Vorsteuer auf Spesen im Jahresabschluss: Abstimmung, Deklaration und Konto 1170
Beim Jahresabschluss müssen alle Vorsteuern auf Spesen vollständig deklariert und mit Konto 1170 abgestimmt sein – spät eingereichte Spesen können im Folgejahr geltend gemacht werden. Fehler bei der Vorsteuerabstimmung führen zu Differenzen in der MWST-Abrechnung und können bei einer ESTV-Kontrolle Nachforderungen oder Verzugszinsen auslösen. Dieser Leitfaden richtet sich an Buchhalterinnen und Buchhalter, die den Jahresabschluss vorbereiten und sicherstellen wollen, dass sämtliche Vorsteuern auf Geschäftsspesen korrekt deklariert und abgestimmt sind.
01.Vorsteuer auf Spesen beim Jahresabschluss
Sämtliche Vorsteuern eines Geschäftsjahres müssen in den vier Quartalsabrechnungen gegenüber der ESTV vollständig deklariert sein. Die Vorsteuer auf Spesen wird in der Buchhaltung auf Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen) erfasst. Massgebend ist, dass die Summe aller auf Konto 1170 verbuchten Spesenvorsteuern mit der Summe der in den Quartalsabrechnungen deklarierten Vorsteuerbeträge übereinstimmt.
Gemäss Art. 28 MWSTG hat nur Anspruch auf Vorsteuerabzug, wer die Aufwendungen im Rahmen der steuerbaren unternehmerischen Tätigkeit tätigt. Spesen, die teilweise privaten Charakter haben oder nicht geschäftlich begründet sind, berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Bei gemischter Verwendung ist eine verhältnismässige Kürzung gemäss Art. 30 MWSTG vorzunehmen.
Abstimmungsschema Konto 1170 per Jahresende
02.Spät eingereichte Spesen
In der Praxis reichen Mitarbeitende Spesen aus dem vierten Quartal häufig erst im Januar des Folgejahres ein. Diese Belege können nicht mehr in der MWST-Abrechnung des abgelaufenen Geschäftsjahres berücksichtigt werden, wenn die Q4-Abrechnung bereits eingereicht wurde. Gemäss Art. 42 Abs. 1 MWSTG kann die Vorsteuer jedoch innerhalb von fünf Jahren nach Ablauf der Steuerperiode nachträglich geltend gemacht werden.
- Verbuchung im Folgejahr: Die Vorsteuer wird in der Quartalsabrechnung des Folgejahres deklariert, in der die Spesen verbucht werden. Die Zuordnung zum Aufwandkonto erfolgt periodengerecht im alten Jahr, die Vorsteuer im neuen.
- Rückstellung bilden: Für bekannte, aber noch nicht eingereichte Spesen per 31.12. empfiehlt sich eine Rückstellung auf dem Aufwandkonto. Die Vorsteuer wird erst bei Eingang des Belegs verbucht und deklariert.
- Fünfjahresfrist beachten: Die Frist von fünf Jahren gemäss Art. 42 Abs. 1 MWSTG beginnt am Ende der Steuerperiode, in der die Leistung bezogen wurde. Nach Ablauf dieser Frist ist kein Vorsteuerabzug mehr möglich.
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Mehr erfahren →03.Abstimmung Konto 1170 im Jahresabschluss
Konto 1170 soll am Jahresende einen Saldo von null aufweisen, sofern alle vier Quartalsabrechnungen eingereicht und verbucht wurden. Ein verbleibender Saldo deutet auf Differenzen hin, die vor dem Abschluss geklärt werden müssen. Die häufigste Ursache sind nicht verbuchte Spesenbelege oder Differenzen zwischen der Buchhaltung und den eingereichten MWST-Abrechnungen.
- Differenz zugunsten des Unternehmens: Es wurde mehr Vorsteuer verbucht als deklariert. Ursache ist häufig ein Beleg, der in der Buchhaltung erfasst, aber in der Quartalsabrechnung vergessen wurde. Lösung: Nachdeklaration in der nächsten Abrechnung.
- Differenz zulasten des Unternehmens: Es wurde weniger Vorsteuer verbucht als deklariert. Dies kann auf eine Doppeldeklaration oder einen Buchungsfehler hindeuten. Lösung: Korrektur in der nächsten MWST-Abrechnung oder Berichtigungsabrechnung.
- Nicht verbuchte Spesenbelege: Belege liegen physisch vor, wurden aber weder verbucht noch deklariert. Diese müssen nachgebucht und in der nächsten Quartalsabrechnung berücksichtigt werden.
04.Was der Revisor prüft
Bei der eingeschränkten Revision gemäss Art. 729a OR und bei der ordentlichen Revision prüft die Revisionsstelle die Vorsteuer auf Spesen als Teil der MWST-Abstimmung. Der Fokus liegt auf der Vollständigkeit, der Plausibilität und der Belegexistenz.
- Vollständigkeit der Deklaration: Der Revisor gleicht die deklarierte Vorsteuer mit dem Saldo auf Konto 1170 ab und prüft, ob alle Quartale vollständig erfasst sind.
- Plausible Abzugsbasis: Die Höhe der geltend gemachten Vorsteuer muss im Verhältnis zum Spesenaufwand plausibel sein. Ungewöhnlich hohe Vorsteuerquoten werden hinterfragt.
- Belegvorhandensein: Für jeden Vorsteuerabzug muss ein formgültiger Beleg gemäss Art. 26 MWSTG vorliegen. Stichproben sind üblich, insbesondere bei grösseren Einzelbeträgen.
- Periodenabgrenzung: Der Revisor prüft, ob die Vorsteuer dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet ist und ob Rückstellungen für spät eingereichte Spesen korrekt gebildet wurden.
05.Vorsteuer auf Spesen im Jahresabschluss abstimmen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung beschreibt den vollständigen Prozess, um die Vorsteuer auf Spesen im Rahmen des Jahresabschlusses korrekt abzustimmen und zu deklarieren. Die Schritte gelten für Unternehmen, die quartalsweise mit der ESTV abrechnen.
Schritt 1: Spesenbelege des Geschäftsjahres vollständig erfassen
Vor der Abstimmung müssen sämtliche Spesenbelege des Geschäftsjahres in der Buchhaltung erfasst sein. Fordern Sie alle Mitarbeitenden auf, ausstehende Spesenabrechnungen bis zu einem definierten Stichtag einzureichen. Belege, die nach diesem Stichtag eingehen, werden im Folgejahr verbucht.
- Setzen Sie einen internen Stichtag für die letzte Speseneinreichung, z. B. 10. Januar des Folgejahres.
- Prüfen Sie, ob alle Belege die Anforderungen gemäss Art. 26 MWSTG erfüllen (Name, MWST-Nummer, Betrag, MWST-Satz).
- Erfassen Sie Belege mit und ohne Vorsteueranspruch getrennt, um die spätere Abstimmung zu erleichtern.
Schritt 2: Vorsteuer pro Quartal mit MWST-Abrechnung abgleichen
Erstellen Sie eine Übersicht der verbuchten Vorsteuer auf Spesen pro Quartal und vergleichen Sie diese mit den bei der ESTV eingereichten Quartalsabrechnungen. Jede Quartalsabrechnung muss die im jeweiligen Zeitraum verbuchte Vorsteuer vollständig enthalten.
Abstimmung Vorsteuer auf Spesen pro Quartal (Beispiel)
Im Beispiel wurde in Q3 ein Spesenbeleg über CHF 55.00 Vorsteuer verbucht, aber nicht in der Quartalsabrechnung deklariert. Diese Differenz muss in der nächsten Abrechnung nachdeklariert werden.
Schritt 3: Konto 1170 auf Saldo null abstimmen
Nach Einreichung aller vier Quartalsabrechnungen muss Konto 1170 einen Saldo von null aufweisen. Ist dies nicht der Fall, liegt eine Differenz zwischen verbuchter und deklarierter Vorsteuer vor. Drucken Sie den Kontoauszug von Konto 1170 per 31.12. aus und prüfen Sie jeden offenen Posten.
Ein Soll-Saldo auf Konto 1170 bedeutet, dass mehr Vorsteuer verbucht als deklariert wurde. Ein Haben-Saldo deutet auf eine Überdeklaration hin. Beide Fälle erfordern eine Korrektur, bevor der Jahresabschluss finalisiert wird.
Schritt 4: Spät eingereichte Spesen als Rückstellung verbuchen
Für Spesen, die dem abgelaufenen Geschäftsjahr zuzuordnen sind, aber erst im Folgejahr eingereicht werden, ist eine Rückstellung zu bilden. Der Aufwand wird periodengerecht im alten Jahr erfasst, die Vorsteuer jedoch erst im Folgejahr deklariert, wenn der Beleg vorliegt. Die Rückstellung erfolgt brutto, also inklusive MWST.
- Buchung im alten Jahr: Aufwandkonto (z. B. 6500 Reisespesen) an Konto 2300 (Passive Rechnungsabgrenzung) zum Bruttobetrag.
- Buchung im neuen Jahr: Auflösung der Rückstellung und Verbuchung des effektiven Belegs mit Vorsteuer auf Konto 1170. Deklaration in der nächsten Quartalsabrechnung.
Schritt 5: Differenzen klären und dokumentieren
Jede Differenz zwischen Konto 1170 und den MWST-Abrechnungen muss vor dem Abschluss geklärt und schriftlich dokumentiert werden. Erstellen Sie eine Differenzenliste mit Beleg-Nummer, Betrag, Ursache und getroffener Massnahme. Diese Dokumentation dient als Nachweis gegenüber der Revisionsstelle und der ESTV.
Vorlage Differenzenliste
Schritt 6: Revisionsunterlagen zusammenstellen und bereitstellen
Stellen Sie alle Unterlagen zusammen, die der Revisor für die Prüfung der Vorsteuer auf Spesen benötigt. Dazu gehören der Kontoauszug von Konto 1170, die vier Quartalsabrechnungen, die Differenzenliste und eine Stichprobe der zugrunde liegenden Spesenbelege. Gemäss Art. 958f OR sind Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren.
- Kontoauszug 1170: Vollständiger Auszug per 31.12. mit allen Buchungen des Geschäftsjahres.
- MWST-Abrechnungen Q1–Q4: Kopien der bei der ESTV eingereichten Abrechnungen mit Eingangsbestätigung.
- Differenzenliste: Dokumentation aller Abweichungen mit Ursache und Massnahme.
- Spesenbelege: Originale oder digitale Kopien, geordnet nach Beleg-Nummer, für Stichproben zugänglich.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Konto 1170 wird nicht auf null abgestimmt
Ein verbleibender Saldo auf Konto 1170 per Jahresende deutet auf nicht deklarierte oder doppelt verbuchte Vorsteuer hin. Der Revisor wird diese Differenz beanstanden. Prüfen Sie jeden offenen Posten und korrigieren Sie die Abweichung vor dem Abschluss.
Fehler 2: Vorsteuer auf Belegen ohne MWST-Nummer abgezogen
Belege ohne gültige MWST-Nummer des Leistungserbringers berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug gemäss Art. 28 MWSTG. Wird die Vorsteuer trotzdem geltend gemacht, droht bei einer ESTV-Kontrolle eine Nachforderung mit Verzugszins. Prüfen Sie jeden Beleg auf die formellen Anforderungen nach Art. 26 MWSTG.
Fehler 3: Rückstellung für spät eingereichte Spesen fehlt
Werden bekannte, aber noch nicht eingereichte Spesen per 31.12. nicht abgegrenzt, ist der Aufwand im alten Jahr unvollständig. Dies verstösst gegen den Grundsatz der periodengerechten Abgrenzung gemäss Art. 958b OR. Bilden Sie eine Rückstellung zum geschätzten Bruttobetrag.
Fehler 4: Vorsteuer auf Pauschalen geltend gemacht
Pauschale Spesenentschädigungen wie die Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug, da kein Beleg mit ausgewiesener MWST vorliegt. Nur effektive Auslagen mit formgültigem Beleg sind vorsteuerabzugsberechtigt.
Fehler 5: Fünfjahresfrist für Nachdeklaration verpasst
Vergessene Vorsteuer kann gemäss Art. 42 Abs. 1 MWSTG innerhalb von fünf Jahren nachdeklariert werden. Nach Ablauf dieser Frist ist der Anspruch verwirkt. Führen Sie eine jährliche Kontrolle durch, um vergessene Abzüge rechtzeitig zu identifizieren.
07.Häufige Fragen
Kann ich vergessene Vorsteuer auf Spesen des Vorjahres nachträglich geltend machen?
Ja, gemäss Art. 42 Abs. 1 MWSTG kann vergessene Vorsteuer innerhalb von fünf Jahren nach Ablauf der Steuerperiode nachdeklariert werden. Die Nachdeklaration erfolgt in der nächsten regulären Quartalsabrechnung. Ein formgültiger Beleg muss vorhanden sein.
Muss Konto 1170 am Jahresende zwingend auf null stehen?
Ja, sofern alle vier Quartalsabrechnungen eingereicht und korrekt verbucht wurden. Ein verbleibender Saldo zeigt eine Differenz zwischen verbuchter und deklarierter Vorsteuer an. Diese Differenz muss vor dem Abschluss geklärt werden.
Wie verbuche ich Spesen, die erst im Januar des Folgejahres eingereicht werden?
Der Aufwand wird periodengerecht im alten Jahr als Rückstellung verbucht (Aufwandkonto an passive Rechnungsabgrenzung, brutto). Die Vorsteuer wird erst im Folgejahr deklariert, wenn der Beleg vorliegt und in der Buchhaltung erfasst wird.
Darf ich Vorsteuer auf der Kilometerpauschale von CHF 0.75 abziehen?
Nein, auf Kilometerpauschalen ist kein Vorsteuerabzug möglich, da keine MWST-pflichtige Leistung mit Beleg vorliegt. Vorsteuerabzugsberechtigt sind nur effektive Auslagen wie Tankquittungen oder Reparaturrechnungen mit ausgewiesener MWST.
Was passiert, wenn die ESTV bei einer Kontrolle fehlende Belege für Vorsteuerabzüge feststellt?
Die ESTV streicht den Vorsteuerabzug für Belege, die nicht vorgelegt werden können, und fordert den Betrag zuzüglich Verzugszins zurück. Gemäss Art. 26 MWSTG muss für jeden Vorsteuerabzug ein formgültiger Beleg vorhanden sein. Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der GeBüV entsprechen.