Spesen im Lohnausweis: Steuerfreiheit, Deklaration und Korrektur
Korrekt in Ziffer 13 deklarierte Spesen sind für den AN steuerfrei – fehlt die Deklaration oder sind Spesen als Lohn ausgewiesen, drohen Steuernachforderungen. Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist der Lohnausweis das zentrale Dokument bei der Steuererklärung: Er bestimmt, welche Beträge als steuerbares Einkommen gelten und welche als steuerfreie Spesenentschädigung anerkannt werden. Diese Seite erklärt aus Arbeitnehmersicht, worauf bei der Deklaration zu achten ist, welche Handlungsmöglichkeiten bei Fehlern bestehen und wie sich Steuernachforderungen vermeiden lassen.
01.Was bedeutet der Lohnausweis für die Steuern des Arbeitnehmers?
Der Lohnausweis ist die offizielle Bescheinigung des Arbeitgebers gegenüber den Steuerbehörden. Er bildet die Grundlage für die Einkommenssteuer des Arbeitnehmers. Entscheidend ist, in welcher Ziffer ein Betrag erscheint: Alles, was in Ziffer 1 (Lohn) steht, fliesst ins steuerbare Einkommen ein. Beträge in Ziffer 13 (Spesenvergütungen) hingegen gelten als steuerfreier Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR und werden nicht besteuert.
Steuerliche Wirkung je nach Deklarationsort im Lohnausweis
Die Verantwortung für die korrekte Zuordnung liegt beim Arbeitgeber. Er muss den Lohnausweis wahrheitsgetreu ausfüllen und bis Ende Januar des Folgejahres an den Arbeitnehmer aushändigen. Werden Spesenvergütungen versehentlich oder absichtlich in Ziffer 1 statt in Ziffer 13 deklariert, zahlt der Arbeitnehmer auf diese Beträge Einkommenssteuer – obwohl es sich um reinen Auslagenersatz handelt.
Ein Beispiel verdeutlicht die Tragweite: Ein Aussendienstmitarbeiter erhält monatlich CHF 500 pauschale Spesenvergütung gemäss genehmigtem Spesenreglement, also CHF 6 000 pro Jahr. Werden diese CHF 6 000 fälschlicherweise in Ziffer 1 ausgewiesen, erhöht sich das steuerbare Einkommen entsprechend. Bei einem Grenzsteuersatz von 30 Prozent ergibt das eine Mehrbelastung von rund CHF 1 800 pro Jahr.
02.Was der Arbeitnehmer in der Steuererklärung tun muss
Der Lohnausweis muss der Steuererklärung als Beilage beigefügt werden. Die Steuerbehörden gleichen die deklarierten Einkünfte mit den Angaben im Lohnausweis ab. Stimmen die Werte nicht überein, führt das zu Rückfragen oder Auflagen.
- Spesen in Ziffer 13: Beträge, die der Arbeitgeber in Ziffer 13 ausweist, müssen in der Steuererklärung nicht separat eingetragen werden. Sie sind bereits als steuerfrei klassifiziert und fliessen nicht ins steuerbare Einkommen ein.
- Nicht erstattete Berufskosten: Hat der Arbeitgeber bestimmte Berufsauslagen nicht vergütet, darf der Arbeitnehmer diese in der Steuererklärung als Berufskosten abziehen. Dazu gehören etwa Fahrkosten zum Arbeitsort, Verpflegungsmehrkosten oder Weiterbildungskosten. Die Kantone legen Pauschalabzüge fest; höhere effektive Kosten müssen belegt werden.
- Spesen in Ziffer 1 (Fehldeklaration): Wurden Spesenvergütungen fälschlicherweise in Ziffer 1 als Lohn ausgewiesen, kann der Arbeitnehmer diese nicht einfach in der Steuererklärung herausrechnen. Die Steuerbehörden stützen sich auf den Lohnausweis. Der Arbeitnehmer muss in diesem Fall eine Korrektur beim Arbeitgeber verlangen.
Wichtig: Doppelabzüge sind nicht zulässig. Wer vom Arbeitgeber eine Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer erhält und diese korrekt in Ziffer 13 deklariert ist, darf dieselben Fahrkosten nicht zusätzlich als Berufskosten in der Steuererklärung abziehen.
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Mehr erfahren →03.Was tun, wenn der Arbeitgeber falsch deklariert hat?
Stellt der Arbeitnehmer fest, dass Spesenvergütungen im Lohnausweis falsch zugeordnet sind, sollte er umgehend handeln. Der häufigste Fehler: Pauschale Spesen erscheinen in Ziffer 1 statt in Ziffer 13, weil der Arbeitgeber kein genehmigtes Spesenreglement hat oder die Lohnbuchhaltung die Beträge falsch verbucht.
- Schritt 1: Arbeitgeber kontaktieren: Der Arbeitnehmer bittet den Arbeitgeber schriftlich um Korrektur des Lohnausweises. Dabei sollte konkret angegeben werden, welche Beträge in welcher Ziffer falsch ausgewiesen sind.
- Schritt 2: Frist beachten: Der Arbeitgeber muss den korrigierten Lohnausweis bis Ende Februar des Folgejahres bei der Steuerverwaltung einreichen. Je früher der Arbeitnehmer den Fehler meldet, desto einfacher ist die Korrektur.
- Schritt 3: Bei Weigerung das Steueramt einschalten: Weigert sich der Arbeitgeber, den Lohnausweis zu korrigieren, kann sich der Arbeitnehmer direkt an die zuständige kantonale Steuerverwaltung wenden. Diese kann den Arbeitgeber zur Korrektur auffordern oder den Sachverhalt im Veranlagungsverfahren berücksichtigen.
Auch nach Ablauf der Februar-Frist ist eine Korrektur grundsätzlich möglich, wird aber aufwendiger. Der Arbeitnehmer muss dann im Rahmen einer Einsprache gegen die Steuerveranlagung nachweisen, dass die Deklaration fehlerhaft war. Belege wie das Spesenreglement, Abrechnungen und Zahlungsnachweise sind dabei entscheidend.
04.Prävention: Lohnausweis jährlich prüfen
Viele Fehler im Lohnausweis bleiben jahrelang unentdeckt, weil Arbeitnehmer das Dokument nicht prüfen. Dabei lohnt sich ein jährlicher Kontrollblick: Er dauert wenige Minuten und kann erhebliche Steuernachzahlungen verhindern.
Checkliste: Lohnausweis aus Arbeitnehmersicht prüfen
Der zentrale Unterschied, den jeder Arbeitnehmer kennen sollte: Ziffer 1 ist steuerbarer Lohn, Ziffer 13 ist steuerfreier Spesenersatz. Sobald ein Betrag in der falschen Ziffer steht, verschiebt sich die Steuerbelastung. Besonders bei einem Stellenwechsel oder bei erstmaliger Einführung eines Spesenreglements lohnt sich eine genaue Kontrolle.
Arbeitnehmer, die regelmässig Spesen abrechnen, sollten zudem ihre eigenen Unterlagen aufbewahren. Die ESTV empfiehlt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens fünf Jahren für Spesenbelege. Diese Belege dienen als Nachweis, falls die Steuerbehörden die Deklaration in Ziffer 13 hinterfragen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Lohnausweis nicht kontrolliert
Viele Arbeitnehmer legen den Lohnausweis ungeprüft der Steuererklärung bei. Fehler in der Spesendeklaration bleiben so jahrelang unentdeckt und führen zu kumulierten Steuernachforderungen samt Verzugszinsen. Ein kurzer Abgleich mit den monatlichen Lohnabrechnungen genügt, um Unstimmigkeiten zu erkennen.
Fehler 2: Erstattete Spesen zusätzlich als Berufskosten abgezogen
Wer vom Arbeitgeber eine Spesenvergütung erhält und dieselben Kosten nochmals in der Steuererklärung als Abzug geltend macht, riskiert eine Steuerbusse wegen Doppelabzug. Die Steuerbehörden gleichen Ziffer 13 mit den deklarierten Berufskosten ab und korrigieren solche Fälle systematisch.
Fehler 3: Pauschale Spesen ohne genehmigtes Reglement als steuerfrei betrachtet
Pauschale Spesenvergütungen sind nur dann steuerfrei, wenn der Arbeitgeber über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt. Fehlt dieses, muss der Arbeitgeber die Pauschalen in Ziffer 1 deklarieren. Arbeitnehmer sollten beim Arbeitgeber nachfragen, ob ein genehmigtes Reglement vorliegt.
Fehler 4: Korrektur zu spät verlangt
Wer einen Fehler im Lohnausweis erst nach der Steuerveranlagung bemerkt, muss den aufwendigen Weg über eine Einsprache gehen. Die Einsprachefrist beträgt je nach Kanton 30 Tage ab Zustellung der Veranlagungsverfügung. Wird auch diese Frist verpasst, ist eine Korrektur nur noch über ein Revisionsgesuch möglich.
Fehler 5: Privatanteil Geschäftsfahrzeug nicht berücksichtigt
Stellt der Arbeitgeber ein Geschäftsfahrzeug zur privaten Nutzung zur Verfügung, muss der Privatanteil in Ziffer 2.2 des Lohnausweises als Lohnbestandteil ausgewiesen werden. Arbeitnehmer übersehen diesen Posten häufig und wundern sich über ein höheres steuerbares Einkommen als erwartet.
06.Häufige Fragen
Kann ich als Arbeitnehmer selbst einen korrigierten Lohnausweis einreichen?
Nein, nur der Arbeitgeber darf den Lohnausweis ausstellen und korrigieren. Der Arbeitnehmer kann den Arbeitgeber schriftlich um eine Korrektur bitten. Weigert sich dieser, kann die kantonale Steuerverwaltung eingeschaltet werden, die den Arbeitgeber zur Berichtigung auffordern kann.
Muss ich Spesen in der Steuererklärung angeben, wenn sie in Ziffer 13 stehen?
Nein. Beträge in Ziffer 13 des Lohnausweises sind steuerfrei und müssen in der Steuererklärung nicht separat deklariert werden. Die Steuerbehörden entnehmen die Information direkt dem Lohnausweis, den Sie als Beilage einreichen.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber kein genehmigtes Spesenreglement hat?
Ohne genehmigtes Spesenreglement muss der Arbeitgeber pauschale Spesenvergütungen in Ziffer 1 als Lohn deklarieren. Diese Beträge sind dann steuerpflichtig. Effektive Spesen mit Einzelbelegen können weiterhin in Ziffer 13.1 ausgewiesen werden, sofern sie geschäftlich begründet sind.
Wie lange habe ich Zeit, einen fehlerhaften Lohnausweis zu beanstanden?
Eine Korrektur beim Arbeitgeber sollte möglichst vor Ende Februar des Folgejahres verlangt werden. Nach der Steuerveranlagung bleibt die kantonale Einsprachefrist von in der Regel 30 Tagen. Danach ist nur noch ein Revisionsgesuch möglich, das an strenge Voraussetzungen geknüpft ist.
Kann ich Berufskosten abziehen, die mein Arbeitgeber nicht erstattet hat?
Ja, nicht erstattete Berufskosten dürfen in der Steuererklärung als Abzug geltend gemacht werden. Dazu gehören Fahrkosten, Verpflegungsmehrkosten und Weiterbildungskosten. Die Kantone gewähren Pauschalabzüge; wer höhere effektive Kosten geltend machen will, muss diese mit Belegen nachweisen.
Werden Spesen bei der Quellensteuer gleich behandelt?
Bei quellenbesteuerten Arbeitnehmern berücksichtigt der Quellensteuertarif bereits pauschale Berufskosten. Zusätzliche Spesenvergütungen in Ziffer 13 werden nicht besteuert, sofern sie korrekt deklariert sind. Bei einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung gelten dieselben Regeln wie für regulär besteuerte Arbeitnehmer.