Motorfahrzeug-Spesen: Firmenwagen, Privatanteil und Kilometerpauschale
OR 327b verpflichtet den AG zur Bereitstellung oder Kostenerstattung notwendiger Arbeitsmittel – beim Firmenwagen gilt der Privatanteil (9.6% des Kaufpreises) als steuerpflichtiger Lohn. Diese Pflicht betrifft nicht nur Firmenwagen, sondern auch die Entschädigung von Mitarbeitenden, die ihr Privatfahrzeug für geschäftliche Fahrten einsetzen. Die korrekte Handhabung hat direkte Auswirkungen auf den Lohnausweis, die Sozialversicherungsabrechnung und die steuerliche Behandlung bei Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
01.Was OR 327b sagt
Art. 327b OR regelt die Pflicht des Arbeitgebers, den Arbeitnehmenden die für die Arbeit notwendigen Geräte und Materialien zur Verfügung zu stellen. Vereinfacht formuliert: Benötigt ein Mitarbeitender für seine Tätigkeit ein Fahrzeug, muss der Arbeitgeber dieses entweder bereitstellen oder die Kosten für die Nutzung eines privaten Fahrzeugs angemessen erstatten. Die Bestimmung ist zwingend – eine vertragliche Abweichung zuungunsten des Arbeitnehmers ist nicht zulässig.
Der Geltungsbereich von Art. 327b OR beschränkt sich nicht auf Fahrzeuge. Die Norm erfasst sämtliche Arbeitsmittel, die zur Erfüllung der Arbeitsleistung notwendig sind. In der Praxis betrifft dies neben Motorfahrzeugen insbesondere Werkzeuge, Kommunikationsmittel wie Mobiltelefone und Laptops sowie Spezialkleidung.
- Fahrzeuge: Firmenwagen, Lieferwagen, Nutzfahrzeuge – sofern für die Arbeit notwendig, stellt der Arbeitgeber diese bereit oder entschädigt die Nutzung eines Privatfahrzeugs.
- Werkzeuge und Geräte: Handwerkliches Werkzeug, Messgeräte oder Spezialausrüstung fallen ebenfalls unter Art. 327b OR.
- Kommunikationsmittel: Mobiltelefone, Laptops und Internetzugang, soweit sie für die Arbeit erforderlich sind.
Art. 327b OR steht in engem Zusammenhang mit Art. 327a OR, der die Rückerstattung von Auslagen regelt. Während Art. 327a die laufenden Kosten (Benzin, Parkgebühren, Maut) betrifft, regelt Art. 327b die Bereitstellung des Arbeitsmittels selbst. Beide Bestimmungen zusammen bilden das Fundament der Fahrzeugspesen im Schweizer Arbeitsrecht.
02.Firmenwagen: Privatanteil als Lohn
Stellt der Arbeitgeber ein Fahrzeug zur Verfügung und darf der Mitarbeitende dieses auch privat nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser Privatanteil gilt steuerlich und sozialversicherungsrechtlich als Lohnbestandteil. Die ESTV setzt den Privatanteil pauschal auf 9.6 % des Kaufpreises (exkl. MWST) pro Jahr fest. Massgebend ist der ursprüngliche Kaufpreis des Fahrzeugs – nicht der aktuelle Zeitwert.
Berechnung Privatanteil Firmenwagen – Beispiel
Der monatliche Privatanteil von CHF 360 in diesem Beispiel wird dem steuerbaren Einkommen des Mitarbeitenden zugerechnet und ist AHV-pflichtig. Der Arbeitgeber muss diesen Betrag im Lohnausweis unter Ziffer 2.2 als Naturalleistung deklarieren. Der Privatanteil deckt sämtliche privaten Fahrkosten ab, einschliesslich des Arbeitswegs.
Alternativ zur Pauschale von 9.6 % kann der effektive Privatanteil mittels Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Dies lohnt sich, wenn der Mitarbeitende das Fahrzeug kaum privat nutzt. Das Fahrtenbuch muss lückenlos geführt werden und Datum, Strecke, Zweck sowie Kilometerstand jeder Fahrt enthalten. Die Steuerbehörden akzeptieren ein Fahrtenbuch nur, wenn es zeitnah und vollständig geführt wird.
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Mehr erfahren →03.Privatfahrzeug für Geschäftsfahrten
Setzt ein Mitarbeitender sein privates Motorfahrzeug für geschäftliche Fahrten ein, schuldet der Arbeitgeber gemäss Art. 327b OR eine angemessene Entschädigung. Die ESTV anerkennt ab 1. Januar 2026 eine Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer als steuerfreie Spesenentschädigung. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km brauchen keine neue Genehmigung, sollten aber bei nächster Gelegenheit aktualisiert werden.
Kilometerpauschalen 2026 im Überblick
Die Kilometerpauschale deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Unterhalt und Reifen. Zusätzliche Kosten wie Parkgebühren oder Autobahnvignette werden separat als Effektivspesen erstattet. Ein Fahrtenbuch ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber dringend empfohlen. Es dient als Nachweis gegenüber der Steuerbehörde und schützt den Arbeitgeber bei einer Revision.
Bezahlt der Arbeitgeber eine höhere Entschädigung als CHF 0.75 pro Kilometer, gilt die Differenz als Lohnbestandteil. Ein Beispiel: Bei einem Ansatz von CHF 0.90/km und 500 gefahrenen Kilometern beträgt der Lohnanteil CHF 75 (500 km x CHF 0.15). Dieser Betrag ist steuer- und AHV-pflichtig und muss im Lohnausweis entsprechend deklariert werden.
04.Lohnausweis: Korrekte Deklaration
Die Deklaration von Fahrzeugspesen im Lohnausweis hängt davon ab, ob ein Firmenwagen oder ein Privatfahrzeug genutzt wird. Fehler bei der Zuordnung führen regelmässig zu Beanstandungen bei Steuerrevisionen. Die folgende Übersicht zeigt die korrekte Zuordnung der Lohnausweis-Ziffern.
Fahrzeugspesen im Lohnausweis
Bei einem Firmenwagen muss der Arbeitgeber den Privatanteil monatlich in der Lohnabrechnung aufführen und am Jahresende unter Ziffer 2.2 im Lohnausweis ausweisen. Die Kilometerentschädigung für Privatfahrzeuge wird unter Ziffer 13.2 als Effektivspese deklariert und ist bis zur Höhe von CHF 0.75/km steuerfrei. Verfügt das Unternehmen über ein von der Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement mit pauschalen Autoentschädigungen, erfolgt die Deklaration unter Ziffer 13.1.1.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Privatanteil auf Basis des Zeitwerts statt des Kaufpreises berechnet
Die 9.6 %-Pauschale bezieht sich immer auf den ursprünglichen Kaufpreis des Fahrzeugs, nicht auf den aktuellen Marktwert. Wird fälschlicherweise der Zeitwert verwendet, resultiert ein zu tiefer Privatanteil. Bei einer Steuerrevision wird die Differenz nachbesteuert, zuzüglich Verzugszins.
Fehler 2: Kilometerentschädigung über CHF 0.75 nicht als Lohn deklariert
Bezahlt der Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, muss die Differenz als Lohnbestandteil deklariert und mit AHV/IV/EO abgerechnet werden. Unterbleibt dies, drohen Nachforderungen der Ausgleichskasse und eine Korrektur des Lohnausweises.
Fehler 3: Fehlendes Fahrtenbuch bei Kilometerabrechnungen
Ohne Fahrtenbuch kann der Arbeitgeber die geschäftliche Notwendigkeit der Fahrten nicht belegen. Bei einer Revision kann die Steuerbehörde die gesamte Kilometerentschädigung als Lohn qualifizieren. Ein einfaches, zeitnah geführtes Fahrtenbuch mit Datum, Strecke und Zweck genügt.
Fehler 4: Firmenwagen ohne Privatnutzung nicht korrekt dokumentiert
Wird behauptet, der Firmenwagen werde nicht privat genutzt, verlangt die Steuerbehörde einen lückenlosen Nachweis – etwa durch ein Fahrtenbuch und die Hinterlegung des Fahrzeugs ausserhalb der Arbeitszeit. Ohne diesen Nachweis setzt die Behörde den Privatanteil von 9.6 % pauschal fest.
Fehler 5: Veraltete Kilometerpauschale im Spesenreglement
Viele Unternehmen verwenden noch den alten Ansatz von CHF 0.70/km. Bereits genehmigte Reglemente mit diesem Ansatz bleiben zwar gültig, doch Mitarbeitende haben Anspruch auf eine angemessene Entschädigung gemäss Art. 327b OR. Das Reglement sollte bei nächster Gelegenheit auf CHF 0.75/km aktualisiert werden.
06.Häufige Fragen
Gilt die 9.6 %-Regel auch für Leasingfahrzeuge?
Ja, bei Leasingfahrzeugen wird der Privatanteil ebenfalls mit 9.6 % berechnet. Massgebend ist der Kaufpreis gemäss Leasingvertrag (Barkaufpreis), nicht die monatliche Leasingrate. Die Berechnung erfolgt identisch wie bei einem gekauften Fahrzeug.
Gilt die 9.6 %-Pauschale auch für Elektroautos?
Ja, die 9.6 %-Pauschale gilt unabhängig von der Antriebsart. Elektrofahrzeuge, Hybride und Verbrenner werden gleich behandelt. Es gibt keinen reduzierten Satz für Elektroautos. Auch die Kilometerpauschale von CHF 0.75 für Privatfahrzeuge unterscheidet nicht nach Antriebsart.
Muss der Arbeitgeber auch den Arbeitsweg mit dem Privatfahrzeug entschädigen?
Nein, der Arbeitsweg gilt nicht als geschäftliche Fahrt. Art. 327b OR erfasst nur Fahrten, die zur Erfüllung der Arbeit notwendig sind. Der Arbeitsweg fällt in die Verantwortung des Arbeitnehmers, es sei denn, der Arbeitsvertrag oder ein Spesenreglement sieht ausdrücklich etwas anderes vor.
Kann der Arbeitnehmer auf die Kilometerentschädigung verzichten?
Art. 327b OR ist zwingend und kann nicht zuungunsten des Arbeitnehmers wegbedungen werden. Ein vertraglicher Verzicht auf die Entschädigung für geschäftlich notwendige Fahrten ist rechtlich unwirksam. Der Arbeitgeber bleibt zur Erstattung verpflichtet.
Wie wird der Privatanteil berechnet, wenn der Firmenwagen nur einen Teil des Jahres zur Verfügung steht?
Der Privatanteil wird pro rata temporis berechnet. Steht der Firmenwagen beispielsweise ab Juli zur Verfügung, beträgt der Privatanteil für das laufende Jahr die Hälfte des Jahresbetrags (9.6 % des Kaufpreises geteilt durch 12, multipliziert mit der Anzahl Monate).
Was passiert, wenn kein Spesenreglement vorhanden ist?
Ohne genehmigtes Spesenreglement muss der Arbeitgeber sämtliche Fahrzeugspesen als Effektivspesen mit Einzelbelegen abrechnen. Pauschale Entschädigungen ohne Reglement werden von der Steuerbehörde als Lohn qualifiziert. Die Erstellung eines Spesenreglements ist daher dringend empfohlen.