Vorsteuerabzug auf Auslandsspesen: Grundregel, EU-Erstattung und Belege

Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) erlaubt den Vorsteuerabzug ausschliesslich für die inländische Mehrwertsteuer. Konkret bedeutet das: Nur MWST, die von einem Schweizer Leistungserbringer in Rechnung gestellt und an die ESTV abgeführt wird, darf in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer deklariert werden. Ausländische Mehrwertsteuer – ob deutsche Umsatzsteuer, französische TVA oder italienische IVA – hat in der Schweizer MWST-Deklaration nichts zu suchen.

Ein Beispiel verdeutlicht die Abgrenzung: Ein Zürcher Unternehmen bucht ein Hotel in München für CHF 200 netto zuzüglich 7 % deutsche MWST (EUR 14). Diese EUR 14 dürfen nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer abgezogen werden. Würde dasselbe Unternehmen ein Hotel in Zürich buchen, wäre die Schweizer MWST von 3,8 % vollständig als Vorsteuer abzugsfähig – vorausgesetzt, eine korrekte Rechnung mit MWST-Nummer liegt vor.

Für die Gewinnsteuer gilt eine andere Logik: Da die ausländische MWST nicht als Vorsteuer abgezogen werden kann, stellt sie einen geschäftsmässig begründeten Aufwand dar. Der Bruttobetrag inklusive ausländischer MWST ist daher als Geschäftsaufwand gewinnsteuerlich abzugsfähig.

Obwohl ausländische MWST in der Schweizer Abrechnung nicht abzugsfähig ist, besteht für EU-Länder eine Rückforderungsmöglichkeit. Gestützt auf die EU-Richtlinie 86/560/EWG (sogenannte 13. Richtlinie) können Unternehmen aus Drittstaaten – und damit auch Schweizer Unternehmen – die in einem EU-Mitgliedstaat bezahlte Mehrwertsteuer zurückfordern. Voraussetzung ist, dass der betreffende EU-Staat Schweizer Unternehmen die Erstattung gewährt, was auf die meisten EU-Länder zutrifft.

• Antragsfrist: Der Erstattungsantrag muss bis spätestens 30. September des auf das Erstattungsjahr folgenden Jahres beim zuständigen Finanzamt des jeweiligen EU-Staates eingereicht werden. Für Spesen aus dem Jahr 2025 ist die Frist also der 30. September 2026.
• Mindestbeträge: Die meisten EU-Staaten verlangen einen Mindestbetrag pro Antrag. In Deutschland liegt dieser bei EUR 50 pro Kalenderjahr, in Frankreich bei EUR 50, in Italien bei EUR 50. Bei Quartalsanträgen gelten teilweise höhere Schwellen (z. B. EUR 400 in Deutschland).
• Erstattungsfähige Ausgaben: Typischerweise erstattungsfähig sind Hotelübernachtungen, Messe- und Kongressgebühren, Treibstoff sowie Reparaturkosten. Verpflegung und Bewirtung sind in vielen EU-Staaten ganz oder teilweise von der Erstattung ausgeschlossen.
• Erforderliche Unterlagen: Originalrechnungen mit ausgewiesener MWST, eine Unternehmerbescheinigung der ESTV (Formular 1222) sowie der ausgefüllte Erstattungsantrag des jeweiligen EU-Staates sind einzureichen.

Für Drittstaaten ausserhalb der EU (z. B. USA, UK seit Brexit, Norwegen) existiert kein standardisiertes Erstattungsverfahren. Ob und wie eine Rückforderung möglich ist, hängt vom jeweiligen Staat ab und ist in der Praxis selten wirtschaftlich sinnvoll.

Auch wenn ausländische MWST in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht abzugsfähig ist, müssen Auslandsbelege sorgfältig aufbewahrt werden. Dafür gibt es drei gewichtige Gründe.

• EU-Erstattungsantrag: Für das Erstattungsverfahren sind Originalrechnungen mit korrekt ausgewiesener MWST zwingend. Ohne Belege ist keine Rückforderung möglich.
• Gewinnsteuerlicher Kostennachweis: Auslandsspesen sind als geschäftsmässig begründeter Aufwand gewinnsteuerlich abzugsfähig. Die Steuerbehörde kann den Nachweis jederzeit verlangen.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Gemäss Art. 958f OR gilt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht für alle Geschäftsunterlagen – unabhängig davon, ob der Beleg aus dem In- oder Ausland stammt.

Auslandsbelege sollten idealerweise unmittelbar nach der Reise digitalisiert werden. Thermopapier-Quittungen, wie sie an Tankstellen oder in Hotels üblich sind, verblassen oft innerhalb weniger Monate. Eine digitale Kopie sichert den Nachweis für die gesamte Aufbewahrungsfrist.

Damit die Erstattungsmöglichkeit nicht ungenutzt bleibt, empfiehlt sich eine systematische Erfassung der ausländischen MWST in der Buchhaltung. Wer ausländische MWST-Beträge nicht separat festhält, verliert am Jahresende den Überblick und verpasst die Antragsfrist.

• Separate Erfassung: Ausländische MWST auf einem eigenen Konto oder mit einem separaten Steuerschlüssel buchen. So lässt sich am Jahresende per Kontoauszug ermitteln, wie viel ausländische MWST pro Land angefallen ist.
• Jahresend-Prüfung: Spätestens im ersten Quartal des Folgejahres prüfen, ob die aufgelaufenen Beträge pro EU-Land die Mindestgrenzen für einen Erstattungsantrag erreichen.
• Spezialist beiziehen: Für KMU mit regelmässigen EU-Reisen (ab ca. 10–15 Reisen pro Jahr oder Erstattungsbeträgen über EUR 500) lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem auf MWST-Erstattung spezialisierten Dienstleister. Diese übernehmen den gesamten Antragsprozess gegen eine erfolgsabhängige Gebühr.

Ein Rechenbeispiel: Ein KMU mit vier Mitarbeitenden, die jeweils 8 Mal pro Jahr nach Deutschland reisen und dort durchschnittlich EUR 150 für Hotel und EUR 60 für Treibstoff ausgeben, zahlt jährlich rund EUR 1'200 an deutscher MWST (19 % auf Hotel, 19 % auf Treibstoff). Bei einer Erstattungsquote von 100 % auf Hotelkosten und Treibstoff ergibt das eine Rückerstattung von über EUR 1'000 – ein Betrag, der den Aufwand für den Antrag rechtfertigt.