Vorsteuer auf Spesen verbuchen: Belegprüfung, Kontierung und MWST-Deklaration
Vorsteuer auf Spesen wird als Nettobetrag auf das Aufwandkonto und als VSt-Betrag auf Konto 1170 gebucht – die Deklaration erfolgt quartalsweise auf dem MWST-Formular 1. Fehlerhafte Buchungen führen dazu, dass die ESTV den Vorsteuerabzug bei einer Kontrolle streicht und Verzugszinsen erhebt. Dieser Leitfaden zeigt den vollständigen Buchungsprozess von der Belegprüfung bis zur Quartalsabrechnung gemäss MWSTG und dem Schweizer KMU-Kontenrahmen.
01.Vorsteuer auf Spesen verbuchen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte decken den gesamten Prozess ab – vom Eingang des Belegs bis zur Deklaration gegenüber der ESTV. Voraussetzung ist, dass Ihr Unternehmen im MWST-Register eingetragen ist und die effektive Abrechnungsmethode anwendet.
Schritt 1: Beleg empfangen und MWST-Angaben prüfen
Bevor eine Buchung erstellt wird, muss der Beleg auf seine formelle Gültigkeit geprüft werden. Gemäss Art. 26 MWSTG ist der Vorsteuerabzug nur zulässig, wenn der Beleg bestimmte Mindestangaben enthält. Fehlt auch nur ein Pflichtfeld, darf die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden.
- Name und Adresse des Leistungserbringers: Der vollständige Firmenname und die Anschrift müssen auf dem Beleg stehen.
- MWST-Nummer (UID): Die Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST muss angegeben sein. Ohne diese Angabe ist kein Vorsteuerabzug möglich.
- MWST-Satz und Steuerbetrag: Der angewandte Satz (8.1 %, 3.8 % oder 2.6 %) und der daraus resultierende Steuerbetrag müssen erkennbar sein – entweder explizit oder über den Hinweis «inkl. MWST».
- Datum und Leistungsbeschreibung: Das Belegdatum und eine nachvollziehbare Beschreibung der bezogenen Leistung sind erforderlich.
- Geschäftszweck: Der Mitarbeitende muss den geschäftlichen Anlass auf dem Beleg oder der Spesenabrechnung vermerken, z. B. «Kundentermin Firma XY».
Bei Kleinbeträgen bis CHF 400 (inkl. MWST) gelten vereinfachte Anforderungen gemäss Art. 26 Abs. 2 MWSTG: Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung und der Gesamtbetrag inkl. MWST genügen. Der Steuersatz muss aber erkennbar sein.
Schritt 2: Vorsteuerbetrag aus dem Bruttobetrag berechnen
Spesenbelege weisen in der Regel den Bruttobetrag inklusive MWST aus. Der Vorsteuerbetrag muss daher herausgerechnet werden. Die Formel lautet: Vorsteuerbetrag = Bruttobetrag × MWST-Satz ÷ (1 + MWST-Satz). Der Nettobetrag ergibt sich als Differenz: Bruttobetrag minus Vorsteuerbetrag.
Vorsteuerberechnung bei CHF 100 Brutto (Beispiele 2026)
Weist ein Beleg mehrere MWST-Sätze aus (z. B. Hotelrechnung mit Übernachtung zu 3.8 % und Minibar zu 8.1 %), muss die Berechnung pro Satz separat erfolgen. Die Buchhaltungssoftware sollte die Aufteilung automatisch vornehmen, sofern der Beleg korrekt erfasst wird.
Schritt 3: Buchung auf Aufwandkonto und Vorsteuerkonto erstellen
Die Buchung erfolgt nach dem Nettoprinzip: Der Nettobetrag (ohne MWST) wird auf das sachlich passende Aufwandkonto gebucht, der Vorsteuerbetrag auf Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen). Das Gegenkonto ist je nach Auszahlungsweg entweder ein Verbindlichkeitskonto gegenüber dem Mitarbeitenden oder das Bankkonto.
Buchungsbeispiel: Geschäftsessen CHF 108.10 brutto (8.1 % MWST)
Falls die Spesen direkt über das Bankkonto erstattet werden, ersetzt Konto 1020 (Bank) das Konto 2000. Bei Kreditkartenabrechnungen wird zunächst auf ein Kreditkarten-Durchlaufkonto (z. B. 1050) gebucht und bei Zahlung der Kartenrechnung auf Konto 1020 umgebucht.
- Reisekosten: Konto 6640 für Bahntickets, Flüge und öffentliche Verkehrsmittel.
- Fahrzeugkosten: Konto 6200 für Treibstoff, Parkgebühren und Mietfahrzeuge. Bei der Kilometerpauschale von CHF 0.75/km ist kein Vorsteuerabzug möglich, da kein Beleg mit MWST vorliegt.
- Verpflegung: Konto 6650 für Geschäftsessen und Verpflegungsspesen mit Beleg. Pauschalen ohne Beleg berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
- Übernachtung: Konto 6660 für Hotelkosten. Der Beherbergungssatz von 3.8 % ist separat zu verbuchen.
- Repräsentation: Konto 6670 für Kundengeschenke und Bewirtung Dritter.
Schritt 4: Vorsteuer in der MWST-Quartalsabrechnung deklarieren
Die auf Spesen gebuchte Vorsteuer wird zusammen mit der übrigen Vorsteuer quartalsweise auf dem MWST-Formular 1 deklariert. Die Eingabe erfolgt unter Ziffer 400 (Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand). Die Abrechnung ist gemäss Art. 71 MWSTG innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode bei der ESTV einzureichen.
- Abstimmung Konto 1170: Vor der Deklaration muss der Saldo von Konto 1170 mit der Summe der deklarierten Vorsteuer übereinstimmen. Differenzen deuten auf fehlende oder doppelte Buchungen hin.
- Korrektur bei Eigenverbrauch: Wurden Spesen teilweise privat veranlasst, ist die Vorsteuer anteilig zu kürzen (Art. 31 MWSTG). Der private Anteil wird als Eigenverbrauch deklariert.
- Aufbewahrungspflicht: Belege und Buchungsunterlagen sind gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufzubewahren. Die ESTV kann die Belege bei einer Kontrolle jederzeit einfordern.
Nach erfolgter Deklaration und Zahlung bzw. Gutschrift durch die ESTV wird Konto 1170 über das MWST-Abrechnungskonto (z. B. 2200) ausgeglichen. Der Saldo von Konto 1170 beträgt nach der Verbuchung der Quartalsabrechnung null.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Beleg ohne MWST-Nummer verbucht
Fehlt die UID-Nummer des Leistungserbringers auf dem Beleg, ist der Vorsteuerabzug unzulässig. Die ESTV streicht den Abzug bei einer Kontrolle und erhebt Verzugszinsen. Fordern Sie fehlende Belege beim Lieferanten nach oder buchen Sie den Bruttobetrag ohne Vorsteuer auf das Aufwandkonto.
Fehler 2: Vorsteuer auf Pauschalen geltend gemacht
Kilometerpauschalen (CHF 0.75/km) und Verpflegungspauschalen (CHF 30.–/Tag) berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug, da kein Beleg mit ausgewiesener MWST vorliegt. Der Pauschalbetrag wird brutto auf das Aufwandkonto gebucht, ohne Konto 1170 zu berühren.
Fehler 3: Falscher MWST-Satz angewendet
Wird ein Hotelbeleg mit 8.1 % statt 3.8 % verbucht, stimmt die Vorsteuer nicht. Die Differenz fällt spätestens bei der ESTV-Kontrolle auf und führt zu Nachforderungen. Prüfen Sie den auf dem Beleg ausgewiesenen Satz und erfassen Sie ihn korrekt im Buchungssatz.
Fehler 4: Konto 1170 nicht quartalsweise abgestimmt
Wird die Abstimmung zwischen Konto 1170 und der deklarierten Vorsteuer unterlassen, schleppen sich Differenzen über mehrere Perioden fort. Führen Sie die Abstimmung vor jeder Quartalsabrechnung durch und klären Sie Differenzen sofort.
Fehler 5: Privatanteil nicht ausgeschieden
Enthält eine Spesenabrechnung teilweise private Auslagen, muss der private Anteil als Eigenverbrauch behandelt werden (Art. 31 MWSTG). Die Vorsteuer darf nur auf den geschäftlichen Anteil geltend gemacht werden. Unterlassene Korrekturen gelten als Steuerhinterziehung.
03.Häufige Fragen
Was tun, wenn der MWST-Satz auf dem Beleg nicht erkennbar ist?
Steht auf dem Beleg nur «inkl. MWST» ohne Angabe des Satzes, muss der anwendbare Satz anhand der Leistungsart bestimmt werden (z. B. 3.8 % für Beherbergung, 8.1 % für Verpflegung). Ist die Zuordnung unklar, sollte beim Leistungserbringer ein korrigierter Beleg angefordert werden. Ohne eindeutigen Satz riskieren Sie die Streichung des Vorsteuerabzugs bei einer ESTV-Kontrolle.
Kann ich Vorsteuer auf Spesen bei der Saldosteuersatzmethode abziehen?
Nein. Bei der Saldosteuersatzmethode (SSS) ist kein separater Vorsteuerabzug möglich. Die Vorsteuer ist im pauschalen Saldosteuersatz bereits berücksichtigt. Die in diesem Leitfaden beschriebene Buchung auf Konto 1170 gilt ausschliesslich für die effektive Abrechnungsmethode.
Darf ich Vorsteuer auf ausländischen Belegen geltend machen?
Nein. Vorsteuer kann nur auf der schweizerischen MWST geltend gemacht werden. Ausländische Mehrwertsteuer (z. B. deutsche Umsatzsteuer) ist nicht als Vorsteuer abzugsfähig. Der Bruttobetrag inkl. ausländischer Steuer wird vollständig auf das Aufwandkonto gebucht.
Wie buche ich eine Spesenabrechnung mit mehreren MWST-Sätzen?
Jede Position wird separat nach ihrem MWST-Satz aufgeteilt. Für jeden Satz wird der Vorsteuerbetrag einzeln berechnet und auf Konto 1170 gebucht. Die Nettobeträge gehen auf die jeweiligen Aufwandkonten. Die meisten Buchhaltungsprogramme unterstützen Splitbuchungen, die diese Aufteilung automatisch vornehmen.
Bis wann muss die MWST-Quartalsabrechnung eingereicht werden?
Die Abrechnung ist gemäss Art. 71 MWSTG innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode einzureichen. Für das erste Quartal (Januar bis März) ist die Frist somit der 31. Mai. Verspätete Einreichungen können zu Verzugszinsen und Mahngebühren führen.