Vorsteuerabzug auf Verpflegungsspesen: Beleg, Pauschale und Buchung
Auf Restaurantbelege können 8.1% Vorsteuer abgezogen werden wenn der Beleg MWST-Angaben enthält – auf Verpflegungspauschalen ohne Beleg (CHF 30/Tag) ist kein Vorsteuerabzug möglich. Die Unterscheidung zwischen Effektivbeleg und Pauschale hat damit nicht nur ertragsteuerliche, sondern auch mehrwertsteuerliche Konsequenzen. Dieser Artikel erläutert die Voraussetzungen gemäss MWSTG, vergleicht beide Abrechnungsarten und zeigt die korrekte Verbuchung.
01.Vorsteuerabzug auf Verpflegungsspesen
Der Vorsteuerabzug auf Verpflegungsspesen richtet sich nach Art. 28 MWSTG. Entscheidend ist, ob ein formgültiger Beleg mit MWST-Ausweis vorliegt und ob die Verpflegung betrieblich veranlasst war. Privatmahlzeiten sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, selbst wenn ein Beleg vorhanden ist.
- Effektiver Restaurantbeleg: Enthält der Beleg die MWST-Nummer des Restaurants, den Steuersatz und den Steuerbetrag, können 8.1 % Vorsteuer abgezogen werden. Voraussetzung ist, dass das abrechnende Unternehmen selbst MWST-pflichtig ist.
- Verpflegungspauschale CHF 30 pro Tag: Die Pauschale wird ohne Beleg ausbezahlt. Da kein MWST-Ausweis vorliegt, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Der gesamte Betrag von CHF 30 wird als Aufwand verbucht.
- Private Verpflegung: Mahlzeiten ohne geschäftlichen Anlass berechtigen weder zum Vorsteuerabzug noch zum Spesenabzug. Werden solche Belege eingereicht, muss die Buchhaltung sie als Privatbezug behandeln.
Der MWST-Normalsatz von 8.1 % gilt für Restaurantleistungen in der Schweiz. Für Take-away-Mahlzeiten gilt der reduzierte Satz von 2.6 %, sofern die Leistung als Lieferung und nicht als Restaurationsleistung qualifiziert wird. Die Abgrenzung ist in der Praxis relevant, da der Vorsteuerabzug nur in der Höhe des tatsächlich ausgewiesenen Steuersatzes erfolgen darf.
02.Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Damit die ESTV den Vorsteuerabzug auf Verpflegungsspesen anerkennt, müssen vier Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein. Fehlt eine davon, wird der Abzug bei einer MWST-Revision nachbelastet – zuzüglich Verzugszins.
- MWST-pflichtiges Unternehmen: Nur Unternehmen, die im MWST-Register eingetragen sind und nach der effektiven Methode oder der Saldosteuersatzmethode abrechnen, dürfen Vorsteuer abziehen (Art. 28 Abs. 1 MWSTG).
- Formgültiger Beleg: Der Beleg muss Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Art der Leistung, Datum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag enthalten. Bei Beträgen unter CHF 400 genügt ein vereinfachter Beleg ohne MWST-Nummer des Empfängers.
- Betriebliche Veranlassung: Die Verpflegung muss im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Tätigkeit stehen – etwa einer Kundenakquise, einem Projektmeeting oder einer Geschäftsreise. Ein Vermerk auf dem Beleg mit Anlass und Teilnehmenden ist empfehlenswert.
- Dokumentation des Geschäftszwecks: Die ESTV verlangt, dass der geschäftliche Anlass nachvollziehbar dokumentiert ist. Notieren Sie auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung den Zweck des Essens und die Namen der Teilnehmenden.
Bei der Saldosteuersatzmethode entfällt der separate Vorsteuerabzug, da die Vorsteuer bereits pauschal im Saldosteuersatz berücksichtigt ist. Unternehmen, die nach dieser Methode abrechnen, verbuchen den Bruttobetrag als Aufwand.
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Mehr erfahren →03.Pauschale vs. Effektivbeleg: Steuerlicher Vergleich
Die Wahl zwischen Verpflegungspauschale und Effektivbeleg hat direkte Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug. Bei höheren Verpflegungskosten ist die Effektivmethode steuerlich vorteilhafter, da zusätzlich zum höheren Aufwandabzug auch die Vorsteuer geltend gemacht werden kann.
Vergleich Pauschale und Effektivbeleg bei einer Geschäftsmahlzeit
Rechenbeispiel: Ein Restaurantbeleg über CHF 45 inkl. MWST enthält bei 8.1 % Vorsteuer einen Steuerbetrag von CHF 3.37 (Berechnung: CHF 45 / 1.081 × 0.081). Dieser Betrag wird als Vorsteuer auf Konto 1170 verbucht. Bei 200 Geschäftsessen pro Jahr ergibt sich ein Vorsteuervorteil von rund CHF 674 gegenüber der Pauschale.
Die Pauschale eignet sich für Unternehmen mit geringem Spesenvolumen und dem Wunsch nach minimalem Verwaltungsaufwand. Sobald die tatsächlichen Verpflegungskosten regelmässig über CHF 30 liegen und die Belege korrekt geführt werden, ist die Effektivmethode finanziell überlegen.
04.Buchung in der Buchhaltung
Die korrekte Verbuchung von Verpflegungsspesen unterscheidet sich je nachdem, ob ein Effektivbeleg oder eine Pauschale vorliegt. Die folgenden Buchungssätze orientieren sich am KMU-Kontenrahmen (Kontenplan Schweiz).
Buchungssätze für Verpflegungsspesen
Bei der Pauschale von CHF 30 wird der gesamte Betrag auf Konto 6650 verbucht. Ein Vorsteuerkonto wird nicht angesprochen. Wird eine Privatmahlzeit irrtümlich als Geschäftsspese verbucht, ist die Korrektur über das Konto 1500 (Privatbezüge) vorzunehmen. Die Vorsteuer muss in diesem Fall ebenfalls korrigiert werden.
Wichtig: Die Belege sind gemäss Art. 70 MWSTG während zehn Jahren aufzubewahren. Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entsprechen und die Integrität der Daten gewährleistet ist.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Vorsteuerabzug auf Pauschale geltend gemacht
Manche Unternehmen ziehen auf der Verpflegungspauschale von CHF 30 fälschlicherweise Vorsteuer ab. Da kein Beleg mit MWST-Ausweis vorliegt, ist dies unzulässig. Bei einer MWST-Revision wird der Abzug nachbelastet, zuzüglich Verzugszins von 4 %.
Fehler 2: Beleg ohne MWST-Nummer oder Steuerbetrag
Ein Restaurantbeleg, der weder die MWST-Nummer des Restaurants noch den Steuerbetrag ausweist, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Verlangen Sie beim Restaurant immer eine vollständige Quittung mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Angaben.
Fehler 3: Fehlender Vermerk zum Geschäftszweck
Ohne Dokumentation des geschäftlichen Anlasses kann die ESTV den Vorsteuerabzug verweigern. Notieren Sie direkt auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung den Anlass und die Teilnehmenden – idealerweise unmittelbar nach dem Essen.
Fehler 4: Vorsteuerabzug bei Saldosteuersatzmethode
Unternehmen, die nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen, dürfen keinen separaten Vorsteuerabzug vornehmen. Die Vorsteuer ist bereits im Saldosteuersatz eingerechnet. Ein zusätzlicher Abzug führt zu einer Doppelberücksichtigung und wird bei der Revision korrigiert.
Fehler 5: Take-away mit Normalsatz 8.1 % verbucht
Take-away-Mahlzeiten unterliegen dem reduzierten MWST-Satz von 2.6 %, nicht dem Normalsatz von 8.1 %. Wird fälschlicherweise 8.1 % Vorsteuer abgezogen, entsteht eine Differenz, die bei der MWST-Abrechnung korrigiert werden muss.
06.Häufige Fragen
Gilt der gleiche Vorsteuerabzug für Verpflegung im Ausland?
Nein. Auf Verpflegungskosten im Ausland kann in der Schweiz keine Vorsteuer abgezogen werden, da die ausländische Mehrwertsteuer nicht unter das MWSTG fällt. In einigen EU-Ländern ist eine Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer über ein Vergütungsverfahren möglich, etwa in Deutschland oder Österreich.
Kann ich auf Kaffee und Getränken im Restaurant Vorsteuer abziehen?
Ja, sofern der Konsum betrieblich veranlasst ist und auf dem Beleg die MWST korrekt ausgewiesen wird. Kaffee und Getränke im Restaurant unterliegen dem Normalsatz von 8.1 %. Alkoholische Getränke sind ebenfalls zum Normalsatz abzugsfähig, sofern der geschäftliche Anlass dokumentiert ist.
Muss der Beleg den Namen des Gastes enthalten?
Bei Beträgen unter CHF 400 ist der Name des Leistungsempfängers auf dem Beleg nicht zwingend erforderlich. Es empfiehlt sich dennoch, den Firmennamen auf der Quittung vermerken zu lassen. Bei Beträgen ab CHF 400 muss der Beleg den Namen und die Adresse des Leistungsempfängers enthalten.
Darf ich auf Lieferservice-Rechnungen (z. B. Uber Eats) Vorsteuer abziehen?
Grundsätzlich ja, sofern der Lieferservice MWST-pflichtig ist und die Rechnung alle erforderlichen Angaben enthält. Lieferungen von Speisen gelten als Lieferung zum reduzierten Satz von 2.6 %. Prüfen Sie den auf der Rechnung ausgewiesenen Steuersatz und ziehen Sie nur den tatsächlich ausgewiesenen Betrag ab.
Wie lange muss ich Restaurantbelege für die MWST aufbewahren?
Gemäss Art. 70 MWSTG beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre ab Ende der Steuerperiode. Digitale Kopien sind zulässig, wenn sie den Anforderungen der GeBüV entsprechen. Der Originalbeleg darf nach der Digitalisierung vernichtet werden, sofern die Integrität gewährleistet ist.