Vorsteuerabzug Bewirtungsspesen: Voraussetzungen, Nachweise und Abgrenzung

Das Schweizer MWST-Gesetz (Art. 28 MWSTG) gewährt den Vorsteuerabzug für alle Aufwendungen, die im Rahmen der steuerbaren unternehmerischen Tätigkeit anfallen. Für Bewirtungsspesen bedeutet das: Der volle Abzug steht zu, wenn drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. Fehlt auch nur eine davon, entfällt der Anspruch ganz oder teilweise.

• Geschäftliche Veranlassung: Die Bewirtung muss in direktem Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen. Typische Beispiele sind Kundengespräche, Vertragsverhandlungen, Projektbesprechungen oder Lieferantentreffen. Ein rein privates Essen mit Freunden, auch wenn es im Geschäftslokal stattfindet, begründet keinen Vorsteuerabzug.
• Vollständiger Beleg mit MWST-Ausweis: Der Beleg muss den Namen und die MWST-Nummer des Restaurants oder Caterers, das Datum, die Art der Leistung, den Gesamtbetrag sowie den separat ausgewiesenen MWST-Betrag oder den MWST-Satz enthalten. Ab CHF 400 Rechnungsbetrag ist eine vollständige Rechnung im Sinne von Art. 26 MWSTG erforderlich, die zusätzlich den Leistungsempfänger namentlich nennt.
• Dokumentation der bewirteten Personen: Auf dem Beleg oder in einer Beilage müssen die Namen der bewirteten Personen, deren Firma und der geschäftliche Anlass festgehalten werden. Diese Angabe ist keine blosse Empfehlung, sondern wird bei MWST-Revisionen systematisch geprüft.

Ein konkretes Beispiel: Ein Geschäftsführer lädt zwei Kunden zum Abendessen ein. Die Rechnung beträgt CHF 320 inkl. 8,1 % MWST. Der MWST-Anteil von CHF 23.96 ist vollständig als Vorsteuer abziehbar, sofern auf der Rückseite des Belegs oder in der Spesenabrechnung die Namen der Kunden, deren Unternehmen und der Besprechungszweck vermerkt sind.

Nicht jede Bewirtung wird steuerlich gleich behandelt. Die Einstufung als Betriebsanlass, Repräsentationsanlass oder gemischter Anlass bestimmt, ob und in welchem Umfang der Vorsteuerabzug zulässig ist. Die ESTV prüft dabei den tatsächlichen Charakter des Anlasses, nicht dessen Bezeichnung im internen System.

Bei gemischten Anlässen muss der geschäftliche Anteil sachgerecht geschätzt und dokumentiert werden. Werden beispielsweise 30 Personen bewirtet, davon 20 Geschäftspartner und 10 private Gäste, beträgt der abzugsfähige Anteil zwei Drittel der Vorsteuer. Die Aufteilung muss nachvollziehbar sein und sollte bereits bei der Spesenerfassung festgehalten werden.

Betriebsinterne Teamanlässe sind vorsteuerrechtlich unproblematisch, solange sie als Betriebsanlass und nicht als Repräsentationsanlass eingestuft werden. Ein Weihnachtsessen für die gesamte Belegschaft gilt als Betriebsanlass mit vollem Vorsteuerabzug. Wird dasselbe Essen hingegen primär zur Kundenpflege genutzt und nur nebenbei für Mitarbeitende geöffnet, verschiebt sich die Einstufung.

Die formellen Anforderungen an Belege für Bewirtungsspesen richten sich nach Art. 26 und Art. 29 MWSTG. In der Praxis unterscheidet sich der Detaillierungsgrad je nach Rechnungshöhe. Für Beträge unter CHF 400 genügt eine vereinfachte Rechnung, darüber ist eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben erforderlich.

Zusätzlich zu den gesetzlichen Belegpflichten empfiehlt es sich, auf jedem Bewirtungsbeleg folgende Angaben zu ergänzen: Namen und Unternehmen der bewirteten Personen, Anlass der Bewirtung sowie die Anzahl der Teilnehmenden. Diese Angaben können handschriftlich auf der Rückseite des Belegs oder digital in der Spesenabrechnung erfasst werden. Bei einer MWST-Revision sind sie der zentrale Nachweis für die geschäftliche Veranlassung.

Kreditkartenbelege und Zahlungsbestätigungen ersetzen die Originalrechnung nicht. Sie weisen weder den MWST-Satz noch die MWST-Nummer des Restaurants aus und genügen damit den formellen Anforderungen nicht. Wer nur den Kreditkartenbeleg aufbewahrt, verliert den Vorsteuerabzug vollständig.

In Deutschland dürfen Bewirtungsaufwendungen ertragsteuerlich nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abgezogen werden. Diese Kürzungsregel wird häufig fälschlicherweise auch auf die Schweiz übertragen, insbesondere von Unternehmen mit grenzüberschreitender Tätigkeit oder von Treuhändern, die mit beiden Rechtsordnungen arbeiten.

In der Schweiz gibt es weder eine MWST-rechtliche noch eine ertragsteuerliche Kürzung bei Bewirtungsspesen. Der volle Betrag ist als geschäftsmässig begründeter Aufwand absetzbar, und die gesamte Vorsteuer ist abziehbar. Voraussetzung bleibt einzig die korrekte Dokumentation. Unternehmen, die vorsorglich nur 70 Prozent der Vorsteuer geltend machen, verschenken damit systematisch Geld.