Homeoffice-Spesen im Lohnausweis: Ziffer 13.1.3, 13.2 und Steuerfolgen
Homeoffice-Spesen werden im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.3 deklariert wenn sie im kantonal genehmigten Reglement enthalten sind – ohne Reglement unter Ziffer 13.2 als Effektivspesen. Die korrekte Zuordnung ist entscheidend, weil sie bestimmt, ob die Erstattung für Arbeitnehmende steuerfrei bleibt oder ob ein Abzug in der Steuererklärung nötig wird. Seit der ESTV-Wegleitung 2026 gelten präzisierte Anforderungen an Spesenreglemente, die auch Homeoffice-Pauschalen betreffen.
01.Homeoffice-Spesen im Lohnausweis
Die Deklaration von Homeoffice-Spesen im Lohnausweis hängt davon ab, ob der Arbeitgeber über ein kantonal genehmigtes Spesenreglement verfügt und ob das Homeoffice angeordnet wurde. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet drei Konstellationen, die jeweils zu einem unterschiedlichen Eintrag führen.
Deklaration von Homeoffice-Spesen im Lohnausweis
Bei der dritten Konstellation – freiwilliges Homeoffice ohne Reglement – darf der Arbeitgeber keine steuerfreie Spesenerstattung vornehmen. Eine dennoch geleistete Zahlung gilt als Lohnbestandteil und ist in Ziffer 1 des Lohnausweises aufzuführen.
02.Voraussetzung für Ziffer 13.1.3
Damit Homeoffice-Spesen pauschal und steuerfrei über Ziffer 13.1.3 abgerechnet werden können, müssen drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein. Fehlt auch nur eine davon, ist der Weg über die Pauschale versperrt und der Arbeitgeber muss auf Effektivspesen (Ziffer 13.2) ausweichen oder auf eine Erstattung verzichten.
- Anordnung durch den Arbeitgeber: Das Homeoffice muss vom Arbeitgeber angeordnet oder zumindest vertraglich vereinbart sein. Eine blosse Duldung reicht nicht aus. Die Anordnung sollte schriftlich dokumentiert werden, etwa im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Homeoffice-Vereinbarung.
- Kantonal genehmigtes Spesenreglement: Das Spesenreglement des Unternehmens muss eine Homeoffice-Pauschale explizit vorsehen und von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein. Seit 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
- Ansatz innerhalb der ESTV-Grenze: Die Höhe der Homeoffice-Pauschale darf die von der ESTV als angemessen betrachteten Ansätze nicht übersteigen. Typische Positionen sind anteilige Miet- und Nebenkosten, Strom, Internet sowie Büromaterial. Überhöhte Pauschalen werden von der Steuerverwaltung als verdeckter Lohn qualifiziert.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen in Zürich ordnet Homeoffice an drei Tagen pro Woche an und hat im genehmigten Spesenreglement eine Homeoffice-Pauschale von CHF 150 pro Monat festgelegt. Diese Pauschale deckt anteilige Miet-, Strom- und Internetkosten ab. Im Lohnausweis genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1.3 – der Betrag von CHF 1'800 pro Jahr muss nicht separat ausgewiesen werden.
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Mehr erfahren →03.Was der Arbeitnehmer versteht
Für Arbeitnehmende ist der Lohnausweis die zentrale Grundlage für die Steuererklärung. Die Art des Eintrags bei den Homeoffice-Spesen bestimmt, ob ein zusätzlicher Abzug möglich ist oder nicht. Zwei Szenarien sind zu unterscheiden.
Steuerliche Auswirkung für Arbeitnehmende
Wichtig: Der Abzug in der Steuererklärung ist nur möglich, wenn das Homeoffice vom Arbeitgeber angeordnet wurde. Bei freiwilligem Homeoffice ohne Anordnung akzeptieren die meisten Kantone keinen Abzug für Homeoffice-Kosten, da der Arbeitsweg zum Büro zumutbar wäre. Arbeitnehmende sollten die Anordnung deshalb schriftlich dokumentiert haben.
04.Jahresabschluss
Beim Erstellen des Lohnausweises per Jahresende werden sämtliche Homeoffice-Spesen des Kalenderjahres zusammengefasst. Die Zuordnung zu Ziffer 13.1.3 oder 13.2 erfolgt einheitlich pro Arbeitsverhältnis – eine Aufteilung auf beide Ziffern im selben Lohnausweis ist nicht vorgesehen.
- Genehmigtes Reglement vorhanden: Alle im Kalenderjahr ausbezahlten Homeoffice-Pauschalen werden kumuliert. Im Lohnausweis erscheint ausschliesslich das Kreuz in Ziffer 13.1.3. Der Gesamtbetrag muss nicht angegeben werden, sollte aber intern dokumentiert sein.
- Kein genehmigtes Reglement: Alle effektiv erstatteten Homeoffice-Kosten des Jahres werden addiert und als Gesamtbetrag in Ziffer 13.2 eingetragen. Belege und Abrechnungen sind für eine allfällige Prüfung durch die Steuerverwaltung aufzubewahren.
- Unterjähriger Wechsel: Wird ein Spesenreglement unterjährig genehmigt, gelten die Pauschalen ab dem Genehmigungsdatum. Für die Monate davor sind bereits erstattete Kosten als Effektivspesen in Ziffer 13.2 auszuweisen. In diesem Ausnahmefall können beide Ziffern im selben Lohnausweis vorkommen, wobei dies im Bemerkungsfeld (Ziffer 15) zu erläutern ist.
Die Aufbewahrungspflicht für Spesenbelege und interne Abrechnungen beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre. Dies gilt auch für die Dokumentation der Homeoffice-Anordnung und die Berechnung der Pauschalen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreuz in 13.1.3 ohne genehmigtes Reglement
Manche Arbeitgeber setzen das Kreuz in Ziffer 13.1.3, obwohl kein kantonal genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die Steuerverwaltung kann die Pauschale nachträglich als Lohnbestandteil qualifizieren, was zu Nachsteuern und Sozialversicherungsnachforderungen führt. Prüfen Sie vor dem Jahresabschluss, ob das Reglement genehmigt ist und die Homeoffice-Pauschale explizit enthält.
Fehler 2: Freiwilliges Homeoffice als angeordnet deklariert
Wenn Arbeitnehmende freiwillig von zu Hause arbeiten und der Arbeitgeber dies lediglich duldet, liegt keine Anordnung vor. Trotzdem erstattete Homeoffice-Spesen gelten steuerlich als Lohn. Halten Sie die Anordnung schriftlich fest – idealerweise im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Vereinbarung.
Fehler 3: Homeoffice-Pauschale und Effektivspesen vermischt
Einige Unternehmen zahlen eine Pauschale aus dem Reglement und erstatten zusätzlich einzelne Belege für dieselben Kostenarten. Diese Doppelerstattung ist unzulässig und wird bei einer Revision beanstandet. Entscheiden Sie sich pro Kostenart für Pauschale oder Effektiverstattung.
Fehler 4: Betrag in Ziffer 13.1.3 statt Kreuz eingetragen
Ziffer 13.1.3 verlangt ausschliesslich ein Kreuz – keinen Frankenbetrag. Wird versehentlich ein Betrag eingetragen, kann dies bei der maschinellen Verarbeitung durch die Steuerverwaltung zu Fehlern führen. Der Gesamtbetrag der Pauschalen gehört in die interne Dokumentation, nicht in den Lohnausweis.
Fehler 5: Fehlende Erläuterung bei unterjährigem Wechsel
Wird das Spesenreglement unterjährig genehmigt und erscheinen deshalb beide Ziffern im Lohnausweis, fehlt häufig die Erläuterung in Ziffer 15 (Bemerkungen). Ohne diese Erklärung kann die Steuerverwaltung den Lohnausweis zur Korrektur zurückweisen. Dokumentieren Sie den Wechselzeitpunkt im Bemerkungsfeld.
06.Häufige Fragen
Was passiert, wenn Homeoffice unterjährig zwischen angeordnet und freiwillig wechselt?
Nur die Monate mit angeordnetem Homeoffice begründen einen Spesenanspruch. Die Pauschale wird anteilig für diese Monate berechnet und in Ziffer 13.1.3 deklariert. Für die Monate mit freiwilligem Homeoffice erfolgt kein Speseneintrag. Der Wechsel sollte im Bemerkungsfeld (Ziffer 15) erläutert werden.
Kann ich als Arbeitnehmer Homeoffice-Kosten abziehen, obwohl mein Arbeitgeber keine Spesen erstattet?
Ja, sofern das Homeoffice vom Arbeitgeber angeordnet wurde. Nicht erstattete Kosten wie anteilige Miete, Strom und Internet können Sie in der Steuererklärung als Berufsauslagen geltend machen. Sie benötigen dafür Nachweise über die tatsächlichen Kosten und die Anordnung des Arbeitgebers.
Wie hoch darf die Homeoffice-Pauschale im Spesenreglement sein?
Die ESTV gibt keine fixen Frankenbeträge vor, sondern prüft die Angemessenheit anhand der tatsächlichen Kostenstruktur. Übliche Ansätze liegen zwischen CHF 100 und CHF 200 pro Monat bei Vollzeit-Homeoffice und decken anteilige Miet-, Neben- und Internetkosten ab. Die kantonale Steuerverwaltung prüft die Höhe bei der Genehmigung des Reglements.
Muss der Arbeitgeber Homeoffice-Spesen zahlen?
Gemäss Art. 327a OR muss der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen ersetzen, die bei der Ausführung der Arbeit entstehen. Bei angeordnetem Homeoffice umfasst dies anteilige Kosten für Arbeitsplatz, Strom und Internet. Bei freiwilligem Homeoffice besteht kein gesetzlicher Erstattungsanspruch, sofern ein Büroarbeitsplatz zur Verfügung steht.
Gilt die Kilometerpauschale auch für Fahrten vom Homeoffice ins Büro?
Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsort gelten als Arbeitsweg und nicht als Geschäftsreise. Sie werden daher nicht über die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km abgerechnet, sondern vom Arbeitnehmenden in der Steuererklärung als Fahrkosten abgezogen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmende teilweise im Homeoffice arbeitet.