Vorsteuerabzug Hotelkosten: Sätze, Voraussetzungen und Belegpflicht
Wer geschäftlich in einem Schweizer Hotel übernachtet, kann die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend machen. Voraussetzung ist, dass die Rechnung auf den Firmennamen ausgestellt ist, die MWST-Nummer des Hotels enthält und die Leistung einem geschäftlichen Zweck dient. Entscheidend ist zudem, ob Übernachtung und Frühstück getrennt oder als Pauschalpreis ausgewiesen werden, denn es gelten unterschiedliche MWST-Sätze.
Die folgenden Abschnitte erläutern die massgeblichen Steuersätze, die formellen Anforderungen an den Beleg und zeigen anhand eines Praxisbeispiels, wie der Vorsteuerabzug korrekt berechnet wird.
01.MWST-Sätze bei Hotelkosten: Übernachtung vs. Frühstück
Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz unterscheidet bei Hotelleistungen zwischen der reinen Beherbergung und den übrigen Leistungen wie Verpflegung. Für die Beherbergung (Übernachtung) gilt seit dem 1. Januar 2024 der Sondersatz von 3,8 %. Verpflegungsleistungen wie Frühstück, Mittag- oder Abendessen unterliegen dagegen dem Normalsatz von 8,1 %. Diese Unterscheidung wirkt sich direkt auf die Höhe des Vorsteuerabzugs aus.
MWST-Sätze bei Hotelleistungen (Stand 2026)
Ist das Frühstück im Zimmerpreis inbegriffen und wird auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen, behandelt die ESTV den gesamten Betrag als Beherbergungsleistung zum Sondersatz von 3,8 %. Weist das Hotel das Frühstück hingegen als eigene Position aus, fällt auf diesen Anteil der Normalsatz von 8,1 % an. Für das Unternehmen bedeutet ein separat ausgewiesenes Frühstück einen höheren Vorsteuerabzug auf diesen Teilbetrag, da 8,1 % statt 3,8 % geltend gemacht werden können.
02.Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug bei Hotelrechnungen
Der Vorsteuerabzug auf Hotelkosten ist an formelle und materielle Voraussetzungen geknüpft. Fehlt auch nur ein Element, verweigert die ESTV den Abzug. Die Anforderungen ergeben sich aus Art. 28 und Art. 26 MWSTG sowie der MWST-Info 09 der ESTV.
- Rechnung auf Firmennamen: Die Hotelrechnung muss auf den Namen und die Adresse des Unternehmens lauten, nicht auf den Namen der reisenden Person. Lautet die Rechnung auf eine Privatperson, ist kein Vorsteuerabzug möglich.
- MWST-Nummer des Hotels: Die Rechnung muss die MWST-Nummer (UID) des Hotels enthalten. Ohne diese Angabe gilt der Beleg als formell ungenügend.
- Separater Ausweis der MWST: Die Mehrwertsteuer muss auf der Rechnung betragsmässig ausgewiesen sein, idealerweise aufgeschlüsselt nach Steuersatz. Bei Rechnungen unter CHF 400 genügt die Angabe des Steuersatzes in Prozent.
- Geschäftliche Verwendung: Die Übernachtung muss einem geschäftlichen Zweck dienen. Bei gemischter Nutzung (z. B. verlängertes Wochenende nach einer Konferenz) ist nur der geschäftliche Anteil abzugsfähig.
- MWST-Pflicht des eigenen Unternehmens: Nur MWST-pflichtige Unternehmen können Vorsteuer geltend machen. Nicht MWST-pflichtige Firmen oder von der Steuer befreite Leistungserbringer haben keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug.
Besonders wichtig in der Praxis: Buchen Mitarbeitende das Hotel privat über ein Online-Portal und lassen die Rechnung auf ihren eigenen Namen ausstellen, geht der Vorsteuerabzug verloren. Unternehmen sollten deshalb klare Weisungen erlassen, dass Hotelbuchungen immer auf den Firmennamen erfolgen müssen. Viele Hotels stellen auf Anfrage auch nachträglich eine Rechnung auf den Firmennamen aus, sofern dies vor dem Check-out kommuniziert wird.
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Mehr erfahren →03.Praxisbeispiel: Vorsteuerabzug einer Hotelrechnung berechnen
Ein Mitarbeiter übernachtet für eine zweitägige Geschäftsreise in einem Schweizer Hotel. Die Rechnung lautet auf den Firmennamen und weist Übernachtung und Frühstück separat aus. Das folgende Beispiel zeigt, wie der Vorsteuerabzug berechnet wird.
Beispielrechnung Hotel (2 Nächte, inkl. Frühstück)
Das Unternehmen kann in diesem Beispiel CHF 18.49 als Vorsteuer geltend machen: CHF 14.44 auf die Übernachtungen zum Sondersatz und CHF 4.05 auf das Frühstück zum Normalsatz. Wäre das Frühstück im Zimmerpreis enthalten und nicht separat ausgewiesen, würde der gesamte Betrag von CHF 448.49 brutto zum Sondersatz von 3,8 % abgerechnet. Die abzugsfähige Vorsteuer beträge dann CHF 16.43 statt CHF 18.49 — also rund CHF 2 weniger.
Dieser Unterschied mag bei einer einzelnen Rechnung gering erscheinen. Bei Unternehmen mit regelmässiger Reisetätigkeit summiert sich der Effekt jedoch über das Geschäftsjahr. Es lohnt sich deshalb, Hotels um eine separate Ausweisung des Frühstücks zu bitten.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Hotel auf Privatnamen gebucht
Lautet die Hotelrechnung auf den Namen der reisenden Person statt auf das Unternehmen, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Auch eine nachträgliche Spesenabrechnung ändert daran nichts. Mitarbeitende sollten angewiesen werden, bei der Buchung und beim Check-in immer den Firmennamen anzugeben.
Fehler 2: Kreditkartenbeleg statt Originalrechnung
Ein Kreditkartenbeleg oder eine Buchungsbestätigung eines Online-Portals ist keine MWST-konforme Rechnung. Es fehlen in der Regel die MWST-Nummer des Hotels und der separate Steuerausweis. Für den Vorsteuerabzug ist immer die Originalrechnung des Hotels erforderlich.
Fehler 3: MWST-Nummer des Hotels fehlt auf der Rechnung
Manche Hotels, insbesondere kleinere Betriebe, weisen ihre MWST-Nummer nicht auf der Rechnung aus. Ohne diese Angabe ist der Beleg formell ungenügend und die ESTV kann den Vorsteuerabzug verweigern. Bitten Sie das Hotel vor dem Check-out um eine vollständige Rechnung.
Fehler 4: Ausländische Hotelkosten als Vorsteuer geltend gemacht
Auf Hotelrechnungen aus dem Ausland fällt keine Schweizer MWST an. Ein Vorsteuerabzug in der Schweizer MWST-Abrechnung ist daher ausgeschlossen. Für die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer gelten die Verfahren des jeweiligen Landes.
Fehler 5: Gemischte Nutzung nicht aufgeteilt
Wird eine Geschäftsreise um private Ferientage verlängert, darf nur der geschäftliche Anteil der Hotelkosten zum Vorsteuerabzug herangezogen werden. Fehlt eine nachvollziehbare Aufteilung, kann die ESTV den gesamten Abzug streichen. Dokumentieren Sie den geschäftlichen Zweck jeder Übernachtung.
05.Häufige Fragen
Kann ich den Vorsteuerabzug auch bei einer Buchung über Booking.com oder Expedia geltend machen?
Ja, sofern Sie vom Hotel selbst eine MWST-konforme Originalrechnung auf Ihren Firmennamen erhalten. Die Buchungsbestätigung des Portals genügt nicht, da sie in der Regel keine MWST-Nummer des Hotels und keinen separaten Steuerausweis enthält. Fordern Sie beim Check-out immer eine direkte Hotelrechnung an.
Gilt der Vorsteuerabzug auch für Hotelkosten bei Seminaren und Konferenzen?
Ja, sofern die Übernachtung einem geschäftlichen Zweck dient und die Rechnung die formellen Anforderungen erfüllt. Bei Pauschalangeboten, die Seminargebühr und Übernachtung kombinieren, muss die Rechnung die Leistungen und Steuersätze separat ausweisen, damit der Vorsteuerabzug korrekt berechnet werden kann.
Was passiert, wenn das Hotel die Rechnung nachträglich auf den Firmennamen umschreibt?
Eine nachträgliche Umschreibung ist grundsätzlich möglich und wird von der ESTV akzeptiert, sofern die korrigierte Rechnung alle formellen Anforderungen erfüllt. Entscheidend ist, dass die finale Rechnung den Firmennamen, die MWST-Nummer des Hotels und den separaten Steuerausweis enthält. Klären Sie dies möglichst noch während des Aufenthalts.
Muss ich bei Hotelkosten unter CHF 400 auch eine vollständige Rechnung verlangen?
Bei Rechnungen unter CHF 400 gelten vereinfachte Anforderungen: Die Angabe des Steuersatzes in Prozent genügt, ein betragsmässiger MWST-Ausweis ist nicht zwingend. Die Rechnung muss aber weiterhin auf den Firmennamen lauten und die MWST-Nummer des Hotels enthalten.
Ist der Vorsteuerabzug auf Hotelkosten auch bei Einzelunternehmen möglich?
Ja, auch Einzelunternehmen können den Vorsteuerabzug geltend machen, sofern sie MWST-pflichtig sind und die Hotelkosten geschäftlich begründet sind. Die Rechnung muss auf den Firmennamen des Einzelunternehmens lauten, nicht auf den Privatnamen der Inhaberin oder des Inhabers.