Vorsteuerabzug Spesen buchen: Buchungssätze, Kontenplan und Abstimmung
Wer Geschäftsspesen verbucht, muss die enthaltene Mehrwertsteuer korrekt als Vorsteuer ausscheiden. Unterbleibt diese Trennung, zahlt das Unternehmen mehr Steuern als nötig. Besonders in KMU passiert es häufig, dass Restaurantrechnungen, Fahrtkosten oder Büromaterial brutto auf ein Aufwandkonto gebucht werden, ohne die Vorsteuer separat zu erfassen. Das Ergebnis: Die MWST-Abrechnung ist fehlerhaft, und bei einer Revision drohen Nachforderungen der ESTV.
Diese Anleitung führt Sie in sieben Schritten durch den gesamten Prozess, von der Belegprüfung über die korrekte Kontierung bis zur Abstimmung der Vorsteuer-Konten im Periodenabschluss.
01.Rechtliche Grundlagen und Voraussetzungen
Der Vorsteuerabzug auf Spesen ist im Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) geregelt. Gemäss Art. 28 MWSTG darf ein steuerpflichtiges Unternehmen die ihm in Rechnung gestellte Vorsteuer abziehen, sofern die Aufwendungen für steuerbare Leistungen verwendet werden. Art. 29 MWSTG definiert die formellen Voraussetzungen: Der Beleg muss den Namen und die MWST-Nummer des Leistungserbringers, das Datum, die Art der Leistung, das Entgelt und den MWST-Betrag oder den MWST-Satz enthalten.
- MWST-Pflicht des Unternehmens: Nur wer im MWST-Register eingetragen ist, darf Vorsteuer geltend machen. Nicht MWST-pflichtige Unternehmen buchen Spesen immer brutto.
- Geschäftliche Verwendung: Die Spesen müssen einem geschäftlichen Zweck dienen. Bei gemischter Nutzung (z. B. Geschäftsessen mit privatem Anteil) ist nur der geschäftliche Anteil abzugsfähig.
- Formgerechter Beleg: Ohne MWST-konforme Rechnung oder Quittung ist kein Vorsteuerabzug zulässig. Bei Beträgen unter CHF 400 genügt eine vereinfachte Rechnung mit MWST-Satz.
- Keine Vorsteuer auf Pauschalen: Pauschalentschädigungen wie die Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag oder die Kleinspesenpauschale von CHF 20 pro Tag berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug, da kein Beleg mit MWST-Ausweis vorliegt.
02.Vorsteuerabzug auf Spesen buchen: Schritt für Schritt
Die folgenden sieben Schritte decken den gesamten Buchungsprozess ab, von der Belegprüfung bis zur MWST-Abrechnung. Halten Sie Ihren Kontenplan, die aktuellen MWST-Sätze und die Spesenbelege bereit, bevor Sie beginnen.
Schritt 1: Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug prüfen
Bevor Sie einen Spesenbeleg verbuchen, prüfen Sie drei Punkte: Ist Ihr Unternehmen im MWST-Register eingetragen? Dient die Auslage einem geschäftlichen Zweck? Und enthält der Beleg alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben? Fehlt auch nur eine dieser Voraussetzungen, dürfen Sie keine Vorsteuer geltend machen.
- MWST-Nummer prüfen: Kontrollieren Sie, ob die MWST-Nummer des Leistungserbringers auf dem Beleg steht. Sie können die Nummer im MWST-Register der ESTV online verifizieren.
- Belegangaben kontrollieren: Datum, Leistungsbeschreibung, Gesamtbetrag und MWST-Satz oder MWST-Betrag müssen ersichtlich sein. Bei Beträgen ab CHF 400 ist zusätzlich der Name des Empfängers erforderlich.
- Geschäftszweck dokumentieren: Notieren Sie auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung den geschäftlichen Anlass, z. B. Kundenname bei einem Geschäftsessen.
Schritt 2: Relevante Konten im Kontenplan identifizieren
Für die korrekte Verbuchung von Spesen mit Vorsteuer benötigen Sie mindestens drei Kontengruppen: die Aufwandkonten für die verschiedenen Spesenarten, das Vorsteuerkonto und das MWST-Abrechnungskonto. Der Schweizer Kontenrahmen KMU ordnet diese Konten klar zu.
Relevante Konten im Kontenrahmen KMU
Falls Ihr Kontenplan abweicht, stellen Sie sicher, dass für jede Spesenart ein separates Aufwandkonto existiert. Eine zu grobe Kontierung erschwert die spätere Abstimmung und die Zuordnung der korrekten MWST-Sätze.
Schritt 3: MWST-Sätze korrekt zuordnen
In der Schweiz gelten seit dem 1. Januar 2024 drei MWST-Sätze. Die korrekte Zuordnung ist entscheidend, weil ein falsch gebuchter Steuersatz die MWST-Abrechnung verfälscht und bei einer Kontrolle zu Korrekturen führt.
MWST-Sätze ab 2024
Achten Sie bei Hotelrechnungen besonders darauf, dass Übernachtung (3,8 %) und Verpflegung (8,1 %) oft auf derselben Rechnung stehen, aber unterschiedlichen Sätzen unterliegen. Buchen Sie die Positionen getrennt, damit die Vorsteuer korrekt berechnet wird.
Schritt 4: Buchungssätze für Spesen mit Vorsteuer erfassen
Der zentrale Schritt: Jede Spesenzahlung mit MWST-Ausweis wird in einen Nettobetrag (Aufwand) und einen Vorsteuerbetrag aufgeteilt. Der Nettobetrag geht auf das passende Aufwandkonto, die Vorsteuer auf das Konto 1170. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Kreditoren- oder Bankkonto.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht eine Restaurantrechnung über CHF 108.10 ein (CHF 100 netto + CHF 8.10 MWST zu 8,1 %). Die Erstattung erfolgt über die Lohnabrechnung.
Buchungssatz Restaurantrechnung CHF 108.10
Zweites Beispiel: Eine Hotelrechnung über CHF 207.60 mit Übernachtung CHF 150 (3,8 % MWST = CHF 5.70) und Abendessen CHF 50 (8,1 % MWST = CHF 4.05). Gesamtbetrag: CHF 209.75. Die Buchung wird aufgeteilt.
Buchungssatz Hotelrechnung mit zwei MWST-Sätzen
Wird die Spese direkt mit der Firmenkreditkarte bezahlt, ersetzen Sie das Konto 2030 durch das entsprechende Bankkonto (z. B. 1020 Bankkonto). Der Buchungssatz bleibt ansonsten identisch.
Schritt 5: Pauschalen und Spesen ohne Vorsteuerabzug abgrenzen
Nicht jede Spesenposition berechtigt zum Vorsteuerabzug. Pauschalentschädigungen, Auslagen ohne MWST-Ausweis und bestimmte steuerbefreite Leistungen müssen brutto, also ohne Vorsteuertrennung, gebucht werden. Eine saubere Abgrenzung verhindert, dass Sie unberechtigte Vorsteuer geltend machen.
Spesen mit und ohne Vorsteuerabzug
Spesen ohne Vorsteuerabzug buchen Sie direkt brutto auf das Aufwandkonto. Beispiel: Verpflegungspauschale CHF 30 wird vollständig auf Konto 6570 gebucht, ohne Buchung auf Konto 1170.
Schritt 6: Vorsteuer-Konten periodengerecht abstimmen
Vor jeder MWST-Abrechnung, in der Regel quartalsweise, müssen Sie das Vorsteuerkonto 1170 mit dem MWST-Abrechnungskonto 2200 verrechnen. Dabei wird der Saldo des Vorsteuerkontos auf das Abrechnungskonto umgebucht, wo er mit der geschuldeten MWST (Umsatzsteuer) verrechnet wird.
Abstimmungsbuchung Vorsteuer zum Periodenende
Nach dieser Buchung weist das Konto 1170 einen Nullsaldo auf. Das Konto 2200 zeigt den Nettobetrag, den Sie der ESTV schulden (Habensaldo) oder den Sie als Guthaben zurückfordern können (Sollsaldo). Stimmen Sie zusätzlich die Summe aller Vorsteuerbeträge auf Konto 1170 mit den MWST-Beträgen auf den Spesenbelegen ab. Differenzen deuten auf Buchungsfehler hin.
- Quartalsweise Abstimmung: Die meisten KMU rechnen quartalsweise mit der ESTV ab. Stimmen Sie das Vorsteuerkonto spätestens vor Einreichung der MWST-Abrechnung ab.
- Differenzenanalyse: Vergleichen Sie den Saldo auf Konto 1170 mit der Summe der MWST-Beträge aus den Spesenbelegen. Weichen die Beträge ab, prüfen Sie jeden Einzelbeleg.
- Dokumentation aufbewahren: Bewahren Sie die Abstimmungsunterlagen zusammen mit den Spesenbelegen mindestens zehn Jahre auf, wie es Art. 958f OR vorschreibt.
Schritt 7: MWST-Abrechnung erstellen und einreichen
Nach der Abstimmung übertragen Sie die Vorsteuerbeträge in die MWST-Abrechnung. Die ESTV stellt dafür das Online-Portal ESTV SuisseTax zur Verfügung. Die Vorsteuer auf Spesen fliesst in Ziffer 400 (Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand) der MWST-Abrechnung ein.
- Ziffer 400 der MWST-Abrechnung: Tragen Sie hier die gesamte Vorsteuer auf Aufwand ein, einschliesslich der Vorsteuer aus Spesenbelegen. Der Betrag muss mit dem Saldo des Kontos 1170 vor der Umbuchung übereinstimmen.
- Frist beachten: Die MWST-Abrechnung ist 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode einzureichen. Bei quartalsweiser Abrechnung ist die Frist für Q1 beispielsweise der 31. Mai.
- Belege bereithalten: Die ESTV kann jederzeit Belege anfordern. Stellen Sie sicher, dass alle Spesenbelege mit Vorsteuerabzug vollständig und auffindbar archiviert sind.
Buchhaltungssoftware wie Bexio, AbaNinja oder Sage erkennt den MWST-Satz beim Erfassen automatisch und ordnet die Vorsteuer dem Konto 1170 zu. Prüfen Sie dennoch stichprobenweise, ob die automatische Zuordnung korrekt ist, insbesondere bei Belegen mit mehreren MWST-Sätzen oder bei Sonderfällen wie Beherbergungsleistungen.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Gesamtbetrag brutto als Aufwand buchen
Wird eine Restaurantrechnung über CHF 108.10 vollständig auf dem Aufwandkonto 6570 gebucht, fehlt die Vorsteuer von CHF 8.10 auf dem Konto 1170. Der Vorsteuerabzug geht verloren, und das Unternehmen zahlt CHF 8.10 zu viel MWST. Buchen Sie Spesen mit MWST-Ausweis immer netto auf das Aufwandkonto und die Vorsteuer separat.
Fehler 2: Vorsteuer auf Pauschalspesen geltend machen
Verpflegungspauschalen, Kleinspesenpauschalen und Kilometerpauschalen berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug, da kein Beleg mit MWST-Ausweis vorliegt. Wird dennoch Vorsteuer gebucht, führt dies bei einer ESTV-Kontrolle zu Nachforderungen und allenfalls zu Verzugszinsen. Pauschalen sind immer brutto zu verbuchen.
Fehler 3: Falschen MWST-Satz anwenden
Hotelrechnungen enthalten häufig den Beherbergungssatz von 3,8 % und den Normalsatz von 8,1 % auf derselben Rechnung. Wird der gesamte Betrag mit 8,1 % verbucht, stimmt die MWST-Abrechnung nicht. Prüfen Sie bei jeder Rechnung die ausgewiesenen Sätze und buchen Sie die Positionen getrennt.
Fehler 4: Vorsteuerkonto nicht periodengerecht abstimmen
Wird das Konto 1170 nicht vor jeder MWST-Abrechnung auf das Konto 2200 umgebucht, schleppt sich ein wachsender Saldo durch die Buchhaltung. Im Jahresabschluss führt dies zu Differenzen, die aufwendig zu bereinigen sind. Stimmen Sie das Vorsteuerkonto mindestens quartalsweise ab.
Fehler 5: Belege ohne MWST-Nummer akzeptieren
Quittungen ohne MWST-Nummer des Leistungserbringers erfüllen die formellen Anforderungen nach Art. 29 MWSTG nicht. Wird darauf trotzdem Vorsteuer gebucht, wird der Abzug bei einer Revision gestrichen. Weisen Sie Mitarbeitende an, nur Belege mit vollständigen Angaben einzureichen.
04.Häufige Fragen
Kann ich auf der Verpflegungspauschale von CHF 30 Vorsteuer abziehen?
Nein. Die Verpflegungspauschale ist eine pauschale Entschädigung ohne Einzelbeleg. Da kein MWST-Ausweis vorliegt, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Reicht der Mitarbeitende stattdessen eine Restaurantrechnung mit MWST-Ausweis ein, kann die Vorsteuer geltend gemacht werden.
Welches Konto verwende ich für die Vorsteuer auf Spesen?
Im Schweizer Kontenrahmen KMU ist das Konto 1170 (Vorsteuer auf Aufwand) vorgesehen. Die Vorsteuer aus Spesenbelegen wird dort gesammelt und zum Periodenende auf das MWST-Abrechnungskonto 2200 umgebucht.
Wie buche ich eine Hotelrechnung mit Übernachtung und Frühstück?
Übernachtung und Verpflegung unterliegen unterschiedlichen MWST-Sätzen. Die Beherbergung wird mit 3,8 % und die Verpflegung mit 8,1 % verbucht. Buchen Sie beide Positionen separat auf die jeweiligen Aufwandkonten und erfassen Sie die Vorsteuer getrennt auf Konto 1170.
Darf ich ausländische MWST als Vorsteuer in der Schweiz abziehen?
Nein. Ausländische Mehrwertsteuer ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht abzugsfähig. Spesen aus dem Ausland buchen Sie brutto auf dem Aufwandkonto. In einigen Ländern können Sie die ausländische MWST direkt beim jeweiligen Staat zurückfordern.
Was passiert, wenn ich die Vorsteuer auf Spesen vergesse zu buchen?
Wird die Vorsteuer nicht separat erfasst, zahlen Sie den vollen Bruttobetrag als Aufwand und verzichten auf den Steuerabzug. Bei einem Normalsatz von 8,1 % verlieren Sie pro CHF 1000 Spesen rund CHF 75 an Vorsteuer. Sie können die Korrektur innerhalb der Verjährungsfrist von fünf Jahren nachholen.
Erkennt Buchhaltungssoftware die Vorsteuer auf Spesen automatisch?
Die meisten Schweizer Buchhaltungsprogramme wie Bexio, AbaNinja oder Sage erkennen den MWST-Satz beim Erfassen und buchen die Vorsteuer automatisch auf Konto 1170. Bei Belegen mit mehreren MWST-Sätzen oder Sonderfällen sollten Sie die automatische Zuordnung dennoch manuell prüfen.