Kreditkarte Fremdwährung Spesen Buchung: Kurse, Belege und Verbuchung
Wer geschäftlich im Ausland mit der Kreditkarte bezahlt, löst einen mehrstufigen Umrechnungsprozess aus. Das Kreditkartenunternehmen konvertiert den Fremdwährungsbetrag zum eigenen Tageskurs, addiert eine Bearbeitungsgebühr und weist auf der Monatsabrechnung einen CHF-Betrag aus. Für die Schweizer Buchhaltung entsteht daraus eine typische Fehlerquelle: Welcher Kurs ist massgeblich, welche Belege braucht es, und wie werden Differenzen zwischen Originalbetrag und Abrechnungsbetrag korrekt erfasst?
Diese Anleitung führt Sie in 7 Schritten durch den gesamten Prozess, von der Belegerfassung im Ausland bis zur monatlichen Abstimmung der Kreditkartenabrechnung.
01.Wie die Fremdwährungsumrechnung bei Kreditkarten funktioniert
Bei einer Kreditkartenzahlung in Fremdwährung durchläuft der Betrag mehrere Umrechnungsstufen. Das Kartennetzwerk (Visa, Mastercard) legt zunächst einen Interbankenkurs fest. Darauf schlägt das kartenausgebende Institut eine Fremdwährungsgebühr auf, die in der Schweiz üblicherweise zwischen 1 und 2 Prozent liegt. Der resultierende CHF-Betrag erscheint auf der Monatsabrechnung, oft erst Tage nach der eigentlichen Transaktion.
Für die Buchhaltung ist entscheidend: Der Kurs auf der Kreditkartenabrechnung weicht praktisch immer vom ESTV-Monatsmittelkurs und vom Tageskurs der SNB ab. Diese Differenz ist kein Fehler, sondern eine Kursdifferenz, die separat zu erfassen ist. Gemäss Art. 957a OR müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst werden, was auch die korrekte Behandlung von Wechselkursdifferenzen einschliesst.
Typische Kursabweichungen bei Kreditkartenzahlungen
02.Beleganforderungen und Vorteile der Firmenkreditkarte
Ein verbreiteter Irrtum: Die Kreditkartenabrechnung allein reicht als Spesenbeleg nicht aus. Sie zeigt zwar den umgerechneten CHF-Betrag, enthält aber weder den Geschäftszweck noch die Detailangaben der Ausgabe. Die Originalquittung in Fremdwährung ist zwingend zusätzlich aufzubewahren. Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege zehn Jahre.
- Originalquittung: Muss den Betrag in Fremdwährung, das Datum, den Händlernamen und die Art der Leistung enthalten.
- Kreditkartenabrechnung: Dient als Nachweis des tatsächlich bezahlten CHF-Betrags und des angewandten Wechselkurses.
- Spesenformular: Verknüpft Originalbeleg und Kreditkartenabrechnung, dokumentiert den Geschäftszweck und ordnet die Kostenstelle zu.
- Firmenkreditkarte: Vereinfacht den Prozess erheblich: Die Abrechnung lautet direkt auf das Unternehmen, der Zahlungsfluss ist eindeutig nachvollziehbar, und die Zuordnung zu Geschäftsausgaben ist klar.
Bei privaten Kreditkarten des Mitarbeitenden entsteht ein zusätzlicher Schritt: Der Mitarbeitende legt die Abrechnung vor, das Unternehmen erstattet den CHF-Betrag und muss den Zahlungsfluss separat dokumentieren. Firmenkreditkarten eliminieren diesen Umweg und schaffen einen direkten, revisionssicheren Buchungsbeleg.
Fremdwährungs-Spesen per Kreditkarte digital erfassen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Kreditkarten-Fremdwährungsspesen verbuchen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess deckt den gesamten Ablauf ab, von der Zahlung im Ausland bis zur monatlichen Abstimmung. Er gilt gleichermassen für Firmen- und private Kreditkarten, wobei bei privaten Karten zusätzlich die Erstattung an den Mitarbeitenden zu buchen ist.
Schritt 1: Kreditkartenabrechnung und Fremdwährungskurs verstehen
Bevor Sie buchen, müssen Sie die Kreditkartenabrechnung richtig lesen. Jede Fremdwährungstransaktion wird auf der Abrechnung mit dem Originalbetrag in Fremdwährung, dem angewandten Wechselkurs und dem resultierenden CHF-Betrag ausgewiesen. Die Fremdwährungsgebühr ist in der Regel bereits im Kurs eingerechnet und nicht separat aufgeführt.
- Transaktionsdatum: Das Datum der Zahlung im Ausland. Dieses Datum ist für die Buchung massgeblich.
- Verarbeitungsdatum: Das Datum, an dem das Kartennetzwerk die Transaktion umgerechnet hat. Kann 1 bis 3 Tage nach dem Transaktionsdatum liegen.
- Originalbetrag: Der Betrag in der Fremdwährung, wie er auf der Originalquittung steht.
- CHF-Betrag: Der umgerechnete Betrag inklusive Fremdwährungsgebühr. Dieser Betrag wird auf der Monatsabrechnung belastet.
Prüfen Sie bei jeder Transaktion, ob der Originalbetrag in Fremdwährung mit der Originalquittung übereinstimmt. Abweichungen deuten auf Trinkgelder, nachträgliche Korrekturen oder Doppelbuchungen hin.
Schritt 2: Originalbelege in Fremdwährung sichern und digitalisieren
Jede Kreditkartenzahlung im Ausland erfordert zwei Belege: die Originalquittung des Händlers in Fremdwährung und die Kreditkartenabrechnung mit dem CHF-Betrag. Beide Dokumente zusammen bilden den vollständigen Buchungsbeleg. Fotografieren oder scannen Sie Originalquittungen unmittelbar nach Erhalt, da Thermopapier-Belege innerhalb weniger Monate verblassen.
- Quittung sofort nach der Zahlung fotografieren, idealerweise mit einer Spesen-App, die den Beleg automatisch dem Vorgang zuordnet.
- Auf der Quittung den Geschäftszweck notieren, sofern er nicht aus dem Beleg hervorgeht.
- Bei Hotelrechnungen und Restaurantbelegen prüfen, ob Trinkgeld separat ausgewiesen ist.
- Digitale Kopien und physische Originale gemäss Art. 958f OR zehn Jahre aufbewahren.
Schritt 3: Kreditkartenabrechnung mit Originalquittungen abgleichen
Sobald die monatliche Kreditkartenabrechnung vorliegt, gleichen Sie jede Transaktion mit der zugehörigen Originalquittung ab. Dieser Schritt ist zentral, um Doppelbuchungen, fehlende Belege oder fehlerhafte Umrechnungen zu erkennen. Bei Firmenkreditkarten sollte dieser Abgleich durch die Buchhaltung erfolgen, bei privaten Karten durch den Mitarbeitenden vor Einreichung der Spesenabrechnung.
Checkliste für den Belegabgleich
Fehlt eine Originalquittung, erstellen Sie eine Eigenbeleg-Erklärung mit Datum, Betrag, Währung, Händler und Geschäftszweck. Eigenbelege sind nur in Ausnahmefällen zulässig und sollten nicht zur Regel werden.
Schritt 4: Buchungsbetrag in CHF bestimmen
Für die Verbuchung der Spese gilt grundsätzlich der CHF-Betrag auf der Kreditkartenabrechnung, denn dieser entspricht dem tatsächlich bezahlten Betrag. Manche Unternehmen buchen Spesen jedoch zum ESTV-Monatsmittelkurs oder zum internen Reglementskurs. In diesem Fall entsteht eine Differenz zum Kreditkartenbetrag, die als Kursdifferenz separat zu erfassen ist.
- Variante 1: Kreditkartenkurs: Der CHF-Betrag der Kreditkartenabrechnung wird direkt als Aufwand gebucht. Keine Kursdifferenz, einfachste Methode.
- Variante 2: ESTV-Monatsmittelkurs: Die Spese wird zum offiziellen Monatsmittelkurs der ESTV umgerechnet. Die Differenz zum Kreditkartenbetrag wird als Kursgewinn oder Kursverlust verbucht.
- Variante 3: Reglementskurs: Das Spesenreglement definiert einen festen Umrechnungskurs. Die Differenz zum Kreditkartenbetrag wird als Kursdifferenz erfasst.
Unabhängig von der gewählten Variante muss die Methode im Spesenreglement festgehalten und konsistent angewandt werden. Ein Wechsel der Methode während des Geschäftsjahres ist nicht zulässig, da er gegen den Grundsatz der Stetigkeit gemäss Art. 958c Abs. 1 Ziff. 6 OR verstösst.
Schritt 5: Kursdifferenzen korrekt verbuchen
Kursdifferenzen entstehen, wenn der Buchungskurs vom tatsächlich belasteten Kreditkartenkurs abweicht. Sie werden auf den Konten Kursverluste (Aufwand) oder Kursgewinne (Ertrag) erfasst. In der Praxis sind bei Kreditkartentransaktionen Kursverluste häufiger, da die Kreditkartengebühr den Kurs gegenüber dem Interbankenkurs verteuert.
Buchungsbeispiel: Hotelrechnung EUR 200.00
In diesem Beispiel hat das Kreditkartenunternehmen EUR 200.00 zu einem Kurs von 0.9470 umgerechnet (CHF 189.40), während der ESTV-Monatsmittelkurs bei 0.9350 lag (CHF 187.00). Die Differenz von CHF 2.40 wird als Kursverlust verbucht. Buchen Sie Kursdifferenzen zeitnah und nicht erst am Jahresende, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Schritt 6: Vorsteuer bei Auslandsspesen prüfen
Bei Kreditkartenzahlungen im Ausland ist die Vorsteuerbehandlung ein häufiger Stolperstein. Grundsätzlich gilt: Ausländische Mehrwertsteuer, die auf einer Quittung aus dem Ausland ausgewiesen ist, kann in der Schweiz nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Ein Vorsteuerabzug ist nur auf der Schweizer MWST möglich, die auf inländischen Leistungen erhoben wird.
- Ausländische MWST: Kein Vorsteuerabzug in der Schweizer MWST-Abrechnung. Der Bruttobetrag wird als Aufwand gebucht. In einigen EU-Ländern ist eine Rückerstattung über das Vorsteuervergütungsverfahren möglich.
- Schweizer MWST auf Auslandsreisen: Inländische Leistungen wie Parkgebühren am Flughafen Zürich oder Bahntickets der SBB unterliegen der Schweizer MWST und sind vorsteuerabzugsberechtigt.
- Kreditkartengebühren: Die Fremdwährungsgebühr der Kreditkarte ist eine Finanzdienstleistung und von der MWST ausgenommen. Es fällt keine Vorsteuer an.
Achten Sie darauf, dass im Buchungssystem der korrekte MWST-Code hinterlegt wird. Auslandsspesen erhalten den Code ohne Vorsteuer. Eine fehlerhafte Zuordnung führt zu einer zu hohen Vorsteuer und kann bei einer MWST-Revision beanstandet werden.
Schritt 7: Kreditkartenabrechnung monatlich abstimmen
Am Monatsende stimmen Sie das Kreditkartenkonto in der Buchhaltung mit der Kreditkartenabrechnung ab. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Transaktionen erfasst, alle Belege vorhanden und alle Kursdifferenzen verbucht sind. Bei Firmenkreditkarten mit mehreren Karteninhabern empfiehlt sich eine Abstimmung pro Karte.
- Saldo des Kreditkartenkontos in der Buchhaltung mit dem Saldo der Kreditkartenabrechnung vergleichen.
- Offene Differenzen identifizieren: fehlende Buchungen, doppelte Erfassungen oder noch nicht verbuchte Kursdifferenzen.
- Fehlende Originalbelege einfordern und Eigenbelege nur als dokumentierte Ausnahme akzeptieren.
- Abstimmung schriftlich dokumentieren und zusammen mit der Kreditkartenabrechnung ablegen.
Die monatliche Abstimmung ist besonders wichtig, weil Kreditkartentransaktionen oft erst Tage nach der Zahlung auf der Abrechnung erscheinen. Transaktionen am Monatsende können auf der Abrechnung des Folgemonats auftauchen und müssen periodengerecht abgegrenzt werden.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Originalquittung fehlt, nur Kreditkartenabrechnung vorhanden
Die Kreditkartenabrechnung zeigt nur den umgerechneten CHF-Betrag und den Händlernamen, aber nicht den Geschäftszweck und die Detailangaben der Ausgabe. Ohne Originalquittung ist der Beleg unvollständig und wird bei einer Revision beanstandet. Quittungen sollten sofort nach der Zahlung fotografiert und digital archiviert werden.
Fehler 2: Fremdwährungsgebühr als separater Aufwand gebucht
Die Fremdwährungsgebühr der Kreditkarte ist im Umrechnungskurs eingerechnet und darf nicht zusätzlich als separater Aufwand erfasst werden. Eine Doppelerfassung führt zu überhöhten Spesenkosten. Der CHF-Betrag auf der Kreditkartenabrechnung enthält die Gebühr bereits vollständig.
Fehler 3: Ausländische Mehrwertsteuer als Vorsteuer abgezogen
Auf ausländischen Quittungen ausgewiesene MWST darf in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Dieser Fehler fällt spätestens bei einer MWST-Revision auf und führt zu Nachforderungen. Auslandsspesen sind konsequent mit dem MWST-Code ohne Vorsteuer zu buchen.
Fehler 4: Umrechnungsmethode wird während des Geschäftsjahres gewechselt
Ein Wechsel zwischen Kreditkartenkurs, ESTV-Monatsmittelkurs und Reglementskurs während des laufenden Geschäftsjahres verstösst gegen den Stetigkeitsgrundsatz gemäss Art. 958c OR. Die gewählte Methode muss im Spesenreglement definiert und das gesamte Geschäftsjahr hindurch beibehalten werden.
Fehler 5: Kursdifferenzen werden nicht oder erst am Jahresende verbucht
Wenn Kursdifferenzen zwischen Buchungskurs und Kreditkartenkurs nicht zeitnah erfasst werden, stimmt das Kreditkartenkonto nicht mit der Abrechnung überein. Die Differenzen summieren sich über das Jahr und sind am Jahresende schwer nachvollziehbar. Verbuchen Sie Kursdifferenzen bei jeder Spesenerfassung oder spätestens bei der monatlichen Abstimmung.
05.Häufige Fragen
Welcher Wechselkurs gilt bei Kreditkartenzahlung im Ausland für die Spesenabrechnung?
Massgeblich ist der Kurs, den das Kreditkartenunternehmen auf der Monatsabrechnung ausweist. Dieser enthält bereits die Fremdwährungsgebühr von 1 bis 2 Prozent. Alternativ kann das Spesenreglement einen anderen Kurs vorgeben, etwa den ESTV-Monatsmittelkurs. Die entstehende Differenz wird dann als Kursverlust oder Kursgewinn verbucht.
Reicht die Kreditkartenabrechnung als Spesenbeleg?
Nein, die Kreditkartenabrechnung allein genügt nicht. Sie zeigt zwar den CHF-Betrag, enthält aber nicht den Geschäftszweck und die Detailangaben der Ausgabe. Zusätzlich muss die Originalquittung in Fremdwährung aufbewahrt werden. Beide Dokumente zusammen bilden den vollständigen Buchungsbeleg.
Kann ich die Fremdwährungsgebühr der Kreditkarte separat als Spese verbuchen?
Nein, die Fremdwährungsgebühr ist bereits im Umrechnungskurs der Kreditkarte eingerechnet und im CHF-Betrag auf der Abrechnung enthalten. Eine separate Verbuchung würde zu einer Doppelerfassung führen. Die Gebühr fliesst automatisch in den Aufwand ein, wenn Sie den Kreditkartenbetrag als Buchungswert verwenden.
Firmenkreditkarte oder private Kreditkarte: Was ist besser für Auslandsspesen?
Firmenkreditkarten sind klar vorzuziehen. Die Abrechnung lautet direkt auf das Unternehmen, der Zahlungsfluss ist eindeutig nachvollziehbar, und es entfällt der Erstattungsprozess an den Mitarbeitenden. Bei privaten Kreditkarten muss das Unternehmen zusätzlich die Erstattung dokumentieren und den Zahlungsfluss separat nachweisen.
Wie verbuche ich die Kursdifferenz zwischen Kreditkartenkurs und ESTV-Kurs?
Die Differenz wird auf dem Konto Kursverluste (wenn der Kreditkartenkurs höher ist) oder Kursgewinne (wenn er tiefer ist) erfasst. Beispiel: Eine Hotelrechnung über EUR 200 ergibt zum ESTV-Kurs CHF 187.00, die Kreditkarte belastet aber CHF 189.40. Die Differenz von CHF 2.40 wird als Kursverlust gebucht.
Darf ich ausländische Mehrwertsteuer auf Kreditkartenbelegen als Vorsteuer abziehen?
Nein, ausländische MWST ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehbar. Der Bruttobetrag inklusive ausländischer MWST wird als Aufwand gebucht. Für bestimmte EU-Länder besteht die Möglichkeit, die MWST über ein separates Vorsteuervergütungsverfahren im jeweiligen Land zurückzufordern.