Kilometerentschädigung Auto: Ansätze, Berechnung, Steuerfolgen
Wer für geschäftliche Fahrten das eigene Auto einsetzt, hat Anspruch auf eine Kilometerentschädigung durch den Arbeitgeber. Ab 2026 liegt der massgebliche Ansatz bei CHF 0.75 pro Kilometer. Dieser Pauschalbetrag orientiert sich an den TCS-Berechnungen zu den tatsächlichen Vollkosten eines Personenwagens und wird von der ESTV als steuerlich anerkannter Richtwert publiziert.
Die Entschädigung greift immer dann, wenn Arbeitnehmende kein Firmenfahrzeug nutzen können und geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug ausführen. Typisch ist das bei Aussendienst-Mitarbeitenden, die regelmässig Kundenbesuche absolvieren. Art. 327a OR bildet die gesetzliche Grundlage für den Erstattungsanspruch.
01.Aktueller Ansatz 2026 und was er abdeckt
Die ESTV hat den Kilometeransatz für Privatfahrzeuge per 1. Januar 2026 von CHF 0.70 auf CHF 0.75 angehoben. Der Ansatz basiert auf den Vollkostenberechnungen des TCS und berücksichtigt die gestiegenen Betriebskosten. Er gilt als steuerlich anerkannter Richtwert und wird in der Wegleitung zum Lohnausweis festgehalten.
Kilometerentschädigung Privatfahrzeug: Ansätze im Vergleich
Die Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer deckt sämtliche Kosten ab, die beim Betrieb eines Personenwagens anfallen. Arbeitnehmende können neben der Kilometerpauschale keine weiteren fahrzeugbezogenen Kosten geltend machen.
- Treibstoff: Benzin, Diesel oder Strom bei Elektrofahrzeugen
- Versicherung: Haftpflicht-, Teilkasko- und Vollkaskoprämien
- Abschreibung: Wertverlust des Fahrzeugs über die Nutzungsdauer
- Unterhalt und Reparaturen: Service, Verschleissteile, unvorhergesehene Reparaturen
- Reifen: Sommer- und Winterreifen inklusive Wechsel
- Steuern und Gebühren: Motorfahrzeugsteuer, Autobahnvignette, Strassenverkehrsamt
Parkgebühren und Autobahngebühren im Ausland (z. B. Mautgebühren) sind in der Kilometerpauschale nicht enthalten. Diese Kosten werden separat als Effektivspesen gegen Beleg abgerechnet.
02.Berechnung und Abrechnung in der Praxis
Die Berechnung der Kilometerentschädigung folgt einer einfachen Formel: Anzahl geschäftlich gefahrener Kilometer multipliziert mit dem Ansatz von CHF 0.75. Entscheidend ist, dass nur die effektiv gefahrenen Kilometer für geschäftliche Zwecke zählen. Der Arbeitsweg zwischen Wohnort und regulärem Arbeitsort gilt nicht als geschäftliche Fahrt und wird nicht entschädigt.
Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Abrechnung: Eine Aussendienst-Mitarbeiterin fährt an einem Tag von ihrem Büro zu drei Kundenbesuchen und zurück. Die Gesamtstrecke beträgt 124 Kilometer. Die Entschädigung berechnet sich wie folgt: 124 km x CHF 0.75 = CHF 93.00. Fährt sie im Monat an 18 Tagen Aussendienst mit durchschnittlich 95 Kilometern pro Tag, ergibt das eine monatliche Entschädigung von 1'710 km x CHF 0.75 = CHF 1'282.50.
Rechenbeispiel: Aussendienst-Mitarbeiterin mit Privatfahrzeug
Für die Abrechnung müssen Arbeitnehmende ein Spesenformular oder eine digitale Spesenerfassung verwenden. Darin sind Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt und die gefahrenen Kilometer festzuhalten. Viele Unternehmen verlangen zusätzlich eine Routenberechnung über einen Online-Kartendienst als Nachweis der Distanz. Ein Fahrtenbuch ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, erleichtert aber die Nachvollziehbarkeit bei einer Steuerrevision erheblich.
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Mehr erfahren →03.Steuerliche Behandlung und Lohnausweis
Die Kilometerentschädigung ist steuerfrei, solange sie den ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer nicht übersteigt und ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Unter diesen Voraussetzungen erscheint die Entschädigung weder als Lohnbestandteil noch als steuerbares Einkommen. Im Lohnausweis wird sie unter Ziffer 13.1.2 als Effektivspesen oder unter Ziffer 13.2.2 bei genehmigtem Pauschalreglement deklariert.
Steuerliche Einordnung der Kilometerentschädigung
Zahlt ein Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, gilt der übersteigende Betrag als Lohnbestandteil. Dieser Mehrbetrag ist sozialversicherungspflichtig (AHV, IV, EO, ALV) und muss im Lohnausweis unter Ziffer 1 als Lohn deklariert werden. Für Arbeitnehmende bedeutet das ein höheres steuerbares Einkommen.
Unternehmen mit genehmigtem Spesenreglement profitieren von einem vereinfachten Verfahren: Die Kilometerentschädigung muss nicht einzeln im Lohnausweis aufgeführt werden, sondern wird pauschal unter Ziffer 13.2.2 vermerkt. Voraussetzung ist, dass das Reglement den SSK-Mustervorlagen entspricht. Seit 2026 prüfen die kantonalen Steuerverwaltungen die inhaltliche Übereinstimmung mit diesen Mustervorlagen genauer.
04.Voraussetzungen und Abgrenzung zum Firmenwagen
Der Anspruch auf Kilometerentschädigung setzt voraus, dass die Fahrt geschäftlich notwendig war und kein Firmenfahrzeug zur Verfügung stand. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Dazu gehören auch die Kosten für die Nutzung des Privatfahrzeugs, wenn der Arbeitgeber kein alternatives Transportmittel bereitstellt.
- Geschäftliche Notwendigkeit: Die Fahrt muss im Auftrag oder im Interesse des Arbeitgebers erfolgen. Rein private Umwege oder Fahrten ohne geschäftlichen Bezug sind nicht erstattungsfähig.
- Kein Firmenfahrzeug verfügbar: Die Kilometerentschädigung greift nur, wenn der Arbeitgeber kein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung stellt. Steht ein Firmenwagen bereit, entfällt der Anspruch auf die Pauschale.
- Anweisung oder Duldung: Die Nutzung des Privatfahrzeugs muss vom Arbeitgeber angeordnet oder zumindest geduldet sein. Eigenmächtige Fahrten ohne Absprache können vom Erstattungsanspruch ausgeschlossen sein.
- Dokumentation: Arbeitnehmende müssen die gefahrenen Kilometer nachvollziehbar belegen. Ohne Dokumentation kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern.
Die Abgrenzung zum Firmenwagen ist steuerlich relevant: Wer einen Geschäftswagen auch privat nutzt, muss einen Privatanteil von mindestens 0.9 Prozent des Kaufpreises pro Monat als Lohnbestandteil versteuern. Bei der Kilometerentschädigung für das Privatfahrzeug entfällt dieser Privatanteil vollständig, da das Fahrzeug im Eigentum der Arbeitnehmenden bleibt.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Arbeitsweg als geschäftliche Fahrt abrechnen
Der tägliche Weg zwischen Wohnort und regulärem Arbeitsort ist kein geschäftlicher Kilometer. Wer diesen Weg über die Kilometerentschädigung abrechnet, riskiert eine Nachbesteuerung als verdeckter Lohn. Nur Fahrten vom Arbeitsort zu Kunden, Baustellen oder anderen geschäftlichen Zielen sind erstattungsfähig.
Fehler 2: Alten Ansatz von CHF 0.70 weiterhin anwenden
Ab 2026 gilt der neue Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer. Unternehmen, die den alten Satz weiterhin verwenden, entschädigen ihre Mitarbeitenden zu tief. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen zwar keine neue Genehmigung, der effektiv ausbezahlte Betrag sollte aber dem aktuellen ESTV-Ansatz entsprechen.
Fehler 3: Fehlende Dokumentation der Fahrten
Ohne Angabe von Datum, Route, Zweck und Kilometerzahl ist die Abrechnung bei einer Revision nicht nachvollziehbar. Die Steuerbehörde kann ungenügend dokumentierte Kilometerentschädigungen als steuerpflichtigen Lohn umqualifizieren. Ein systematisches Fahrtenbuch oder eine digitale Erfassung schafft Sicherheit.
Fehler 4: Kilometerentschädigung über dem ESTV-Ansatz ohne Lohndeklaration
Zahlt ein Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, muss die Differenz als Lohn deklariert und sozialversicherungspflichtig abgerechnet werden. Unterbleibt die Deklaration, drohen Nachforderungen bei AHV, Quellensteuer und direkter Bundessteuer. Die korrekte Aufteilung gehört in die Lohnbuchhaltung.
Fehler 5: Parkgebühren in die Kilometerpauschale einrechnen
Parkgebühren, Mautgebühren und ähnliche Zusatzkosten sind in der Pauschale von CHF 0.75 nicht enthalten. Sie müssen separat als Effektivspesen mit Beleg abgerechnet werden. Wer sie in die Kilometerzahl einrechnet oder pauschal aufschlägt, verfälscht die Abrechnung.
06.Häufige Fragen
Gilt die Kilometerentschädigung von CHF 0.75 auch für Elektroautos?
Ja, der ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer gilt unabhängig vom Antrieb. Ob Benzin, Diesel, Hybrid oder vollelektrisch: Der Pauschalbetrag ist identisch. Die tieferen Energiekosten bei Elektrofahrzeugen werden durch die höheren Anschaffungskosten und den stärkeren Wertverlust ausgeglichen.
Muss der Arbeitgeber die Kilometerentschädigung zahlen oder ist sie freiwillig?
Die Erstattung ist gesetzlich vorgeschrieben. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die bei der Arbeitsausführung entstehen. Die Höhe von CHF 0.75 ist ein Richtwert der ESTV. Arbeitgeber und Arbeitnehmende können vertraglich auch einen anderen Betrag vereinbaren, solange die steuerlichen Konsequenzen beachtet werden.
Kann ich die Kilometerentschädigung in der Steuererklärung zusätzlich abziehen?
Nein. Wer vom Arbeitgeber eine Kilometerentschädigung erhält, kann dieselben Kosten nicht nochmals als Berufsauslagen in der Steuererklärung geltend machen. Ein Abzug ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber keine oder eine ungenügende Entschädigung leistet. In diesem Fall kann die Differenz zu den effektiven Kosten als Berufsauslage deklariert werden.
Wie berechne ich die Kilometer für eine geschäftliche Fahrt korrekt?
Massgeblich ist die kürzeste oder die schnellste verkehrsübliche Route zwischen Start- und Zielort. Die meisten Unternehmen akzeptieren die Distanzberechnung eines gängigen Online-Kartendienstes wie Google Maps. Umwege aus privaten Gründen dürfen nicht eingerechnet werden. Bei Rundfahrten mit mehreren Kundenbesuchen wird die gesamte geschäftliche Strecke addiert.
Was passiert, wenn mein Spesenreglement noch CHF 0.70 pro Kilometer vorsieht?
Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 müssen nicht neu genehmigt werden. Der Arbeitgeber kann den Ansatz intern auf CHF 0.75 anpassen, ohne das Reglement erneut einreichen zu müssen. Arbeitnehmende haben gemäss Art. 327a OR Anspruch auf Ersatz der tatsächlichen Auslagen, weshalb der aktuelle ESTV-Ansatz als Massstab dient.
Werden Mitfahrer bei der Kilometerentschädigung berücksichtigt?
Die ESTV sieht keinen offiziellen Zuschlag für Mitfahrer vor. Einige Unternehmen gewähren in ihrem Spesenreglement einen freiwilligen Zuschlag pro Mitfahrer, typischerweise CHF 0.05 bis CHF 0.10 pro Kilometer. Dieser Zuschlag ist steuerlich nur anerkannt, wenn er im genehmigten Reglement festgehalten ist.