Spesen für Expatriates im Lohnausweis: Pauschalspesen, Allowances und Deklaration
Für Expatriates gelten besondere Pauschalspesensätze – im Lohnausweis werden Spesen unter Ziffer 13 deklariert; Expatriate-Allowances mit Lohncharakter unter Ziffer 1. Die korrekte Abgrenzung zwischen echten Spesen und lohnrelevanten Zulagen ist für HR-Abteilungen mit internationalem Mitarbeiterstamm eine der fehleranfälligsten Aufgaben im Lohnausweis. Fehlerhafte Deklarationen führen bei Revisionen regelmässig zu Nachforderungen bei der Quellensteuer und bei den Sozialversicherungen.
01.Was gilt für Expatriates im Spesenrecht?
Expatriates sind Arbeitnehmende, die von ihrem Arbeitgeber vorübergehend in die Schweiz entsandt werden oder von der Schweiz ins Ausland gehen. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Für Expatriates kommen zusätzlich besondere Kostenarten hinzu, die bei lokal angestellten Mitarbeitenden nicht anfallen.
Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises regelt, welche Expatriate-spezifischen Kosten als Spesen gelten und welche als Lohnbestandteil zu behandeln sind. Entscheidend ist, ob die Kosten unmittelbar durch die Entsendung verursacht werden und ob sie im genehmigten Spesenreglement vorgesehen sind.
- Unterkunftskosten: Mehrkosten für Wohnung am Einsatzort, sofern der Expatriate am Herkunftsort eine Wohnung beibehält. Die Differenz zwischen den Wohnkosten am Einsatzort und den üblichen Kosten am Herkunftsort kann als Spesen behandelt werden.
- Schulkosten: Kosten für internationale Schulen der Kinder, wenn die Einschulung in eine öffentliche Schule aufgrund der Sprachsituation nicht zumutbar ist. Voraussetzung: Die Kinder leben tatsächlich in der Schweiz.
- Heimreisen: Reisekosten für eine Heimreise pro Jahr für den Expatriate und die mitgereisten Familienangehörigen. Mehr als eine Heimreise pro Jahr wird von der ESTV nicht als Spesen anerkannt.
- Umzugskosten: Effektive Kosten für den Umzug in die Schweiz und zurück bei Beendigung der Entsendung. Diese gelten als geschäftlich begründete Auslagen.
Alle Expatriate-spezifischen Spesenkategorien müssen im Spesenreglement des Unternehmens separat aufgeführt sein. Das Reglement bedarf der Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
02.Lohnausweis für Expatriates
Die Deklaration im Lohnausweis folgt für Expatriates denselben Grundregeln wie für andere Arbeitnehmende. Entscheidend ist die saubere Trennung zwischen echten Spesen und Zulagen mit Lohncharakter. Diese Abgrenzung bestimmt, unter welcher Ziffer ein Betrag im Lohnausweis erscheint.
Zuordnung Expatriate-Leistungen im Lohnausweis
Bei Expatriates mit Wohnsitz im Ausland kommt das Quellensteuerverfahren zur Anwendung. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Quellensteuer direkt vom Lohn abzuziehen und an die zuständige kantonale Steuerverwaltung abzuführen. Der Lohnausweis muss mit der Quellensteuerabrechnung übereinstimmen. Abweichungen zwischen den deklarierten Beträgen im Lohnausweis und den der Quellensteuer zugrunde gelegten Beträgen führen bei Revisionen regelmässig zu Beanstandungen.
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Mehr erfahren →03.Steuer-Koordination bei Expatriates
Die steuerliche Behandlung von Expatriate-Spesen hängt massgeblich vom Wohnsitz des Arbeitnehmenden ab. Expatriates mit Wohnsitz im Ausland unterliegen in der Schweiz der Quellensteuer. Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für den korrekten Quellensteuerabzug und muss sicherstellen, dass die im Lohnausweis deklarierten Beträge mit der Quellensteuerberechnung konsistent sind.
- Quellensteuerverfahren: Arbeitnehmende ohne steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz unterliegen der Quellensteuer. Der Arbeitgeber zieht die Steuer monatlich vom Bruttolohn ab. Echte Spesen gemäss Ziffer 13 werden bei der Quellensteuerberechnung nicht zum steuerbaren Einkommen gezählt.
- Doppelbesteuerungsabkommen: Die Schweiz hat mit über 100 Staaten Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen. Diese regeln, welcher Staat das Besteuerungsrecht hat. HR muss prüfen, ob ein DBA anwendbar ist und ob eine Freistellung oder Anrechnung gilt.
- Koordination Lohnausweis und Quellensteuer: Die Beträge im Lohnausweis müssen mit den der Quellensteuer zugrunde gelegten Werten übereinstimmen. Wird eine Leistung im Lohnausweis als Spese unter Ziffer 13 deklariert, darf sie nicht gleichzeitig in der Quellensteuerbasis enthalten sein.
- Nachträgliche ordentliche Veranlagung: Expatriates mit einem Bruttolohn über CHF 120 000 pro Jahr werden nachträglich ordentlich veranlagt. In diesem Fall dient der Lohnausweis als zentrale Grundlage für die Steuererklärung.
04.Expatriate-Spesen im Lohnausweis korrekt deklarieren: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung richtet sich an HR-Verantwortliche, die Expatriates beschäftigen und deren Spesen korrekt im Lohnausweis abbilden müssen. Jeder Schritt enthält konkrete Handlungsanweisungen für die Schweizer Praxis.
Schritt 1: Expatriate-Status und Spesenanspruch prüfen
Prüfen Sie zunächst, ob der Arbeitnehmende tatsächlich als Expatriate im Sinne der ESTV-Wegleitung gilt. Entscheidend ist, dass eine vorübergehende Entsendung vorliegt und der Arbeitnehmende seinen Lebensmittelpunkt nicht dauerhaft in die Schweiz verlegt hat. Dokumentieren Sie den Entsendungsvertrag, die geplante Aufenthaltsdauer und den bisherigen Wohnsitz.
- Liegt ein schriftlicher Entsendungsvertrag oder ein Assignment Letter vor?
- Ist die Entsendung zeitlich befristet (typisch: 1–5 Jahre)?
- Behält der Expatriate eine Wohnung im Herkunftsland?
- Ist der steuerrechtliche Wohnsitz in der Schweiz oder im Ausland?
Schritt 2: Spesenreglement um Expatriate-Klauseln ergänzen
Ergänzen Sie Ihr bestehendes Spesenreglement um einen separaten Abschnitt für Expatriates. Dieser Abschnitt muss die spezifischen Spesenkategorien (Unterkunftsmehrkosten, Schulkosten, Heimreisen, Umzugskosten) mit klaren Ansätzen und Bedingungen definieren. Das ergänzte Reglement muss der kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung eingereicht werden.
Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Prüfen Sie, ob Ihr bestehendes Reglement dieser Anforderung genügt, bevor Sie die Expatriate-Klauseln ergänzen. Beachten Sie zudem die aktuellen Pauschalansätze: Die Kilometerpauschale beträgt seit 1.1.2026 CHF 0.75 pro Kilometer, die Verpflegungspauschale CHF 30 pro Tag.
Schritt 3: Spesen und Allowances sauber abgrenzen
Die Abgrenzung zwischen echten Spesen und Expatriate-Allowances mit Lohncharakter ist der kritischste Schritt. Echte Spesen ersetzen dem Arbeitnehmenden tatsächlich entstandene Mehrkosten, die unmittelbar durch die Entsendung verursacht werden. Allowances hingegen sind pauschale Zulagen, die den Lebensstandard sichern oder Unannehmlichkeiten kompensieren sollen.
Abgrenzung Spesen vs. Allowances
Dokumentieren Sie für jede Leistung schriftlich, ob sie als Spese oder als Allowance klassifiziert wird. Diese Dokumentation ist bei einer Revision durch die Steuerbehörden oder die AHV-Ausgleichskasse die zentrale Grundlage.
Schritt 4: Belege und Nachweise systematisch erfassen
Für effektive Expatriate-Spesen gelten dieselben Belegpflichten wie für andere Arbeitnehmende. Zusätzlich benötigen Sie für Expatriate-spezifische Kategorien besondere Nachweise. Richten Sie ein System ein, das diese Belege lückenlos erfasst und archiviert.
- Unterkunftsmehrkosten: Mietvertrag am Einsatzort, Nachweis der beibehaltenen Wohnung im Herkunftsland, Berechnung der Differenz.
- Schulkosten: Schulrechnung, Bestätigung der Einschulung in der Schweiz, Nachweis dass öffentliche Schule nicht zumutbar ist.
- Heimreise: Flug- oder Bahntickets, maximal eine Heimreise pro Jahr für den Expatriate und mitgereiste Familienangehörige.
- Umzugskosten: Rechnung des Umzugsunternehmens, Transportbelege, Zolldokumente bei internationalem Umzug.
Die Aufbewahrungspflicht für Belege beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre. Bei Expatriates empfiehlt es sich, die Belege nach Spesenkategorie und Steuerjahr geordnet abzulegen, da bei Revisionen häufig gezielt nach einzelnen Kategorien gefragt wird.
Schritt 5: Lohnausweis-Ziffern korrekt zuordnen
Ordnen Sie jede Expatriate-Leistung der richtigen Ziffer im Lohnausweis zu. Effektive Spesen und Pauschalen gemäss genehmigtem Reglement gehören unter Ziffer 13. Allowances mit Lohncharakter werden unter Ziffer 1 zum Bruttolohn addiert. Setzen Sie bei Ziffer 15 das Kreuz, wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
Unter Ziffer 13.1 deklarieren Sie die effektiven Spesen (Reise, Verpflegung, Unterkunftsmehrkosten, Heimreise, Umzug). Unter Ziffer 13.2 erscheinen die Pauschalspesen gemäss Reglement. Achten Sie darauf, dass keine Leistung doppelt erscheint – weder unter Ziffer 1 und Ziffer 13 gleichzeitig, noch in beiden Unterrubriken von Ziffer 13.
Schritt 6: Quellensteuer mit Lohnausweis koordinieren
Bei Expatriates ohne steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz müssen Sie die Quellensteuer berechnen und abführen. Die Quellensteuerbasis umfasst den Bruttolohn inklusive aller Allowances unter Ziffer 1, jedoch ohne die echten Spesen unter Ziffer 13. Stellen Sie sicher, dass die monatlichen Quellensteuerabrechnungen mit den Jahreswerten im Lohnausweis übereinstimmen.
Prüfen Sie, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen mit dem Herkunftsland des Expatriates besteht. Falls ja, kann dies die Quellensteuerbelastung reduzieren. Bei einem Bruttolohn über CHF 120 000 pro Jahr erfolgt eine nachträgliche ordentliche Veranlagung, bei der der Lohnausweis als zentrale Unterlage dient.
Schritt 7: Lohnausweis prüfen und ausstellen
Führen Sie vor der Ausstellung eine Plausibilitätsprüfung durch. Vergleichen Sie die Summen unter Ziffer 1 und Ziffer 13 mit den monatlichen Lohnabrechnungen und Quellensteuerabrechnungen. Prüfen Sie, ob alle Expatriate-spezifischen Leistungen korrekt klassifiziert sind und ob das Kreuz bei Ziffer 15 gesetzt ist.
- Stimmt die Summe unter Ziffer 1 mit dem Bruttolohn inklusive Allowances überein?
- Sind alle effektiven Spesen und Pauschalen korrekt unter Ziffer 13 aufgeführt?
- Ist das Kreuz bei Ziffer 15 gesetzt (genehmigtes Spesenreglement)?
- Stimmen die Lohnausweis-Beträge mit der Quellensteuerabrechnung überein?
- Sind unter Bemerkungen relevante Hinweise zur Entsendung vermerkt?
Der Lohnausweis muss dem Arbeitnehmenden und der zuständigen Steuerbehörde bis Ende Januar des Folgejahres zugestellt werden. Bei unterjährigem Austritt ist der Lohnausweis innert 30 Tagen auszustellen.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Expatriate-Allowances fälschlicherweise als Spesen deklariert
Hardship-Zulagen, Cost-of-Living-Adjustments oder pauschale Wohnungszulagen ohne Mehrkostennachweis werden unter Ziffer 13 statt unter Ziffer 1 aufgeführt. Bei einer Revision führt dies zu Nachforderungen bei AHV und Quellensteuer, da diese Beträge lohnrelevant sind. Prüfen Sie jede Zulage einzeln auf ihren Charakter und dokumentieren Sie die Klassifikation schriftlich.
Fehler 2: Schulkostenerstattung ohne tatsächliche Einschulung in der Schweiz
Schulkosten werden als Spesen deklariert, obwohl die Kinder des Expatriates nicht in der Schweiz eingeschult sind oder eine öffentliche Schule zumutbar wäre. Die ESTV anerkennt Schulkosten nur, wenn die Kinder tatsächlich in der Schweiz leben und die öffentliche Schule aufgrund der Sprachsituation nicht zumutbar ist. Halten Sie die Begründung und die Schulbestätigung in den Akten fest.
Fehler 3: Mehr als eine Heimreise pro Jahr als Spesen verbucht
Gemäss ESTV-Praxis darf höchstens eine Heimreise pro Jahr für den Expatriate und die mitgereisten Familienangehörigen als Spese geltend gemacht werden. Zusätzliche Heimreisen gelten als Lohnbestandteil und gehören unter Ziffer 1. Erfassen Sie Heimreisen separat und prüfen Sie die Anzahl vor der Lohnausweis-Erstellung.
Fehler 4: Quellensteuer und Lohnausweis stimmen nicht überein
Die monatlichen Quellensteuerabrechnungen basieren auf anderen Beträgen als der Jahres-Lohnausweis. Diese Inkonsistenz fällt bei Revisionen sofort auf und führt zu aufwendigen Korrekturen. Gleichen Sie die Quellensteuerabrechnungen quartalsweise mit der Lohnbuchhaltung ab.
Fehler 5: Kreuz bei Ziffer 15 fehlt trotz genehmigtem Spesenreglement
Wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, muss bei Ziffer 15 des Lohnausweises das entsprechende Kreuz gesetzt werden. Fehlt dieses Kreuz, kann die Steuerbehörde die Pauschalspesen unter Ziffer 13.2 als nicht belegt beanstanden. Integrieren Sie die Prüfung von Ziffer 15 in Ihre Checkliste zur Lohnausweis-Erstellung.
06.Häufige Fragen
Gilt für Grenzgänger dasselbe wie für Expatriates bei den Spesen im Lohnausweis?
Nein, Grenzgänger sind keine Expatriates im Sinne der ESTV-Wegleitung. Grenzgänger haben ihren Wohnsitz im Ausland und pendeln täglich oder wöchentlich zur Arbeit in die Schweiz. Sie haben keinen Anspruch auf Expatriate-spezifische Spesen wie Unterkunftsmehrkosten oder Schulkosten. Für Grenzgänger gelten die regulären Spesenansätze und das Quellensteuerverfahren gemäss dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen.
Wie lange muss ein Expatriate in der Schweiz arbeiten, damit Expatriate-Spesen anerkannt werden?
Die ESTV-Wegleitung nennt keine feste Mindestdauer. Entscheidend ist, dass eine vorübergehende Entsendung vorliegt und der Expatriate seinen Lebensmittelpunkt nicht dauerhaft in die Schweiz verlegt. In der Praxis werden Entsendungen von einem bis fünf Jahren anerkannt. Bei längeren Aufenthalten prüft die Steuerbehörde, ob noch eine Entsendung oder bereits eine dauerhafte Anstellung vorliegt.
Müssen Expatriate-Spesen im Spesenreglement separat aufgeführt sein?
Ja, die Expatriate-spezifischen Spesenkategorien müssen im Spesenreglement separat geregelt sein. Ein allgemeines Spesenreglement ohne Expatriate-Klauseln reicht nicht aus, um Unterkunftsmehrkosten, Schulkosten oder Heimreisen als Spesen unter Ziffer 13 zu deklarieren. Das ergänzte Reglement muss der kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung vorgelegt werden.
Was passiert, wenn Expatriate-Allowances falsch als Spesen deklariert werden?
Bei einer Revision durch die Steuerbehörde oder die AHV-Ausgleichskasse werden falsch deklarierte Allowances nachträglich als Lohnbestandteil qualifiziert. Dies führt zu Nachforderungen bei der AHV (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil), bei der Quellensteuer und gegebenenfalls bei der Einkommenssteuer. Zusätzlich können Verzugszinsen und Ordnungsbussen anfallen.
Können Expatriate-Spesen auch pauschal abgerechnet werden?
Ja, sofern die Pauschalen im genehmigten Spesenreglement vorgesehen sind. Für allgemeine Spesen gelten die üblichen Pauschalsätze (z. B. CHF 30 pro Tag für Verpflegung, CHF 20 pro Tag für Kleinspesen). Für Expatriate-spezifische Kosten wie Unterkunftsmehrkosten oder Schulkosten verlangt die ESTV in der Regel den Nachweis der effektiven Kosten, da diese stark variieren.