Vorsteuerabzug Auslandsspesen: Erstattungswege und Abgrenzung

Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz (Art. 28 MWSTG) erlaubt den Vorsteuerabzug ausschliesslich für die inländische Steuer, die auf Leistungen erhoben wurde, welche ein steuerpflichtiges Unternehmen für seine unternehmerische Tätigkeit bezogen hat. Ausländische Steuern — ob deutsche Umsatzsteuer, französische TVA, italienische IVA oder US Sales Tax — fallen nicht unter diese Regelung. Sie erscheinen in der Schweizer MWST-Abrechnung weder als Vorsteuer noch als abzugsfähiger Posten.

In der Buchhaltung wird die ausländische Steuer als Teil des Aufwands verbucht. Ein Hotelaufenthalt in München mit EUR 119 brutto (inkl. 19 % deutscher USt) wird in der Schweizer Buchhaltung zum Gesamtbetrag als Reiseaufwand erfasst. Die darin enthaltenen EUR 19 deutsche Umsatzsteuer sind kein Schweizer Vorsteuerabzug.

Schweizer Unternehmen, die in EU-Staaten Mehrwertsteuer bezahlt haben, können diese über das Erstattungsverfahren gemäss der 13. EU-Richtlinie (86/560/EWG) zurückfordern. Dieses Verfahren steht Unternehmen offen, die im betreffenden EU-Staat weder ansässig noch MWST-registriert sind. Die Erstattung erfolgt direkt beim Finanzamt des jeweiligen EU-Landes.

• Antragsfrist: Die meisten EU-Staaten verlangen den Antrag bis zum 30. Juni des Folgejahres. Einzelne Länder (z. B. Deutschland) setzen den 30. September als Frist.
• Mindestbetrag: Pro Antrag gilt in der Regel ein Mindestbetrag von EUR 50 (Jahresantrag) bzw. EUR 400 (Quartalsantrag). Die genauen Schwellen variieren je nach Land.
• Erforderliche Unterlagen: Originalrechnungen mit ausgewiesener MWST, Unternehmensbestätigung der ESTV (Formular 1222) sowie ein ausgefülltes Antragsformular des jeweiligen EU-Staates.
• Erstattungsfähige Kategorien: Typischerweise erstattungsfähig sind Hotelübernachtungen, Messekosten, Treibstoff und Reparaturen. Bewirtungskosten und Repräsentationsausgaben sind in vielen EU-Staaten ganz oder teilweise ausgeschlossen.
• Bearbeitungsdauer: Die Bearbeitung dauert je nach Land zwischen 3 und 12 Monaten. Unvollständige Anträge verlängern die Frist erheblich.

Für Drittstaaten ausserhalb der EU (z. B. USA, Grossbritannien, Vereinigte Arabische Emirate) existiert in der Regel kein vergleichbares Erstattungsverfahren. Die dort bezahlte Steuer (z. B. US Sales Tax) verbleibt als definitiver Aufwand im Unternehmen. Grossbritannien hat nach dem Brexit ein eigenes Erstattungsverfahren für Drittstaaten-Unternehmen eingeführt, das jedoch strengere Voraussetzungen stellt als das EU-Verfahren.

Nicht jede Ausgabe im Zusammenhang mit einer Auslandsreise unterliegt ausländischer Steuer. Leistungen, die in der Schweiz eingekauft und mit Schweizer MWST in Rechnung gestellt werden, bleiben als Vorsteuer abziehbar — auch wenn sie einer Auslandsreise dienen. Entscheidend ist der Ort der Leistungserbringung und die Frage, ob eine korrekte Schweizer MWST-Rechnung vorliegt.

• Treibstoff in der Schweiz getankt: Wer vor der Auslandsreise in der Schweiz tankt, erhält eine Rechnung mit Schweizer MWST (8,1 %). Diese Vorsteuer ist abziehbar, auch wenn die Fahrt ins Ausland führt.
• Schweizer Reisebüro oder Flugticket: Flugtickets sind grundsätzlich von der MWST ausgenommen (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 25 MWSTG). Bei Reisebüro-Dienstleistungen mit Schweizer MWST ist der Vorsteuerabzug möglich.
• Schweizer Berater auf Auslandsreise: Begleitet ein Schweizer Dienstleister (z. B. Anwalt, Berater) das Unternehmen auf einer Auslandsreise und stellt eine Rechnung mit Schweizer MWST aus, ist der Vorsteuerabzug zulässig. Voraussetzung: Die Leistung gilt nach MWSTG als im Inland erbracht.
• Mietwagen ab Schweizer Standort: Wird ein Mietwagen bei einem Schweizer Anbieter gemietet und mit Schweizer MWST fakturiert, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten — unabhängig davon, ob das Fahrzeug anschliessend im Ausland genutzt wird.

Ein konkretes Beispiel: Ein Zürcher KMU schickt zwei Mitarbeitende zu einer Messe in Stuttgart. Die Tankfüllung in Winterthur (CHF 95.– inkl. 8,1 % MWST) ist als Vorsteuer abziehbar. Das Stuttgarter Hotel (EUR 178 inkl. 7 % deutscher USt) ist es nicht — hier steht der Weg über das deutsche Erstattungsverfahren offen. Die Standgebühr der Messe (EUR 2 400 inkl. 19 % deutscher USt) ist ebenfalls nur über das Erstattungsverfahren rückforderbar.

Die korrekte Verbuchung von Auslandsspesen erfordert eine saubere Trennung zwischen Schweizer Vorsteuer, erstattungsfähiger EU-Steuer und nicht erstattungsfähiger Drittstaaten-Steuer. Fehler bei dieser Zuordnung führen regelmässig zu Beanstandungen bei MWST-Kontrollen der ESTV.

Bei der Spesenabrechnung empfiehlt es sich, Belege nach Steuerhoheit zu sortieren. Schweizer Belege werden normal mit Vorsteuercode erfasst. Ausländische Belege erhalten einen separaten Steuercode ohne Vorsteuerabzug. Wer das EU-Erstattungsverfahren nutzen will, muss die Originalbelege mit ausgewiesener MWST aufbewahren und fristgerecht einreichen. Pauschalspesen (z. B. Verpflegungspauschale CHF 30.–/Tag oder Kleinspesenpauschale CHF 20.–/Tag) enthalten keine MWST und sind weder in der Schweiz noch im Ausland vorsteuerrelevant.