Kilometerpauschale im Lohnausweis: Ziffer 13.2, Lohnanteil, Deklaration
Km-Entschädigungen bis CHF 0.75/km werden als Spesenerstattung in Ziffer 13.2 deklariert – Beträge darüber gelten als Lohn und müssen unter Ziffer 1 ausgewiesen werden. Die korrekte Abgrenzung zwischen Spesenerstattung und Lohnbestandteil ist für HR-Abteilungen zentral, weil Fehler bei der Deklaration zu Nachforderungen bei AHV-Beiträgen und Steuern führen können. Diese Seite erklärt die Regeln gemäss ESTV-Wegleitung ab 2026 und zeigt, wie Kilometerentschädigungen im Lohnausweis korrekt ausgewiesen werden.
01.Kilometerpauschale im Lohnausweis
Arbeitgebende sind gemäss Art. 327a OR verpflichtet, Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Für geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug hat sich die Kilometerpauschale als Standardlösung etabliert. Die ESTV anerkennt ab 1. Januar 2026 einen Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer für Personenwagen. Dieser Betrag deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Unterhalt und Reifenverschleiss.
Deklaration der Km-Entschädigung im Lohnausweis
Ein Beispiel: Ein Unternehmen vergütet CHF 0.85 pro Kilometer. Eine Mitarbeiterin fährt im Jahr 2026 insgesamt 8'000 geschäftliche Kilometer. Die Gesamtentschädigung beträgt CHF 6'800. Davon gelten CHF 6'000 (8'000 km x CHF 0.75) als steuerfreie Spesenerstattung und werden in Ziffer 13.2 eingetragen. Die Differenz von CHF 800 (8'000 km x CHF 0.10) ist als Lohn in Ziffer 1 zu deklarieren und unterliegt der AHV-Beitragspflicht sowie der Einkommenssteuer.
02.Was als Spese gilt vs. als Lohn
Nicht jede Fahrt mit dem Privatfahrzeug begründet einen Anspruch auf Kilometerentschädigung. Die Abgrenzung zwischen erstattungsfähiger Geschäftsfahrt und nicht erstattungspflichtigem Arbeitsweg ist entscheidend für die korrekte Deklaration im Lohnausweis.
- Geschäftsfahrten mit Privatfahrzeug: Fahrten zu Kunden, Lieferanten, Baustellen oder Aussenstellen gelten als geschäftlich veranlasst. Die Entschädigung von CHF 0.75/km wird in Ziffer 13.2 deklariert. Voraussetzung ist, dass die Fahrt im Interesse des Arbeitgebenden erfolgt und nicht dem regulären Arbeitsweg entspricht.
- Pendelweg (Arbeitsweg): Die tägliche Fahrt zwischen Wohnort und Arbeitsort ist keine erstattungspflichtige Geschäftsfahrt. Der Arbeitgebende schuldet hierfür keinen Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR. Arbeitnehmende können den Arbeitsweg lediglich als Berufsauslagen in der Steuererklärung geltend machen.
- Überschrittener Ansatz: Vergütet ein Unternehmen mehr als CHF 0.75/km, wird die Differenz zum ESTV-Ansatz als Lohnbestandteil qualifiziert. Dieser Anteil gehört in Ziffer 1 des Lohnausweises und ist sowohl AHV-beitragspflichtig als auch einkommenssteuerpflichtig.
Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch den bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km enthalten, brauchen keine neue Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung. Die Anpassung auf CHF 0.75/km kann bei der nächsten regulären Überarbeitung des Reglements erfolgen. Arbeitgebende, die den neuen Ansatz sofort anwenden möchten, können dies ohne Bewilligungsverfahren tun, da CHF 0.75/km innerhalb des ESTV-Rahmens liegt.
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Mehr erfahren →03.Jahresausweis und Nachweispflicht
Im Lohnausweis wird die gesamte Km-Entschädigung des Kalenderjahres als Totalbetrag in Ziffer 13.2 ausgewiesen. Eine Aufschlüsselung nach einzelnen Fahrten ist im Lohnausweis selbst nicht erforderlich. Die Steuerbehörden können jedoch jederzeit Belege und Nachweise verlangen.
Das Fahrtenbuch ist der zentrale Nachweis für die geschäftliche Veranlassung der gefahrenen Kilometer. Es muss pro Fahrt mindestens folgende Angaben enthalten: Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt, gefahrene Kilometer und den Namen des Kunden oder Geschäftspartners. Pauschale Angaben wie «diverse Kundenbesuche» genügen nicht. Bei einer Revision durch die AHV-Ausgleichskasse oder die Steuerverwaltung muss der Arbeitgebende die deklarierten Km-Entschädigungen anhand des Fahrtenbuchs belegen können. Fehlt ein lückenloses Fahrtenbuch, riskiert das Unternehmen, dass die gesamte Km-Entschädigung als Lohn aufgerechnet wird.
Pflichtangaben im Fahrtenbuch
04.Firmenwagen vs. Kilometerentschädigung
Stellt der Arbeitgebende einen Firmenwagen zur Verfügung, entfällt die Km-Entschädigung für geschäftliche Fahrten. Stattdessen wird der Privatanteil der Fahrzeugnutzung als Lohnbestandteil im Lohnausweis deklariert. Die beiden Modelle schliessen sich gegenseitig aus: Entweder erhält die arbeitnehmende Person eine Km-Entschädigung für das Privatfahrzeug oder sie nutzt einen Firmenwagen mit Privatanteil.
Vergleich: Privatfahrzeug vs. Firmenwagen im Lohnausweis
Der Privatanteil beim Firmenwagen berechnet sich pauschal mit 9.6 Prozent des Kaufpreises pro Jahr, mindestens jedoch CHF 150 pro Monat. Dieser Betrag wird in Ziffer 2.2 des Lohnausweises eingetragen und ist als Lohnbestandteil AHV-beitragspflichtig und einkommenssteuerpflichtig. Übernimmt die arbeitnehmende Person die Treibstoffkosten für private Fahrten selbst, ändert dies nichts am pauschalen Privatanteil von 9.6 Prozent.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pendelkilometer als Geschäftsfahrt deklariert
Der tägliche Arbeitsweg zwischen Wohnort und Arbeitsort wird fälschlicherweise als geschäftliche Fahrt erfasst und in Ziffer 13.2 deklariert. Bei einer Kontrolle rechnet die Steuerverwaltung diese Beträge als Lohn auf, was zu Nachforderungen bei AHV-Beiträgen und Steuern führt. Im Spesenreglement sollte klar definiert sein, dass nur Fahrten ausserhalb des regulären Arbeitswegs erstattungsfähig sind.
Fehler 2: Gesamtbetrag bei überhöhtem Ansatz in Ziffer 13.2
Vergütet ein Unternehmen beispielsweise CHF 0.85/km, wird häufig der gesamte Betrag in Ziffer 13.2 eingetragen. Korrekt ist: Nur der Anteil bis CHF 0.75/km gehört in Ziffer 13.2. Die Differenz von CHF 0.10/km muss separat als Lohn in Ziffer 1 ausgewiesen werden.
Fehler 3: Fehlendes oder lückenhaftes Fahrtenbuch
Ohne vollständiges Fahrtenbuch kann der Arbeitgebende die geschäftliche Veranlassung der Fahrten nicht belegen. Die AHV-Ausgleichskasse oder die Steuerverwaltung kann in diesem Fall die gesamte Km-Entschädigung als Lohn qualifizieren. Ein digitales Fahrtenbuch mit zeitnaher Erfassung reduziert dieses Risiko erheblich.
Fehler 4: Km-Entschädigung und Firmenwagen gleichzeitig gewährt
Manche Unternehmen zahlen zusätzlich zum Firmenwagen eine Km-Entschädigung für geschäftliche Fahrten. Das ist nicht zulässig, da die Fahrzeugkosten bereits durch den Firmenwagen gedeckt sind. Die Steuerverwaltung behandelt solche Doppelzahlungen als verdeckten Lohn.
Fehler 5: Alten Ansatz von CHF 0.70/km für neue Reglemente verwendet
Seit 1. Januar 2026 gilt der Ansatz von CHF 0.75/km. Neue Spesenreglemente, die noch CHF 0.70/km vorsehen, werden von der kantonalen Steuerverwaltung nicht mehr genehmigt. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km bleiben gültig, sollten aber bei der nächsten Überarbeitung angepasst werden.
06.Häufige Fragen
Kann ich im Spesenreglement CHF 0.80/km festlegen?
Ja, ein Unternehmen kann im Spesenreglement einen höheren Ansatz als CHF 0.75/km festlegen. Allerdings wird nur der Anteil bis CHF 0.75/km als steuerfreie Spesenerstattung in Ziffer 13.2 anerkannt. Die Differenz von CHF 0.05/km muss als Lohn in Ziffer 1 deklariert werden und ist AHV-beitragspflichtig sowie einkommenssteuerpflichtig.
Muss ich mein Spesenreglement wegen der Erhöhung auf CHF 0.75/km neu genehmigen lassen?
Nein. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km behalten ihre Gültigkeit und benötigen keine neue Genehmigung. Die Anpassung auf CHF 0.75/km kann bei der nächsten regulären Überarbeitung des Reglements erfolgen. Wer den neuen Ansatz sofort anwenden möchte, kann dies ohne erneutes Bewilligungsverfahren tun.
Wie wird die Km-Entschädigung für Motorräder oder E-Bikes im Lohnausweis deklariert?
Für Motorräder anerkennt die ESTV einen tieferen Ansatz als für Personenwagen. E-Bikes und Fahrräder werden ebenfalls tiefer angesetzt. Die Deklaration erfolgt analog zum Personenwagen in Ziffer 13.2, sofern der jeweilige ESTV-Ansatz nicht überschritten wird. Die genauen Ansätze sind in der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis aufgeführt.
Gilt die Kilometerpauschale auch für Fahrten mit dem Privatfahrzeug ins Homeoffice?
Nein. Die Fahrt vom Wohnort zum Arbeitsort gilt als Pendelweg, unabhängig davon, ob der Arbeitsort das Büro oder ein Homeoffice-Standort ist. Eine Km-Entschädigung ist nur für geschäftlich veranlasste Fahrten zulässig, etwa zu Kunden oder Lieferanten. Der Arbeitsweg kann ausschliesslich als Steuerabzug in der persönlichen Steuererklärung geltend gemacht werden.
Was passiert, wenn die Steuerverwaltung das Fahrtenbuch nicht akzeptiert?
Wird das Fahrtenbuch als ungenügend beurteilt, kann die Steuerverwaltung die gesamte Km-Entschädigung als Lohn aufrechnen. Das führt zu Nachforderungen bei der Einkommenssteuer und bei den AHV-Beiträgen, inklusive Verzugszinsen. Arbeitgebende sollten daher auf eine zeitnahe, lückenlose und detaillierte Erfassung aller Geschäftsfahrten achten.