Homeoffice-Spesen: Erstattungspflicht, Reglement und Lohnausweis
Bei angeordnetem Homeoffice muss der Arbeitgeber notwendige Infrastrukturkosten erstatten (OR 327a) – bei freiwilligem Homeoffice besteht keine gesetzliche Erstattungspflicht. Diese Unterscheidung ist für HR-Verantwortliche und Geschäftsleitungen zentral, weil sie direkte Auswirkungen auf die Spesenabrechnung, das Reglement und den Lohnausweis hat. Die folgende Seite zeigt Schritt für Schritt, welche Pflichten gelten, was erstattet werden muss und wie die korrekte Deklaration funktioniert.
01.Angeordnetes vs. freiwilliges Homeoffice – Pflicht des Arbeitgebers
Die Erstattungspflicht des Arbeitgebers hängt davon ab, ob das Homeoffice angeordnet oder freiwillig ist. Art. 327a OR ist zwingend: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen. Bei angeordnetem Homeoffice fallen darunter die Infrastrukturkosten, die der Arbeitnehmer zu Hause aufwenden muss, weil ihm kein Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht.
Vergleich: Angeordnetes vs. freiwilliges Homeoffice
Bietet der Arbeitgeber einen vollwertigen Arbeitsplatz im Betrieb an und der Arbeitnehmer entscheidet sich freiwillig für Homeoffice, entfällt die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall trotzdem freiwillig Beiträge leisten, muss diese aber korrekt im Lohnausweis deklarieren.
02.Schritt 1: Klären, ob Homeoffice angeordnet ist
Die Anordnung des Homeoffice muss schriftlich dokumentiert sein. Eine mündliche Absprache reicht arbeitsrechtlich zwar grundsätzlich aus, genügt aber nicht für steuerliche Zwecke. Damit Homeoffice-Spesen steuerfrei erstattet werden können, verlangt die ESTV einen klaren schriftlichen Nachweis.
- Arbeitsvertrag: Die Homeoffice-Pflicht wird direkt im Einzelarbeitsvertrag festgehalten, idealerweise mit Angabe der Mindestanzahl Homeoffice-Tage pro Woche.
- Spesenreglement: Das kantonal genehmigte Spesenreglement enthält eine Homeoffice-Klausel, die definiert, wann Homeoffice als angeordnet gilt und welche Pauschalen gelten.
- Zusatzvereinbarung: Eine separate, von beiden Parteien unterzeichnete Homeoffice-Vereinbarung regelt Umfang, Dauer und Kostenerstattung.
- Betriebliches Reglement: Ein allgemeines Personalreglement kann Homeoffice-Regelungen für bestimmte Funktionen oder Abteilungen verbindlich festlegen.
Wichtig: Wenn ein Arbeitnehmer während der COVID-19-Pandemie ins Homeoffice geschickt wurde und seither dort arbeitet, ohne dass eine schriftliche Vereinbarung nachgeholt wurde, ist die Rechtslage unklar. HR-Abteilungen sollten bestehende Homeoffice-Situationen prüfen und schriftlich nachregulieren, bevor Pauschalspesen ausbezahlt werden.
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Mehr erfahren →03.Schritt 2: Was der Arbeitgeber bei angeordnetem Homeoffice erstatten muss
Art. 327a OR spricht von notwendigen Auslagen. Im Homeoffice-Kontext bedeutet das: Kosten, die dem Arbeitnehmer entstehen, weil er seine Arbeit zu Hause statt im Betrieb ausführen muss. Die Erstattung kann effektiv (gegen Beleg) oder pauschal (im genehmigten Reglement) erfolgen.
Erstattungspflichtige vs. nicht erstattungspflichtige Homeoffice-Kosten
Ein Rechenbeispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet vier Tage pro Woche im angeordneten Homeoffice. Die monatliche Internetrechnung beträgt CHF 60.–, die anteiligen Stromkosten für das Arbeitszimmer CHF 25.– und der anteilige Raumkostenanteil CHF 150.–. Bei 80 % Homeoffice-Anteil ergibt sich eine monatliche Erstattung von rund CHF 188.– (effektiv berechnet). Viele Unternehmen vereinfachen dies mit einer genehmigten Monatspauschale von CHF 150.– bis CHF 250.–.
04.Schritt 3: Was im Spesenreglement stehen muss
Damit Homeoffice-Pauschalen steuerfrei ausbezahlt werden können, müssen sie im kantonal genehmigten Spesenreglement verankert sein. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Ein Reglement ohne Homeoffice-Klausel deckt diese Kosten nicht ab – die Pauschale würde als Lohnbestandteil qualifiziert und wäre sozialversicherungs- und steuerpflichtig.
- Definition der Homeoffice-Regelung: Das Reglement muss klar festhalten, wann Homeoffice als angeordnet gilt und für welche Funktionen oder Mitarbeiterkategorien die Regelung greift.
- Erstattungsansatz: Angabe, ob die Erstattung pauschal oder effektiv erfolgt. Bei Pauschalansätzen muss der monatliche oder tägliche Betrag beziffert sein.
- Mindestanzahl Homeoffice-Tage: Viele Kantone verlangen eine Mindestanzahl regelmässiger Homeoffice-Tage (z. B. mindestens 40 % der Arbeitszeit), damit eine Pauschale genehmigt wird.
- Abgrenzung zu anderen Spesen: Das Reglement muss klarstellen, dass Homeoffice-Pauschalen nicht mit Verpflegungs- oder Kleinspesenpauschalen kumuliert werden, sofern diese denselben Zweck abdecken.
Das Reglement muss dem zuständigen kantonalen Steueramt zur Genehmigung eingereicht werden. Ohne Genehmigung gelten Pauschalzahlungen als Lohn. Bei effektiver Erstattung gegen Belege ist keine Genehmigung nötig, aber die Belege müssen aufbewahrt werden.
05.Schritt 4: Lohnausweis-Deklaration von Homeoffice-Spesen
Die korrekte Deklaration im Lohnausweis hängt davon ab, ob die Homeoffice-Spesen pauschal oder effektiv erstattet werden. Fehler bei der Deklaration führen zu Nachfragen der Steuerbehörden und können Aufrechnungen beim Arbeitnehmer oder Arbeitgeber nach sich ziehen.
Lohnausweis-Deklaration von Homeoffice-Spesen
Bei Ziffer 13.1.3 wird der Gesamtbetrag der im Kalenderjahr ausbezahlten Homeoffice-Pauschale eingetragen. Die Steuerbehörde prüft, ob das genehmigte Reglement den Betrag abdeckt. Übersteigt die ausbezahlte Pauschale den genehmigten Ansatz, ist die Differenz unter Ziffer 1 als Lohn zu deklarieren. Bei effektiver Erstattung unter Ziffer 13.2 muss der Arbeitgeber die Belege während zehn Jahren aufbewahren.
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Homeoffice-Pauschale ohne genehmigtes Reglement auszahlen
Wird eine Homeoffice-Pauschale ausbezahlt, ohne dass das Spesenreglement kantonal genehmigt ist, qualifiziert die Steuerbehörde den Betrag als Lohn. Die Folge: Nachbelastung von Sozialversicherungsbeiträgen (AHV, ALV, BVG) und Einkommenssteuer beim Arbeitnehmer. Das Reglement muss vor der ersten Auszahlung genehmigt sein.
Fehler 2: Keine schriftliche Homeoffice-Anordnung vorhanden
Ohne schriftlichen Nachweis, dass Homeoffice angeordnet ist, kann die Steuerbehörde die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR bestreiten. HR-Abteilungen sollten für jeden Mitarbeitenden im Homeoffice eine unterzeichnete Vereinbarung oder einen entsprechenden Vertragszusatz vorhalten.
Fehler 3: Freiwilliges und angeordnetes Homeoffice gleich behandeln
Manche Unternehmen zahlen allen Homeoffice-Mitarbeitenden dieselbe Pauschale, unabhängig davon, ob das Homeoffice angeordnet oder freiwillig ist. Bei freiwilligem Homeoffice ist die Pauschale jedoch Lohnbestandteil. Das Reglement muss klar zwischen den beiden Kategorien unterscheiden.
Fehler 4: Homeoffice-Spesen unter falscher Lohnausweis-Ziffer deklarieren
Pauschalen gehören in Ziffer 13.1.3, effektive Erstattungen in Ziffer 13.2. Eine Verwechslung führt zu Rückfragen der Steuerverwaltung und kann beim Arbeitnehmer zu einer Aufrechnung führen. Die Lohnsoftware muss entsprechend konfiguriert sein.
Fehler 5: Private Kosten als Homeoffice-Spesen erstatten
Kosten für Kaffeemaschinen, Dekoration oder private Möbel sind keine notwendigen Auslagen im Sinne von Art. 327a OR. Werden solche Kosten erstattet, handelt es sich um freiwillige Leistungen, die als Lohn deklariert werden müssen. Das Reglement sollte klar auflisten, welche Kosten abgedeckt sind.
07.Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter freiwillig Homeoffice macht und höhere Stromkosten hat?
Bei freiwilligem Homeoffice besteht keine gesetzliche Erstattungspflicht des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer kann die Mehrkosten allenfalls als Berufskosten in der Steuererklärung geltend machen, sofern er nachweist, dass ihm kein zumutbarer Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stand. In der Praxis akzeptieren die Steuerbehörden diesen Abzug bei rein freiwilligem Homeoffice selten.
Wie hoch darf eine Homeoffice-Pauschale maximal sein?
Es gibt keinen gesetzlich festgelegten Maximalbetrag. Die Pauschale muss jedoch den tatsächlichen Kosten entsprechen und vom kantonalen Steueramt genehmigt werden. In der Praxis bewegen sich genehmigte Pauschalen zwischen CHF 100.– und CHF 300.– pro Monat, abhängig vom Homeoffice-Anteil und den lokalen Lebenshaltungskosten.
Muss der Arbeitgeber auch den Bürostuhl für das Homeoffice bezahlen?
Bei angeordnetem Vollzeit-Homeoffice kann ein ergonomischer Bürostuhl als notwendiges Arbeitsmittel gelten, insbesondere im Rahmen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (Art. 328 OR). Bei Teilzeit-Homeoffice oder freiwilligem Homeoffice besteht keine Pflicht. Viele Unternehmen stellen Bürostühle leihweise zur Verfügung, was steuerlich unproblematisch ist.
Können Homeoffice-Spesen und Verpflegungspauschale gleichzeitig bezogen werden?
Grundsätzlich ja, sofern die Pauschalen unterschiedliche Kosten abdecken. Die Homeoffice-Pauschale deckt Infrastrukturkosten, die Verpflegungspauschale die Mehrkosten für auswärtige Verpflegung. An Homeoffice-Tagen entfällt die Verpflegungspauschale jedoch in der Regel, weil der Arbeitnehmer zu Hause essen kann. Das Spesenreglement muss diese Abgrenzung klar regeln.
Braucht jeder Kanton eine eigene Genehmigung des Spesenreglements?
Das Spesenreglement wird vom Sitzkanton des Unternehmens genehmigt. Diese Genehmigung gilt grundsätzlich für alle Mitarbeitenden, auch wenn diese in anderen Kantonen wohnen. Bei Betriebsstätten in mehreren Kantonen kann eine zusätzliche Genehmigung durch den jeweiligen Betriebsstättenkanton erforderlich sein.