorsteuerabzug auf von der MWST ausgenommene Leistungen
Bestimmte Leistungen wie Gesundheitsbehandlungen, Bildungsangebote oder Versicherungsprämien sind von der MWST ausgenommen und enthalten keine abzugsfähige Vorsteuer. Wird dennoch ein Abzug gebucht, resultiert bei einer Kontrolle eine Nachforderung inklusive Verzugszins. Prüfen Sie bei unklaren Fällen, ob der Leistungserbringer überhaupt MWST-pflichtig ist.
Fehler 3: Falscher MWST-Satz bei der Verbuchung
Wird ein Beleg mit dem falschen Steuersatz verbucht, stimmt der Vorsteuerbetrag nicht mit dem Beleg überein. Besonders bei Hotelrechnungen mit gemischten Sätzen (3.8 % Beherbergung, 8.1 % Verpflegung) passiert dieser Fehler häufig. Kontrollieren Sie den auf dem Beleg ausgewiesenen Satz und wählen Sie in der Buchhaltungssoftware den passenden MWST-Code.
Fehler 4: Vorsteuer auf Pauschalspesenbelege geltend machen
Pauschalspesen (z. B. CHF 30 Verpflegungspauschale pro Tag) werden ohne Einzelbeleg ausbezahlt. Da kein Beleg mit ausgewiesener MWST vorliegt, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Die Vorsteuer kann nur auf effektiv belegten Spesen mit korrekter Rechnung geltend gemacht werden.
Fehler 5: Fristversäumnis bei der MWST-Abrechnung
Wird die MWST-Abrechnung nicht innerhalb von 60 Tagen nach Periodenende eingereicht, erhebt die ESTV Verzugszinsen. Im schlimmsten Fall nimmt die ESTV eine Ermessenseinschätzung vor, bei der die Vorsteuer oft zu tief angesetzt wird. Richten Sie sich Kalendereinträge für die Einreichfristen ein und reichen Sie die Abrechnung frühzeitig ein.
04.Häufige Fragen
Kann ich die Vorsteuer auf Spesen geltend machen, wenn ich nach der Saldosteuersatzmethode abrechne?
Nein, bei der Saldosteuersatzmethode ist der Vorsteuerabzug bereits pauschal im reduzierten Steuersatz eingerechnet. Ein separater Vorsteuerabzug auf einzelnen Spesenbelegen ist nicht möglich. Wenn Ihr Unternehmen hohe Vorleistungen hat, kann ein Wechsel zur effektiven Methode sinnvoll sein.
Wie lange kann ich vergessene Vorsteuer auf Spesen nachträglich geltend machen?
Die Verjährungsfrist beträgt fünf Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuerforderung entstanden ist (Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Innerhalb dieser Frist können Sie eine Korrekturabrechnung bei der ESTV einreichen. Dokumentieren Sie die betroffenen Belege und den Grund der Korrektur sorgfältig.
Reicht ein Kassenbon als Beleg für den Vorsteuerabzug?
Ja, sofern der Kassenbon die vereinfachten Anforderungen für Kleinbetragsrechnungen unter CHF 400 erfüllt. Darauf müssen mindestens Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung und der Gesamtbetrag inklusive MWST-Satz ersichtlich sein. Bei Beträgen ab CHF 400 benötigen Sie eine vollständige Rechnung mit Ihrem Firmennamen.
Kann ich die Vorsteuer auf Geschäftsessen vollständig abziehen?
Ja, die Vorsteuer auf Geschäftsessen ist vollständig abzugsfähig, sofern das Essen geschäftlich begründet ist und der Beleg die Anforderungen von Art. 26 MWSTG erfüllt. Notieren Sie auf dem Beleg den geschäftlichen Anlass und die Teilnehmenden, damit der Geschäftszweck bei einer Kontrolle nachweisbar ist.
Auf welchem Konto verbuche ich die Vorsteuer auf Reisespesen?
Die Vorsteuer auf laufende Reisespesen wie Zugtickets, Taxi oder Hotelübernachtungen wird auf dem Konto 1170 (Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand) verbucht. Das Konto 1171 ist für Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand reserviert, also beispielsweise für die Anschaffung eines Geschäftsfahrzeugs.
Muss die MWST auf dem Beleg separat ausgewiesen sein, damit ich die Vorsteuer abziehen kann?
Ja, der MWST-Betrag oder zumindest der anwendbare MWST-Satz muss auf dem Beleg ersichtlich sein. Ohne diese Angabe ist kein Vorsteuerabzug möglich. Wenn nur der Bruttobetrag und der Steuersatz angegeben sind, können Sie den MWST-Betrag selbst berechnen und verbuchen.