Kilometerpauschale im Lohnausweis: Ansätze, Deklaration und Steuerfolgen
Wer mit dem Privatfahrzeug geschäftliche Fahrten unternimmt, hat gemäss Art. 327a OR Anspruch auf Ersatz der entstandenen Auslagen. Die Kilometerpauschale ist der gängigste Weg, diese Kosten abzugelten. Ab 2026 beträgt der ESTV-Ansatz CHF 0.75 pro Kilometer. Entscheidend für die korrekte Lohnausweis-Deklaration ist, ob der Arbeitgeber effektive Spesen oder Pauschalspesen vergütet.
Die Abgrenzung zwischen geschäftlichen Fahrten, Pendlerkosten und Firmenwagen-Privatnutzung sorgt in der Praxis regelmässig für Fehler. Diese Seite zeigt, welche Ansätze gelten, wie die Deklaration im Lohnausweis funktioniert und wo steuerliche Stolperfallen lauern.
01.Kilometerpauschale 2026: Geltende Ansätze und Rechtsgrundlage
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Nutzt ein Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug für geschäftliche Fahrten, deckt die Kilometerpauschale die Kosten für Treibstoff, Abnutzung, Versicherung und Unterhalt pauschal ab. Die ESTV legt die steuerlich anerkannten Ansätze in der Wegleitung zum Lohnausweis fest.
ESTV-Kilometerpauschalen ab 1. Januar 2026
Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch den bisherigen Ansatz von CHF 0.70 pro Kilometer enthalten, behalten ihre Gültigkeit. Eine erneute Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung ist nicht erforderlich. Arbeitgeber können den Ansatz freiwillig auf CHF 0.75 anheben, müssen dies aber nicht zwingend tun.
Konkret bedeutet das: Ein Aussendienstmitarbeiter, der monatlich 800 geschäftliche Kilometer mit dem Privatwagen fährt, erhält ab 2026 eine steuerfreie Entschädigung von CHF 600 pro Monat (800 km x CHF 0.75). Vergütet der Arbeitgeber mehr als den ESTV-Ansatz, gilt die Differenz als steuerpflichtiges Einkommen.
02.Deklaration im Lohnausweis: Ziffer 13.1 vs. Ziffer 13.2
Die korrekte Ziffer im Lohnausweis hängt davon ab, ob der Arbeitgeber Kilometerentschädigungen effektiv oder pauschal vergütet. Die Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet zwei Wege, die sich gegenseitig nicht ausschliessen, aber unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation stellen.
Deklaration der Kilometerpauschale im Lohnausweis
Bei effektiver Abrechnung muss der Arbeitnehmer jede geschäftliche Fahrt einzeln dokumentieren. Ein Fahrtenbuch mit Datum, Start- und Zielort, Zweck und Kilometeranzahl ist der gängige Nachweis. Bei Pauschalspesen legt das genehmigte Spesenreglement fest, welcher monatliche oder jährliche Pauschalbetrag für Kilometerentschädigungen gilt. Die Pauschale muss den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen und darf nicht als verdeckte Lohnzahlung dienen.
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Mehr erfahren →03.Abgrenzung: Pendlerkosten und Firmenwagen
Nicht jede Fahrt mit dem Auto ist eine geschäftliche Fahrt. Die Unterscheidung zwischen geschäftlichen Fahrten, Pendlerkosten und Firmenwagen-Privatnutzung ist für die korrekte Lohnausweis-Deklaration zentral. Fehler in dieser Abgrenzung führen regelmässig zu Aufrechnungen bei Steuerrevisionen.
- Geschäftliche Fahrten: Fahrten im Auftrag des Arbeitgebers, z. B. Kundenbesuche, Lieferungen oder Fahrten zwischen Betriebsstandorten. Diese werden über die Kilometerpauschale entschädigt und im Lohnausweis unter Ziffer 13 deklariert.
- Pendlerkosten (Arbeitsweg): Der tägliche Weg zwischen Wohnort und Arbeitsort ist kein Spesenersatz. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, diese Kosten zu übernehmen. Der Arbeitnehmer kann die Pendlerkosten in der Steuererklärung als Berufskosten abziehen, wobei kantonal unterschiedliche Höchstbeträge gelten.
- Firmenwagen mit Privatnutzung: Stellt der Arbeitgeber ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung, das auch privat genutzt werden darf, wird der Privatanteil als Einkommen in Ziffer 2.2 des Lohnausweises deklariert. Der Privatanteil beträgt pauschal 0.9 Prozent des Kaufpreises (exkl. MWST) pro Monat, mindestens CHF 150 pro Monat.
Bezahlt der Arbeitgeber freiwillig einen Beitrag an den Arbeitsweg, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil. Dieser Betrag ist als Lohnbestandteil in Ziffer 2.1 des Lohnausweises zu deklarieren und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben.
04.Steuerfolgen und Prüfung durch die Steuerbehörden
Kilometerentschädigungen bis zum ESTV-Ansatz sind steuerfrei und sozialversicherungsbefreit, sofern sie tatsächlich geschäftliche Fahrten abgelten. Die Steuerbehörden prüfen bei Revisionen insbesondere, ob die deklarierten Kilometerentschädigungen plausibel sind und ob ein Fahrtenbuch oder ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
- Überhöhte Pauschalen: Vergütet der Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, wird die Differenz als steuerpflichtiges Einkommen aufgerechnet. Bei Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement kann die gesamte Entschädigung als Lohn qualifiziert werden.
- Fehlende Nachweise: Ohne Fahrtenbuch oder gleichwertigen Nachweis können die Steuerbehörden effektive Kilometerentschädigungen vollständig als Lohn aufrechnen. Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber.
- Vermischung mit Privatfahrten: Enthält das Fahrtenbuch auch private Fahrten oder Arbeitswege, die als geschäftlich deklariert wurden, droht eine Aufrechnung des gesamten Betrags. Eine saubere Trennung ist zwingend.
Bei einer Aufrechnung schuldet der Arbeitnehmer die Einkommenssteuer auf den umqualifizierten Betrag. Zusätzlich werden AHV/IV/EO-Beiträge nachgefordert, die je hälftig Arbeitgeber und Arbeitnehmer treffen. Je nach Kanton können Verzugszinsen und Ordnungsbussen hinzukommen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Arbeitsweg als geschäftliche Fahrt deklariert
Der tägliche Weg zwischen Wohnort und Arbeitsort ist keine geschäftliche Fahrt und darf nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet werden. Wird der Arbeitsweg trotzdem in Ziffer 13 deklariert, rechnen die Steuerbehörden den Betrag als Lohn auf. Pendlerkosten gehören ausschliesslich in die Steuererklärung des Arbeitnehmers.
Fehler 2: Kein Fahrtenbuch bei effektiver Abrechnung
Wer Kilometerentschädigungen effektiv abrechnet, muss jede Fahrt dokumentieren. Fehlt ein Fahrtenbuch mit Datum, Route, Zweck und Kilometerzahl, können die Steuerbehörden die gesamte Entschädigung als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren. Ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch wird in der Regel nicht akzeptiert.
Fehler 3: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement
Monatliche Kilometerpauschalen ohne genehmigtes Spesenreglement gelten steuerlich als Lohn. Der Arbeitgeber muss das Reglement vor der ersten Auszahlung von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen lassen. Ohne Genehmigung fehlt die Grundlage für die Deklaration in Ziffer 13.2.1.
Fehler 4: Kilometerpauschale über dem ESTV-Ansatz ohne Deklaration der Differenz
Manche Arbeitgeber vergüten CHF 0.80 oder mehr pro Kilometer, ohne die Differenz zum ESTV-Ansatz als Lohn zu deklarieren. Die Differenz zwischen dem tatsächlich vergüteten Betrag und CHF 0.75 ist steuerpflichtiges Einkommen und muss in Ziffer 1 des Lohnausweises erscheinen.
Fehler 5: Firmenwagen und Kilometerpauschale gleichzeitig abgerechnet
Wer einen Firmenwagen nutzt, hat keinen Anspruch auf eine zusätzliche Kilometerpauschale für dasselbe Fahrzeug. Wird beides deklariert, liegt ein Fehler vor, der bei der Steuerrevision auffällt. Die Kilometerpauschale gilt ausschliesslich für die Nutzung des privaten Fahrzeugs.
06.Häufige Fragen
Muss ich als Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen, um die Kilometerpauschale zu erhalten?
Bei effektiver Spesenabrechnung ist ein Fahrtenbuch zwingend. Es muss Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt und die gefahrenen Kilometer enthalten. Bei Pauschalspesen mit genehmigtem Spesenreglement entfällt die Pflicht zum Einzelnachweis, da die Pauschale die Kilometerentschädigung pauschal abdeckt.
Gilt die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für bestehende Spesenreglemente?
Bestehende genehmigte Spesenreglemente mit CHF 0.70 pro Kilometer behalten ihre Gültigkeit. Eine erneute Genehmigung ist nicht nötig. Der Arbeitgeber kann den Ansatz freiwillig auf CHF 0.75 anheben, ist dazu aber nicht verpflichtet. Beide Ansätze werden steuerlich anerkannt.
Kann mein Arbeitgeber die Kilometerpauschale verweigern?
Nein. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, notwendige Auslagen zu ersetzen. Nutzt der Arbeitnehmer auf Anweisung oder mit Einverständnis des Arbeitgebers sein Privatfahrzeug für geschäftliche Fahrten, besteht ein Anspruch auf Entschädigung. Die Höhe kann vertraglich oder im Spesenreglement geregelt werden.
Wo erscheint die Kilometerpauschale in der Steuererklärung des Arbeitnehmers?
Die vom Arbeitgeber bezahlte Kilometerpauschale erscheint im Lohnausweis unter Ziffer 13. In der Steuererklärung muss der Arbeitnehmer diese Entschädigung nicht separat deklarieren, da sie bereits im Lohnausweis ausgewiesen ist. Zusätzliche Berufsauslagen für geschäftliche Fahrten, die nicht vom Arbeitgeber gedeckt sind, können unter den Berufskosten geltend gemacht werden.
Wie wird die Kilometerpauschale bei Teilzeitarbeit berechnet?
Die Kilometerpauschale wird pro gefahrenen Kilometer berechnet, nicht nach Beschäftigungsgrad. Entscheidend ist die tatsächliche Anzahl geschäftlicher Kilometer. Ein Teilzeitmitarbeiter, der 200 geschäftliche Kilometer fährt, erhält CHF 150 (200 km x CHF 0.75), unabhängig vom Pensum.
Sind Kilometerentschädigungen AHV-pflichtig?
Kilometerentschädigungen bis zum ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer sind von den Sozialversicherungsabgaben befreit. Übersteigt die Entschädigung diesen Ansatz, wird die Differenz als massgebender Lohn behandelt und unterliegt den AHV/IV/EO-Beiträgen.