Expatriates Spesen im Lohnausweis: Deklaration, Quellensteuer und Kreisschreiben 45
Unternehmen, die ausländische Fachkräfte vorübergehend in die Schweiz entsenden, stehen vor besonderen Herausforderungen bei der Spesenabrechnung und der Lohnausweis-Deklaration. Schulkosten für Kinder, jährliche Heimflüge und Umzugskosten sind unter bestimmten Bedingungen steuerlich anerkannte Geschäftsausgaben. Werden diese Spesen falsch deklariert oder fehlen die nötigen Nachweise, drohen Aufrechnungen durch die Steuerbehörde, Quellensteuernachforderungen und im schlimmsten Fall Bussen.
Diese Anleitung führt Sie in 7 Schritten durch den gesamten Prozess: von der Prüfung des Expatriate-Status über die korrekte Erfassung der anerkannten Spesen bis zur fehlerfreien Deklaration im Lohnausweis und der Quellensteuer-Abrechnung.
01.Rechtliche Grundlagen: Kreisschreiben 45 und Lohnausweis-Wegleitung
Die steuerliche Behandlung von Expatriate-Spesen basiert auf dem Kreisschreiben Nr. 45 der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Dieses definiert, wer als Expatriate gilt, welche Kosten als steuerfreie Spesen anerkannt werden und welche Nachweise der Arbeitgeber erbringen muss. Ergänzend regelt die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises die korrekte Deklaration in den einzelnen Ziffern.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Bei Expatriates kommen zusätzliche Kosten hinzu, die durch die Entsendung ins Ausland bedingt sind. Diese werden steuerlich nur anerkannt, wenn die Voraussetzungen des Kreisschreibens 45 erfüllt sind.
- Kreisschreiben Nr. 45 ESTV: Definiert den Expatriate-Begriff, listet anerkannte Spesenkategorien auf und legt die Dokumentationspflichten fest.
- Wegleitung Lohnausweis (ab 1.1.2026): Regelt die Deklaration in Ziffer 13.3 (übrige Geschäftsausgaben) und die Kennzeichnung von Expatriate-Spesen.
- SSK-Musterreglemente (Stand Januar 2026): Spesenreglemente müssen inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Expatriate-Ergänzungen sind als Anhang oder separates Reglement möglich.
- Art. 327a OR: Gesetzliche Grundlage für die Auslagenerstattung durch den Arbeitgeber, einschliesslich entsendungsbedingter Mehrkosten.
02.Wer gilt als Expatriate im Sinne des Kreisschreibens 45?
Nicht jeder ausländische Mitarbeitende ist automatisch ein Expatriate im steuerlichen Sinn. Das Kreisschreiben 45 stellt klare Voraussetzungen auf, die kumulativ erfüllt sein müssen. Nur wenn alle Bedingungen zutreffen, dürfen die besonderen Expatriate-Spesen steuerfrei ausgerichtet und im Lohnausweis entsprechend deklariert werden.
- Vorübergehende Entsendung: Der Aufenthalt in der Schweiz muss zeitlich befristet sein. Eine unbefristete Anstellung mit Niederlassungsbewilligung C schliesst den Expatriate-Status in der Regel aus.
- Ausländischer Arbeitgeber oder Konzerngesellschaft: Die entsendende Stelle muss ein ausländisches Unternehmen oder eine ausländische Konzerngesellschaft sein.
- Beibehaltung des ausländischen Wohnsitzes: Der Expatriate behält in der Regel seinen bisherigen Wohnsitz im Ausland bei oder gibt diesen nur vorübergehend auf.
- Leitende oder spezialisierte Funktion: Typischerweise handelt es sich um Führungskräfte oder Spezialisten, deren Entsendung betrieblich begründet ist.
Wichtig: Lokal angestellte ausländische Mitarbeitende, die eigenständig in die Schweiz gezogen sind und einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einem Schweizer Arbeitgeber haben, gelten nicht als Expatriates. Ebenso fallen Grenzgänger nicht unter diese Regelung.
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Mehr erfahren →03.Expatriate-Spesen im Lohnausweis deklarieren: Schritt für Schritt
Die folgenden sieben Schritte führen Sie systematisch durch den gesamten Prozess, von der Statusprüfung bis zur korrekten Deklaration im Lohnausweis und der Quellensteuer-Abrechnung. Halten Sie das Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV sowie die aktuelle Wegleitung zum Lohnausweis (ab 1.1.2026) bereit.
Schritt 1: Expatriate-Status prüfen und dokumentieren
Bevor Sie Expatriate-Spesen im Lohnausweis deklarieren, müssen Sie den Status jedes betroffenen Mitarbeitenden anhand der Kriterien des Kreisschreibens 45 prüfen. Dokumentieren Sie die Prüfung schriftlich und legen Sie die Unterlagen in der Personalakte ab. Die Steuerbehörde kann bei einer Revision den Nachweis des Expatriate-Status verlangen.
- Entsendungsvertrag: Prüfen Sie, ob ein schriftlicher Entsendungsvertrag mit dem ausländischen Arbeitgeber oder der Konzerngesellschaft vorliegt. Der Vertrag muss die zeitliche Befristung und die Funktion klar benennen.
- Aufenthaltsbewilligung: Kontrollieren Sie die Art der Bewilligung. Eine Kurzaufenthaltsbewilligung L oder Aufenthaltsbewilligung B spricht für den Expatriate-Status, eine Niederlassungsbewilligung C dagegen.
- Wohnsitzsituation: Dokumentieren Sie, ob der Mitarbeitende seinen ausländischen Wohnsitz beibehalten hat oder ob eine Rückkehrabsicht besteht.
- Funktionsbeschreibung: Halten Sie fest, welche leitende oder spezialisierte Funktion der Mitarbeitende ausübt und warum die Entsendung betrieblich notwendig ist.
Führen Sie diese Prüfung bei jedem neuen Expatriate durch und wiederholen Sie sie jährlich, insbesondere wenn sich die Aufenthaltsdauer verlängert oder die Bewilligungsart ändert.
Schritt 2: Anerkannte Expatriate-Spesen identifizieren und abgrenzen
Das Kreisschreiben 45 definiert abschliessend, welche Kosten als steuerfreie Expatriate-Spesen gelten. Nur diese Kategorien dürfen im Lohnausweis unter Ziffer 13.3 deklariert werden, ohne dass sie als Lohnbestandteil aufgerechnet werden. Alle anderen Zulagen oder Vergünstigungen sind als Lohn zu deklarieren.
Steuerlich anerkannte Expatriate-Spesen gemäss Kreisschreiben 45
Kosten, die nicht direkt durch die Entsendung bedingt sind, etwa private Reisen, Freizeitaktivitäten oder Einrichtungsgegenstände für die Wohnung, sind keine anerkannten Expatriate-Spesen. Werden solche Kosten fälschlicherweise unter Ziffer 13.3 deklariert, rechnet die Steuerbehörde diese als steuerbaren Lohn auf.
Schritt 3: Spesenreglement für Expatriates erstellen oder ergänzen
Expatriate-Spesen müssen in einem Spesenreglement geregelt sein, das von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wurde. Sie können entweder das bestehende Spesenreglement um einen Expatriate-Anhang ergänzen oder ein separates Expatriate-Spesenreglement erstellen. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
- Inhalt des Reglements: Definieren Sie jede anerkannte Spesenkategorie, die Voraussetzungen für die Erstattung, die Obergrenzen und das Abrechnungsverfahren.
- Kantonale Genehmigung: Reichen Sie das Reglement bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens zur Genehmigung ein. Ohne Genehmigung werden Expatriate-Spesen bei einer Revision nicht als steuerfreie Geschäftsausgaben anerkannt.
- Anpassung an SSK-Mustervorlagen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Reglement den SSK-Mustervorlagen (Stand Januar 2026) entspricht. Bestehende Reglemente sollten auf Konformität geprüft und bei Bedarf angepasst werden.
- Individuelle Entsendungsvereinbarung: Ergänzen Sie das Reglement durch eine individuelle Vereinbarung mit jedem Expatriate, in der die konkreten Leistungen und Obergrenzen festgehalten werden.
Beachten Sie, dass die allgemeinen Spesenpauschalen (Verpflegung CHF 30.00 pro Tag, Kleinspesen CHF 20.00 pro Tag, Kilometerpauschale CHF 0.75 pro Kilometer) auch für Expatriates gelten. Die Expatriate-spezifischen Spesen kommen zusätzlich zu diesen Standardpauschalen hinzu.
Schritt 4: Belege und Nachweise systematisch erfassen
Expatriate-Spesen basieren auf effektiven Kosten und erfordern lückenlose Belege. Anders als bei Pauschalen wie der Verpflegungspauschale oder der Kilometerpauschale gibt es für Expatriate-Spesen keine pauschalen Ansätze. Jede Ausgabe muss durch einen Originalbeleg nachgewiesen werden.
Erforderliche Belege nach Spesenkategorie
Richten Sie ein zentrales Ablagesystem ein, in dem alle Belege pro Expatriate und pro Kalenderjahr geordnet werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Digitale Belege sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung entsprechen.
Schritt 5: Lohnausweis in Ziffer 13.3 korrekt deklarieren
Die anerkannten Expatriate-Spesen werden im Lohnausweis unter Ziffer 13.3 (Bemerkungen) als übrige Geschäftsausgaben deklariert. Die Wegleitung zum Lohnausweis verlangt, dass die einzelnen Spesenkategorien und deren Beträge aufgeschlüsselt werden. Eine pauschale Sammelposition ist nicht zulässig.
- Ziffer 13.3 ausfüllen: Tragen Sie unter Ziffer 13.3 den Vermerk ein, dass es sich um Expatriate-Spesen gemäss Kreisschreiben Nr. 45 handelt. Listen Sie jede Kategorie einzeln auf, zum Beispiel: Schulkosten CHF 25 000, Heimreisen CHF 8 000, Umzugskosten CHF 12 000.
- Ziffer 2.3 beachten: Prüfen Sie, ob Wohnkosten-Zulagen in Ziffer 2.3 (Unentgeltliche Beförderung / Unterkunft) zu deklarieren sind, sofern der Arbeitgeber die Wohnung direkt stellt.
- Kreuz bei Ziffer 15 setzen: Wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, setzen Sie das Kreuz bei Ziffer 15 (Genehmigtes Spesenreglement vorhanden). Dies signalisiert der Steuerbehörde, dass die Spesen reglementarisch abgestützt sind.
- Keine Vermischung mit Standardspesen: Deklarieren Sie die Expatriate-Spesen separat von den regulären Spesenpauschalen. Die allgemeinen Pauschalen (Verpflegung, Kleinspesen, Fahrtkosten) erscheinen in den dafür vorgesehenen Ziffern.
Fehler in der Deklaration führen dazu, dass die Steuerbehörde die gesamten Expatriate-Spesen als steuerbaren Lohn aufrechnet. Achten Sie deshalb auf eine vollständige und korrekte Aufschlüsselung in Ziffer 13.3.
Schritt 6: Quellensteuer-Abrechnung korrekt erstellen
Viele Expatriates unterliegen der Quellensteuer, da sie keine Niederlassungsbewilligung C besitzen. Die Quellensteuer-Abrechnung muss dieselben Expatriate-Spesen korrekt abbilden wie der Lohnausweis. Steuerfreie Expatriate-Spesen gemäss Kreisschreiben 45 sind vom quellensteuerpflichtigen Einkommen abzuziehen, sofern sie korrekt deklariert und belegt sind.
- Bruttolohn korrekt ermitteln: Stellen Sie sicher, dass die anerkannten Expatriate-Spesen nicht im quellensteuerpflichtigen Bruttolohn enthalten sind. Nur tatsächlich steuerfreie Spesen dürfen abgezogen werden.
- Kantonale Quellensteuer-Tarife beachten: Die Quellensteuer-Tarife variieren je nach Kanton und Familiensituation. Prüfen Sie, ob der korrekte Tarif angewendet wird.
- Nachträgliche ordentliche Veranlagung: Expatriates mit einem Bruttoeinkommen über CHF 120 000 pro Jahr werden in vielen Kantonen nachträglich ordentlich veranlagt. In diesem Fall müssen die Expatriate-Spesen auch in der Steuererklärung korrekt erscheinen.
Stimmen Lohnausweis und Quellensteuer-Abrechnung nicht überein, löst dies bei der Steuerbehörde automatisch Rückfragen aus. Gleichen Sie beide Dokumente vor der Einreichung ab.
Schritt 7: Grenzgänger gesondert behandeln und abgrenzen
Grenzgänger, also Personen mit Wohnsitz im Ausland, die täglich oder wöchentlich an ihren ausländischen Wohnort zurückkehren, fallen nicht unter die Expatriate-Regelung des Kreisschreibens 45. Für sie gelten die Bestimmungen der jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) und die kantonalen Quellensteuer-Regelungen.
- Kein Expatriate-Status: Grenzgänger erhalten keinen Expatriate-Status, auch wenn sie ausländische Staatsangehörige sind. Schulkosten, Heimflüge und Umzugskosten dürfen nicht als Expatriate-Spesen deklariert werden.
- Quellensteuer nach DBA: Die Besteuerung richtet sich nach dem anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen. Für Grenzgänger aus Deutschland, Frankreich und Italien gelten unterschiedliche Regelungen.
- Lohnausweis ohne Expatriate-Vermerk: Der Lohnausweis für Grenzgänger enthält keinen Vermerk zu Expatriate-Spesen in Ziffer 13.3. Die regulären Spesenpauschalen werden wie bei inländischen Mitarbeitenden deklariert.
- Fahrtkosten: Grenzgänger können Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsort geltend machen. Diese werden jedoch nicht als Expatriate-Spesen, sondern als reguläre Berufsauslagen behandelt.
Führen Sie in Ihrer Personaladministration eine klare Trennung zwischen Expatriates und Grenzgängern. Verwechslungen führen zu fehlerhaften Lohnausweisen und Quellensteuer-Abrechnungen.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Expatriate-Status nicht geprüft oder nicht dokumentiert
Wird der Expatriate-Status nicht anhand der Kriterien des Kreisschreibens 45 geprüft und dokumentiert, fehlt bei einer Revision die Grundlage für die steuerfreie Behandlung der Spesen. Die Steuerbehörde rechnet sämtliche Expatriate-Spesen als steuerbaren Lohn auf. Prüfen Sie den Status bei Stellenantritt und wiederholen Sie die Prüfung jährlich.
Fehler 2: Expatriate-Spesen pauschal statt aufgeschlüsselt in Ziffer 13.3 deklariert
Eine Sammelposition wie Expatriate-Spesen CHF 50 000 ohne Aufschlüsselung nach Kategorien wird von der Steuerbehörde nicht akzeptiert. Jede Spesenkategorie muss einzeln mit Betrag aufgeführt werden. Fehlt die Aufschlüsselung, droht die Aufrechnung des gesamten Betrags als Lohn.
Fehler 3: Schulkosten ohne Nachweis der Sprachsituation deklariert
Schulkosten für internationale Schulen werden nur anerkannt, wenn die öffentliche Schule wegen der Sprache nicht zumutbar ist. Fehlt der Nachweis, dass das Kind die Unterrichtssprache der öffentlichen Schule nicht beherrscht, werden die Schulkosten als steuerbarer Lohn aufgerechnet. Dokumentieren Sie die Sprachsituation schriftlich.
Fehler 4: Lohnausweis und Quellensteuer-Abrechnung stimmen nicht überein
Unterschiedliche Beträge in Lohnausweis und Quellensteuer-Abrechnung lösen bei der Steuerbehörde automatisch Rückfragen und Revisionen aus. Gleichen Sie beide Dokumente vor der Einreichung ab und stellen Sie sicher, dass dieselben Expatriate-Spesen in beiden Dokumenten identisch erscheinen.
Fehler 5: Grenzgänger fälschlicherweise als Expatriates behandelt
Grenzgänger fallen nicht unter das Kreisschreiben 45. Werden ihnen Expatriate-Spesen wie Schulkosten oder Heimflüge steuerfrei ausgerichtet, handelt es sich um verdeckten Lohn. Die Steuerbehörde rechnet die Beträge auf und erhebt Nachsteuern zuzüglich Verzugszins. Führen Sie eine klare Kategorisierung in der Personaladministration.
05.Häufige Fragen
Welche Spesen können Expatriates in der Schweiz steuerfrei erhalten?
Gemäss Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV sind Umzugskosten, Schulkosten für Kinder an internationalen Schulen, Heimreisen (maximal eine pro Monat), Wohnkosten-Mehrkosten und Sprachkurse steuerlich anerkannt. Voraussetzung ist, dass der Expatriate-Status erfüllt ist und die Kosten durch Belege nachgewiesen werden. Alle anderen Zulagen gelten als steuerbarer Lohn.
Wo werden Expatriate-Spesen im Lohnausweis eingetragen?
Expatriate-Spesen werden unter Ziffer 13.3 des Lohnausweises als übrige Geschäftsausgaben deklariert. Jede Spesenkategorie muss einzeln mit dem jeweiligen Betrag aufgeführt werden. Zusätzlich ist bei Ziffer 15 das Kreuz zu setzen, wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
Braucht man für Expatriate-Spesen ein separates Spesenreglement?
Ein separates Reglement ist nicht zwingend, aber empfehlenswert. Sie können auch das bestehende Spesenreglement um einen Expatriate-Anhang ergänzen. Entscheidend ist, dass die Expatriate-Spesen reglementarisch geregelt und von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sind. Seit 2026 müssen Reglemente den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
Sind Schulkosten für Expatriate-Kinder immer steuerfrei?
Nein. Schulkosten an internationalen Schulen sind nur steuerfrei, wenn die öffentliche Schule wegen der Unterrichtssprache nicht zumutbar ist. Beherrscht das Kind die lokale Sprache ausreichend, werden die Schulkosten als steuerbarer Lohn aufgerechnet. Der Arbeitgeber muss die Sprachsituation dokumentieren.
Wie werden Expatriate-Spesen bei der Quellensteuer behandelt?
Steuerfreie Expatriate-Spesen gemäss Kreisschreiben 45 sind vom quellensteuerpflichtigen Einkommen abzuziehen. Die Beträge müssen mit den Angaben im Lohnausweis übereinstimmen. Bei einem Bruttoeinkommen über CHF 120 000 erfolgt in vielen Kantonen eine nachträgliche ordentliche Veranlagung, bei der die Spesen erneut geprüft werden.
Gelten Grenzgänger als Expatriates im Sinne des Kreisschreibens 45?
Nein. Grenzgänger fallen nicht unter die Expatriate-Regelung, auch wenn sie ausländische Staatsangehörige sind. Für sie gelten die Bestimmungen der jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen. Expatriate-Spesen wie Schulkosten oder Heimflüge dürfen Grenzgängern nicht steuerfrei ausgerichtet werden.