Lohnausweis Spesen Arbeitnehmer: Ziffer 13 und Steuerfolgen
Spesen, die Ihr Arbeitgeber korrekt im Lohnausweis deklariert, sind für Sie als Arbeitnehmer steuerfrei. Entscheidend ist, ob die Beträge in Ziffer 13.1 (effektive Spesen) oder Ziffer 13.2 (Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement) erscheinen. Nur dann erkennt die Steuerbehörde an, dass es sich um Auslagenersatz und nicht um verdeckten Lohn handelt.
Fehler bei der Deklaration gehen zulasten des Arbeitnehmers: Werden Spesen fälschlicherweise in Ziffer 1 (Lohn) statt in Ziffer 13 ausgewiesen oder fehlt das genehmigte Spesenreglement, droht eine Aufrechnung in der Steuererklärung. Deshalb lohnt es sich, den eigenen Lohnausweis vor der Einreichung sorgfältig zu prüfen.
01.Was Ziffer 13 im Lohnausweis für Ihre Steuern bedeutet
Ziffer 13 des Lohnausweises ist der zentrale Ort, an dem Ihr Arbeitgeber sämtliche Spesenentschädigungen deklariert. Die Steuerbehörde unterscheidet dabei zwei Unterfelder: Ziffer 13.1 für effektive Spesenvergütungen (gegen Beleg) und Ziffer 13.2 für Pauschalspesen, die auf einem von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglement basieren. Beträge in diesen Feldern gelten als steuerfreier Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR und werden nicht zum steuerbaren Einkommen gezählt.
Steuerliche Behandlung je nach Deklarationsort im Lohnausweis
Erscheinen Spesen weder in Ziffer 13.1 noch in Ziffer 13.2, sondern sind im Bruttolohn unter Ziffer 1 enthalten, werden sie steuerlich als Lohn behandelt. In diesem Fall können Sie die tatsächlich angefallenen Berufsauslagen allenfalls als Abzug in der Steuererklärung geltend machen, was jedoch aufwändiger ist und Belege erfordert.
02.Welche Spesen steuerfrei bleiben und welche nicht
Nicht jede Zahlung, die Ihr Arbeitgeber als Spesen bezeichnet, ist automatisch steuerfrei. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis (Stand 2026) definiert klare Grenzen. Überschreiten Pauschalentschädigungen die zulässigen Ansätze oder fehlt die Genehmigung, wird der übersteigende Teil als Lohn besteuert.
- Effektive Reise- und Verpflegungskosten: Gegen Beleg erstattete Auslagen für Geschäftsreisen, Übernachtungen und Verpflegung sind vollständig steuerfrei. Sie erscheinen in Ziffer 13.1.
- Kilometerpauschale Privatfahrzeug: Ab 2026 beträgt die steuerfreie Pauschale CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 bleiben ohne neue Genehmigung gültig.
- Verpflegungspauschale: Ohne Beleg sind CHF 30.00 pro Tag für Mittag- oder Abendessen steuerfrei, sofern ein genehmigtes Reglement besteht.
- Kleinspesenpauschale: CHF 20.00 pro Tag für Trinkgelder, Telefonkosten und ähnliche Kleinauslagen. Auch hier ist ein genehmigtes Reglement Voraussetzung.
- Repräsentationsspesen: Maximal 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6000 pro Jahr, absolutes Maximum CHF 24 000 pro Jahr. Beträge darüber gelten als steuerbarer Lohn.
- Naturalgeschenke: Ab 2026 sind Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr steuerfrei. Höhere Beträge müssen im Lohnausweis als Lohnbestandteil deklariert werden.
Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen beispielsweise eine monatliche Autopauschale von CHF 800 zahlt, das genehmigte Reglement aber nur CHF 500 vorsieht, erscheinen CHF 500 in Ziffer 13.2 als steuerfreie Pauschale. Die restlichen CHF 300 pro Monat werden in Ziffer 1 zum Bruttolohn addiert und sind steuerpflichtig.
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Mehr erfahren →03.Lohnausweis auf Spesen prüfen: Schritt für Schritt
Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, den Lohnausweis zu prüfen, tragen aber die steuerlichen Konsequenzen einer fehlerhaften Deklaration. Eine systematische Kontrolle vor Einreichung der Steuererklärung schützt vor unerwarteten Aufrechnungen.
- Ziffer 13.1 mit eigenen Abrechnungen vergleichen: Stimmt der Totalbetrag der effektiven Spesen mit Ihren eingereichten Belegen und Abrechnungen überein? Fehlende Beträge deuten auf eine Verbuchung im Lohn hin.
- Ziffer 13.2 auf Pauschalbeträge prüfen: Erhalten Sie Pauschalspesen, muss der Betrag in Ziffer 13.2 erscheinen. Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitgeber über ein genehmigtes Spesenreglement verfügt.
- Kreuzfeld F kontrollieren: Ist das Kreuzfeld F (genehmigtes Spesenreglement vorhanden) angekreuzt? Ohne dieses Kreuz erkennt die Steuerbehörde Pauschalspesen in Ziffer 13.2 nicht als steuerfrei an.
- Ziffer 1 auf unerwartete Erhöhungen prüfen: Vergleichen Sie den Bruttolohn in Ziffer 1 mit Ihrem Arbeitsvertrag. Enthält Ziffer 1 mehr als den vereinbarten Lohn, könnten Spesen fälschlicherweise als Lohn deklariert sein.
- Bei Unstimmigkeiten den Arbeitgeber kontaktieren: Fordern Sie eine Korrektur des Lohnausweises an, bevor Sie die Steuererklärung einreichen. Der Arbeitgeber ist gemäss ESTV-Wegleitung verpflichtet, einen inhaltlich korrekten Lohnausweis auszustellen.
Reagiert Ihr Arbeitgeber nicht auf eine Korrekturanfrage, können Sie bei der Steuererklärung eine Beilage mit Ihrer Darstellung und den entsprechenden Belegen einreichen. Die zuständige kantonale Steuerverwaltung entscheidet dann über die steuerliche Behandlung.
04.Nachbesteuerung wegen Spesen: Ursachen und Vorgehen
Eine Nachbesteuerung entsteht, wenn die Steuerbehörde Spesenentschädigungen ganz oder teilweise als steuerbaren Lohn qualifiziert. Das geschieht typischerweise bei einer Revision des Arbeitgebers oder wenn die Steuerbehörde Unstimmigkeiten zwischen Lohnausweis und Steuererklärung feststellt. Die Aufrechnung erfolgt beim Arbeitnehmer, nicht beim Arbeitgeber.
Typische Ursachen für Aufrechnungen bei Arbeitnehmern
Erhalten Sie einen Aufrechnungsentscheid, können Sie innert der kantonalen Einsprachefrist (in der Regel 30 Tage) Einsprache erheben. Legen Sie dabei den Arbeitsvertrag, das Spesenreglement und Ihre Spesenabrechnungen bei. Für Rückfragen zur steuerlichen Behandlung ist immer die Steuerverwaltung Ihres Wohnsitzkantons zuständig.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Lohnausweis nicht vor der Steuererklärung geprüft
Viele Arbeitnehmer übernehmen die Zahlen des Lohnausweises ungeprüft in die Steuererklärung. Fehlt die Spesendeklaration in Ziffer 13 oder ist sie unvollständig, zahlen Sie unter Umständen zu viel Steuern. Vergleichen Sie den Lohnausweis immer mit Ihren eigenen Spesenabrechnungen.
Fehler 2: Pauschalspesen als selbstverständlich steuerfrei betrachtet
Pauschalspesen sind nur steuerfrei, wenn der Arbeitgeber ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement hat und das Kreuzfeld F angekreuzt ist. Ohne diese Voraussetzung rechnet die Steuerbehörde die Pauschale als Lohn auf.
Fehler 3: Berufsauslagen doppelt geltend gemacht
Wer steuerfreie Spesen in Ziffer 13 erhält und dieselben Auslagen zusätzlich als Berufsauslagen in der Steuererklärung abzieht, riskiert eine Korrektur mit Verzugszins. Bereits erstattete Spesen dürfen nicht nochmals abgezogen werden.
Fehler 4: Korrektur des Lohnausweises nicht rechtzeitig verlangt
Fehler im Lohnausweis lassen sich am einfachsten vor Einreichung der Steuererklärung korrigieren. Wird der fehlerhafte Lohnausweis eingereicht und die Veranlagung rechtskräftig, ist eine nachträgliche Korrektur nur noch über ein Revisionsgesuch möglich, was deutlich aufwändiger ist.
Fehler 5: Privatanteil bei Geschäftsfahrzeug übersehen
Stellt der Arbeitgeber ein Geschäftsfahrzeug zur privaten Nutzung zur Verfügung, wird ein Privatanteil von 0.9 Prozent des Kaufpreises pro Monat in Ziffer 2.2 aufgerechnet. Dieser Betrag ist steuerbares Einkommen. Arbeitnehmer übersehen häufig, dass gleichzeitig keine Fahrtkosten als Berufsauslagen abgezogen werden dürfen.
06.Häufige Fragen
Warum erscheinen meine Spesen überhaupt auf dem Lohnausweis?
Der Arbeitgeber ist gemäss ESTV-Wegleitung verpflichtet, sämtliche Spesenentschädigungen im Lohnausweis zu deklarieren. Ziffer 13 dient der Transparenz gegenüber der Steuerbehörde. Korrekt deklarierte Spesen erhöhen Ihr steuerbares Einkommen nicht.
Kann ich Spesen in der Steuererklärung abziehen, wenn sie nicht in Ziffer 13 stehen?
Ja, wenn Ihnen der Arbeitgeber Berufsauslagen nicht oder nur teilweise erstattet hat, können Sie die effektiven Kosten als Berufsauslagen in der Steuererklärung abziehen. Sie benötigen dafür Belege. Bereits in Ziffer 13 erstattete Beträge dürfen nicht zusätzlich abgezogen werden.
Was bedeutet das Kreuzfeld F auf dem Lohnausweis?
Das Kreuzfeld F bestätigt, dass der Arbeitgeber über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt. Ist es angekreuzt, akzeptiert die Steuerbehörde die in Ziffer 13.2 deklarierten Pauschalspesen als steuerfrei. Fehlt das Kreuz, werden Pauschalen als Lohn behandelt.
Mein Arbeitgeber will den Lohnausweis nicht korrigieren. Was kann ich tun?
Reichen Sie die Steuererklärung mit einer Beilage ein, in der Sie die Abweichung erklären und mit Belegen dokumentieren. Die kantonale Steuerverwaltung prüft den Sachverhalt und kann den Arbeitgeber zur Korrektur auffordern. In schwerwiegenden Fällen kann die Steuerbehörde ein Verfahren gegen den Arbeitgeber einleiten.
Sind Homeoffice-Entschädigungen in Ziffer 13 steuerfrei?
Homeoffice-Entschädigungen können als effektive Spesen in Ziffer 13.1 oder als Pauschale in Ziffer 13.2 erscheinen, sofern das Spesenreglement dies vorsieht. Ohne Regelung im genehmigten Reglement behandelt die Steuerbehörde die Entschädigung als steuerbaren Lohn.
Wie erfahre ich, ob mein Arbeitgeber ein genehmigtes Spesenreglement hat?
Fragen Sie Ihre Personalabteilung oder Ihren Vorgesetzten. Ein Hinweis ist das Kreuzfeld F auf dem Lohnausweis: Ist es angekreuzt, liegt ein genehmigtes Reglement vor. Sie haben als Arbeitnehmer das Recht, Einsicht in das Spesenreglement zu verlangen.