Homeoffice Spesen Arbeitgeber Pflicht: Erstattung, Pauschalen und Steuerfolgen

Art. 327a Abs. 1 OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Bestimmung ist zwingend und kann nicht zuungunsten des Arbeitnehmers wegbedungen werden (Art. 362 OR). Der Anspruch gilt unabhängig vom Arbeitsort – also auch dann, wenn die Arbeit nicht im Betrieb, sondern zu Hause verrichtet wird.

Die zentrale Voraussetzung für die Erstattungspflicht ist die Anordnung des Homeoffice durch den Arbeitgeber. Anordnung liegt vor, wenn der Arbeitgeber keinen geeigneten Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stellt oder die Arbeit von zu Hause ausdrücklich verlangt. Auch eine faktische Anordnung – etwa wenn der Betrieb keinen Büroarbeitsplatz mehr vorhält – genügt.

Bei freiwilligem Homeoffice – also wenn der Arbeitnehmer aus eigenem Wunsch von zu Hause arbeitet und jederzeit einen Arbeitsplatz im Betrieb nutzen könnte – besteht keine gesetzliche Erstattungspflicht. Viele Arbeitgeber regeln dennoch eine freiwillige Beteiligung an den Kosten im Arbeitsvertrag oder Spesenreglement, um Homeoffice attraktiv zu gestalten.

Erstattungsfähig sind alle Kosten, die notwendig und ursächlich durch die Arbeit im Homeoffice entstehen. Der Arbeitnehmer muss nachweisen können, dass die Auslagen tatsächlich angefallen sind und in einem sachlichen Zusammenhang mit der Arbeitsleistung stehen. In der Praxis haben sich folgende Kostenkategorien etabliert:

• Anteilige Mietkosten: Wird ein Raum oder ein Teil der Wohnung regelmässig als Arbeitsplatz genutzt, ist der anteilige Mietaufwand erstattungsfähig. Berechnung: Fläche des Arbeitszimmers geteilt durch die Gesamtwohnfläche, multipliziert mit der Monatsmiete. Bei einem 12 m2 grossen Arbeitszimmer in einer 80 m2 Wohnung mit CHF 2 000 Miete ergibt das CHF 300 pro Monat.
• Strom und Heizung: Die anteiligen Energiekosten für Beleuchtung, Heizung und den Betrieb von Arbeitsgeräten sind erstattungspflichtig. Der Anteil wird analog zur Mietfläche berechnet oder pauschal geschätzt.
• Internet und Telefon: Nutzt der Arbeitnehmer seinen privaten Internetanschluss für die Arbeit, ist ein angemessener Anteil der monatlichen Kosten zu erstatten. Bei ausschliesslich beruflicher Nutzung eines separaten Anschlusses sind die vollen Kosten geschuldet.
• Arbeitsmittel und Mobiliar: Bürostuhl, Schreibtisch, Bildschirm, Tastatur und weiteres notwendiges Arbeitsmaterial muss der Arbeitgeber stellen oder die Anschaffungskosten erstatten (Art. 327 Abs. 1 OR). Bereits vorhandene private Geräte begründen keinen automatischen Erstattungsanspruch.
• Verbrauchsmaterial: Druckerpapier, Toner, Schreibmaterial und ähnliche Verbrauchsgüter, die für die Arbeit benötigt werden, sind ebenfalls erstattungsfähig.

Nicht erstattungsfähig sind Kosten, die auch ohne Homeoffice angefallen wären – etwa die Grundmiete der Wohnung, wenn kein separates Arbeitszimmer genutzt wird, oder private Internetnutzung. Ebenso wenig schuldet der Arbeitgeber Komfortausgaben wie hochwertige Kaffeemaschinen oder ergänzende Wohnungseinrichtung ohne beruflichen Bezug.

Statt jede einzelne Auslage abzurechnen, können Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine pauschale Homeoffice-Entschädigung vereinbaren. Diese Lösung reduziert den administrativen Aufwand erheblich, ist aber an klare Voraussetzungen geknüpft.

• Genehmigtes Spesenreglement: Die Pauschale muss in einem von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglement verankert sein. Ohne Genehmigung wird die Pauschale steuerlich als Lohnbestandteil behandelt.
• Angemessenheit: Die Höhe der Pauschale muss den tatsächlichen Durchschnittskosten entsprechen. Überhöhte Pauschalen gelten als verdeckter Lohn. In der Praxis bewegen sich Homeoffice-Pauschalen zwischen CHF 100 und CHF 250 pro Monat bei Vollzeit-Homeoffice.
• Keine Doppelentschädigung: Wer eine Pauschale erhält, kann nicht zusätzlich Einzelbelege für dieselben Kostenkategorien einreichen. Das Spesenreglement muss klar festhalten, welche Kosten durch die Pauschale abgedeckt sind.
• Proportionale Kürzung: Bei Teilzeit-Homeoffice ist die Pauschale anteilig zu kürzen. Arbeitet jemand drei von fünf Tagen im Homeoffice, beträgt die Pauschale 60 Prozent des Vollzeitansatzes.

Ein konkretes Beispiel: Ein Unternehmen legt im genehmigten Spesenreglement eine Homeoffice-Pauschale von CHF 200 pro Monat bei Vollzeit-Homeoffice fest. Eine Mitarbeiterin arbeitet an drei Tagen pro Woche von zu Hause. Sie erhält CHF 120 pro Monat (60 Prozent von CHF 200). Dieser Betrag deckt anteilige Miete, Strom, Internet und Verbrauchsmaterial ab. Arbeitsmittel wie Bildschirm oder Bürostuhl werden separat gestellt oder erstattet, da sie nicht unter die laufende Pauschale fallen.

Wichtig: Auch bei einer Pauschallösung bleibt der Arbeitgeber verpflichtet, notwendige Arbeitsmittel gemäss Art. 327 OR bereitzustellen. Die Pauschale ersetzt nur die laufenden Betriebskosten, nicht die Ausstattungspflicht.

Die steuerliche Behandlung von Homeoffice-Entschädigungen hängt davon ab, ob sie als echte Spesenerstattung oder als verdeckter Lohn qualifizieren. Korrekt ausgerichtete Homeoffice-Spesen sind für den Arbeitnehmer einkommensteuerfrei und unterliegen weder der AHV noch der Quellensteuer.

Im Lohnausweis werden korrekt ausgerichtete Homeoffice-Spesen unter Ziffer 13.1.1 (Effektive Spesen) oder Ziffer 13.2.1 (Pauschalspesen bei genehmigtem Reglement) deklariert. Fehlt ein genehmigtes Reglement, muss der Arbeitgeber die Entschädigung in Ziffer 1 als Bruttolohn aufführen. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall die tatsächlichen Berufsauslagen in der Steuererklärung als Abzug geltend machen – muss sie aber einzeln belegen.

Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bestehende Reglemente, die vor 2026 genehmigt wurden und keine Homeoffice-Pauschale enthalten, sollten bei nächster Gelegenheit ergänzt werden. Eine Neueinreichung zur Genehmigung ist erforderlich, sobald das Reglement inhaltlich geändert wird.