Auslagenersatz im Lohnausweis: Ziffer 13, Abgrenzung und Steuerfolgen

Auslagenersatz ist die Erstattung von Kosten, die einem Arbeitnehmer bei der Ausführung seiner beruflichen Tätigkeit tatsächlich entstanden sind. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen. Dieser echte Auslagenersatz ist kein Entgelt für geleistete Arbeit, sondern eine Kostenrückerstattung – er unterliegt weder der AHV-Beitragspflicht noch der Einkommenssteuer.

Ein typisches Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug zu einem Kundenbesuch und reicht die Kilometerabrechnung ein. Die Erstattung von CHF 0.75 pro Kilometer (ESTV-Ansatz ab 2026) ist echter Auslagenersatz. Erhält derselbe Mitarbeiter hingegen monatlich CHF 500 als pauschale Zulage ohne beruflichen Bezug, handelt es sich um Lohn.

Nicht jede Zahlung, die ein Arbeitgeber als Spesen oder Auslagenersatz bezeichnet, wird von der Steuerverwaltung auch als solche anerkannt. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis definiert klare Kriterien, wann eine Zahlung als Lohn zu qualifizieren ist – unabhängig von der Bezeichnung auf der Lohnabrechnung.

• Überhöhte oder nicht begründbare Pauschale: Pauschalen für Zeitabschnitte (z. B. monatlich) sind auch ohne genehmigtes Spesenreglement zulässig, müssen aber in Ziffer 13.2 betragsmässig angegeben werden und in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (Rz 55 der Wegleitung). Ohne genehmigtes Reglement fehlt die Rechtssicherheit: Überhöhte oder nicht begründbare Pauschalen können Steuerbehörde und AHV-Ausgleichskasse als Lohn aufrechnen.
• Überschreitung der Vorgaben von Rz 52: Übersteigt die Vergütung die Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung (z. B. mehr als CHF 0.75/km für Privatfahrzeuge oder mehr als CHF 30 pauschal pro Hauptmahlzeit), entfällt das Kreuz in Ziffer 13.1.1 und die Spesen sind betragsmässig anzugeben (Rz 53). Mehrbeträge, die nicht durch effektive Auslagen gedeckt sind, können als Lohn aufgerechnet werden.
• Kein beruflicher Zusammenhang: Zahlungen, die keinen nachweisbaren Bezug zur beruflichen Tätigkeit haben, sind kein Auslagenersatz. Beispiel: Ein monatlicher Zuschlag von CHF 200 für allgemeine Lebenshaltungskosten ist Lohn, auch wenn er als Spesen bezeichnet wird.
• Fehlende Belege bei Einzelvergütung: Werden Auslagen einzeln (nicht pauschal) vergütet, muss der Arbeitnehmer Belege vorlegen. Fehlen die Belege, kann die Steuerverwaltung die Zahlung als Lohn umqualifizieren.

Die Umqualifizierung hat weitreichende Folgen: Der Betrag wird AHV-beitragspflichtig, und der Arbeitnehmer muss ihn als Einkommen versteuern. Bei einer Revision durch die AHV-Ausgleichskasse oder die Steuerverwaltung können Nachforderungen für mehrere Jahre entstehen – inklusive Verzugszinsen.

Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis (gültig ab 1.1.2026) unterscheidet drei Konstellationen für den Ausweis von Auslagenersatz. Die korrekte Zuordnung hängt davon ab, ob Belege vorliegen und ob ein genehmigtes Spesenreglement existiert.

Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, ist in Ziffer 15 der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt» anzubringen (Rz 59 der Wegleitung); in Ziffer 13.1.1 wird dann kein Kreuz gesetzt. Pauschalen für Zeitabschnitte sind auch in diesem Fall in Ziffer 13.2 betragsmässig anzugeben. Die Wegleitung empfiehlt, Spesenreglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen; andere Kantone anerkennen ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement, wenn die Richtlinien der Mustervorlagen eingehalten sind.

Konkretes Beispiel: Ein Unternehmen vergütet einer Mitarbeiterin monatlich CHF 400 Autopauschale und CHF 200 Verpflegungspauschale. Das Spesenreglement ist genehmigt. Im Lohnausweis erscheinen CHF 4'800 (12 × CHF 400) in Ziffer 13.2.2 und CHF 2'400 (12 × CHF 200) in Ziffer 13.2.3, in Ziffer 15 steht der Genehmigungsvermerk. Ohne genehmigtes Reglement wären dieselben Beträge ebenfalls in Ziffer 13.2 anzugeben; sie müssten dann ohne die Rechtssicherheit der Genehmigung in etwa den effektiven Auslagen entsprechen, sonst können sie als Lohn aufgerechnet werden.

In der Praxis werden regelmässig Zahlungen als Auslagenersatz deklariert, die rechtlich Lohnbestandteile sind. Diese Verwechslungen sind nicht immer beabsichtigt, führen aber bei einer Prüfung durch die AHV-Ausgleichskasse oder die Steuerverwaltung zu Korrekturen mit finanziellen Folgen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

• Provision als Spese: Umsatzabhängige Vergütungen sind Lohn gemäss Art. 322b OR, auch wenn sie als Spesenvergütung ausbezahlt werden. Eine Provision von CHF 500 pro Abschluss ist kein Auslagenersatz, selbst wenn der Mitarbeiter dafür Kundenbesuche durchführt.
• Bonus als Repräsentationsspese: Ein Jahresbonus oder eine Gratifikation darf nicht als Repräsentationsspese in Ziffer 13 deklariert werden. Pauschale Repräsentationsspesen müssen in etwa den tatsächlichen Auslagen für Kundeneinladungen, Geschenke oder ähnliche Zwecke entsprechen. Übersteigen sie CHF 6'000 pro Jahr, dürfen sie gemäss SSK-Richtlinien höchstens 5 % des Bruttolohns betragen (Maximalansatz CHF 24'000 pro Jahr).
• Lohnzuschlag als Kleinspesenpauschale: Die Kleinspesenpauschale von CHF 20.– pro Tag deckt geringfügige Auslagen wie Trinkgelder oder Telefonkosten. Ein regelmässiger monatlicher Zuschlag von CHF 500, der als Kleinspesen deklariert wird, übersteigt die anerkannten Ansätze bei Weitem und wird als Lohn umqualifiziert.

Die Konsequenz bei falscher Qualifizierung ist immer dieselbe: Der Betrag wird rückwirkend als AHV-pflichtiger Lohn behandelt. Der Arbeitgeber schuldet die Arbeitgeber- und häufig auch die Arbeitnehmerbeiträge nach. Zusätzlich muss der Arbeitnehmer den Betrag als Einkommen versteuern. Bei systematischen Fehlern kann die AHV-Ausgleichskasse bis zu fünf Jahre zurückfordern.