Vorsteuerabzug auf Bewirtungsspesen: Dokumentation, Abzug und Buchung
Auf betrieblich veranlasste Bewirtungsspesen können 8.1% Vorsteuer abgezogen werden – Geschäftszweck und Teilnehmerliste müssen dokumentiert sein; private Mahlzeiten berechtigen nicht zum Abzug. Diese Seite richtet sich an Buchhalterinnen und Buchhalter in Schweizer KMU und erklärt praxisnah, welche Bewirtungskosten zum Vorsteuerabzug berechtigen, welche Belege nötig sind und wie die korrekte Verbuchung aussieht.
01.Vorsteuerabzug auf Bewirtungsspesen
Wer als mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen Geschäftspartner, Kunden oder Mitarbeitende bewirtet, kann die auf der Restaurantrechnung ausgewiesene Vorsteuer geltend machen. Rechtsgrundlage ist Art. 28 Abs. 1 MWSTG: Abzugsberechtigt ist die Steuer auf Leistungen, die für eine unternehmerische Tätigkeit verwendet werden. Entscheidend ist die betriebliche Veranlassung – nicht die Höhe der Rechnung.
Vorsteuerabzug nach Art der Bewirtung
Bei gemischter Nutzung muss der geschäftliche Anteil sachgerecht geschätzt und dokumentiert werden. Ein Beispiel: Lädt ein Geschäftsführer drei Kunden und seine Partnerin zum Abendessen ein (Rechnung CHF 500.– inkl. MWST), ist der private Anteil auf einen Fünftel zu schätzen. Der Vorsteuerabzug berechnet sich dann auf CHF 400.– (vier Fünftel), was rund CHF 30.– Vorsteuer ergibt.
02.Was dokumentiert werden muss
Die ESTV verlangt bei Bewirtungsspesen eine lückenlose Dokumentation. Fehlt auch nur ein Element, kann der Vorsteuerabzug bei einer Kontrolle vollständig verweigert werden. Die Beweislast liegt beim steuerpflichtigen Unternehmen – nicht bei der Steuerbehörde.
- Geschäftszweck: Kurze Angabe, warum die Bewirtung stattfand, z. B. Projektbesprechung Kunde X, Vertragsverhandlung oder Akquisitionsgespräch. Ein blosser Vermerk wie Geschäftsessen genügt in der Regel nicht.
- Teilnehmerliste: Vollständige Namen und Funktionen aller Teilnehmenden, also z. B. Anna Meier, CFO Firma Y. Bei grösseren Anlässen ab ca. 10 Personen kann eine Gruppenzuordnung (z. B. Team Vertrieb, 8 Personen) ausreichen.
- Datum und Ort: Exaktes Datum der Bewirtung sowie Name und Adresse des Restaurants. Diese Angaben stehen in der Regel bereits auf der Rechnung.
- Originalrechnung mit MWST-Ausweis: Die Rechnung muss den Anforderungen von Art. 26 MWSTG entsprechen: Name und UID-Nummer des Restaurants, Datum, Leistungsbeschreibung, Betrag und separat ausgewiesene MWST. Kreditkartenbelege ohne MWST-Ausweis genügen nicht.
In der Praxis empfiehlt es sich, die Teilnehmerliste und den Geschäftszweck direkt auf der Rückseite des Belegs oder in einem digitalen Spesentool zu vermerken. Je zeitnäher die Dokumentation erfolgt, desto glaubwürdiger ist sie bei einer ESTV-Kontrolle.
Bewirtungsspesen mit Teilnehmerliste digital erfassen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Wenn Kunden und Partner bewirtet werden
Die Bewirtung von Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern gilt grundsätzlich als betrieblich veranlasst und berechtigt zum vollen Vorsteuerabzug. Voraussetzung bleibt, dass ein konkreter geschäftlicher Anlass besteht – etwa eine Vertragsverhandlung, ein Projektmeeting oder ein Akquisitionsgespräch.
Abgrenzung: Betriebliche vs. private Bewirtung
Teamessen und Personalanlässe sind ein häufiger Grenzfall. Solange ein betrieblicher Bezug besteht – etwa ein Teambuilding-Event, ein Projektabschluss oder ein jährliches Weihnachtsessen – ist der Vorsteuerabzug zulässig. Rein gesellige Anlässe ohne erkennbaren Geschäftsbezug werden von der ESTV hingegen als privat eingestuft. Im Zweifelsfall hilft eine kurze schriftliche Begründung des Anlasses.
04.Buchung von Bewirtungsspesen
Die korrekte Verbuchung von Bewirtungsspesen stellt sicher, dass der Vorsteuerabzug bei einer ESTV-Kontrolle standhält. Bewirtungskosten gehören in den Kontenrahmen KMU auf das Konto 6680 (Repräsentation und Bewirtung). Die abzugsfähige Vorsteuer wird auf Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen) erfasst.
Konkretes Buchungsbeispiel: Ein Geschäftsessen mit zwei Kunden kostet CHF 324.30 inkl. 8.1 % MWST. Der Nettobetrag beträgt CHF 300.–, die Vorsteuer CHF 24.30. Die Buchung lautet: Soll 6680 Repräsentation CHF 300.–, Soll 1170 Vorsteuer CHF 24.30, Haben 1020 Bank CHF 324.30.
Buchungssatz Bewirtungsspesen (Beispiel)
Die Teilnehmerliste mit Geschäftszweck ist als Beilage zum Beleg abzulegen – entweder physisch geheftet oder digital verknüpft. Wer ein Spesentool verwendet, kann die Teilnehmerliste direkt beim Erfassen der Ausgabe hinterlegen. So ist die Dokumentation bei einer Revision sofort griffbereit.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenbeleg statt Originalrechnung
Ein Kreditkartenbeleg weist in der Regel keine MWST separat aus und erfüllt damit nicht die Anforderungen von Art. 26 MWSTG. Die ESTV kann den Vorsteuerabzug verweigern. Verlangen Sie immer die detaillierte Restaurantrechnung mit MWST-Ausweis und UID-Nummer.
Fehler 2: Fehlende Teilnehmerliste
Ohne Angabe der bewirteten Personen lässt sich die betriebliche Veranlassung nicht nachweisen. Die ESTV streicht den Vorsteuerabzug in solchen Fällen regelmässig. Notieren Sie Namen und Funktionen aller Teilnehmenden direkt nach dem Essen auf dem Beleg oder im Spesentool.
Fehler 3: Geschäftszweck nur als Geschäftsessen vermerkt
Ein pauschaler Vermerk wie Geschäftsessen oder Kundenpflege genügt der ESTV nicht als Nachweis. Formulieren Sie den Zweck konkret, z. B. Offertbesprechung Projekt Neubau Muster AG. Je präziser die Angabe, desto weniger Rückfragen bei einer Kontrolle.
Fehler 4: Private Anteile nicht ausgeschieden
Wenn an einem Geschäftsessen auch private Gäste teilnehmen, muss der private Anteil herausgerechnet werden. Wird die gesamte Rechnung als betrieblich verbucht, droht bei einer Kontrolle eine Nachbelastung inklusive Verzugszins. Dokumentieren Sie die Aufteilung nachvollziehbar.
Fehler 5: Vorsteuerabzug auf Trinkgeld geltend gemacht
Trinkgeld ist keine steuerbare Leistung und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Wird das Trinkgeld auf der Rechnung separat ausgewiesen, darf nur der Rechnungsbetrag ohne Trinkgeld als Basis für die Vorsteuer dienen.
06.Häufige Fragen
Kann ich Vorsteuer auf den Kaffee im Büro geltend machen?
Ja, Kaffee und andere Getränke für Mitarbeitende im Büro gelten als betrieblicher Aufwand. Der Vorsteuerabzug von 8.1 % ist zulässig, sofern eine ordnungsgemässe Rechnung mit MWST-Ausweis vorliegt. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist.
Gilt der Vorsteuerabzug auch bei Bewirtung im Ausland?
Nein, auf ausländischen Restaurantrechnungen kann keine Schweizer Vorsteuer abgezogen werden. Die ausländische Mehrwertsteuer ist nicht über die Schweizer MWST-Abrechnung rückforderbar. In einigen EU-Ländern besteht jedoch ein separates Erstattungsverfahren für Drittstaatenunternehmen.
Muss die Teilnehmerliste auch bei einem Essen unter Mitarbeitenden erstellt werden?
Ja, auch bei internen Essen ist eine Teilnehmerliste erforderlich. Die ESTV verlangt den Nachweis, dass ein betrieblicher Anlass vorlag. Notieren Sie die Namen der Teilnehmenden und den konkreten Grund, z. B. Quartalsbesprechung Team Finanzen.
Wie hoch ist der Vorsteuerabzug bei einem Geschäftsessen für CHF 200?
Bei einer Rechnung von CHF 200.– inkl. 8.1 % MWST beträgt die Vorsteuer rund CHF 14.99. Der Nettobetrag liegt bei CHF 185.01. Voraussetzung für den Abzug ist eine korrekte Rechnung mit MWST-Ausweis und die Dokumentation des Geschäftszwecks.
Darf ich Bewirtungsspesen pauschal ohne Einzelbelege abrechnen?
Für den Vorsteuerabzug ist zwingend eine Originalrechnung mit MWST-Ausweis erforderlich. Pauschale Spesenvergütungen ohne Einzelbelege berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Die Pauschale kann zwar als Betriebsaufwand verbucht werden, aber die Vorsteuer geht verloren.