Rückerstattungspflicht nach OR 327a: Umfang, Grenzen, Durchsetzung

Art. 327a Abs. 1 OR hält fest: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Abs. 2 ergänzt, dass bei Aussendienstarbeit auch die Kosten für Unterkunft und Verpflegung zu erstatten sind, sofern diese nicht anderweitig gedeckt werden. Der Gesetzgeber hat diese Bestimmung bewusst als zwingend ausgestaltet. Gemäss Art. 362 OR darf weder im Einzelarbeitsvertrag noch in einem Gesamtarbeitsvertrag zuungunsten des Arbeitnehmers davon abgewichen werden.

Konkret bedeutet das: Selbst wenn ein Arbeitsvertrag eine Klausel enthält wie «Spesen sind im Lohn inbegriffen», ist diese Klausel nichtig, sofern der Lohn nicht nachweislich einen klar ausgewiesenen und angemessenen Spesenanteil enthält. Die blosse Behauptung, der Lohn decke alles ab, genügt nicht.

Existiert kein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, schuldet der Arbeitgeber die Erstattung der tatsächlich angefallenen Auslagen (Effektivspesen). Der Arbeitnehmer muss in diesem Fall die Auslagen mit Originalbelegen nachweisen. Ein genehmigtes Spesenreglement mit Pauschalansätzen vereinfacht die Abwicklung für beide Seiten, ändert aber nichts an der grundsätzlichen Pflicht.

Der zentrale Begriff in Art. 327a OR ist «notwendig». Nicht jede Ausgabe, die im Zusammenhang mit der Arbeit steht, löst einen Erstattungsanspruch aus. Die Auslage muss kausal durch die Ausführung der Arbeit verursacht sein und beruflich veranlasst sein. Massgebend ist, ob die Ausgabe objektiv erforderlich war, um die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen.

• Reisekosten: Zugbillett 2. Klasse, Kilometerpauschale von CHF 0.75/km bei Nutzung des Privatfahrzeugs (ab 1.1.2026), Parkgebühren bei Kundenbesuchen.
• Verpflegung: Auswärtige Mahlzeiten bei Geschäftsreisen oder Aussendiensttätigkeit. Die ESTV-Pauschale beträgt CHF 30.– pro Mahlzeit ohne Beleg.
• Übernachtung: Hotelkosten bei mehrtägigen Geschäftsreisen, sofern eine Heimreise nicht zumutbar ist.
• Arbeitsmittel: Beruflich benötigte Software, Mobiltelefon-Kosten bei dienstlicher Nutzung des Privatgeräts, Fachliteratur.
• Repräsentation: Kundeneinladungen und Geschäftsessen, sofern betrieblich veranlasst. Im genehmigten Reglement gelten Obergrenzen von max. 5 % des Bruttolohns ab CHF 6000/Jahr, maximal CHF 24 000/Jahr.

Nicht notwendig sind dagegen Luxusausgaben und Komfort-Upgrades ohne betriebliche Begründung. Ein Beispiel: Bucht ein Arbeitnehmer eigenmächtig ein Business-Class-Flugticket, obwohl das Spesenreglement Economy vorsieht, muss der Arbeitgeber nur den Economy-Tarif erstatten. Etwas anderes gilt, wenn das Reglement Business Class ausdrücklich erlaubt oder die Reisedauer eine höhere Klasse objektiv rechtfertigt (z. B. Langstreckenflug mit anschliessendem Kundentermin).

Die Rückerstattungspflicht nach OR 327a hat klare Grenzen. Nicht jede Ausgabe, die während der Arbeitszeit anfällt, ist erstattungspflichtig. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Ausschlussgründe.

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Belegpflicht: Verfügt das Unternehmen über ein von der Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement mit Pauschalansätzen, entfällt die Belegpflicht für die darin definierten Pauschalen (z. B. Kleinspesen CHF 20.–/Tag). Für alle übrigen Auslagen bleibt der Originalbeleg Voraussetzung für die Erstattung.

Verweigert der Arbeitgeber die Spesenerstattung, stehen dem Arbeitnehmer mehrere Rechtsmittel zur Verfügung. Der Anspruch aus Art. 327a OR verjährt gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR erst nach fünf Jahren. Zudem ist Art. 341 OR zu beachten: Während des Arbeitsverhältnisses und einen Monat nach dessen Beendigung kann der Arbeitnehmer nicht auf Forderungen verzichten, die sich aus zwingenden Vorschriften ergeben. Ein Verzicht auf Spesenerstattung ist somit unwirksam.

• Schriftliche Mahnung: Der Arbeitnehmer fordert den Arbeitgeber schriftlich und mit Fristansetzung zur Erstattung auf. Die Mahnung sollte die einzelnen Positionen mit Datum und Betrag auflisten.
• Schlichtungsverfahren: Arbeitsrechtliche Streitigkeiten bis CHF 30 000 sind in den meisten Kantonen kostenlos. Das Schlichtungsverfahren ist obligatorisch vor einer Klage.
• Klage vor Arbeitsgericht: Scheitert die Schlichtung, kann der Arbeitnehmer Klage einreichen. Bei Streitwerten bis CHF 30 000 ist das Verfahren in der Regel kostenlos (Art. 114 ZPO).
• Betreibung: Alternativ kann der Arbeitnehmer den offenen Betrag auf dem Betreibungsweg einfordern. Erhebt der Arbeitgeber Rechtsvorschlag, ist der Rechtsweg über das Arbeitsgericht nötig.

Verweigert ein Arbeitgeber systematisch die Spesenerstattung, kann dies auch sozialversicherungsrechtliche Folgen haben. Nicht erstattete Berufsauslagen können bei einer AHV-Revision als verdeckter Lohn qualifiziert werden, was Nachzahlungen bei AHV, ALV und Quellensteuer auslöst. Für den Arbeitnehmer empfiehlt es sich, sämtliche Belege und die schriftliche Korrespondenz lückenlos aufzubewahren, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.