Vorsteuerabzug Verpflegungsspesen: Voraussetzungen, Sätze und Nachweise

Die MWST-Behandlung von Verpflegungsspesen unterscheidet sich grundlegend je nachdem, ob Effektivspesen mit Beleg, Pauschalentschädigungen oder Bewirtungskosten abgerechnet werden. Die folgende Übersicht zeigt die drei häufigsten Szenarien mit dem jeweils anwendbaren MWST-Satz und der Vorsteuerabzugsberechtigung.

Entscheidend ist in allen Fällen, dass die Verpflegung geschäftlich veranlasst ist. Private Mahlzeiten, auch wenn sie während einer Geschäftsreise stattfinden und belegt sind, berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Die geschäftliche Veranlassung ergibt sich bei Mitarbeitenden typischerweise aus der Auswärtstätigkeit gemäss Spesenreglement, bei Bewirtungen aus dem dokumentierten Geschäftszweck.

Damit die ESTV einen Vorsteuerabzug auf Verpflegungsspesen anerkennt, muss der Beleg die formellen Anforderungen gemäss Art. 26 und Art. 28 MWSTG erfüllen. Bei Beträgen bis CHF 400 (inkl. MWST) genügt eine vereinfachte Rechnung, darüber ist eine vollständige Rechnung erforderlich.

• Vereinfachte Rechnung (bis CHF 400): Name und Adresse des leistungserbringenden Unternehmens, Datum, Art und Umfang der Leistung, Gesamtbetrag inkl. MWST sowie der anwendbare Steuersatz. Die meisten Restaurantquittungen erfüllen diese Anforderungen.
• Vollständige Rechnung (ab CHF 400): Zusätzlich zu den Angaben der vereinfachten Rechnung: MWST-Nummer des Leistungserbringers, Name und Adresse des Leistungsempfängers sowie der Steuerbetrag in Schweizer Franken separat ausgewiesen.
• Kreditkartenbelege: Ein Kreditkartenbeleg allein genügt nicht als Vorsteuernachweis, da er weder den MWST-Satz noch den Steuerbetrag ausweist. Zusätzlich ist immer die Originalrechnung des Restaurants oder Anbieters erforderlich.
• Bewirtungsbelege: Bei Geschäftsessen muss auf dem Beleg oder einem Beiblatt der geschäftliche Anlass sowie die Namen der bewirteten Personen vermerkt sein. Ohne diese Angaben kann die ESTV den Vorsteuerabzug bei einer Revision streichen.

Digitalisierte Belege werden von der ESTV anerkannt, sofern die Lesbarkeit und Vollständigkeit gewährleistet sind und das Unternehmen ein revisionssicheres Archivierungssystem einsetzt. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre ab Ende der Steuerperiode.

Viele Schweizer KMU kombinieren Pauschalentschädigungen und Effektivspesen für Verpflegung. Für den Vorsteuerabzug ist die Abgrenzung entscheidend: Nur Effektivspesen mit MWST-konformem Beleg berechtigen zum Abzug. Die Pauschalverpflegung von CHF 30 pro Tag gemäss ESTV-Ansätzen wird ohne Beleg ausbezahlt und enthält rechnerisch keine rückforderbare Vorsteuer.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Ein Aussendienstmitarbeiter isst an 200 Arbeitstagen auswärts. Bei Pauschalverpflegung erhält er 200 mal CHF 30, also CHF 6000 pro Jahr, ohne Vorsteuerabzug. Reicht er stattdessen Restaurantbelege ein und die durchschnittliche Rechnung beträgt CHF 28 inkl. MWST, ergibt sich ein Vorsteuerabzug von rund CHF 420 pro Jahr (CHF 5600 geteilt durch 108.1 mal 8.1). Bei höheren Beträgen oder mehreren Mitarbeitenden summiert sich dieser Betrag erheblich.

Unternehmen, die beide Systeme parallel führen, müssen sicherstellen, dass für dieselbe Mahlzeit nicht gleichzeitig eine Pauschale und ein Effektivbeleg abgerechnet werden. Eine Doppelabrechnung führt bei MWST-Revisionen zu Nachforderungen und allenfalls zu Verzugszinsen.

Neben klassischen Restaurantmahlzeiten treten in der Praxis regelmässig Sonderfälle auf, bei denen der anwendbare MWST-Satz und die Abzugsberechtigung nicht auf den ersten Blick klar sind. Die korrekte Einordnung ist wichtig, weil ein falsch angewandter Steuersatz den Vorsteuerabzug gefährdet.

• Take-away-Verpflegung: Mahlzeiten zum Mitnehmen unterliegen dem reduzierten MWST-Satz von 2.6 Prozent. Der Vorsteuerabzug ist möglich, sofern ein Kassenbeleg mit MWST-Ausweis vorliegt. Viele Take-away-Betriebe drucken den Steuersatz auf dem Bon aus. Fehlt der MWST-Ausweis, entfällt der Abzug.
• Catering und Lieferdienste: Catering-Leistungen, bei denen Speisen geliefert und allenfalls serviert werden, unterliegen dem Normalsatz von 8.1 Prozent. Reine Lebensmittellieferungen ohne Serviceleistung fallen unter den reduzierten Satz von 2.6 Prozent. Die Abgrenzung richtet sich nach dem Umfang der erbrachten Dienstleistung.
• Geschäftsbewirtung im Restaurant: Bewirtungskosten für Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten sind vollständig vorsteuerabzugsberechtigt, sofern der geschäftliche Anlass nachgewiesen ist. Anders als in Deutschland gibt es in der Schweiz keine prozentuale Kürzung des Vorsteuerabzugs bei Bewirtungsspesen. Der volle Abzug zu 8.1 Prozent ist zulässig.
• Mitarbeiteranlässe und Teamessen: Verpflegungskosten bei internen Anlässen wie Teamessen oder Weihnachtsessen gelten als geschäftlich veranlasst und berechtigen zum Vorsteuerabzug. Die Kosten müssen verhältnismässig sein und dürfen nicht den Charakter einer verdeckten Lohnzahlung annehmen.

Bei gemischter Nutzung, etwa wenn ein Geschäftsessen teilweise privaten Charakter hat, ist der Vorsteuerabzug anteilsmässig zu kürzen. In der Praxis empfiehlt es sich, den geschäftlichen Anteil auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung klar zu dokumentieren.