Vorsteuerabzug Kreditkartenspesen: Belegpflicht, Voraussetzungen und Gebühren
Wer geschäftliche Ausgaben mit der Kreditkarte bezahlt, darf die Vorsteuer nur geltend machen, wenn ein vollständiger Originalbeleg vorliegt. Die Kreditkartenabrechnung selbst erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an einen Vorsteuerbeleg nicht, da sie weder die MWST-Nummer des Leistungserbringers noch den anwendbaren Steuersatz ausweist.
Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob eine private oder eine Firmenkreditkarte verwendet wird. Entscheidend ist stets der Beleg des Lieferanten oder Dienstleisters, nicht das Zahlungsmittel. Daneben stellt sich die Frage, ob auch die Gebühren der Kreditkarte selbst zum Vorsteuerabzug berechtigen.
01.Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug bei Kreditkartenspesen
Der Vorsteuerabzug setzt gemäss Art. 28 MWSTG voraus, dass die steuerpflichtige Person die Leistung für einen geschäftlich begründeten Zweck bezieht und über einen formgültigen Beleg verfügt. Art. 26 MWSTG definiert die Mindestangaben, die eine Rechnung enthalten muss, damit sie als Vorsteuerbeleg anerkannt wird. Die Kreditkartenabrechnung erfüllt diese Anforderungen nicht, weil sie lediglich Datum, Händlername und Betrag aufführt.
- Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers: Der Beleg muss den vollständigen Namen sowie die UID-Nummer (z. B. CHE-123.456.789 MWST) des Lieferanten oder Dienstleisters enthalten.
- Datum und Art der Leistung: Das Leistungsdatum und eine hinreichende Beschreibung der erbrachten Leistung müssen ersichtlich sein.
- Steuersatz und Steuerbetrag: Der anwendbare MWST-Satz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %) und der daraus resultierende Steuerbetrag in CHF müssen separat ausgewiesen sein.
- Name des Leistungsempfängers: Bei Rechnungen ab CHF 400 muss zusätzlich der Name oder die Firma des Empfängers auf dem Beleg stehen.
Bei Kleinbeträgen bis CHF 400 (inkl. MWST) gelten vereinfachte Anforderungen: Der Name des Leistungsempfängers muss nicht zwingend auf dem Beleg erscheinen. Alle übrigen Pflichtangaben bleiben jedoch auch bei Kleinbeträgen erforderlich. Ein Kassenbon mit MWST-Nummer und Steuersatz genügt in diesem Fall als Vorsteuerbeleg.
02.Firmenkreditkarte und Privatkarte: Unterschiede beim Vorsteuerabzug
Ob die Ausgabe mit einer Firmenkreditkarte oder einer privaten Kreditkarte bezahlt wird, hat keinen Einfluss auf die Belegpflicht. In beiden Fällen muss der Originalbeleg des Leistungserbringers vorliegen. Die Firmenkreditkarte vereinfacht lediglich den buchhalterischen Prozess, weil die Ausgaben direkt dem Unternehmen zugeordnet werden und kein separater Spesenantrag für die Rückerstattung nötig ist.
Vergleich Firmenkreditkarte und Privatkarte beim Vorsteuerabzug
Bei der Firmenkreditkarte ist darauf zu achten, dass Mitarbeitende die Originalbelege zeitnah einreichen. Ohne Beleg kann die Buchhaltung die Vorsteuer nicht geltend machen, selbst wenn die Zahlung auf der Kreditkartenabrechnung klar ersichtlich ist. Ein internes Spesenreglement sollte die Abgabefrist für Belege verbindlich regeln.
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Mehr erfahren →03.Vorsteuerabzug auf Kreditkartengebühren
Neben den eigentlichen Spesen stellt sich die Frage, ob auch die Gebühren der Kreditkarte selbst zum Vorsteuerabzug berechtigen. Grundsätzlich ist dies möglich, sofern zwei Bedingungen erfüllt sind: Das Kreditkartenunternehmen muss MWST-pflichtig sein, und die Steuer muss auf der Gebührenrechnung korrekt ausgewiesen werden.
Vorsteuerabzug auf verschiedene Kreditkartengebühren
Viele Schweizer Kreditkartenherausgeber weisen die MWST auf der Jahresabrechnung oder auf separaten Gebührenrechnungen aus. Es lohnt sich, die Abrechnung gezielt darauf zu prüfen. Verzugszinsen und Mahngebühren sind hingegen von der MWST ausgenommen und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Ein konkretes Beispiel: Bei einer Jahresgebühr von CHF 150 und einem MWST-Satz von 8,1 % beträgt die abzugsfähige Vorsteuer CHF 11.27.
04.Archivierung und Abstimmung: Kreditkartenabrechnung mit Belegen zusammenführen
Die ESTV verlangt bei einer Revision, dass jeder Vorsteuerabzug mit einem vollständigen Beleg nachgewiesen werden kann. In der Praxis empfiehlt es sich, die monatliche Kreditkartenabrechnung als Kontrollbeleg zu verwenden und jeden Posten mit dem zugehörigen Originalbeleg zu verknüpfen. So lassen sich Lücken frühzeitig erkennen.
- Monatliche Abstimmung: Gleichen Sie jeden Posten der Kreditkartenabrechnung mit dem Originalbeleg ab. Fehlende Belege sofort beim Mitarbeitenden oder Lieferanten nachfordern.
- Digitale Erfassung: Scannen oder fotografieren Sie Belege unmittelbar nach Erhalt. Thermopapier-Kassenbons verblassen oft innerhalb weniger Monate und sind dann als Vorsteuernachweis wertlos.
- Gemeinsame Ablage: Speichern Sie die Kreditkartenabrechnung und die zugehörigen Originalbelege im selben digitalen Ordner oder verknüpfen Sie sie in der Buchhaltungssoftware.
- Aufbewahrungsfrist: Belege und Abrechnungen müssen gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufbewahrt werden. Dies gilt auch für digitale Kopien.
Wer die Abstimmung erst am Jahresende vornimmt, riskiert, dass Belege fehlen oder unleserlich geworden sind. Eine monatliche Routine reduziert den Aufwand erheblich und stellt sicher, dass bei einer MWST-Kontrolle alle Abzüge lückenlos belegt sind.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenabrechnung als Vorsteuerbeleg verwenden
Die Kreditkartenabrechnung enthält weder die MWST-Nummer des Leistungserbringers noch den Steuersatz und ist deshalb kein gültiger Vorsteuerbeleg. Bei einer MWST-Revision wird der Abzug gestrichen und nachbelastet. Fordern Sie stets den Originalbeleg (Quittung oder Rechnung) beim Lieferanten ein.
Fehler 2: Fehlende Belege bei Firmenkreditkarte nicht nachfordern
Mitarbeitende reichen die Kreditkartenabrechnung ein, legen aber keine Originalbelege bei. Die Buchhaltung verbucht die Vorsteuer trotzdem. Definieren Sie im Spesenreglement eine klare Abgabefrist für Belege und sperren Sie den Vorsteuerabzug, bis der Originalbeleg vorliegt.
Fehler 3: Verzugszinsen und Mahngebühren als vorsteuerabzugsberechtigt behandeln
Verzugszinsen sind gemäss Art. 21 Abs. 2 Ziff. 19 MWSTG von der Steuer ausgenommen. Ein Vorsteuerabzug auf diesen Positionen ist unzulässig und wird bei einer Kontrolle aufgerechnet. Trennen Sie in der Verbuchung konsequent zwischen abzugsfähigen Gebühren und ausgenommenen Finanzierungskosten.
Fehler 4: Kassenbon ohne MWST-Angaben akzeptieren
Manche Kassenbons weisen zwar einen Totalbetrag aus, enthalten aber weder MWST-Nummer noch Steuersatz. Solche Belege berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Bitten Sie den Händler um eine vollständige Quittung oder eine separate Rechnung mit allen Pflichtangaben.
Fehler 5: Verblasste Thermopapier-Belege nicht rechtzeitig digitalisieren
Kassenbons auf Thermopapier werden innerhalb weniger Monate unleserlich. Ohne lesbaren Beleg entfällt der Vorsteuerabzug. Fotografieren oder scannen Sie Thermopapier-Belege sofort nach Erhalt und archivieren Sie die digitale Kopie zusammen mit der Kreditkartenabrechnung.
06.Häufige Fragen
Reicht ein Screenshot der Kreditkartenabrechnung als Vorsteuerbeleg?
Nein. Ein Screenshot der Kreditkartenabrechnung enthält nicht die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben wie MWST-Nummer und Steuersatz des Leistungserbringers. Für den Vorsteuerabzug braucht es immer den Originalbeleg des Lieferanten oder Dienstleisters. Der Screenshot kann allenfalls als ergänzender Zahlungsnachweis dienen.
Kann ich die Vorsteuer auf Kreditkartenspesen im Ausland abziehen?
Ausländische MWST (z. B. deutsche Umsatzsteuer) kann in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Für die Rückerstattung ausländischer MWST gelten separate Verfahren im jeweiligen Land. Schweizer Vorsteuer auf inländischen Kreditkartenspesen bleibt davon unberührt und ist normal abzugsfähig.
Muss der Name meiner Firma auf jedem Kreditkartenbeleg stehen?
Bei Rechnungen bis CHF 400 (inkl. MWST) ist der Name des Leistungsempfängers nicht zwingend erforderlich. Ab CHF 400 muss der Beleg den Namen oder die Firma des Empfängers enthalten, damit der Vorsteuerabzug zulässig ist. Im Zweifelsfall lohnt es sich, den Firmennamen auf der Rechnung ergänzen zu lassen.
Wie verbuche ich Kreditkartengebühren mit Vorsteuer korrekt?
Verbuchen Sie die Jahresgebühr oder Transaktionsgebühren auf einem separaten Aufwandkonto (z. B. Bankspesen) und ziehen Sie die ausgewiesene MWST als Vorsteuer ab. Verzugszinsen und Mahngebühren sind von der MWST ausgenommen und werden ohne Vorsteuer verbucht. Die Gebührenrechnung des Kartenherausgebers dient als Vorsteuerbeleg.
Was passiert, wenn bei einer MWST-Revision Kreditkartenbelege fehlen?
Die ESTV streicht den Vorsteuerabzug für alle Positionen ohne gültigen Beleg. Zusätzlich kann ein Verzugszins auf den nachgeforderten Betrag erhoben werden. Bei systematischen Mängeln droht eine Ermessenseinschätzung, bei der die ESTV die geschuldete Steuer schätzt.