Spesenrückerstattung im Lohnausweis richtig deklarieren: Ziffer 13, Pauschalspesen und Effektivspesen
Spesenrückerstattungen gehören in Ziffer 13 des Lohnausweises, nicht in die Lohnsumme – falsche Zuweisung zu Ziffer 1 macht die Rückerstattung steuerpflichtig. Für HR-Verantwortliche ist die korrekte Deklaration zentral, weil Fehler sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden finanzielle Folgen haben: Nachsteuern, AHV-Nachforderungen und im schlimmsten Fall ein Steuerstrafverfahren. Dieser Leitfaden zeigt auf Basis der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis 2026, wie Sie Effektivspesen und Pauschalspesen korrekt zuordnen und den Jahresabschluss fehlerfrei gestalten.
01.Wie Spesenrückerstattungen im Lohnausweis erscheinen
Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet zwei Arten von Spesenrückerstattungen. Beide erscheinen in Ziffer 13, jedoch in unterschiedlichen Unterfeldern. Entscheidend ist, ob die Erstattung auf tatsächlichen Belegen bzw. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 oder auf Pauschalen für Zeitabschnitte beruht.
Zuordnung der Spesenarten im Lohnausweis
Bei effektiven Spesen genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1.1, wenn alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind; sonst tragen Sie den Jahresbetrag ein. Pauschalen für Zeitabschnitte erscheinen immer mit dem Jahresbetrag in Ziffer 13.2. Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, wird es in Ziffer 15 vermerkt, und die effektiven Spesen müssen nicht angegeben werden. Alle Varianten führen dazu, dass die Rückerstattung beim Arbeitnehmenden nicht als Einkommen besteuert wird.
02.Warum Spesenrückerstattungen nicht als Lohn deklariert werden dürfen
Eine Spesenerstattung ist gemäss Art. 327a OR die Rückzahlung von Auslagen, die der Arbeitnehmende im Interesse des Arbeitgebers getätigt hat. Es handelt sich nicht um Einkommen, sondern um eine Kostenrückerstattung. Wird dieser Betrag fälschlicherweise in Ziffer 1 des Lohnausweises aufgeführt, behandeln Steuerbehörden und AHV-Ausgleichskasse ihn als Lohnbestandteil.
- Steuerpflicht: Der Arbeitnehmende muss den Betrag als Einkommen versteuern, obwohl es sich um eine Kostenrückerstattung handelt.
- AHV-Beitragspflicht: Auf den fälschlich als Lohn deklarierten Betrag werden AHV/IV/EO-Beiträge erhoben – sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmeranteil.
- Quellensteuer: Bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden wird der Betrag zusätzlich der Quellensteuer unterworfen.
- Korrekturaufwand: Eine nachträgliche Berichtigung erfordert einen korrigierten Lohnausweis, eine Meldung an die Steuerverwaltung und gegebenenfalls eine AHV-Korrekturabrechnung.
Die Unterscheidung ist eindeutig: Ziffer 1 erfasst Bruttolohn, Boni und geldwerte Leistungen. Ziffer 13 erfasst Kostenerstattungen. Eine Vermischung dieser Kategorien ist der häufigste Deklarationsfehler bei Spesen.
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Mehr erfahren →03.Was das Steueramt prüft
Die kantonalen Steuerverwaltungen prüfen Spesendeklarationen im Lohnausweis systematisch. Dabei stehen drei Aspekte im Vordergrund, die HR-Abteilungen kennen müssen.
- Übereinstimmung mit dem Spesenreglement: Das Steueramt gleicht die in Ziffer 13.1 oder 13.2 deklarierten Spesen mit dem genehmigten Spesenreglement ab. Weicht die Deklaration vom Reglement ab, werden Rückfragen gestellt oder Aufrechnungen vorgenommen.
- Plausibilität der Effektivspesen: Bei Effektivspesen prüft die Behörde, ob die Höhe der Erstattungen zur Funktion und Reisetätigkeit des Mitarbeitenden passt. Ungewöhnlich hohe Beträge ohne nachvollziehbare Geschäftstätigkeit lösen Nachfragen aus.
- Belegpflicht: Für Effektivspesen müssen Belege vorhanden und aufbewahrungspflichtig sein. Die Aufbewahrungsfrist beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre. Fehlende Belege können dazu führen, dass die Erstattung als verdeckter Lohn qualifiziert wird.
- Doppeldeklaration: Das Steueramt prüft, ob dieselben Spesen sowohl pauschal (Ziffer 13.2) als auch effektiv (Ziffer 13.1) geltend gemacht werden. Eine Doppeldeklaration ist unzulässig.
Die Wegleitung empfiehlt, Spesenreglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen; andere Kantone anerkennen ein genehmigtes Reglement, wenn die Richtlinien der Mustervorlagen eingehalten sind. Ältere Reglemente sollten auf Konformität mit den aktuellen Vorlagen geprüft werden.
04.Jahresabschluss-Deklaration der Spesenrückerstattungen
Beim Jahresabschluss fassen Sie sämtliche Spesenrückerstattungen pro Mitarbeitenden zusammen und ordnen sie den richtigen Ziffern zu. Die Deklaration erfolgt pro Kalenderjahr und pro Person.
- Effektivspesen (Ziffer 13.1): Addieren Sie alle im Kalenderjahr erstatteten Effektivspesen und tragen Sie den Gesamtbetrag in Ziffer 13.1.1 bzw. 13.1.2 ein – oder setzen Sie bei Einhaltung von Rz 52 in Ziffer 13.1.1 nur ein Kreuz. Einzelbelege müssen nicht aufgelistet werden.
- Pauschalspesen (Ziffer 13.2): Tragen Sie den Jahresbetrag der Pauschalen in die passende Unterziffer 13.2.1 bis 13.2.3 ein – auch bei genehmigtem Reglement, das zusätzlich in Ziffer 15 vermerkt wird.
- Kombination beider Arten: Erhält ein Mitarbeitender sowohl Pauschal- als auch Effektivspesen für unterschiedliche Kategorien, tragen Sie den Pauschalbetrag in Ziffer 13.2 und die Effektivspesen in Ziffer 13.1 ein. Die Kategorien dürfen sich nicht überschneiden.
Stellen Sie sicher, dass die Lohnbuchhaltung die Spesenkonten sauber von den Lohnkonten trennt. Nur so lässt sich am Jahresende eine korrekte Zuordnung zu Ziffer 13 gewährleisten.
05.Spesenrückerstattung im Lohnausweis deklarieren: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung richtet sich an HR-Verantwortliche und Lohnbuchhalter, die den Lohnausweis für das Steuerjahr 2026 erstellen. Gehen Sie die Schritte pro Mitarbeitenden durch, um eine fehlerfreie Deklaration sicherzustellen.
Schritt 1: Spesenarten pro Mitarbeitenden identifizieren
Prüfen Sie für jeden Mitarbeitenden, welche Spesenarten im Kalenderjahr angefallen sind. Unterscheiden Sie dabei konsequent zwischen Pauschalspesen und Effektivspesen. Ziehen Sie das genehmigte Spesenreglement als Referenz heran.
- Pauschalspesen: Fixe Beträge für Zeitabschnitte, z. B. eine monatliche Autopauschale, sowie Einzelfallpauschalen nach Rz 52 wie bis CHF 30.– pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) oder Kleinspesen bis CHF 20.– pro Tag.
- Effektivspesen: Einzeln belegte Auslagen wie Hotelkosten, Flugtickets, Taxifahrten oder Geschäftsessen.
- Kilometerentschädigung: Ab 2026 gilt die Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatfahrzeug. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
Schritt 2: Genehmigtes Spesenreglement auf Aktualität prüfen
Prüfen Sie, ob Ihr Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt ist; die Wegleitung empfiehlt, Reglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen. Mit genehmigtem Reglement wird in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk angebracht. Ohne genehmigtes Reglement sind Pauschalen nicht automatisch Lohn: Sie sind betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
Prüfen Sie insbesondere, ob die im Reglement definierten Pauschalen noch den aktuellen ESTV-Ansätzen entsprechen. Bei Abweichungen empfiehlt sich eine Rücksprache mit der kantonalen Steuerverwaltung, bevor der Lohnausweis erstellt wird.
Schritt 3: Effektivspesen des Jahres zusammenrechnen und in Ziffer 13.1 eintragen
Addieren Sie sämtliche im Kalenderjahr erstatteten Effektivspesen pro Mitarbeitenden. Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen gehören in Ziffer 13.1.1, übrige effektive Spesen mit Angabe der Art in Ziffer 13.1.2. Sind alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz statt des Betrags; liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, entfällt die Angabe.
Beispiel: Effektivspesen Mitarbeiterin Müller, Kalenderjahr 2026
Achten Sie darauf, dass für jeden Einzelposten ein Beleg in der Buchhaltung vorhanden ist. Die Belege müssen gemäss Art. 958f OR zehn Jahre aufbewahrt werden.
Schritt 4: Pauschalspesen betragsmässig in Ziffer 13.2 eintragen
Erhält der Mitarbeitende Pauschalen für Zeitabschnitte (z. B. monatliche Auto- oder Repräsentationspauschalen), tragen Sie den Jahresbetrag in Ziffer 13.2 ein: Repräsentation in Ziffer 13.2.1, Auto in Ziffer 13.2.2, übrige Pauschalen in Ziffer 13.2.3. Das gilt auch bei genehmigtem Spesenreglement; dieses wird zusätzlich in Ziffer 15 vermerkt.
Werden sowohl Pauschal- als auch Effektivspesen für unterschiedliche Kategorien ausbezahlt, tragen Sie den Pauschalbetrag in Ziffer 13.2 und die Effektivspesen in Ziffer 13.1 ein. Dieselbe Spesenkategorie darf nicht gleichzeitig pauschal und effektiv abgerechnet werden.
Schritt 5: Lohnausweis auf Konsistenz und Vollständigkeit prüfen
Vor der Freigabe prüfen Sie den Lohnausweis auf typische Inkonsistenzen. Dieser Kontrollschritt verhindert Rückfragen der Steuerverwaltung und schützt vor Nachforderungen.
- Sind Spesenrückerstattungen ausschliesslich in Ziffer 13 und nicht in Ziffer 1 enthalten?
- Stimmen die Beträge in Ziffer 13.1 und 13.2 mit dem Spesenjournal der Buchhaltung überein?
- Ist das Kreuz in Ziffer 13.1.1 nur gesetzt, wenn alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind und kein genehmigtes Reglement vorliegt?
- Gibt es keine Doppeldeklaration derselben Spesenkategorie in Ziffer 13.1 und 13.2?
- Entsprechen die deklarierten Pauschalen den im Reglement definierten Ansätzen?
Führen Sie diese Prüfung für jeden Lohnausweis einzeln durch. Bei grösseren Unternehmen empfiehlt sich ein Vier-Augen-Prinzip zwischen Lohnbuchhaltung und HR.
Schritt 6: Lohnausweis freigeben und an Mitarbeitende aushändigen
Nach der Prüfung geben Sie den Lohnausweis frei und händigen ihn dem Mitarbeitenden aus. Der Lohnausweis muss bis spätestens Ende Januar des Folgejahres zugestellt werden. Gleichzeitig übermitteln Sie eine Kopie an die zuständige Steuerverwaltung.
Bewahren Sie eine Kopie des Lohnausweises zusammen mit den zugehörigen Spesenbelegen und dem genehmigten Spesenreglement auf. Diese Unterlagen bilden bei einer allfälligen Steuerrevision die Grundlage für den Nachweis der korrekten Deklaration.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Spesenrückerstattung in Ziffer 1 statt Ziffer 13 deklariert
Wird die Rückerstattung als Lohn in Ziffer 1 aufgeführt, wird sie automatisch AHV- und steuerpflichtig. Der Fehler lässt sich nur durch einen korrigierten Lohnausweis und eine Meldung an die Steuerverwaltung beheben. Je nach Zeitpunkt der Entdeckung können Nachsteuern und Verzugszinsen anfallen.
Fehler 2: Kreuz in Ziffer 13.1.1 trotz genehmigtem Reglement oder für Pauschalen
Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 gilt nur für effektive Spesen und Einzelfallpauschalen, die alle Vorgaben von Rz 52 einhalten. Bei genehmigtem Reglement wird kein Kreuz gesetzt, sondern der Vermerk in Ziffer 15 angebracht; Pauschalen für Zeitabschnitte gehören immer betragsmässig in Ziffer 13.2.
Fehler 3: Pauschalen nur angekreuzt statt mit Betrag deklariert
Pauschalen für Zeitabschnitte müssen mit dem Jahresbetrag in Ziffer 13.2 erscheinen – ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 genügt nicht. Fehlt der Betrag, ist die Pauschale nicht deklariert, und das Steueramt kann sie als Lohn behandeln. Korrigieren Sie den Lohnausweis vor der Zustellung.
Fehler 4: Doppeldeklaration derselben Spesenkategorie
Wird dieselbe Kategorie (z.B. Verpflegung) sowohl pauschal als auch effektiv deklariert, liegt eine unzulässige Doppeldeklaration vor. Das Steueramt rechnet den Überschuss als Lohn auf. Stellen Sie sicher, dass jede Kategorie nur einer Abrechnungsart zugeordnet ist.
Fehler 5: Fehlende Belege für Effektivspesen
Effektivspesen in Ziffer 13.1 müssen durch Originalbelege nachweisbar sein. Fehlen Belege bei einer Steuerrevision, wird die Erstattung als verdeckter Lohn behandelt. Prüfen Sie die Belegvollständigkeit vor dem Jahresabschluss und bewahren Sie alle Belege zehn Jahre auf.
07.Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich eine Spesenrückerstattung versehentlich als Lohn deklariert habe?
Sie müssen einen korrigierten Lohnausweis ausstellen und diesen zusammen mit einer Begründung an die zuständige Steuerverwaltung senden. Der Mitarbeitende erhält ebenfalls eine korrigierte Version. Wurde bereits eine AHV-Abrechnung eingereicht, ist zusätzlich eine Korrekturmeldung an die Ausgleichskasse nötig. Je früher der Fehler entdeckt wird, desto geringer ist der Aufwand.
Muss ich Spesenrückerstattungen im Lohnausweis ausweisen, wenn wir ein genehmigtes Pauschalreglement haben?
Pauschalen für Zeitabschnitte ja: Sie sind auch bei genehmigtem Reglement betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben (Rz 55 der Wegleitung). Effektive Spesen gegen Beleg müssen bei genehmigtem Reglement nicht angegeben werden; stattdessen gehört in Ziffer 15 der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt». Ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 wird in diesem Fall nicht gesetzt.
Wo trage ich die Kilometerentschädigung im Lohnausweis ein?
Eine Kilometerentschädigung pro gefahrenen Kilometer ist eine effektive Spese und gehört in Ziffer 13.1.1. Werden höchstens CHF 0.75 pro Kilometer vergütet und alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt ein Kreuz. Eine fixe monatliche Autopauschale gehört dagegen betragsmässig in Ziffer 13.2.2.
Können Pauschalspesen und Effektivspesen gleichzeitig im Lohnausweis erscheinen?
Ja, sofern sie unterschiedliche Spesenkategorien betreffen. Beispielsweise können eine monatliche Autopauschale (Ziffer 13.2) und effektiv belegte Reisekosten (Ziffer 13.1) gleichzeitig deklariert werden. Dieselbe Kategorie darf jedoch nicht doppelt abgerechnet werden.
Wie lange muss ich Spesenbelege für den Lohnausweis aufbewahren?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Dies gilt für alle Belege, die den Effektivspesen in Ziffer 13.1 zugrunde liegen. Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Anforderungen an die Geschäftsbücherführung entsprechen.