Motorfahrzeug Spesen OR 327b: Erstattungspflicht, Kilometerpauschale und Voraussetzungen

Art. 327b Abs. 1 OR bestimmt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen für den Gebrauch eines Motorfahrzeugs zu ersetzen hat, wenn dieses für die Arbeit benötigt wird. Die Norm ist das Gegenstück zu Art. 327a OR, der die allgemeine Auslagenerstattungspflicht regelt. Während Art. 327a OR alle Auslagen im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung erfasst, konkretisiert Art. 327b OR die Erstattungspflicht spezifisch für Motorfahrzeuge und zählt die einzelnen Kostenkategorien abschliessend auf.

Die Bestimmung ist relativ zwingend zugunsten des Arbeitnehmers. Das bedeutet: Arbeitgeber und Arbeitnehmer dürfen vertraglich nicht zuungunsten des Arbeitnehmers davon abweichen. Eine Klausel im Arbeitsvertrag, die den Arbeitnehmer zur Übernahme der Fahrzeugkosten verpflichtet, wäre nichtig. Zulässig ist hingegen eine Regelung, die über das gesetzliche Minimum hinausgeht, etwa eine höhere Kilometerpauschale als der ESTV-Ansatz.

Art. 327b OR erfasst ausschliesslich Fahrzeuge im Eigentum des Arbeitnehmers. Stellt der Arbeitgeber ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung, gelten andere Regeln: Der Arbeitnehmer muss dann den Privatanteil als geldwerten Vorteil versteuern. Die Abgrenzung zwischen Privatfahrzeug und Geschäftswagen ist deshalb sowohl arbeitsrechtlich als auch steuerlich zentral.

Art. 327b Abs. 1 OR nennt fünf Kostenkategorien, die der Arbeitgeber anteilig nach geschäftlicher Nutzung erstatten muss. In der Praxis werden diese Kosten fast nie einzeln abgerechnet, sondern über eine Kilometerpauschale zusammengefasst. Die ESTV anerkennt ab 1. Januar 2026 eine Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer für Personenwagen. Dieser Ansatz deckt sämtliche nachfolgend aufgeführten Kostenarten ab.

• Betriebskosten: Treibstoff, Öl, Scheibenreiniger und vergleichbare Verbrauchsmaterialien, die unmittelbar durch den Fahrbetrieb anfallen.
• Unterhalt und Reparaturen: Service, Reifenwechsel, Reparaturen und TÜV-ähnliche Prüfungen (MFK), anteilig nach geschäftlichem Nutzungsanteil.
• Öffentliche Abgaben: Kantonale Motorfahrzeugsteuern und Autobahnvignette, ebenfalls anteilig nach geschäftlicher Nutzung.
• Haftpflichtversicherung: Prämien der obligatorischen Motorfahrzeug-Haftpflichtversicherung. Kaskoversicherungen sind nicht zwingend erstattungspflichtig, können aber im Spesenreglement eingeschlossen werden.
• Abnutzung (Amortisation): Wertverlust des Fahrzeugs durch geschäftliche Nutzung. Bei der Kilometerpauschale ist dieser Posten bereits eingerechnet.

Ein Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin fährt im Jahr 2026 insgesamt 8 000 geschäftliche Kilometer mit ihrem Privatwagen. Bei CHF 0.75 pro Kilometer ergibt sich eine Entschädigung von CHF 6 000. Dieser Betrag ist im Lohnausweis nicht als Lohn zu deklarieren, sofern er den ESTV-Ansatz nicht übersteigt. Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch CHF 0.70 pro Kilometer vorsehen, müssen nicht neu zur Genehmigung eingereicht werden. Es empfiehlt sich jedoch, den Ansatz bei der nächsten Reglementrevision anzupassen.

Die Erstattungspflicht nach Art. 327b OR setzt voraus, dass der Arbeitgeber der geschäftlichen Nutzung des Privatfahrzeugs zugestimmt hat. Dieses Einverständnis kann ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen. Ausdrücklich liegt es vor, wenn der Arbeitsvertrag, das Spesenreglement oder eine separate Vereinbarung die Nutzung des Privatfahrzeugs regelt. Stillschweigend ergibt sich das Einverständnis, wenn der Arbeitgeber die Nutzung über längere Zeit duldet und Kilometerabrechnungen ohne Beanstandung vergütet.

Ohne Einverständnis besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Erstattung. Fährt ein Arbeitnehmer eigenmächtig mit dem Privatwagen zu einem Kundentermin, obwohl der Arbeitgeber ein ÖV-Billett vorgesehen hat, kann der Arbeitgeber die Kilometerentschädigung verweigern und stattdessen nur die ÖV-Kosten erstatten. In der Praxis empfiehlt es sich, das Einverständnis schriftlich festzuhalten, idealerweise im Spesenreglement oder im Arbeitsvertrag.

• Spesenreglement: Regelt pauschal, unter welchen Bedingungen Privatfahrzeuge genutzt werden dürfen, z. B. ab einer bestimmten Distanz oder wenn kein ÖV verfügbar ist.
• Arbeitsvertrag: Kann eine individuelle Vereinbarung enthalten, etwa wenn die Stelle regelmässige Aussendiensteinsätze mit dem eigenen Fahrzeug erfordert.
• Einzelgenehmigung: Für einmalige oder seltene Fahrten genügt eine vorgängige Genehmigung durch den Vorgesetzten, z. B. per E-Mail.

Für die Abrechnung muss der Arbeitnehmer die geschäftlichen Fahrten dokumentieren. Üblich ist ein Fahrtenbuch oder eine digitale Erfassung mit Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt und gefahrenen Kilometern. Ohne diese Angaben kann der Arbeitgeber die Erstattung zurückweisen, auch wenn das Einverständnis grundsätzlich vorliegt.

Kilometerentschädigungen bis zum ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer gelten als Spesenersatz und sind weder sozialversicherungs- noch einkommenssteuerpflichtig. Im Lohnausweis erscheinen sie unter Ziffer 13.1.2 als Autospesen, sofern kein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Bei einem genehmigten Spesenreglement genügt das Kreuz in Feld F des Lohnausweises.

Zahlt der Arbeitgeber eine höhere Pauschale als CHF 0.75 pro Kilometer, gilt die Differenz als Lohnbestandteil. Dieser Mehrbetrag ist in Ziffer 1 des Lohnausweises aufzuführen und unterliegt der Sozialversicherungspflicht. Dasselbe gilt, wenn der Arbeitgeber Kilometerentschädigungen ohne nachgewiesenen geschäftlichen Zweck ausrichtet. Die Steuerbehörden prüfen insbesondere bei hohen Jahresbeträgen, ob die abgerechneten Kilometer plausibel sind.