Belege in der Jackentasche, eine Excel-Liste pro Monat und eine Buchhaltung, die jeden Betrag von Hand abtippt: So läuft die Spesenabrechnung in vielen Schweizer KMU noch heute. Das kostet Zeit, führt zu Fehlern und macht niemandem Freude. Eine digitale Spesenabrechnung in der Cloud ersetzt diesen Ablauf durch wenige Klicks auf dem Smartphone und eine zentrale Übersicht für die Buchhaltung. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie das funktioniert, was rechtlich gilt und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

1. Was ist eine digitale Spesenabrechnung?

Bei einer digitalen Spesenabrechnung werden Belege nicht mehr gesammelt und in eine Tabelle übertragen, sondern direkt beim Entstehen erfasst: Mitarbeitende fotografieren den Beleg mit dem Smartphone, die Software liest die wichtigsten Angaben aus, und die Spese landet in einem zentralen System. Dort wird sie geprüft, freigegeben und an die Buchhaltung übergeben.

«In der Cloud» bedeutet, dass die Daten nicht auf einem einzelnen Computer liegen, sondern sicher in einem Rechenzentrum. Mitarbeitende, Vorgesetzte und Buchhaltung greifen von überall darauf zu – per App oder im Browser. Eine Installation auf firmeneigenen Servern ist nicht nötig.

2. So funktioniert die Spesenabrechnung in der Cloud

Am Beispiel der Spesen App sieht der Ablauf so aus:

1. Beleg fotografieren: Die Mitarbeiterin fotografiert die Quittung direkt nach dem Geschäftsessen mit dem Smartphone.
2. Automatisch auslesen: Die künstliche Intelligenz erkennt Händler, Betrag, Mehrwertsteuer und Kategorie. Die Mitarbeiterin prüft die Angaben kurz und reicht die Spese ein.
3. Fahrten erfassen: Geschäftsfahrten mit dem Privatauto werden ebenfalls in der App erfasst, die Kilometerentschädigung wird automatisch berechnet.
4. Prüfen und freigeben: Die verantwortliche Person sieht alle eingereichten Spesen im Web-Portal, prüft sie und gibt sie mit einem Klick frei.
5. An die Buchhaltung übergeben: Freigegebene Spesen werden exportiert oder – mit der direkten bexio-Anbindung – ohne Umweg in die Buchhaltung übernommen.

Für die Mitarbeitenden sind das drei Klicks pro Beleg. Für die Buchhaltung entfällt das Abtippen komplett.

3. Die Vorteile für KMU

Weniger Zeitaufwand

Belege sammeln, sortieren, in Excel eintragen, kontrollieren und übertragen: Jeder dieser Schritte fällt weg oder wird stark verkürzt. Gerade in kleinen Teams, in denen die Geschäftsleitung die Buchhaltung oft selbst macht, ist das spürbar.

Weniger Fehler

Wenn Beträge automatisch ausgelesen statt abgetippt werden, verschwinden Zahlendreher und vergessene Belege. Die Mehrwertsteuer wird sauber ausgewiesen, was beim Vorsteuerabzug hilft.

Mehr Übersicht und Kontrolle

Alle Spesen liegen an einem Ort, nachvollziehbar und durchsuchbar. Wer wann was eingereicht und freigegeben hat, ist jederzeit ersichtlich – auch bei einer Revision.

Schnellere Rückerstattung

Mitarbeitende müssen nicht bis Monatsende warten, bis ihre Auslagen verarbeitet sind. Das erhöht die Akzeptanz – und die Zufriedenheit im Team.

4. Ist eine digitale Spesenabrechnung in der Schweiz erlaubt?

Ja. Nach Art. 958f OR müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt werden. Belege dürfen dabei elektronisch aufbewahrt werden, sofern sie jederzeit lesbar gemacht werden können.

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) regelt, wie das geschehen muss. Vereinfacht gesagt müssen digitale Belege:

• unverändert bleiben (Integrität),
• nachvollziehbar abgelegt und auffindbar sein,
• vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt sein,
• während der ganzen Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.

5. Checkliste: Darauf sollten Sie bei der Auswahl achten

• Hosting in der Schweiz: Wo liegen die Daten? Für viele Unternehmen ist ein Schweizer Rechenzentrum ein Muss.
• Schweizer Spesenregeln: Kennt die Lösung Schweizer Kilometersätze, die Mehrwertsteuer und typische Spesenkategorien?
• Anbindung an die Buchhaltung: Gibt es eine direkte Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware oder zumindest einen sauberen Export?
• App für iPhone und Android: Belege müssen dort erfasst werden können, wo sie entstehen – unterwegs.
• Einfache Einführung: Ist die Lösung so einfach, dass Mitarbeitende sie ohne Schulung nutzen?
• Transparente Preise: Klare Kosten pro Benutzer, ohne Einrichtungsgebühr und mit der Möglichkeit, vorher zu testen.

6. Was kostet eine digitale Spesenabrechnung?

Cloud-Lösungen werden meist pro Benutzer und Monat abgerechnet. Bei der Spesen Cloud sieht das so aus:

Beide Varianten lassen sich 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.

Ein Rechenbeispiel

Ein KMU mit 10 Mitarbeitenden, die regelmässig Spesen haben, zahlt für die Spesen Cloud CHF 80 pro Monat. Nehmen wir an, jede Person braucht heute rund 30 Minuten pro Monat für Belege und Excel-Liste, und die Buchhaltung nochmals 10 Minuten pro Abrechnung für Kontrolle und Übertrag. Das sind zusammen fast sieben Stunden pro Monat. Wird davon auch nur ein Teil eingespart, ist die Lösung schnell bezahlt.

7. Der Umstieg in drei Schritten

1. Firma registrieren: Konto in der Spesen Cloud anlegen, Firmenangaben und Spesenkategorien einrichten.
2. Mitarbeitende einladen: Per E-Mail einladen, die Mitarbeitenden laden die App auf ihr Smartphone.
3. Loslegen: Ab sofort werden Belege direkt fotografiert, geprüft und freigegeben – die Excel-Liste hat ausgedient.

Wenn Sie lieber zuerst sehen möchten, wie das bei Ihnen aussehen würde, zeigen wir Ihnen die Lösung gerne in einer kurzen Demo.