Kilometerentschädigung für Privatfahrzeug: Ansatz, Steuer und Nachweis

Die Kilometerentschädigung ist eine pauschale Vergütung, die der Arbeitgeber Arbeitnehmenden für die Nutzung ihres privaten Motorfahrzeugs bei betrieblichen Fahrten bezahlt. Sie deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab: Treibstoff, Versicherung, Amortisation, Reparaturen und Reifenverschleiss. Ab dem 1. Januar 2026 beträgt der von der ESTV anerkannte Ansatz CHF 0.75 pro Kilometer. Bis Ende 2025 lag dieser Wert bei CHF 0.70. Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch CHF 0.70 vorsehen, müssen nicht zwingend neu genehmigt werden, sollten aber bei nächster Gelegenheit angepasst werden.

Wichtig ist die Abgrenzung: Die Kilometerentschädigung gilt ausschliesslich für betriebliche Fahrten, also etwa Kundenbesuche, Fahrten zu Baustellen oder Lieferungen. Für den täglichen Pendelweg zwischen Wohnort und fester Arbeitsstätte besteht kein Anspruch auf Kilometerentschädigung. Dieser Arbeitsweg ist steuerlich über den Berufsauslagenabzug in der privaten Steuererklärung geregelt.

Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Nutzt ein Arbeitnehmender sein privates Auto für geschäftliche Fahrten, weil der Arbeitgeber kein Geschäftsfahrzeug, keinen ÖV-Fahrausweis und keine andere zumutbare Transportmöglichkeit bereitstellt, ist die Kilometerentschädigung geschuldet.

• Betriebliche Notwendigkeit: Die Fahrt muss im Interesse des Arbeitgebers erfolgen, etwa ein Kundenbesuch, eine Montage vor Ort oder der Transport von Material. Rein private Umwege sind nicht erstattungsfähig.
• Keine Alternative vorhanden: Der Anspruch entsteht, wenn der Arbeitgeber weder ein Geschäftsfahrzeug noch ein ÖV-Abonnement zur Verfügung stellt und die Nutzung des Privatfahrzeugs die einzige zumutbare Option ist.
• Anerkannte Mindesterstattung: CHF 0.75 pro Kilometer gilt als von der ESTV anerkannter Mindestansatz. Arbeitgeber dürfen einen höheren Betrag vergüten, müssen dann aber den übersteigenden Teil als Lohnbestandteil deklarieren.
• Regelung im Spesenreglement: Ein genehmigtes Spesenreglement schafft Klarheit für beide Seiten. Es legt fest, unter welchen Bedingungen das Privatfahrzeug genutzt werden darf und wie die Abrechnung erfolgt.

Ein konkretes Beispiel: Eine Projektleiterin fährt mit ihrem privaten Auto von Bern zu einem Kunden in Thun und zurück. Die einfache Strecke beträgt 32 Kilometer. Für die Hin- und Rückfahrt von 64 Kilometern erhält sie 64 x CHF 0.75 = CHF 48.00. Dieser Betrag ist steuerfrei und wird vom Arbeitgeber als Personalaufwand verbucht.

Die steuerliche Behandlung der Kilometerentschädigung unterscheidet sich je nach Perspektive. Für Arbeitnehmende ist die Entschädigung bis zum ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer steuerfrei. Für den Arbeitgeber stellt sie einen vollständig abzugsfähigen Personalaufwand dar.

Beim Lohnausweis ist die korrekte Zuordnung entscheidend. Werden die Kilometerentschädigungen auf Basis einzelner Abrechnungen mit Fahrtenbuch erstattet, gehören sie in Ziffer 13.1 (effektive Spesen). Verfügt das Unternehmen über ein von der Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement mit Pauschalansätzen, erfolgt die Deklaration unter Ziffer 13.2. Eine fehlerhafte Zuordnung kann bei einer Lohnbuchrevision zu Nachforderungen führen.

Da die Kilometerentschädigung eine Pauschale und keine Rechnung eines Dritten ist, kann der Arbeitgeber keinen Vorsteuerabzug bei der Mehrwertsteuer geltend machen. Treibstoffquittungen, die der Arbeitnehmende allenfalls sammelt, berechtigen den Arbeitgeber ebenfalls nicht zum Vorsteuerabzug, da die Rechnung nicht auf den Arbeitgeber lautet.

Ein Fahrtenbuch ist das zentrale Nachweisdokument für Kilometerentschädigungen. Es belegt gegenüber der Steuerverwaltung und bei internen Revisionen, dass die abgerechneten Fahrten tatsächlich betrieblich veranlasst waren. Ohne Fahrtenbuch riskieren Arbeitgeber, dass die Steuerbehörde die Entschädigungen als verdeckten Lohn qualifiziert.

• Datum: Jede Fahrt wird mit dem genauen Datum erfasst.
• Start- und Zielort: Beide Orte werden vollständig angegeben, zum Beispiel Büro Zürich – Kunde Winterthur.
• Geschäftlicher Zweck: Der Grund der Fahrt wird kurz beschrieben, etwa Kundenbesprechung, Materiallieferung oder Projektbesichtigung.
• Gefahrene Kilometer: Die Distanz wird pro Fahrt in Kilometern festgehalten. Hin- und Rückfahrt können als eine Position erfasst werden.
• Kilometerstand (optional): Der Tachostand bei Fahrtbeginn und -ende erhöht die Beweiskraft, ist aber nicht zwingend vorgeschrieben.

Verfügt ein Unternehmen über ein genehmigtes Spesenreglement, das eine monatliche Kilometerpauschale vorsieht, kann auf ein detailliertes Fahrtenbuch verzichtet werden. In diesem Fall muss das Reglement klar definieren, für welche Funktionen und unter welchen Voraussetzungen die Pauschale gilt. Die Pauschale wird dann unter Ziffer 13.2 im Lohnausweis deklariert. Für alle anderen Fälle empfiehlt sich ein lückenloses Fahrtenbuch, das zeitnah nach jeder Fahrt geführt wird. Nachträglich erstellte Fahrtenbücher werden von Revisionsstellen regelmässig beanstandet.