Spesenrückerstattung Lohnausweis deklarieren: Ziffer 13.1, Pauschalen und Deklaration
Wer Mitarbeitenden geschäftlich veranlasste Auslagen zurückerstattet, muss diese Spesenrückerstattungen im Lohnausweis korrekt deklarieren. Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber: Fehlerhafte oder fehlende Angaben in Ziffer 13 führen dazu, dass die Steuerbehörde Rückerstattungen als verdeckten Lohn einstuft und beim Arbeitnehmer besteuert. Gleichzeitig riskiert das Unternehmen Nachforderungen bei Sozialversicherungsbeiträgen.
Diese Anleitung führt Sie in sieben Schritten durch den gesamten Prozess, von der Belegprüfung über die Verbuchung in der Lohnbuchhaltung bis zur korrekten Deklaration in Ziffer 13.1 des Lohnausweises.
01.Rechtliche Grundlagen und Abgrenzung
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement vorhanden ist. Für die steuerliche Behandlung ist jedoch entscheidend, wie die Rückerstattung erfolgt und im Lohnausweis ausgewiesen wird.
Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises unterscheidet in Ziffer 13 drei Kategorien. Diese Unterscheidung bestimmt, ob eine Rückerstattung beim Arbeitnehmer steuerfrei bleibt oder als Einkommen gilt.
Ziffer 13 im Lohnausweis: Unterkategorien
Die zentrale Abgrenzung betrifft effektive Spesen und Pauschalspesen. Effektive Spesen werden gegen Originalbeleg erstattet und erfordern kein genehmigtes Spesenreglement. Pauschalspesen hingegen dürfen nur ausgerichtet werden, wenn ein von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne Genehmigung gelten Pauschalzahlungen als Lohnbestandteil.
02.Gültige Pauschalansätze ab 2026
Die ESTV-Wegleitung Lohnausweis ab 1.1.2026 und die SSK-Musterreglemente definieren die maximal zulässigen Pauschalansätze. Diese Beträge gelten als steuerlich anerkannte Obergrenzen. Höhere Pauschalen müssen im Lohnausweis als Lohnbestandteil deklariert werden.
Pauschalansätze Spesen 2026
Seit 2026 gilt die Präzisierung, dass Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen müssen. Unternehmen mit älteren Reglementen sollten prüfen, ob die Struktur und die Formulierungen noch konform sind, auch wenn die Beträge unverändert geblieben sind.
Spesenrückerstattung und Lohnausweis-Deklaration digitalisieren mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Spesenrückerstattung im Lohnausweis deklarieren: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess beschreibt den vollständigen Ablauf von der Belegprüfung bis zur Freigabe des Lohnausweises. Jeder Schritt enthält konkrete Handlungsanweisungen, die sicherstellen, dass die Deklaration steuerlich korrekt erfolgt und beim Arbeitnehmer keine ungewollte Besteuerung auslöst.
Schritt 1: Spesenart bestimmen und Belege prüfen
Bevor eine Spesenrückerstattung verbucht werden kann, muss die Art der Spese eindeutig bestimmt werden. Die Spesenart entscheidet darüber, in welcher Unterziffer des Lohnausweises die Rückerstattung erscheint und ob ein Einzelbeleg erforderlich ist.
Prüfen Sie jeden eingereichten Beleg auf Vollständigkeit. Ein steuerlich anerkannter Beleg muss folgende Angaben enthalten:
- Datum: Das Belegdatum muss im relevanten Geschäftsjahr liegen.
- Betrag und Währung: Bei Fremdwährungen ist der Umrechnungskurs am Belegdatum massgebend.
- Leistungserbringer: Name und Adresse des Anbieters müssen ersichtlich sein.
- Art der Leistung: Die Leistung muss klar beschrieben sein, z. B. Zugfahrt Zürich–Bern.
- Geschäftlicher Zweck: Der Mitarbeitende muss den geschäftlichen Anlass angeben, z. B. Kundenbesuch bei Firma X.
Belege ohne geschäftlichen Zweck oder mit unleserlichen Angaben dürfen nicht erstattet werden. Fehlende Belege bei effektiven Spesen führen dazu, dass die Rückerstattung als Lohnbestandteil gilt und in Ziffer 1 statt Ziffer 13 deklariert werden muss.
Schritt 2: Effektive Spesen von Pauschalspesen abgrenzen
Die Abgrenzung zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen ist der wichtigste Schritt für die korrekte Deklaration. Beide Kategorien erscheinen in Ziffer 13.1, werden aber in unterschiedlichen Unterfeldern ausgewiesen und unterliegen verschiedenen Voraussetzungen.
Vergleich effektive Spesen und Pauschalspesen
Achtung: Werden Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement ausgerichtet, muss der gesamte Betrag in Ziffer 1 des Lohnausweises als Lohn deklariert werden. Dies hat Auswirkungen auf Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuer. Prüfen Sie deshalb vor jeder Pauschalzahlung, ob das Reglement gültig und aktuell genehmigt ist.
Schritt 3: Kostenstelle und Sachkonto zuweisen
Jede geprüfte Spesenrückerstattung muss einer Kostenstelle und einem Sachkonto zugewiesen werden. Die Kostenstelle ordnet die Ausgabe organisatorisch zu, das Sachkonto bestimmt die buchhalterische Kategorie. Diese Zuordnung ist Voraussetzung für die korrekte Verbuchung in der Lohnbuchhaltung und für die spätere Deklaration im Lohnausweis.
- Reisekosten: Sachkonto 6500 oder gemäss Kontenplan, umfasst Bahn, Flug, Taxi und Kilometerpauschale.
- Verpflegung: Sachkonto 6510 oder gemäss Kontenplan, umfasst Mittag- und Abendessen bei auswärtiger Tätigkeit.
- Übernachtung: Sachkonto 6520 oder gemäss Kontenplan, umfasst Hotel und vergleichbare Unterkünfte.
- Repräsentation: Sachkonto 6640 oder gemäss Kontenplan, umfasst Geschäftsessen und Kundengeschenke.
- Kleinspesen: Sachkonto 6530 oder gemäss Kontenplan, umfasst Trinkgelder, Parkgebühren und ähnliche Kleinbeträge.
Die Kontonummern können je nach verwendetem Kontenrahmen abweichen. Entscheidend ist, dass die Zuordnung konsistent erfolgt und die Sachkonten mit den Kategorien im Spesenreglement übereinstimmen. Eine saubere Kontierung erleichtert die Jahresabstimmung und die Kontrolle durch die Revisionsstelle.
Schritt 4: Spesenrückerstattung in der Lohnbuchhaltung erfassen
Die Spesenrückerstattung wird in der Lohnbuchhaltung als separater Lohnbestandteil erfasst. Sie darf nicht mit dem Grundlohn vermischt werden, da sie im Lohnausweis in Ziffer 13 und nicht in Ziffer 1 erscheinen muss. Die meisten Lohnbuchhaltungsprogramme bieten dafür eigene Lohnarten an.
- Lohnart für effektive Spesen: Richten Sie eine eigene Lohnart ein, die direkt auf Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises gemappt ist. Der Betrag entspricht der Summe der geprüften Einzelbelege.
- Lohnart für Pauschalspesen: Erstellen Sie eine separate Lohnart für Pauschalspesen, die auf Ziffer 13.1.2 gemappt ist. Der monatliche Betrag ergibt sich aus dem genehmigten Spesenreglement.
- Lohnart für Autokosten: Pauschale Autokostenentschädigungen erfordern eine eigene Lohnart, die auf Ziffer 13.2 gemappt ist und das entsprechende Kreuz im Lohnausweis auslöst.
- Sozialversicherungen: Korrekt deklarierte Spesenrückerstattungen sind von AHV, IV, EO, ALV und BVG befreit. Stellen Sie sicher, dass die Lohnarten als sozialversicherungsfrei konfiguriert sind.
Erfassen Sie die Spesen im selben Abrechnungsmonat, in dem die Belege genehmigt wurden. Rückwirkende Korrekturen über Monatsgrenzen hinweg erschweren die Abstimmung und können bei einer Revision Fragen aufwerfen. Prüfen Sie nach der Erfassung, ob die Beträge in der Lohnabrechnung korrekt unter Spesen und nicht unter Bruttolohn erscheinen.
Schritt 5: Ziffer 13.1 im Lohnausweis korrekt ausfüllen
Ziffer 13.1 ist das Kernfeld für die Deklaration von Spesenrückerstattungen. Die Wegleitung der ESTV verlangt, dass effektive Spesen und Pauschalspesen separat ausgewiesen werden. Die Beträge in Ziffer 13.1 müssen mit den Summen in der Lohnbuchhaltung übereinstimmen.
Ausfüllung Ziffer 13 im Lohnausweis
Im Bemerkungsfeld des Lohnausweises ist zwingend auf das genehmigte Spesenreglement hinzuweisen, wenn Pauschalspesen ausgerichtet werden. Ohne diesen Hinweis kann die Steuerbehörde die Pauschalspesen als nicht belegt einstufen. Geben Sie das Datum der Genehmigung und die genehmigende Behörde an.
Werden sowohl effektive Spesen als auch Pauschalspesen ausgerichtet, müssen beide Beträge separat in den jeweiligen Unterziffern erscheinen. Eine Zusammenfassung in einem einzigen Betrag ist nicht zulässig und führt zu Rückfragen der Steuerbehörde.
Schritt 6: Auszahlung mit Lohn oder separat veranlassen
Die Auszahlung der Spesenrückerstattung kann zusammen mit dem monatlichen Lohn oder als separate Zahlung erfolgen. Beide Varianten sind steuerlich gleichwertig, sofern die Verbuchung und Deklaration korrekt sind. Die Wahl hängt von der internen Organisation und dem Abrechnungsrhythmus ab.
- Auszahlung mit Lohn: Die Spesenrückerstattung erscheint als separater Posten auf der Lohnabrechnung. Vorteil: ein Zahlungslauf, klare Zuordnung zum Abrechnungsmonat.
- Separate Auszahlung: Die Spesen werden unabhängig vom Lohnlauf überwiesen, z. B. nach Genehmigung der Spesenabrechnung. Vorteil: schnellere Erstattung, besonders bei hohen Beträgen.
- Kreditkartenabrechnungen: Bei firmeneigenen Kreditkarten erfolgt die Zahlung direkt durch das Unternehmen. Im Lohnausweis müssen diese Beträge dennoch in Ziffer 13.1 erscheinen.
Unabhängig von der Auszahlungsart muss die Spesenrückerstattung auf der Lohnabrechnung des betreffenden Monats sichtbar sein. Der Mitarbeitende muss nachvollziehen können, welcher Betrag als Spesen und welcher als Lohn ausbezahlt wurde. Dies ist auch für die persönliche Steuererklärung des Arbeitnehmers relevant.
Schritt 7: Lohnausweis kontrollieren und freigeben
Vor der Freigabe des Lohnausweises ist eine systematische Kontrolle erforderlich. Fehler in Ziffer 13 fallen bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers oder bei einer Arbeitgeberkontrolle auf und können nachträglich nur mit erheblichem Aufwand korrigiert werden.
- Betragsabstimmung: Vergleichen Sie die Summen in Ziffer 13.1.1 und 13.1.2 mit den kumulierten Lohnabrechnungen des Kalenderjahres. Abweichungen deuten auf Buchungsfehler hin.
- Reglement-Hinweis: Prüfen Sie, ob im Bemerkungsfeld auf das genehmigte Spesenreglement verwiesen wird, sofern Pauschalspesen ausgerichtet wurden.
- Kreuzfelder: Kontrollieren Sie, ob bei Ziffer 13.2 das Kreuz gesetzt ist, wenn Auto- oder Repräsentationsspesen pauschal vergütet werden.
- Plausibilität: Vergleichen Sie die Spesenbeträge mit dem Vorjahr und dem Stellenprofil. Ungewöhnlich hohe Abweichungen sollten dokumentiert und begründet werden.
Der Lohnausweis muss dem Arbeitnehmer bis Ende Januar des Folgejahres zugestellt werden. Korrekturen nach der Zustellung erfordern einen berichtigten Lohnausweis, der sowohl dem Arbeitnehmer als auch der Steuerbehörde zugestellt werden muss. Geben Sie den Lohnausweis erst frei, wenn alle Spesenrückerstattungen des Kalenderjahres vollständig verbucht sind.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement ausrichten
Werden Pauschalspesen ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement ausbezahlt, gelten sie als steuerbarer Lohn. Die Beträge müssen in Ziffer 1 statt Ziffer 13.1.2 deklariert werden, und es fallen zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge an. Lassen Sie das Reglement vor der ersten Pauschalzahlung genehmigen.
Fehler 2: Effektive Spesen und Pauschalspesen in einem Betrag zusammenfassen
Die ESTV-Wegleitung verlangt eine getrennte Deklaration in Ziffer 13.1.1 und 13.1.2. Wer beide Beträge zusammenfasst, riskiert Rückfragen der Steuerbehörde und eine Umqualifikation als Lohn. Erfassen Sie für jede Kategorie eine eigene Lohnart mit separatem Mapping auf die richtige Unterziffer.
Fehler 3: Hinweis auf genehmigtes Spesenreglement im Bemerkungsfeld fehlt
Ohne den Vermerk im Bemerkungsfeld des Lohnausweises kann die Steuerbehörde nicht erkennen, dass ein genehmigtes Reglement vorliegt. Die Pauschalspesen werden dann als nicht belegt eingestuft und dem steuerbaren Einkommen zugerechnet. Tragen Sie Datum und genehmigende Behörde ein.
Fehler 4: Spesenrückerstattung als Bruttolohn verbucht
Wird die Spesenrückerstattung versehentlich als Lohnbestandteil in Ziffer 1 erfasst, zahlt der Arbeitnehmer darauf Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Prüfen Sie die Lohnarten-Konfiguration und stellen Sie sicher, dass Spesen-Lohnarten als sozialversicherungsfrei und auf Ziffer 13 gemappt sind.
Fehler 5: Firmenkreditkarten-Zahlungen nicht im Lohnausweis deklariert
Auch wenn das Unternehmen Geschäftsausgaben direkt über eine Firmenkreditkarte bezahlt, müssen diese Beträge im Lohnausweis des Mitarbeitenden in Ziffer 13.1 erscheinen. Fehlende Deklaration kann bei einer Arbeitgeberkontrolle zu Nachforderungen führen. Erfassen Sie Kreditkartenabrechnungen systematisch in der Lohnbuchhaltung.
05.Häufige Fragen
Muss jede Spesenrückerstattung im Lohnausweis erscheinen?
Ja, sämtliche Spesenrückerstattungen müssen im Lohnausweis deklariert werden. Effektive Spesen erscheinen in Ziffer 13.1.1, Pauschalspesen in Ziffer 13.1.2. Auch Zahlungen über Firmenkreditkarten sind zu deklarieren. Nur so bleibt die Rückerstattung beim Arbeitnehmer steuerfrei.
Was passiert, wenn Spesenrückerstattungen falsch im Lohnausweis deklariert werden?
Falsch deklarierte Spesenrückerstattungen werden von der Steuerbehörde als steuerbares Einkommen des Arbeitnehmers qualifiziert. Zusätzlich können Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert werden. Der Arbeitgeber muss einen berichtigten Lohnausweis ausstellen und sowohl dem Arbeitnehmer als auch der Steuerbehörde zustellen.
Wo ist der Unterschied zwischen Spesenrückerstattung und Pauschalspese im Lohnausweis?
Die Spesenrückerstattung (effektive Spesen) basiert auf Einzelbelegen und wird in Ziffer 13.1.1 deklariert. Die Pauschalspese ist ein fixer monatlicher Betrag gemäss genehmigtem Spesenreglement und erscheint in Ziffer 13.1.2. Beide sind steuerfrei, aber die Pauschalspese erfordert zwingend ein genehmigtes Reglement.
Brauche ich ein genehmigtes Spesenreglement für effektive Spesenrückerstattungen?
Nein, für effektive Spesenrückerstattungen gegen Einzelbeleg ist kein genehmigtes Spesenreglement erforderlich. Ein Reglement ist jedoch empfehlenswert, da es klare Regeln für Obergrenzen und erstattungsfähige Kategorien definiert. Zwingend ist die Genehmigung nur für Pauschalspesen.
Wie deklariere ich Kilometerpauschalen im Lohnausweis 2026?
Die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km ab 2026 wird je nach Ausgestaltung als effektive Spese in Ziffer 13.1.1 oder als Pauschalspese in Ziffer 13.1.2 deklariert. Entscheidend ist, ob die Abrechnung auf Basis gefahrener Kilometer mit Nachweis oder als fixe monatliche Pauschale gemäss genehmigtem Reglement erfolgt.
Bis wann muss der Lohnausweis mit den Spesenrückerstattungen ausgestellt werden?
Der Lohnausweis muss dem Arbeitnehmer bis Ende Januar des Folgejahres zugestellt werden. Alle Spesenrückerstattungen des abgelaufenen Kalenderjahres müssen bis dahin vollständig verbucht und in Ziffer 13 deklariert sein. Verspätete Zustellung kann zu Verzögerungen bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers führen.