Rückerstattungspflicht nach OR 327a: Umfang, Grenzen und Ausnahmen
Arbeitgeber in der Schweiz sind gesetzlich verpflichtet, ihren Angestellten alle Auslagen zu erstatten, die bei der Ausführung der Arbeit notwendigerweise entstehen. Diese Pflicht ergibt sich direkt aus Art. 327a OR und gilt unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert oder nicht.
Die Rückerstattungspflicht gehört zu den zwingenden Bestimmungen des Arbeitsrechts. Das bedeutet: Selbst wenn ein Arbeitsvertrag oder ein Reglement die Erstattung einschränkt oder ausschliesst, bleibt der Anspruch des Arbeitnehmers bestehen. Entscheidend ist die Abgrenzung zwischen notwendigen beruflichen Auslagen und privaten Kosten.
01.Gesetzliche Grundlage: Was Art. 327a OR regelt
Art. 327a Abs. 1 OR legt fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Abs. 2 ergänzt, dass bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen zu erstatten sind. Diese Bestimmung gilt für alle Arbeitsverhältnisse, die dem Schweizer Obligationenrecht unterstehen, unabhängig von Branche, Funktion oder Lohnhöhe.
Art. 362 OR listet Art. 327a ausdrücklich als zwingende Norm auf. Das hat eine weitreichende Konsequenz: Jede vertragliche Vereinbarung, die den Auslagenersatz zuungunsten des Arbeitnehmers einschränkt, ist nichtig. Ein Arbeitsvertrag, der etwa festhält, dass Spesen im Lohn inbegriffen seien, ist in diesem Punkt unwirksam. Der Arbeitnehmer kann die Erstattung trotzdem verlangen.
Die Rückerstattungspflicht entsteht kraft Gesetz und setzt weder einen schriftlichen Antrag noch ein genehmigtes Spesenreglement voraus. Ein Reglement regelt lediglich die Modalitäten der Erstattung, etwa ob pauschal oder effektiv abgerechnet wird, nicht aber den Anspruch selbst.
02.Welche Auslagen als notwendig gelten
Das Gesetz definiert den Begriff der notwendigen Auslagen nicht abschliessend. Massgebend ist, ob die Kosten unmittelbar durch die Arbeitstätigkeit verursacht werden und ob der Arbeitnehmer sie nicht vermeiden kann, ohne seine Arbeitspflicht zu verletzen. Die Beurteilung erfolgt objektiv: Entscheidend ist nicht, ob der Arbeitgeber die Auslage im Voraus genehmigt hat, sondern ob sie sachlich erforderlich war.
- Reisekosten: Fahrten zu Kunden, Baustellen, Messen oder anderen auswärtigen Einsatzorten. Bei Nutzung des Privatfahrzeugs gilt ab 2026 eine Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
- Verpflegungsmehrkosten: Wenn der Arbeitnehmer auswärts arbeitet und nicht am gewohnten Ort essen kann, sind die Mehrkosten zu erstatten. Die steuerlich anerkannte Pauschale beträgt CHF 30 pro Mahlzeit ohne Beleg.
- Übernachtungskosten: Hotelkosten bei mehrtägigen Geschäftsreisen oder auswärtigen Einsätzen, sofern eine tägliche Rückkehr unzumutbar ist.
- Arbeitsmaterial und Werkzeuge: Kosten für Geräte, Software oder Material, das der Arbeitgeber nicht zur Verfügung stellt, der Arbeitnehmer aber für seine Tätigkeit benötigt. Art. 327 OR regelt die Bereitstellungspflicht des Arbeitgebers für Arbeitsgeräte separat.
- Telekommunikation und Internet: Anteilige Kosten für beruflich genutztes Mobiltelefon oder Internetanschluss, wenn der Arbeitgeber kein Geschäftsgerät bereitstellt.
- Repräsentationsauslagen: Geschäftsessen, Kundengeschenke oder Bewirtungskosten, sofern sie im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen. Steuerlich anerkannt sind maximal 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6000 pro Jahr, höchstens CHF 24 000 pro Jahr.
Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin fährt mit dem Privatfahrzeug 120 Kilometer zu einem Kundentermin und nimmt das Mittagessen unterwegs ein. Der Arbeitgeber schuldet ihr mindestens CHF 90 Kilometergeld (120 km x CHF 0.75) sowie CHF 30 Verpflegungspauschale, insgesamt CHF 120. Dieser Anspruch besteht auch dann, wenn das Spesenreglement tiefere Ansätze vorsieht, sofern die effektiven Kosten höher liegen.
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Mehr erfahren →03.Welche Kosten nicht unter die Rückerstattungspflicht fallen
Nicht jede Ausgabe, die im Zusammenhang mit der Erwerbstätigkeit steht, ist eine erstattungspflichtige Auslage. Die Abgrenzung zwischen beruflich notwendigen Spesen und privaten Lebenshaltungskosten ist in der Praxis eine häufige Streitquelle. Grundsätzlich gilt: Kosten, die auch ohne das konkrete Arbeitsverhältnis anfallen würden, sind keine notwendigen Auslagen im Sinne von Art. 327a OR.
Abgrenzung erstattungspflichtiger und nicht erstattungspflichtiger Kosten
Eine besondere Situation ergibt sich beim Homeoffice. Arbeitet der Arbeitnehmer auf Anordnung des Arbeitgebers regelmässig von zu Hause, können anteilige Kosten für Strom, Internet oder Büromaterial als notwendige Auslagen gelten. Arbeitet er hingegen freiwillig im Homeoffice, obwohl ein Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht, besteht in der Regel kein Erstattungsanspruch. Die Rechtsprechung zu diesem Thema entwickelt sich laufend weiter.
04.Umsetzung in der Praxis: Effektivspesen und Pauschalen
Art. 327a OR schreibt nicht vor, wie die Erstattung zu erfolgen hat. In der Praxis haben sich zwei Modelle etabliert: die Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand (Effektivspesen) und die pauschale Vergütung. Beide Varianten sind zulässig, solange der Arbeitnehmer im Ergebnis nicht schlechter gestellt wird als bei einer Erstattung der effektiven Kosten.
Vergleich Effektivspesen und Pauschalspesen
Ein genehmigtes Spesenreglement bietet beiden Seiten Rechtssicherheit. Es legt fest, welche Auslagen in welcher Höhe erstattet werden, und vereinfacht die steuerliche Behandlung. Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Wichtig: Auch mit einem Pauschalreglement bleibt die zwingende Rückerstattungspflicht nach Art. 327a OR bestehen. Übersteigen die tatsächlichen Auslagen die Pauschale regelmässig, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Nacherstattung der Differenz.
Die Kleinspesenpauschale von CHF 20 pro Tag deckt geringfügige Auslagen wie Trinkgelder, Gepäckaufbewahrung oder Telefongebühren ab. Sie wird ohne Einzelbelege ausbezahlt und ist bei genehmigtem Reglement steuerfrei. Naturalgeschenke an Mitarbeitende sind ab 2026 bis CHF 600 pro Kalenderjahr steuerfrei.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Spesen im Lohn inbegriffen vereinbaren
Manche Arbeitgeber halten im Arbeitsvertrag fest, dass der Lohn sämtliche Spesen abdecke. Diese Klausel ist nichtig, weil Art. 327a OR zwingend ist (Art. 362 OR). Der Arbeitnehmer kann die Erstattung seiner notwendigen Auslagen trotzdem verlangen, und zwar rückwirkend bis zur Verjährungsfrist von fünf Jahren.
Fehler 2: Gewöhnlichen Arbeitsweg als Spesen abrechnen
Der tägliche Weg zwischen Wohnung und Arbeitsort ist keine erstattungspflichtige Auslage. Wird er trotzdem als Spese verbucht, droht bei einer Steuerrevision die Umqualifikation in steuerpflichtigen Lohn. Erstattungspflichtig sind nur Fahrten zu auswärtigen Einsatzorten, die über den gewöhnlichen Arbeitsweg hinausgehen.
Fehler 3: Pauschalen ohne genehmigtes Reglement auszahlen
Pauschalspesen ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Reglement gelten steuerlich als Lohnbestandteil. Sie unterliegen dann der Einkommenssteuer und den Sozialversicherungsabgaben. Der Arbeitgeber sollte vor der Einführung von Pauschalen das Reglement zur Genehmigung einreichen.
Fehler 4: Erstattung an eine Genehmigungspflicht knüpfen
Ein internes Genehmigungsverfahren für Spesen ist organisatorisch sinnvoll, darf aber den gesetzlichen Anspruch nicht aushebeln. Verweigert der Arbeitgeber die Erstattung einer objektiv notwendigen Auslage mit dem Hinweis auf fehlende Vorabgenehmigung, verletzt er Art. 327a OR. Die Genehmigung darf sich nur auf die Angemessenheit der Höhe beziehen, nicht auf den Anspruch selbst.
Fehler 5: Veraltete Kilometerpauschale weiterverwenden
Ab 1. Januar 2026 beträgt die steuerlich anerkannte Kilometerpauschale CHF 0.75 statt bisher CHF 0.70. Wer die alte Pauschale weiterverwendet, erstattet den Arbeitnehmern zu wenig. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen zwar keine neue Genehmigung, der Arbeitgeber sollte die Ansätze aber freiwillig anpassen, um Streitigkeiten zu vermeiden.
06.Häufige Fragen
Kann der Arbeitgeber die Spesenerstattung im Arbeitsvertrag ausschliessen?
Nein. Art. 327a OR ist gemäss Art. 362 OR eine zwingende Bestimmung. Jede vertragliche Klausel, die den Auslagenersatz zuungunsten des Arbeitnehmers einschränkt oder ausschliesst, ist nichtig. Der Anspruch besteht unabhängig vom Vertragstext.
Muss der Arbeitgeber auch Spesen erstatten, wenn kein Spesenreglement existiert?
Ja. Die Rückerstattungspflicht ergibt sich direkt aus dem Gesetz und nicht aus einem Reglement. Ohne Reglement werden die Spesen nach tatsächlichem Aufwand mit Belegen abgerechnet. Ein Reglement regelt lediglich die Modalitäten und ermöglicht steuerfreie Pauschalen.
Verjähren Spesenansprüche gegenüber dem Arbeitgeber?
Ja. Spesenansprüche verjähren nach fünf Jahren gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR. Die Frist beginnt mit der Fälligkeit der einzelnen Auslage. Arbeitnehmer sollten ihre Spesen daher zeitnah einreichen und dokumentieren.
Darf der Arbeitgeber tiefere Pauschalen als die ESTV-Ansätze festlegen?
Grundsätzlich ja, solange die Pauschalen die tatsächlichen Kosten der Arbeitnehmer im Durchschnitt decken. Liegen die effektiven Auslagen regelmässig über der Pauschale, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Nacherstattung der Differenz. Die ESTV-Ansätze gelten als Richtwerte für die steuerliche Anerkennung.
Muss der Arbeitgeber Homeoffice-Kosten erstatten?
Wenn der Arbeitgeber das Homeoffice anordnet und keinen Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stellt, können anteilige Kosten für Strom, Internet oder Büromaterial als notwendige Auslagen gelten. Bei freiwilligem Homeoffice mit verfügbarem Büroplatz besteht in der Regel kein Anspruch.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber die Spesenerstattung verweigert?
Der Arbeitnehmer kann den Anspruch gerichtlich durchsetzen. Zuständig ist das Arbeitsgericht am Arbeitsort oder am Wohnsitz des Arbeitnehmers. Bei einem Streitwert bis CHF 30 000 ist das Verfahren kostenlos. Zusätzlich kann der Arbeitnehmer bei anhaltender Verweigerung unter Umständen fristlos kündigen.