Vorsteuerabzug: Kreditkartenbeleg genügt nicht – Originalbeleg als Pflicht
Die Kreditkartenabrechnung reicht nicht für den MWST-Vorsteuerabzug – dazu braucht es den Originalbeleg des Leistungserbringers mit MWST-Nummer und Steuerbetrag. Dieser Grundsatz wird in der Praxis häufig übersehen, insbesondere bei Geschäftsreisen und Repräsentationsausgaben. Art. 26 MWSTG definiert die formellen Anforderungen an den Vorsteuerabzug klar und lässt keinen Spielraum für Ersatzbelege wie Kreditkartenabrechnungen.
01.Warum der Kreditkartenbeleg nicht für den Vorsteuerabzug genügt
Eine Kreditkartenabrechnung dokumentiert ausschliesslich den Zahlungsfluss zwischen Karteninhaber und Kreditkartenunternehmen. Sie weist den Händlernamen, das Datum und den Totalbetrag aus – mehr nicht. Die für den Vorsteuerabzug zwingend erforderlichen Angaben fehlen: Es gibt keine MWST-Nummer des Leistungserbringers, keinen separat ausgewiesenen Steuerbetrag und keinen Steuersatz.
Art. 26 Abs. 2 MWSTG verlangt, dass die Vorsteuer durch einen Beleg nachgewiesen wird, der die gesetzlichen Mindestangaben enthält. Die Kreditkartenabrechnung erfüllt diese Voraussetzung nicht, weil sie ein Dokument des Zahlungsdienstleisters ist und nicht des Leistungserbringers. Selbst wenn auf der Abrechnung ein Mehrwertsteuerbetrag erscheinen sollte, fehlt der direkte Bezug zur erbrachten Leistung.
Ein konkretes Beispiel verdeutlicht das Problem: Ein Mitarbeitender bezahlt ein Geschäftsessen für CHF 180.– mit der Kreditkarte. Auf der Monatsabrechnung erscheint lediglich «Restaurant Löwen, CHF 180.00». Die Buchhaltung kann daraus weder den MWST-Satz (8,1 %) noch den Steuerbetrag (CHF 13.50) ableiten. Ohne die Originalquittung des Restaurants ist der Vorsteuerabzug von CHF 13.50 verloren.
02.Was der Originalbeleg enthalten muss
Der Originalbeleg – also die Quittung oder Rechnung des Leistungserbringers – muss gemäss Art. 26 Abs. 2 MWSTG und der MWST-Info 09 der ESTV bestimmte Mindestangaben enthalten, damit der Vorsteuerabzug zulässig ist. Bei Beträgen bis CHF 400.– (inkl. MWST) gelten vereinfachte Anforderungen; darüber hinaus ist eine vollständige Rechnung erforderlich.
Pflichtangaben auf dem Originalbeleg für den Vorsteuerabzug
Bei Kleinbeträgen bis CHF 400.– reicht eine vereinfachte Rechnung (sogenannte Kassenquittung), sofern mindestens MWST-Nummer, Steuersatz und Gesamtbetrag ersichtlich sind. Bei Beträgen über CHF 400.– muss zusätzlich der Leistungsempfänger namentlich aufgeführt sein. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, kann die ESTV den Vorsteuerabzug bei einer Revision streichen.
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Mehr erfahren →03.Firmenkreditkarte: gleiche Regeln
Ob die Kreditkarte auf den Mitarbeitenden persönlich oder auf das Unternehmen lautet, ändert an den MWST-Anforderungen nichts. Auch die Monatsabrechnung einer Firmenkreditkarte ist kein tauglicher Beleg für den Vorsteuerabzug. Die ESTV unterscheidet nicht zwischen privater und geschäftlicher Kreditkarte – massgebend ist ausschliesslich, ob ein gültiger Originalbeleg des Leistungserbringers vorliegt.
- Monatsabrechnung: Dient als Zahlungsnachweis und zur Abstimmung mit der Buchhaltung, berechtigt aber nicht zum Vorsteuerabzug.
- Einzelbeleg pro Transaktion: Muss für jede Ausgabe separat aufbewahrt werden und die gesetzlichen Pflichtangaben gemäss Art. 26 MWSTG enthalten.
- Kreditkarten-Transaktionsbeleg (Terminal): Der Beleg des Zahlungsterminals (mit Kartennummer und Autorisierungscode) ist ebenfalls kein Ersatz für den Originalbeleg des Händlers.
In der Praxis bedeutet das: Unternehmen, die Firmenkreditkarten an Mitarbeitende ausgeben, müssen intern klar regeln, dass zu jeder Transaktion der Originalbeleg eingereicht wird. Die Monatsabrechnung allein genügt weder für die MWST-Abrechnung noch für eine revisionssichere Buchführung.
04.Praktische Konsequenz für Kreditkartennutzer
Wer geschäftliche Ausgaben mit der Kreditkarte bezahlt, muss jeden Einzelbeleg systematisch aufbewahren. Die Kreditkartenabrechnung dient ausschliesslich als Zahlungsnachweis – sie belegt, dass eine Zahlung erfolgt ist, sagt aber nichts über die MWST-relevanten Details der Leistung aus. Für die Buchhaltung empfiehlt es sich, die Kreditkartenabrechnung und die zugehörigen Originalbelege gemeinsam abzulegen und einander zuzuordnen.
Kreditkartenabrechnung vs. Originalbeleg im Vergleich
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbelege beträgt zehn Jahre (Art. 958f OR). Das gilt sowohl für die Kreditkartenabrechnung als auch für die Originalbelege. Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entsprechen und die Integrität der Daten gewährleistet ist.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenabrechnung als MWST-Beleg verbucht
Die Buchhaltung verbucht die Kreditkartenabrechnung direkt mit Vorsteuerabzug, ohne die Originalbelege zu prüfen. Bei einer MWST-Revision wird die gesamte Vorsteuer auf diesen Positionen nachbelastet, zuzüglich Verzugszins von 4 % ab Fälligkeit. Lösung: Vorsteuer nur buchen, wenn der Originalbeleg mit MWST-Nummer und Steuerbetrag vorliegt.
Fehler 2: Terminalbeleg mit Originalquittung verwechselt
Der Beleg des Zahlungsterminals (mit Kartennummer und Autorisierungscode) wird fälschlicherweise als Originalbeleg abgelegt. Dieser enthält jedoch keine MWST-Angaben. Mitarbeitende sollten immer die Händlerquittung oder Rechnung verlangen – nicht nur den Terminalbeleg.
Fehler 3: Originalbelege nicht der Kreditkartenabrechnung zugeordnet
Die Einzelbelege werden zwar gesammelt, aber nicht den Positionen auf der Kreditkartenabrechnung zugeordnet. Das erschwert die Abstimmung und führt bei Revisionen zu Rückfragen. Eine laufende Zuordnung – idealerweise beim Einreichen der Spesen – spart erheblichen Aufwand.
Fehler 4: Fehlende MWST-Nummer auf dem Beleg nicht beanstandet
Der Originalbeleg liegt zwar vor, enthält aber keine MWST-Nummer des Leistungserbringers. Ohne diese Angabe ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig. Mitarbeitende sollten bereits beim Erhalt des Belegs prüfen, ob die MWST-Nummer aufgedruckt ist, und andernfalls eine korrekte Rechnung verlangen.
Fehler 5: Belege nach Ablauf der Kreditkartenperiode entsorgt
Originalbelege werden nach Bezahlung der Kreditkartenrechnung weggeworfen, weil sie als erledigt gelten. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt jedoch zehn Jahre (Art. 958f OR). Fehlende Belege können bei einer späteren Revision nicht nachgereicht werden und führen zur Streichung des Vorsteuerabzugs.
06.Häufige Fragen
Was tun, wenn der Händler keinen separaten MWST-Beleg ausstellt (z.B. Online-Shop)?
Bei Online-Käufen stellt der Shop in der Regel eine elektronische Rechnung oder Auftragsbestätigung mit MWST-Angaben aus. Diese ist als Originalbeleg gültig, sofern sie MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag enthält. Prüfen Sie das Kundenkonto des Online-Shops – dort lässt sich die Rechnung meist als PDF herunterladen. Fehlen die MWST-Angaben, fordern Sie beim Händler eine korrekte Rechnung an.
Kann ich den Vorsteuerabzug nachträglich geltend machen, wenn ich den Originalbeleg erst später finde?
Ja, der Vorsteuerabzug kann in der MWST-Abrechnung der Periode geltend gemacht werden, in der der Beleg vorliegt. Eine Korrektur ist innerhalb der Verjährungsfrist von fünf Jahren möglich. Die Vorsteuer wird in der laufenden Abrechnungsperiode nachgetragen, nicht rückwirkend in der ursprünglichen Periode.
Genügt ein Foto des Originalbelegs für den Vorsteuerabzug?
Ein digitales Foto oder ein Scan des Originalbelegs ist zulässig, sofern die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) eingehalten werden. Die Lesbarkeit aller Pflichtangaben muss gewährleistet sein. Nach der ordnungsgemässen Digitalisierung darf der Papierbeleg vernichtet werden.
Gilt die Regel auch für Debitkarten und Prepaid-Karten?
Ja, die Regel gilt für alle Zahlungsmittel gleichermassen. Ob Kreditkarte, Debitkarte, Prepaid-Karte oder Twint – der Zahlungsnachweis des Zahlungsdienstleisters ersetzt nie den Originalbeleg des Leistungserbringers. Entscheidend ist immer der Beleg mit den MWST-Angaben.
Wie gehe ich mit ausländischen Kreditkartenbelegen um?
Bei Ausgaben im Ausland fällt keine Schweizer MWST an, weshalb kein inländischer Vorsteuerabzug möglich ist. Die ausländische Mehrwertsteuer kann je nach Land über ein Rückerstattungsverfahren zurückgefordert werden. Für Details zu diesem Verfahren gelten die Regelungen des jeweiligen Landes.