Kreditkartenzahlung in Fremdwährung buchen: Kurs, Buchung, Kursdifferenz
Kreditkartenzahlungen in Fremdwährung werden mit dem ESTV-Kurs am Ausgabedatum oder dem KK-Buchungskurs in CHF umgerechnet – Kursdifferenzen zwischen Ausgabe- und Buchungsdatum auf Konto 6960. In der Praxis liegen zwischen dem Ausgabedatum im Ausland und der Belastung auf der Kreditkartenabrechnung oft mehrere Tage, in denen sich der Wechselkurs verändert. Wer die Buchung nicht sauber in Ausgabe, Umrechnung und Kursdifferenz aufteilt, riskiert fehlerhafte Erfolgsrechnungen und Beanstandungen bei der Steuerrevision.
01.Kreditkartenzahlung in Fremdwährung buchen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte decken den gesamten Prozess ab – vom Originalbeleg bis zur Verbuchung der Kursdifferenz. Die Reihenfolge entspricht dem chronologischen Ablauf einer typischen Kreditkartenspese im Ausland.
Schritt 1: Ausgabedatum und Fremdwährungsbetrag aus dem Beleg erfassen
Grundlage jeder Fremdwährungsbuchung ist der Originalbeleg. Entscheidend ist das Datum, an dem die Leistung bezogen oder die Ware gekauft wurde – nicht das Datum, an dem die Kreditkartengesellschaft den Betrag belastet. Dieses Ausgabedatum bestimmt den anwendbaren Umrechnungskurs.
- Ausgabedatum: Das Datum auf dem Kassenbon, der Rechnung oder der Hotelquittung. Bei mehrtägigen Hotelaufenthalten gilt das Check-out-Datum.
- Originalwährungsbetrag: Der Totalbetrag in der Fremdwährung, wie er auf dem Beleg steht (z. B. EUR 145.00).
- Währungscode: ISO-4217-Code notieren (EUR, USD, GBP usw.). Dieser wird für die Kursabfrage bei der ESTV benötigt.
- Belegaufbewahrung: Originalbelege sind gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufzubewahren. Ein Scan oder Foto genügt, sofern die Vollständigkeit und Richtigkeit gewährleistet ist.
Fehlt das Ausgabedatum auf dem Beleg, kann ersatzweise das Transaktionsdatum auf der Kreditkartenabrechnung herangezogen werden. Dieses weicht jedoch häufig um ein bis zwei Tage vom tatsächlichen Kaufdatum ab.
Schritt 2: Anwendbaren Umrechnungskurs bestimmen
Für die Umrechnung von Fremdwährungsspesen in CHF stehen drei steuerlich anerkannte Kursvarianten zur Verfügung. Welche Variante gewählt wird, ist grundsätzlich frei – die ESTV verlangt jedoch, dass die gewählte Methode innerhalb eines Geschäftsjahres konsistent angewendet wird.
Zulässige Umrechnungskurse im Vergleich
Bei Verwendung des KK-Buchungskurses entfällt die Kursdifferenz zwischen Ausgabe und Buchung, da der Kreditkartenkurs bereits den effektiv belasteten CHF-Betrag widerspiegelt. Allerdings enthält der KK-Kurs in der Regel einen Aufschlag der Kartengesellschaft, der nicht separat als Kursdifferenz ausgewiesen wird.
Wird der ESTV-Monatsmittelkurs oder der ESTV-Tageskurs verwendet, entsteht fast immer eine Differenz zum effektiv belasteten CHF-Betrag auf der Kreditkartenabrechnung. Diese Differenz wird in Schritt 4 verbucht.
Schritt 3: CHF-Betrag berechnen und auf Aufwandkonto buchen
Die Umrechnung erfolgt nach der Formel: Fremdwährungsbetrag multipliziert mit dem gewählten Umrechnungskurs ergibt den CHF-Betrag. Dieser wird auf dem sachlich zutreffenden Aufwandkonto verbucht – beispielsweise Konto 6510 (Reisespesen) oder Konto 6530 (Repräsentationsspesen) gemäss KMU-Kontenrahmen.
Buchungsbeispiel: Geschäftsessen in Berlin
Beim MWST-Anteil gilt: Ein Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn der Beleg von einem Schweizer Leistungserbringer stammt und die Schweizer MWST separat ausgewiesen ist. Ausländische Mehrwertsteuer (z. B. deutsche Umsatzsteuer) berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweiz. Der gesamte Bruttobetrag inklusive ausländischer Steuer wird als Aufwand verbucht.
Schritt 4: Kursdifferenz zwischen Ausgabe- und Buchungsdatum erfassen
Sobald die Kreditkartenabrechnung eintrifft, wird der effektiv belastete CHF-Betrag mit dem bereits gebuchten CHF-Betrag verglichen. Die Differenz entsteht, weil die Kreditkartengesellschaft den Fremdwährungsbetrag zu einem anderen Kurs und an einem anderen Datum umrechnet als die Buchhaltung. Diese Kursdifferenz wird auf Konto 6960 (Kursdifferenzen) in der Erfolgsrechnung erfasst.
Buchungsbeispiel: Kursdifferenz erfassen
Ist der effektiv belastete Betrag tiefer als der gebuchte Betrag, handelt es sich um einen Kursgewinn. In diesem Fall wird Konto 6960 im Haben gebucht. Gemäss Art. 960a OR sind Aktiven und Passiven zum Bilanzstichtag einzeln zu bewerten. Für laufende Fremdwährungstransaktionen über Kreditkarte empfiehlt es sich, die Kursdifferenzen monatlich beim Abgleich der Kreditkartenabrechnung zu verbuchen.
- Kursverlust: Effektive KK-Belastung ist höher als der gebuchte Betrag. Konto 6960 wird im Soll belastet.
- Kursgewinn: Effektive KK-Belastung ist tiefer als der gebuchte Betrag. Konto 6960 wird im Haben gutgeschrieben.
- Zeitpunkt: Die Kursdifferenz wird beim Eintreffen der Kreditkartenabrechnung verbucht, spätestens beim Monatsabschluss.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Abbuchungsdatum statt Ausgabedatum für die Umrechnung verwenden
Wird das Datum der Kreditkartenbelastung statt des Belegdatums für die Kursbestimmung herangezogen, stimmt die Periodenzuordnung nicht. Bei einer Steuerrevision kann dies zu Korrekturen führen. Massgebend ist immer das Datum auf dem Originalbeleg.
Fehler 2: Kursmethode innerhalb des Geschäftsjahres wechseln
Ein Wechsel zwischen ESTV-Monatsmittelkurs und KK-Buchungskurs mitten im Jahr verletzt das Stetigkeitsprinzip. Die ESTV kann in diesem Fall die gesamte Fremdwährungsbuchhaltung beanstanden. Die gewählte Methode muss für das gesamte Geschäftsjahr beibehalten werden.
Fehler 3: Kursdifferenz nicht separat verbuchen
Wird die Differenz zwischen gebuchtem Betrag und KK-Belastung stillschweigend auf dem Aufwandkonto korrigiert, verfälscht dies die Aufwandkonten und die Kursdifferenzanalyse. Kursdifferenzen gehören konsequent auf Konto 6960.
Fehler 4: Ausländische Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend machen
Deutsche Umsatzsteuer, französische TVA oder italienische IVA berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweiz. Der gesamte Bruttobetrag wird als Aufwand verbucht. Ein fälschlicher Vorsteuerabzug führt bei der MWST-Revision zu Nachforderungen und Verzugszinsen.
Fehler 5: Fremdwährungsbeleg ohne Währungscode erfassen
Fehlt der ISO-Währungscode in der Buchung, ist eine spätere Nachvollziehbarkeit der Umrechnung nicht gewährleistet. Jede Fremdwährungsbuchung muss den Originalbetrag, den Währungscode und den angewendeten Kurs dokumentieren.
03.Häufige Fragen
Welcher Kreditkartenkurs gilt: Abbuchungsdatum oder Ausgabedatum?
Für die Buchhaltung ist das Ausgabedatum auf dem Beleg massgebend, nicht das Abbuchungsdatum der Kreditkarte. Der Umrechnungskurs wird anhand des Ausgabedatums bestimmt. Die Differenz zum effektiv belasteten KK-Betrag wird als Kursdifferenz auf Konto 6960 verbucht.
Wo finde ich die ESTV-Devisenkurse für die Umrechnung?
Die ESTV publiziert Monats- und Jahresmittelkurse sowie Tageskurse auf ihrer Website unter der Rubrik Devisenkurse. Die Monatsmittelkurse werden jeweils zu Beginn des Folgemonats veröffentlicht. Für die laufende Buchhaltung können auch die Tageskurse verwendet werden.
Muss ich bei jeder Kreditkartenspese in Fremdwährung eine Kursdifferenz buchen?
Nur wenn Sie den ESTV-Monatsmittelkurs oder den ESTV-Tageskurs verwenden. In diesem Fall entsteht fast immer eine Differenz zum KK-Buchungskurs. Verwenden Sie direkt den KK-Buchungskurs, entfällt die Kursdifferenzbuchung, da der gebuchte Betrag dem belasteten Betrag entspricht.
Kann ich den Kreditkarten-Buchungskurs für die Buchhaltung verwenden?
Ja, der KK-Buchungskurs ist steuerlich anerkannt. Er hat den Vorteil, dass keine separate Kursdifferenz entsteht. Allerdings enthält er in der Regel einen Aufschlag der Kartengesellschaft. Die Methode muss im gesamten Geschäftsjahr konsistent angewendet werden.
Wie buche ich eine Kreditkartenspese in EUR mit Schweizer MWST?
Wenn ein Schweizer Lieferant in EUR fakturiert und die Schweizer MWST separat ausweist, wird der CHF-Betrag zum gewählten Kurs umgerechnet und der MWST-Anteil als Vorsteuer geltend gemacht. Der Vorsteuerabzug berechnet sich auf dem umgerechneten CHF-Betrag.