Fremdwährungsspesen korrekt buchen: ESTV-Kurs, CHF-Umrechnung und Kursdifferenzen
Fremdwährungsspesen werden mit dem ESTV-Tages- oder Monatsmittelkurs am Ausgabedatum in CHF umgerechnet – Kursdifferenzen zwischen Ausgabe und Kreditkartenabbuchung sind als Kursaufwand zu erfassen. Wer Auslandsspesen falsch umrechnet, riskiert Korrekturen bei der Steuerrevision und verfälscht die Erfolgsrechnung. Dieser Leitfaden zeigt den vollständigen Buchungsprozess von der Belegerfassung bis zur Verbuchung der Kursdifferenz.
01.Welcher Kurs gilt: ESTV-Tageskurs oder Monatsmittelkurs
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) publiziert auf admin.ch zwei Kursarten für die Umrechnung von Fremdwährungen: den Tageskurs und den Monatsmittelkurs. Beide Varianten sind steuerlich anerkannt. Entscheidend ist, dass ein Unternehmen sich für eine Methode entscheidet und diese über das gesamte Geschäftsjahr konsistent anwendet. Ein Wechsel zwischen Tages- und Monatsmittelkurs innerhalb desselben Geschäftsjahres ist nicht zulässig.
Vergleich ESTV-Tageskurs und Monatsmittelkurs
Die Wahl der Kursmethode sollte im Spesenreglement festgehalten werden. So ist für alle Beteiligten – Mitarbeitende, Buchhaltung und Revisionsstelle – transparent, welcher Kurs zur Anwendung kommt.
02.Fremdwährungsspesen buchen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess beschreibt die korrekte Verbuchung einer Fremdwährungsausgabe – vom Beleg bis zur Erfassung der Kursdifferenz. Die Schritte gelten unabhängig davon, ob die Zahlung bar, per Kreditkarte oder per Firmenkarte erfolgt ist.
Schritt 1: Ausgabedatum und Fremdwährungsbetrag festhalten
Massgebend ist immer das Datum, an dem die Ausgabe tatsächlich getätigt wurde – nicht das Datum der Kreditkartenabbuchung oder der Spesenabrechnung. Auf dem Originalbeleg sind drei Angaben zwingend zu erfassen: das Ausgabedatum, der Betrag in Originalwährung und die Währungsbezeichnung (ISO-Code, z.B. EUR, USD, GBP).
- Ausgabedatum: Das Datum auf dem Kassenbon, der Rechnung oder dem Hotelbeleg. Bei Online-Buchungen gilt das Transaktionsdatum.
- Betrag in Originalwährung: Der exakte Betrag in der Fremdwährung, wie er auf dem Beleg steht – inklusive allfälliger ausländischer Mehrwertsteuer.
- Währungscode: Die dreistellige ISO-4217-Bezeichnung (z.B. EUR, USD, GBP). Umgangssprachliche Bezeichnungen wie Dollar oder Euro reichen für die Buchhaltung nicht aus.
Fehlt das Ausgabedatum auf dem Beleg, ist es anhand von Reisedaten oder Kreditkartentransaktionen zu rekonstruieren und auf der Spesenabrechnung zu vermerken.
Schritt 2: ESTV-Tageskurs oder Monatsmittelkurs abrufen
Die ESTV publiziert die offiziellen Devisenkurse auf der Website der Bundesverwaltung (admin.ch). Dort stehen sowohl die täglichen Devisenkurse als auch die Monatsmittelkurse zum Download bereit. Der Kurs muss zum Ausgabedatum passen: Beim Tageskurs ist der Kurs des konkreten Ausgabetags zu verwenden, beim Monatsmittelkurs der Kurs des Monats, in dem die Ausgabe erfolgte.
- Tageskurs: Auf admin.ch unter ESTV-Devisenkurse den Tageskurs des Ausgabedatums nachschlagen. An Wochenenden und Feiertagen gilt der Kurs des letzten Bankarbeitstags.
- Monatsmittelkurs: Auf admin.ch den Monatsmittelkurs des Ausgabemonats abrufen. Dieser wird jeweils nach Monatsende publiziert.
- Dokumentation: Den verwendeten Kurs mit Quelle und Datum auf der Spesenabrechnung oder im Buchungsbeleg festhalten. Bei einer Revision muss der Kurs nachvollziehbar sein.
Wichtig: Verwenden Sie nicht den Kurs Ihrer Hausbank oder den Google-Wechselkurs. Nur die ESTV-Kurse sind steuerlich ohne Weiteres anerkannt.
Schritt 3: CHF-Gegenwert berechnen
Die Umrechnung erfolgt durch Multiplikation des Fremdwährungsbetrags mit dem ESTV-Kurs. Das Ergebnis ist der CHF-Betrag, der in der Spesenabrechnung und in der Buchhaltung erfasst wird.
Berechnungsbeispiele Fremdwährung in CHF
Die Formel lautet: Fremdwährungsbetrag multipliziert mit dem ESTV-Kurs ergibt den CHF-Betrag. Beispiel: 250 USD multipliziert mit 0.88 CHF/USD ergibt CHF 220.00. Der CHF-Gegenwert wird auf 5 Rappen gerundet.
Schritt 4: Kursdifferenz zur Kreditkartenabrechnung verbuchen
Zwischen dem ESTV-Kurs am Ausgabedatum und dem effektiven Kurs der Kreditkartenabrechnung entsteht in der Regel eine Differenz. Diese Differenz ist als Kursaufwand oder Kursertrag auf dem Konto 6960 (Kursdifferenzen) zu erfassen. Die Differenz darf nicht ignoriert oder dem Mitarbeitenden belastet werden – sie ist ein Aufwand bzw. Ertrag des Unternehmens.
Buchungsbeispiel Kursdifferenz
Ist der effektive Kreditkartenkurs günstiger als der ESTV-Kurs, entsteht ein Kursertrag. Dieser wird ebenfalls auf Konto 6960 erfasst, jedoch auf der Habenseite. Bei Barzahlungen im Ausland entfällt die Kursdifferenz, sofern der Mitarbeitende den Betrag zum ESTV-Kurs erstattet erhält.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkarten-Abbuchungsdatum statt Ausgabedatum verwenden
Zwischen der Ausgabe und der Kreditkartenabbuchung können mehrere Tage liegen, in denen sich der Wechselkurs verändert. Wird das falsche Datum verwendet, stimmt der ESTV-Kurs nicht mit der tatsächlichen Transaktion überein. Verwenden Sie konsequent das Datum auf dem Originalbeleg.
Fehler 2: Google- oder Bankkurs statt ESTV-Kurs anwenden
Nur die offiziellen ESTV-Devisenkurse sind steuerlich ohne Weiteres anerkannt. Wer Kurse von Google, XE oder der Hausbank verwendet, riskiert Korrekturen bei einer Steuerrevision. Die ESTV-Kurse sind kostenlos auf admin.ch abrufbar.
Fehler 3: Kursmethode innerhalb des Geschäftsjahres wechseln
Ein Wechsel zwischen Tageskurs und Monatsmittelkurs während des laufenden Geschäftsjahres verletzt das Prinzip der Stetigkeit. Die gewählte Methode muss für alle Fremdwährungstransaktionen des gesamten Jahres beibehalten werden.
Fehler 4: Kursdifferenz nicht separat verbuchen
Wird die Differenz zwischen ESTV-Kurs und Kreditkartenkurs nicht auf Konto 6960 erfasst, verfälscht dies sowohl den Spesenaufwand als auch das Finanzergebnis. Die Kursdifferenz muss als eigenständige Buchung sichtbar sein.
Fehler 5: Originalbeleg in Fremdwährung nicht aufbewahren
Der Originalbeleg mit dem Fremdwährungsbetrag ist Pflicht für die Nachvollziehbarkeit der Umrechnung. Ohne Originalbeleg kann die Revisionsstelle den CHF-Gegenwert nicht prüfen. Belege in Originalwährung sind zusammen mit der Spesenabrechnung aufzubewahren.
04.Häufige Fragen
Was tun, wenn die ESTV keinen Kurs für eine bestimmte Währung publiziert?
Die ESTV publiziert Kurse nur für die gängigsten Währungen. Für exotische Währungen können Sie den Kurs einer Schweizer Grossbank (UBS, Credit Suisse/UBS) am Ausgabedatum verwenden und diesen dokumentieren. Alternativ kann der Kurs über die Schweizerische Nationalbank (SNB) bezogen werden. Entscheidend ist, dass die Quelle nachvollziehbar und konsistent ist.
Muss ich für jede einzelne Ausgabe einen separaten ESTV-Kurs nachschlagen?
Das hängt von der gewählten Methode ab. Beim Monatsmittelkurs genügt ein Kurs pro Monat für alle Ausgaben in derselben Währung. Beim Tageskurs ist tatsächlich für jedes Ausgabedatum der individuelle Kurs zu verwenden. Bei hohem Belegvolumen ist der Monatsmittelkurs daher effizienter.
Darf ich den Wechselkurs der Kreditkartenabrechnung für die Spesenabrechnung verwenden?
Nein. Der Kreditkartenkurs enthält in der Regel einen Aufschlag des Kartenherausgebers und entspricht nicht dem ESTV-Kurs. Für die Spesenabrechnung ist der offizielle ESTV-Kurs am Ausgabedatum massgebend. Die Differenz zum Kreditkartenkurs wird separat als Kursdifferenz verbucht.
Wie buche ich Fremdwährungsspesen bei Barzahlung im Ausland?
Bei Barzahlung gilt derselbe Prozess: Ausgabedatum und Fremdwährungsbetrag erfassen, ESTV-Kurs abrufen und CHF-Gegenwert berechnen. Der Mitarbeitende erhält den CHF-Gegenwert zum ESTV-Kurs erstattet. Eine Kursdifferenz entsteht nur, wenn der Mitarbeitende die Fremdwährung zu einem anderen Kurs beschafft hat – diese trägt in der Regel der Mitarbeitende selbst.
Wo finde ich die ESTV-Devisenkurse?
Die ESTV-Devisenkurse sind auf der Website der Bundesverwaltung unter admin.ch kostenlos abrufbar. Suchen Sie nach ESTV Devisenkurse oder Kurslisten. Dort stehen sowohl die täglichen Kurse als auch die Monatsmittelkurse als PDF und teilweise als Excel-Datei zum Download bereit.