Auslagenersatz im Lohnausweis: Ziffer 13, Abgrenzung und Steuerfolgen
Echter Auslagenersatz gehört in Ziffer 13 des Lohnausweises – wird er als Lohn deklariert, ist er AHV- und steuerpflichtig. Die Abgrenzung zwischen Auslagenersatz und Lohn ist in der Praxis eine der häufigsten Fehlerquellen beim Erstellen des Lohnausweises. Entscheidend ist, ob die Zahlung eine tatsächliche berufliche Auslage des Arbeitnehmers ersetzt (Art. 327a OR) oder ob sie wirtschaftlich als Lohnbestandteil zu qualifizieren ist (Art. 322 OR).
01.Was ist Auslagenersatz?
Auslagenersatz ist die Erstattung von Kosten, die einem Arbeitnehmer bei der Ausführung seiner beruflichen Tätigkeit tatsächlich entstanden sind. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen. Dieser echte Auslagenersatz ist kein Entgelt für geleistete Arbeit, sondern eine Kostenrückerstattung – er unterliegt weder der AHV-Beitragspflicht noch der Einkommenssteuer.
Abgrenzung: Auslagenersatz vs. Lohn
Ein typisches Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug zu einem Kundenbesuch und reicht die Kilometerabrechnung ein. Die Erstattung von CHF 0.75 pro Kilometer (ESTV-Ansatz ab 2026) ist echter Auslagenersatz. Erhält derselbe Mitarbeiter hingegen monatlich CHF 500 als pauschale Zulage ohne beruflichen Bezug, handelt es sich um Lohn.
02.Wann Auslagenersatz als Lohn gilt
Nicht jede Zahlung, die ein Arbeitgeber als Spesen oder Auslagenersatz bezeichnet, wird von der Steuerverwaltung auch als solche anerkannt. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis definiert klare Kriterien, wann eine Zahlung als Lohn zu qualifizieren ist – unabhängig von der Bezeichnung auf der Lohnabrechnung.
- Pauschale ohne genehmigtes Reglement: Zahlt der Arbeitgeber eine Spesenpauschale, ohne dass ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt, gilt die gesamte Pauschale als Lohn. Sie muss in Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert werden.
- Überschreitung der ESTV-Ansätze: Übersteigt die Vergütung die von der ESTV anerkannten Ansätze (z. B. mehr als CHF 0.75/km für Privatfahrzeuge oder mehr als CHF 30.– Verpflegungspauschale pro Tag), ist der übersteigende Betrag als Lohn zu deklarieren.
- Kein beruflicher Zusammenhang: Zahlungen, die keinen nachweisbaren Bezug zur beruflichen Tätigkeit haben, sind kein Auslagenersatz. Beispiel: Ein monatlicher Zuschlag von CHF 200 für allgemeine Lebenshaltungskosten ist Lohn, auch wenn er als Spesen bezeichnet wird.
- Fehlende Belege bei Einzelvergütung: Werden Auslagen einzeln (nicht pauschal) vergütet, muss der Arbeitnehmer Belege vorlegen. Fehlen die Belege, kann die Steuerverwaltung die Zahlung als Lohn umqualifizieren.
Die Umqualifizierung hat weitreichende Folgen: Der Betrag wird AHV-beitragspflichtig, und der Arbeitnehmer muss ihn als Einkommen versteuern. Bei einer Revision durch die AHV-Ausgleichskasse oder die Steuerverwaltung können Nachforderungen für mehrere Jahre entstehen – inklusive Verzugszinsen.
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Mehr erfahren →03.Korrekter Ausweis im Lohnausweis
Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis (gültig ab 1.1.2026) unterscheidet drei Konstellationen für den Ausweis von Auslagenersatz. Die korrekte Zuordnung hängt davon ab, ob Belege vorliegen und ob ein genehmigtes Spesenreglement existiert.
Zuordnung im Lohnausweis nach Vergütungsart
Bei Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement ist zusätzlich das Kreuz in Feld F des Lohnausweises zu setzen. Dieses Kreuz signalisiert der Steuerverwaltung, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Fehlt das Kreuz, kann die Steuerbehörde die Pauschale als Lohn behandeln. Die Spesenreglemente müssen seit 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
Konkretes Beispiel: Ein Unternehmen vergütet einer Mitarbeiterin monatlich CHF 400 Autopauschale und CHF 200 Verpflegungspauschale. Das Spesenreglement ist genehmigt. Im Lohnausweis erscheinen CHF 7'200 (12 × CHF 600) in Ziffer 13.1, und in Feld F wird das Kreuz gesetzt. Ohne genehmigtes Reglement müssten die CHF 7'200 in Ziffer 1 zum Bruttolohn addiert werden.
04.Häufige Verwechslung: Lohnbestandteile als Auslagenersatz
In der Praxis werden regelmässig Zahlungen als Auslagenersatz deklariert, die rechtlich Lohnbestandteile sind. Diese Verwechslungen sind nicht immer beabsichtigt, führen aber bei einer Prüfung durch die AHV-Ausgleichskasse oder die Steuerverwaltung zu Korrekturen mit finanziellen Folgen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
- Provision als Spese: Umsatzabhängige Vergütungen sind Lohn gemäss Art. 322b OR, auch wenn sie als Spesenvergütung ausbezahlt werden. Eine Provision von CHF 500 pro Abschluss ist kein Auslagenersatz, selbst wenn der Mitarbeiter dafür Kundenbesuche durchführt.
- Bonus als Repräsentationsspese: Ein Jahresbonus oder eine Gratifikation darf nicht als Repräsentationsspese in Ziffer 13 deklariert werden. Repräsentationsspesen sind nur dann steuerfrei, wenn sie tatsächlich für Kundeneinladungen, Geschenke oder ähnliche Zwecke verwendet werden – und maximal 5 % des Bruttolohns ab CHF 6'000 pro Jahr betragen (absolutes Maximum CHF 24'000 pro Jahr).
- Lohnzuschlag als Kleinspesenpauschale: Die Kleinspesenpauschale von CHF 20.– pro Tag deckt geringfügige Auslagen wie Trinkgelder oder Telefonkosten. Ein regelmässiger monatlicher Zuschlag von CHF 500, der als Kleinspesen deklariert wird, übersteigt die anerkannten Ansätze bei Weitem und wird als Lohn umqualifiziert.
Die Konsequenz bei falscher Qualifizierung ist immer dieselbe: Der Betrag wird rückwirkend als AHV-pflichtiger Lohn behandelt. Der Arbeitgeber schuldet die Arbeitgeber- und häufig auch die Arbeitnehmerbeiträge nach. Zusätzlich muss der Arbeitnehmer den Betrag als Einkommen versteuern. Bei systematischen Fehlern kann die AHV-Ausgleichskasse bis zu fünf Jahre zurückfordern.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Feld F im Lohnausweis nicht angekreuzt
Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, muss Feld F zwingend angekreuzt werden. Fehlt das Kreuz, behandelt die Steuerverwaltung die Pauschalspesen als Lohn – auch wenn das Reglement tatsächlich genehmigt ist. Prüfen Sie jeden Lohnausweis vor dem Versand auf das korrekte Kreuz in Feld F.
Fehler 2: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement in Ziffer 13
Pauschalen dürfen nur dann in Ziffer 13 erscheinen, wenn ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne Genehmigung gehört der gesamte Betrag in Ziffer 1. Reichen Sie das Reglement rechtzeitig vor Jahresbeginn zur Genehmigung ein.
Fehler 3: ESTV-Ansätze überschritten ohne Deklaration des Mehrbetrags
Vergütet ein Unternehmen beispielsweise CHF 1.00 pro Kilometer statt der anerkannten CHF 0.75, muss die Differenz von CHF 0.25 pro Kilometer als Lohn in Ziffer 1 deklariert werden. Der gesamte Betrag in Ziffer 13 zu belassen, ist falsch und führt bei einer Prüfung zu Korrekturen.
Fehler 4: Naturalgeschenke über dem Freibetrag nicht als Lohn deklariert
Naturalgeschenke sind ab 2026 bis CHF 600 pro Kalenderjahr steuerfrei. Übersteigt der Wert diese Grenze, ist der gesamte übersteigende Betrag als Lohn in Ziffer 1 auszuweisen. Viele Unternehmen vergessen diese Deklaration bei Weihnachtsgeschenken oder Jubiläumsgaben.
Fehler 5: Effektiver Auslagenersatz ohne Belege in Ziffer 13.2
Ziffer 13.2 ist für effektiven Auslagenersatz mit Belegen vorgesehen. Fehlen die Originalbelege, kann die Steuerverwaltung die Beträge als Lohn umqualifizieren. Stellen Sie sicher, dass für jeden Eintrag in Ziffer 13.2 ein entsprechender Beleg archiviert ist.
06.Häufige Fragen
Was tun, wenn der Arbeitgeber den Auslagenersatz falsch im Lohnausweis platziert hat?
Verlangen Sie vom Arbeitgeber schriftlich einen korrigierten Lohnausweis. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen inhaltlich richtigen Lohnausweis auszustellen. Wird der Fehler nicht korrigiert, können Sie bei der Steuererklärung eine Bemerkung anbringen und die Differenz belegen. Im Streitfall kann die kantonale Steuerverwaltung den Arbeitgeber zur Korrektur auffordern.
Muss ich als Arbeitnehmer Spesen in der Steuererklärung angeben, wenn sie in Ziffer 13 stehen?
Beträge in Ziffer 13 des Lohnausweises sind grundsätzlich steuerfrei und müssen nicht als Einkommen deklariert werden. Sie erscheinen zwar auf dem Lohnausweis, fliessen aber nicht in das steuerbare Einkommen ein. Anders verhält es sich, wenn die Steuerverwaltung die Beträge als Lohn umqualifiziert.
Wie lange muss der Arbeitgeber Spesenbelege aufbewahren?
Spesenbelege unterliegen der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gemäss Art. 958f OR. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Auslage entstanden ist. Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung entsprechen.
Kann ein Spesenreglement rückwirkend genehmigt werden?
Nein, die Genehmigung eines Spesenreglements durch die kantonale Steuerverwaltung wirkt nicht rückwirkend. Pauschalspesen, die vor der Genehmigung ausbezahlt wurden, gelten als Lohn. Reichen Sie das Reglement deshalb rechtzeitig vor dem Inkrafttreten zur Genehmigung ein.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für Elektrofahrzeuge?
Ja, der ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer gilt ab 2026 einheitlich für alle Privatfahrzeuge, unabhängig von der Antriebsart. Es wird nicht zwischen Benzin-, Diesel-, Hybrid- oder Elektrofahrzeugen unterschieden. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 pro Kilometer brauchen keine neue Genehmigung.