Homeoffice Spesen Lohnausweis: Pauschalen, Deklaration und Steuerfolgen
Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitenden eine Entschädigung für die Arbeit im Homeoffice zahlen, müssen diese korrekt im Lohnausweis deklarieren. Seit der Corona-Pandemie hat sich Homeoffice in vielen Schweizer KMU etabliert, und die steuerliche Behandlung der damit verbundenen Kosten bleibt ein Dauerthema bei Lohnbuchhaltungen und Steuerämtern.
Entscheidend ist die Abgrenzung: Handelt es sich um eine echte Spesenentschädigung für nachgewiesenen Mehraufwand, oder um einen verdeckten Lohnbestandteil? Die Antwort bestimmt, ob die Zahlung steuerfrei bleibt oder als Einkommen versteuert werden muss. Massgebend sind die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis sowie die kantonalen Praxishinweise.
01.Rechtsgrundlage und zulässige Homeoffice-Entschädigungen
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Im Homeoffice-Kontext betrifft dies insbesondere anteilige Kosten für Arbeitsraum, Strom, Internet und Verbrauchsmaterial. Die Erstattungspflicht besteht unabhängig davon, ob das Homeoffice vom Arbeitgeber angeordnet oder einvernehmlich vereinbart wurde.
In der Praxis haben sich zwei Modelle etabliert: die Erstattung effektiver Kosten gegen Beleg und die Ausrichtung einer Pauschale. Beide Varianten sind steuerlich zulässig, unterscheiden sich aber in der Deklaration im Lohnausweis und in den Anforderungen an die Dokumentation.
- Effektive Erstattung: Der Arbeitnehmer weist die tatsächlichen Mehrkosten nach, etwa mit Mietanteil-Berechnung, Stromrechnung oder Internetvertrag. Der Arbeitgeber erstattet den nachgewiesenen Betrag.
- Pauschale Entschädigung: Der Arbeitgeber richtet eine fixe Pauschale aus, z. B. CHF 10 pro Homeoffice-Tag oder CHF 200 pro Monat. Diese muss im Spesenreglement verankert und von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein.
- Einmalige Anschaffungsbeiträge: Beiträge an Büromöbel oder IT-Ausstattung für den Heimarbeitsplatz gelten als Auslagenersatz, sofern sie betrieblich notwendig und verhältnismässig sind.
02.Deklaration der Homeoffice-Spesen im Lohnausweis
Die korrekte Deklaration im Lohnausweis hängt davon ab, ob der Arbeitgeber über ein genehmigtes Spesenreglement verfügt oder die Kosten effektiv erstattet. Fehler bei der Zuordnung führen regelmässig zu Rückfragen der Steuerbehörden und können im schlimmsten Fall eine Aufrechnung als steuerbares Einkommen nach sich ziehen.
Deklaration im Lohnausweis nach Erstattungsart
Verfügt der Arbeitgeber über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, das eine Homeoffice-Pauschale explizit vorsieht, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.2.1. Die einzelnen Beträge müssen dann nicht in Ziffer 13.1.1 aufgeschlüsselt werden. Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber die Homeoffice-Entschädigung in Ziffer 13.1.1 als effektive Spesen ausweisen und die Belege aufbewahren.
Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bestehende Reglemente, die keine Homeoffice-Pauschale enthalten, sollten bei der nächsten Überarbeitung ergänzt und neu zur Genehmigung eingereicht werden.
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Mehr erfahren →03.Steuerliche Behandlung beim Arbeitnehmer
Korrekt deklarierte Homeoffice-Entschädigungen stellen beim Arbeitnehmer kein steuerbares Einkommen dar. Sie gelten als Auslagenersatz und werden weder bei der Einkommenssteuer noch bei den Sozialversicherungen berücksichtigt. Voraussetzung ist, dass die Entschädigung den tatsächlichen Mehraufwand nicht übersteigt und im Lohnausweis korrekt ausgewiesen ist.
Arbeitnehmer, die vom Arbeitgeber keine oder nur eine teilweise Entschädigung erhalten, können in der eigenen Steuererklärung einen Berufsauslagenabzug geltend machen. Dieser umfasst anteilige Kosten für das Arbeitszimmer, sofern ein separater Raum ausschliesslich oder überwiegend beruflich genutzt wird. Die kantonalen Steuerverwaltungen verlangen in der Regel einen Nachweis über die Anzahl Homeoffice-Tage und die Raumverhältnisse.
Abgrenzung: Arbeitgeber-Entschädigung vs. Arbeitnehmer-Abzug
Eine Doppelvergünstigung ist ausgeschlossen: Wer vom Arbeitgeber eine vollständige Homeoffice-Entschädigung erhält, kann dieselben Kosten nicht zusätzlich in der Steuererklärung abziehen. Erstattet der Arbeitgeber nur einen Teil, darf der Arbeitnehmer die Differenz als Berufsauslage geltend machen.
04.Praxisbeispiel: Homeoffice-Pauschale korrekt abrechnen
Ein KMU mit 15 Mitarbeitenden führt per 2026 eine Homeoffice-Pauschale von CHF 10 pro Homeoffice-Tag ein. Das Unternehmen verankert die Pauschale im bestehenden Spesenreglement und reicht dieses zur Genehmigung bei der kantonalen Steuerverwaltung ein. Nach der Genehmigung wird die Pauschale monatlich zusammen mit dem Lohn ausbezahlt.
Eine Mitarbeiterin arbeitet im Jahr 2026 an 120 Tagen im Homeoffice. Sie erhält eine Homeoffice-Entschädigung von CHF 1 200 (120 Tage x CHF 10). Im Lohnausweis setzt der Arbeitgeber das Kreuz bei Ziffer 13.2.1 (genehmigtes Spesenreglement). Die CHF 1 200 erscheinen nicht als Lohn in Ziffer 1 und sind für die Mitarbeiterin steuerfrei.
Hätte das Unternehmen kein genehmigtes Spesenreglement, müsste es die CHF 1 200 in Ziffer 13.1.1 als effektive Spesen ausweisen. In diesem Fall wäre der Nachweis erforderlich, dass die Mitarbeiterin tatsächlich an 120 Tagen im Homeoffice gearbeitet hat und die Pauschale den effektiven Mehraufwand nicht übersteigt. Ohne diesen Nachweis riskiert das Unternehmen eine Aufrechnung durch die Steuerbehörden.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Homeoffice-Pauschale ohne genehmigtes Spesenreglement als Pauschale deklarieren
Wird eine Homeoffice-Pauschale in Ziffer 13.2.1 eingetragen, obwohl kein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, rechnet die Steuerverwaltung den Betrag als steuerbares Einkommen auf. Der Arbeitgeber muss die Pauschale entweder in Ziffer 13.1.1 mit Belegen ausweisen oder das Spesenreglement vorgängig genehmigen lassen.
Fehler 2: Homeoffice-Entschädigung und Berufsauslagenabzug kumulieren
Manche Arbeitnehmer machen in der Steuererklärung einen Homeoffice-Abzug geltend, obwohl der Arbeitgeber die Kosten bereits vollständig erstattet hat. Die Steuerbehörden gleichen den Lohnausweis mit der Steuererklärung ab und streichen den Doppelabzug. Im schlimmsten Fall droht ein Nachsteuerverfahren.
Fehler 3: Pauschale übersteigt den tatsächlichen Mehraufwand
Eine Homeoffice-Pauschale von beispielsweise CHF 500 pro Monat bei nur wenigen Homeoffice-Tagen übersteigt den effektiven Aufwand deutlich. Die Steuerverwaltung behandelt den überschiessenden Teil als verdeckten Lohn und rechnet ihn in Ziffer 1 auf. Die Pauschale muss in einem nachvollziehbaren Verhältnis zur tatsächlichen Homeoffice-Nutzung stehen.
Fehler 4: Keine Dokumentation der Homeoffice-Tage
Ohne Nachweis der effektiven Homeoffice-Tage fehlt die Grundlage für die steuerfreie Entschädigung. Arbeitgeber sollten ein Zeiterfassungssystem oder mindestens eine monatliche Bestätigung der Homeoffice-Tage führen. Bei einer Revision durch die Steuerverwaltung ist die fehlende Dokumentation der häufigste Grund für Aufrechnungen.
Fehler 5: Spesenreglement nicht an SSK-Mustervorlage 2026 angepasst
Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Reglemente, die vor 2026 genehmigt wurden und keine Homeoffice-Regelung enthalten, sollten zeitnah überarbeitet und neu eingereicht werden. Bis zur Neugenehmigung gilt die bisherige Fassung, aber fehlende Homeoffice-Pauschalen können nicht pauschal abgerechnet werden.
06.Häufige Fragen
Muss der Arbeitgeber Homeoffice-Spesen bezahlen?
Ja, gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, notwendige Auslagen zu ersetzen. Im Homeoffice betrifft dies anteilige Kosten für Arbeitsraum, Strom, Internet und Verbrauchsmaterial. Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob das Homeoffice angeordnet oder einvernehmlich vereinbart wurde.
Wie hoch darf eine Homeoffice-Pauschale sein?
Es gibt keinen gesetzlich fixierten Höchstbetrag. In der Praxis akzeptieren die Steuerverwaltungen Pauschalen von CHF 10 bis CHF 15 pro Homeoffice-Tag oder CHF 150 bis CHF 250 pro Monat. Entscheidend ist, dass die Pauschale den tatsächlichen Mehraufwand nicht übersteigt und im genehmigten Spesenreglement verankert ist.
Kann ich als Arbeitnehmer Homeoffice-Kosten in der Steuererklärung abziehen?
Ja, sofern der Arbeitgeber die Kosten nicht oder nur teilweise erstattet. Der Abzug setzt voraus, dass ein separater Raum überwiegend beruflich genutzt wird. Die kantonale Steuerverwaltung verlangt Nachweise über die Homeoffice-Tage und die Raumverhältnisse. Eine Kumulation mit einer vollständigen Arbeitgeber-Entschädigung ist nicht zulässig.
Wo erscheint die Homeoffice-Entschädigung im Lohnausweis?
Bei effektiver Erstattung mit Belegen in Ziffer 13.1.1. Bei einer Pauschale mit genehmigtem Spesenreglement genügt das Kreuz bei Ziffer 13.2.1. Ohne genehmigtes Reglement muss auch eine Pauschale in Ziffer 13.1.1 als effektive Spesen deklariert werden.
Sind Homeoffice-Spesen sozialversicherungspflichtig?
Nein, echte Spesenentschädigungen für Homeoffice-Kosten sind weder AHV- noch BVG-pflichtig. Voraussetzung ist, dass die Entschädigung den tatsächlichen Aufwand abdeckt und korrekt im Lohnausweis deklariert ist. Übersteigt die Entschädigung den effektiven Aufwand, wird der überschiessende Teil als massgebender Lohn behandelt.
Braucht es für eine Homeoffice-Pauschale ein genehmigtes Spesenreglement?
Für die vereinfachte Deklaration über Ziffer 13.2.1 im Lohnausweis ist ein genehmigtes Spesenreglement zwingend. Ohne Genehmigung kann der Arbeitgeber die Pauschale zwar auszahlen, muss sie aber als effektive Spesen in Ziffer 13.1.1 deklarieren und den tatsächlichen Aufwand belegen können.