Grenzgänger Österreich-Schweiz: Spesenreglement, DBA und Quellensteuer
Grenzgänger AT-CH rechnen Reisekosten nach CH-Spesenreglement ab – Pendelweg nicht erstattungsfähig; DBA CH-AT regelt Steuerpflicht; Spesen im ESTV-Rahmen sind in Österreich steuerfrei. Für HR-Abteilungen mit österreichischen Grenzgängern ergeben sich besondere Anforderungen an die Spesenabrechnung, weil Schweizer Arbeitsrecht, das Doppelbesteuerungsabkommen CH-AT und die österreichische Einkommensteuer zusammenspielen. Diese Seite erklärt die massgeblichen Regeln für 2026 und zeigt, worauf bei der Abrechnung konkret zu achten ist.
01.Welche Regeln für Grenzgänger AT-CH gelten
Arbeitet eine Person mit Wohnsitz in Österreich bei einem Schweizer Arbeitgeber, untersteht das Arbeitsverhältnis dem Schweizer Obligationenrecht. Gemäss Art. 327a OR muss der Arbeitgeber alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen. Das bedeutet: Das Spesenreglement des Schweizer Unternehmens gilt vollumfänglich – unabhängig davon, ob der Grenzgänger in Vorarlberg, Tirol oder Wien wohnt.
Der tägliche Pendelweg zwischen dem österreichischen Wohnort und dem Schweizer Arbeitsort gilt nicht als Dienstreise. Dieser Weg ist arbeitsrechtlich dem privaten Bereich zuzuordnen und daher nicht erstattungsfähig – auch dann nicht, wenn er die Landesgrenze überquert. Erstattungsfähig sind ausschliesslich Fahrten, die im Rahmen einer angeordneten Dienstreise anfallen.
ESTV-Spesenansätze 2026 für Grenzgänger AT-CH
Reist ein Grenzgänger dienstlich von seinem Schweizer Arbeitsort nach Österreich, gelten für die Verpflegung die ESTV-Diätensätze für Österreich gemäss der aktuellen Länderliste. Fährt er hingegen dienstlich innerhalb der Schweiz, kommen die regulären Schweizer Ansätze zur Anwendung. Ein Beispiel: Ein Grenzgänger aus Feldkirch arbeitet in St. Gallen und fährt dienstlich nach Zürich. Für die 160 km Hin- und Rückfahrt mit dem Privatfahrzeug erhält er CHF 120.– (160 km × CHF 0.75). Zusätzlich stehen ihm CHF 30.– Verpflegungspauschale zu, sofern er auswärts verpflegt wird.
02.DBA CH-AT und Spesenbehandlung
Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Schweiz und Österreich (DBA CH-AT) regelt, welcher Staat Lohn und Spesen besteuern darf. Für Grenzgänger mit Wohnsitz in Österreich liegt das Besteuerungsrecht auf dem Arbeitslohn grundsätzlich beim Tätigkeitsstaat Schweiz. Echte Spesenersatzleistungen – also Auslagenersatz im Sinne von Art. 327a OR – gelten jedoch nicht als steuerbarer Lohn, sofern sie innerhalb der ESTV-Rahmensätze liegen.
- Spesen im ESTV-Rahmen: Spesenersatz, der die ESTV-Ansätze nicht übersteigt, ist in Österreich am Wohnsitz steuerfrei. Er wird weder als Einkommen deklariert noch unterliegt er der österreichischen Einkommensteuer.
- Überschreitung der ESTV-Ansätze: Zahlt der Arbeitgeber höhere Spesen als die ESTV-Rahmensätze vorsehen, gilt der übersteigende Betrag als verdeckter Lohn. Dieser Teil kann in Österreich einkommensteuerpflichtig werden und muss im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 ausgewiesen werden.
- Pauschalspesen über dem Rahmen: Pauschalspesen, die über die genehmigten Ansätze hinausgehen, werden sowohl in der Schweiz als auch in Österreich steuerlich als Lohnbestandteil behandelt. Ohne genehmigtes Spesenreglement besteht das Risiko einer Doppelbesteuerung.
Bei Unsicherheiten über die steuerliche Behandlung einzelner Spesenpositionen empfiehlt sich die Konsultation eines Steuerberaters mit Erfahrung im grenzüberschreitenden Bereich CH-AT. Dies gilt insbesondere bei Mitarbeitenden, die sowohl in der Schweiz als auch in Österreich dienstlich tätig sind und deren Arbeitstage auf beide Staaten aufgeteilt werden müssen.
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Mehr erfahren →03.Quellensteuer bei österreichischen Grenzgängern
Grenzgänger mit Wohnsitz in Österreich unterliegen in der Schweiz grundsätzlich der Quellensteuer auf ihrem Arbeitslohn. Das DBA CH-AT sieht jedoch für Grenzgänger eine besondere Regelung vor: Der Quellensteuersatz ist auf maximal 4.5 Prozent des Bruttolohns begrenzt, wobei Österreich die Schweizer Quellensteuer anrechnet.
Entscheidend für die Spesenabrechnung: Echter Spesenersatz im Rahmen der ESTV-Ansätze unterliegt nicht der Quellensteuer. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt. Ohne genehmigtes Reglement besteht das Risiko, dass Pauschalspesen als Lohnbestandteil qualifiziert und der Quellensteuer unterworfen werden.
Quellensteuer und Spesen bei Grenzgängern AT-CH
Für Schweizer KMU mit österreichischen Grenzgängern ist ein genehmigtes Spesenreglement daher nicht nur arbeitsrechtlich sinnvoll, sondern steuerlich zwingend notwendig. Das Reglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen und von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein. Ab 2026 gelten verschärfte Anforderungen an die inhaltliche Übereinstimmung mit den SSK-Mustervorlagen.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Pendelweg als Dienstreise abrechnen
Der tägliche Arbeitsweg zwischen dem österreichischen Wohnort und dem Schweizer Arbeitsort wird fälschlicherweise als Dienstreise erfasst. Dies führt zu unrechtmässigen Spesenerstattungen, die bei einer Revision als verdeckter Lohn qualifiziert werden. Der Pendelweg ist konsequent von der Spesenabrechnung auszuschliessen.
Fehler 2: Schweizer Verpflegungspauschale für Dienstreisen nach Österreich verwenden
Für Dienstreisen nach Österreich gelten die ESTV-Diätensätze gemäss Länderliste, nicht die Schweizer Inlandpauschale von CHF 30.–. Wird der falsche Ansatz verwendet, kann die Differenz steuerlich als Lohn behandelt werden. Prüfen Sie bei jeder Auslandsreise die aktuelle ESTV-Länderliste.
Fehler 3: Kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden
Ohne genehmigtes Spesenreglement werden sämtliche Pauschalspesen als quellensteuerpflichtiger Lohn behandelt. Dies betrifft Grenzgänger besonders stark, da die Quellensteuer direkt vom Lohn abgezogen wird. Lassen Sie das Reglement vor der ersten Spesenabrechnung von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen.
Fehler 4: ESTV-Rahmensätze überschreiten ohne Deklaration
Spesen über den ESTV-Ansätzen müssen im Lohnausweis als Lohnbestandteil deklariert werden. Unterbleibt dies, drohen Nachforderungen sowohl in der Schweiz als auch in Österreich. Der übersteigende Betrag ist unter Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises auszuweisen.
Fehler 5: Alte Kilometerpauschale von CHF 0.70 weiterführen
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Kilometerpauschale CHF 0.75. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen zwar keine neue Genehmigung, doch Mitarbeitende erhalten dann weniger als den aktuellen ESTV-Ansatz. Prüfen Sie, ob eine Anpassung des Reglements sinnvoll ist.
05.Häufige Fragen
Muss ein AT-Grenzgänger Schweizer Spesen in Österreich deklarieren?
Spesen, die innerhalb der ESTV-Rahmensätze liegen, müssen in der österreichischen Steuererklärung nicht als Einkommen deklariert werden. Sie gelten als steuerfreier Auslagenersatz. Nur Beträge, die über die ESTV-Ansätze hinausgehen, sind in Österreich als Einkommen steuerpflichtig und entsprechend zu deklarieren.
Welche Kilometerpauschale gilt für Grenzgänger AT-CH bei Dienstreisen?
Für Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug gilt ab 2026 die ESTV-Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer. Dies betrifft sowohl Dienstreisen innerhalb der Schweiz als auch dienstliche Fahrten nach Österreich. Der tägliche Pendelweg ist davon ausgenommen und nicht erstattungsfähig.
Braucht ein Schweizer KMU ein spezielles Spesenreglement für Grenzgänger?
Ein separates Reglement für Grenzgänger ist nicht erforderlich. Das bestehende, von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigte Spesenreglement gilt für alle Mitarbeitenden gleichermassen. Es sollte jedoch die ESTV-Diätensätze für Auslandsreisen referenzieren, damit Dienstreisen nach Österreich korrekt abgerechnet werden.
Kann ein Grenzgänger den Pendelweg steuerlich geltend machen?
In Österreich können Grenzgänger die Kosten für den Arbeitsweg über die Pendlerpauschale in der österreichischen Steuererklärung geltend machen. Dies ist jedoch eine persönliche Steuerangelegenheit des Arbeitnehmers und keine Spesenerstattung durch den Schweizer Arbeitgeber.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber höhere Spesen zahlt als die ESTV erlaubt?
Der Betrag, der die ESTV-Rahmensätze übersteigt, wird als verdeckter Lohn qualifiziert. In der Schweiz unterliegt er der Quellensteuer und den Sozialversicherungsabgaben. In Österreich kann er zusätzlich der Einkommensteuer unterliegen, was im schlimmsten Fall zu einer Doppelbelastung führt.