Fremdwährung Spesen buchen: Umrechnung, Verbuchung und Kursdifferenzen
Geschäftsreisen ins Ausland, Einkäufe bei ausländischen Lieferanten oder Konferenzgebühren in Euro: Sobald Spesen in einer Fremdwährung anfallen, stellt sich die Frage nach der korrekten Verbuchung in Schweizer Franken. Fehler bei der Umrechnung führen zu falschen Aufwandzahlen, Differenzen im Jahresabschluss und potenziellen Beanstandungen durch die Revisionsstelle oder die Steuerbehörde.
Diese Anleitung führt Sie in 6 Schritten durch den gesamten Prozess — vom Originalbeleg in Fremdwährung bis zur sauberen Verbuchung der Kursdifferenz.
01.Rechtliche Grundlagen und anerkannte Umrechnungskurse
Das Obligationenrecht verlangt in Art. 958d Abs. 3 OR, dass die Buchführung in Landeswährung (CHF) oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung erfolgt. Werden Geschäftsvorfälle in einer Fremdwährung abgewickelt, müssen sie zum Kurs am Tag des Geschäftsvorfalls umgerechnet werden. Für die Steuererklärung akzeptiert die ESTV sowohl den offiziellen Tageskurs als auch den Monatsmittelkurs.
- ESTV-Tageskurs: Wird täglich von der Eidgenössischen Steuerverwaltung publiziert. Geeignet für Unternehmen mit wenigen Fremdwährungstransaktionen, da jeder Beleg einzeln umgerechnet wird.
- ESTV-Monatsmittelkurs: Durchschnittskurs eines Kalendermonats, ebenfalls von der ESTV veröffentlicht. Vereinfacht die Buchhaltung bei vielen Transaktionen im selben Monat. Muss für alle Transaktionen des Monats einheitlich angewendet werden.
- Kreditkartenkurs: Bei Kreditkartenzahlungen rechnet das Kartenunternehmen zum eigenen Kurs um. Dieser Kurs gilt als Transaktionskurs und wird direkt aus der Abrechnung übernommen. Ein zusätzliches Umrechnen über den ESTV-Kurs entfällt.
Wichtig: Die gewählte Methode muss innerhalb eines Geschäftsjahres konsistent angewendet werden. Ein Wechsel zwischen Tages- und Monatskurs mitten im Jahr ist nicht zulässig und kann bei einer Revision beanstandet werden.
02.Fremdwährungsspesen verbuchen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess gilt für jede Spesenabrechnung mit Fremdwährungsbelegen — unabhängig davon, ob Sie mit Bexio, Sage, AbaNinja oder einer anderen Buchhaltungssoftware arbeiten. Die Grundlogik bleibt identisch.
Schritt 1: Originalbeleg in Fremdwährung prüfen und erfassen
Jeder Fremdwährungsbeleg muss vollständig und lesbar vorliegen, bevor er verbucht wird. Prüfen Sie den Beleg auf die folgenden Pflichtangaben, die für eine korrekte Umrechnung und spätere Revision notwendig sind.
- Währung und Betrag: Der Beleg muss die Originalwährung (z. B. EUR, USD, GBP) und den exakten Betrag ausweisen. Achten Sie darauf, dass Trinkgelder oder Servicegebühren separat erkennbar sind.
- Datum der Transaktion: Das Belegdatum bestimmt den anzuwendenden Umrechnungskurs. Fehlt das Datum, ist der Beleg buchhalterisch nicht verwertbar.
- Leistungsbeschreibung: Aus dem Beleg muss hervorgehen, welche Leistung erbracht wurde (z. B. Verpflegung, Taxi, Hotelübernachtung). Dies ist für die korrekte Kontierung entscheidend.
- Geschäftlicher Zweck: Ergänzen Sie auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung den geschäftlichen Anlass, falls dieser nicht aus dem Beleg selbst hervorgeht.
Erfassen Sie den Beleg in Ihrer Buchhaltungssoftware mit dem Originalbetrag in Fremdwährung. Die meisten Schweizer Buchhaltungsprogramme wie Bexio, Sage oder AbaNinja bieten ein eigenes Feld für die Fremdwährung und den Originalbetrag an.
Schritt 2: Umrechnungskurs bestimmen (ESTV-Tageskurs oder Monatskurs)
Ermitteln Sie den passenden Umrechnungskurs für das Belegdatum. Die ESTV stellt die offiziellen Kurse auf ihrer Website unter der Rubrik Kurslisten zur Verfügung. Entscheidend ist, dass Sie die zu Beginn des Geschäftsjahres festgelegte Methode konsequent anwenden.
Vergleich der Umrechnungsmethoden
Bei Kreditkartenzahlungen verwenden Sie den Kurs, den das Kartenunternehmen auf der Monatsabrechnung ausweist. Dieser Kurs weicht in der Regel vom ESTV-Kurs ab, ist aber als Transaktionskurs anerkannt. Notieren Sie in diesem Fall den Kreditkartenkurs als Umrechnungsbasis.
Schritt 3: CHF-Gegenwert berechnen
Multiplizieren Sie den Fremdwährungsbetrag mit dem ermittelten Umrechnungskurs, um den CHF-Gegenwert zu erhalten. Die Formel lautet: Betrag in Fremdwährung mal Umrechnungskurs gleich CHF-Gegenwert.
Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter reicht eine Restaurantrechnung über EUR 85.00 ein. Das Belegdatum ist der 15. März 2026. Der ESTV-Tageskurs für diesen Tag beträgt 0.9540 (1 EUR = 0.9540 CHF). Die Berechnung ergibt: EUR 85.00 mal 0.9540 gleich CHF 81.09.
Berechnungsbeispiel EUR-Restaurantrechnung
Runden Sie den CHF-Gegenwert auf 5 Rappen, sofern Ihr Unternehmen diese Rundungsregel anwendet. In der Praxis buchen die meisten Buchhaltungsprogramme auf den Rappen genau. Dokumentieren Sie den verwendeten Kurs und die Quelle (z. B. ESTV-Tageskurs vom 15.03.2026) direkt beim Buchungssatz.
Schritt 4: Spesenaufwand in CHF verbuchen
Verbuchen Sie den berechneten CHF-Gegenwert auf dem passenden Aufwandkonto. Die Kontierung richtet sich nach der Art der Spese, nicht nach der Währung. Fremdwährungsspesen werden also auf denselben Konten gebucht wie CHF-Spesen.
Typische Konten für Fremdwährungsspesen (KMU-Kontenrahmen)
Wird die Spese dem Mitarbeitenden erstattet, buchen Sie zunächst gegen das Konto Forderungen gegenüber Mitarbeitenden (1100). Bei der Auszahlung wird dieses Konto dann gegen das Bankkonto aufgelöst. Erfolgt die Zahlung direkt über die Firmenkreditkarte, buchen Sie direkt gegen das Kreditkartenkonto oder das Bankkonto.
Schritt 5: Kursdifferenz bei späterer Zahlung erfassen
Liegt zwischen dem Belegdatum und dem Zahlungsdatum ein Zeitraum, in dem sich der Wechselkurs verändert hat, entsteht eine Kursdifferenz. Diese muss separat als Kursgewinn oder Kursverlust verbucht werden. Das ist typisch bei Erstattungen, die erst Wochen nach der Spesenabrechnung ausbezahlt werden, oder bei Kreditkartenabrechnungen mit abweichendem Abrechnungsdatum.
Praxisbeispiel Fortsetzung: Die EUR-85.00-Restaurantrechnung wurde am 15. März zum Kurs 0.9540 mit CHF 81.09 verbucht. Die Kreditkartenabrechnung vom 31. März belastet das Bankkonto mit CHF 81.60 (Kartenkurs 0.9600). Die Differenz beträgt CHF 0.51 und wird als Kursverlust gebucht.
Buchung der Kursdifferenz im Beispiel
- Kursverlust: Wird auf dem Konto 6960 Kursverluste (Aufwand) gebucht, wenn der CHF-Betrag bei Zahlung höher ist als bei der ursprünglichen Verbuchung.
- Kursgewinn: Wird auf dem Konto 6960 Kursgewinne (Ertrag) oder einem separaten Ertragskonto gebucht, wenn der CHF-Betrag bei Zahlung tiefer ist als bei der ursprünglichen Verbuchung.
In Bexio und Sage werden Kursdifferenzen bei Fremdwährungsbuchungen automatisch berechnet und auf das hinterlegte Kursdifferenzkonto gebucht, sofern die Fremdwährungsfunktion aktiviert ist. In AbaNinja erfolgt die Kursdifferenzbuchung ebenfalls automatisch bei der Zahlung einer offenen Fremdwährungsposition.
Schritt 6: Buchung abstimmen und dokumentieren
Nach der Verbuchung prüfen Sie, ob alle Fremdwährungsspesen korrekt erfasst sind. Stimmen Sie die Buchungen mit den Originalbelegen, der Spesenabrechnung des Mitarbeitenden und der Kreditkartenabrechnung ab. Jede Buchung muss nachvollziehbar dokumentiert sein — das verlangt Art. 957a OR für die ordnungsgemässe Buchführung.
- Belegzuordnung: Jeder Buchungssatz muss dem Originalbeleg zugeordnet werden können. Scannen oder fotografieren Sie den Beleg und verknüpfen Sie ihn digital mit der Buchung.
- Kursdokumentation: Halten Sie für jede Fremdwährungsbuchung den verwendeten Kurs, die Quelle (ESTV-Tageskurs, Monatskurs oder Kreditkartenkurs) und das Datum fest.
- Periodenabgrenzung: Prüfen Sie am Monats- oder Quartalsende, ob offene Fremdwährungspositionen zum Stichtagskurs bewertet werden müssen. Dies ist insbesondere für den Jahresabschluss relevant.
- Aufbewahrung: Belege und Buchungsunterlagen müssen gemäss Art. 958f OR während 10 Jahren aufbewahrt werden. Dies gilt auch für die Dokumentation der verwendeten Umrechnungskurse.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Umrechnungskurs nicht dokumentiert
Wird der verwendete Kurs nicht beim Buchungssatz festgehalten, ist die Buchung bei einer Revision nicht nachvollziehbar. Die Revisionsstelle oder die Steuerbehörde kann die Buchung beanstanden und eine Korrektur verlangen. Dokumentieren Sie bei jeder Fremdwährungsbuchung Kurs, Quelle und Datum.
Fehler 2: Wechsel zwischen Tages- und Monatskurs im Geschäftsjahr
Ein inkonsistenter Wechsel der Umrechnungsmethode innerhalb desselben Geschäftsjahres verstösst gegen den Grundsatz der Stetigkeit. Die Steuerbehörde kann die gesamte Fremdwährungsbewertung in Frage stellen. Legen Sie die Methode zu Jahresbeginn fest und wenden Sie sie durchgehend an.
Fehler 3: Kursdifferenz nicht separat verbucht
Wird die Differenz zwischen Buchungskurs und Zahlungskurs ignoriert, stimmen die Aufwandkonten nicht mit den tatsächlichen Zahlungen überein. Das führt zu Abstimmungsdifferenzen im Jahresabschluss. Buchen Sie Kursgewinne und Kursverluste immer separat auf dem dafür vorgesehenen Konto.
Fehler 4: Kreditkartenkurs mit ESTV-Kurs vermischt
Bei Kreditkartenzahlungen gilt der Kurs der Kartenabrechnung, nicht der ESTV-Kurs. Wird trotzdem der ESTV-Kurs verwendet, entsteht eine künstliche Kursdifferenz, die den Aufwand verfälscht. Verwenden Sie bei Kreditkartenzahlungen konsequent den Kurs aus der Kartenabrechnung.
Fehler 5: Fremdwährungsbelege ohne Originalwährung erfasst
Wird nur der CHF-Betrag erfasst und der Originalbetrag in Fremdwährung fehlt, ist eine spätere Überprüfung der Umrechnung unmöglich. Erfassen Sie immer sowohl den Originalbetrag in Fremdwährung als auch den CHF-Gegenwert in der Buchhaltung.
04.Häufige Fragen
Welchen Umrechnungskurs muss ich für Fremdwährungsspesen verwenden?
Sie können entweder den ESTV-Tageskurs am Belegdatum oder den ESTV-Monatsmittelkurs verwenden. Beide Methoden sind von der Steuerbehörde anerkannt. Wichtig ist, dass Sie die gewählte Methode im gesamten Geschäftsjahr konsistent anwenden. Bei Kreditkartenzahlungen gilt der Kurs der Kartenabrechnung.
Wo finde ich die offiziellen ESTV-Kurse für die Spesenumrechnung?
Die ESTV publiziert die offiziellen Devisenkurse auf ihrer Website unter der Rubrik Kurslisten. Dort finden Sie sowohl die täglichen Kurse als auch die Monatsmittelkurse für alle gängigen Währungen. Die Kurse werden jeweils am Folgetag veröffentlicht.
Muss ich bei jeder Fremdwährungsspese eine Kursdifferenz buchen?
Eine Kursdifferenz entsteht nur, wenn zwischen dem Belegdatum und dem Zahlungsdatum der Wechselkurs schwankt. Wird die Spese am selben Tag bezahlt und verbucht, gibt es keine Kursdifferenz. Bei Kreditkartenabrechnungen mit späterem Belastungsdatum ist eine Kursdifferenz hingegen üblich.
Auf welches Konto buche ich Kursgewinne und Kursverluste bei Spesen?
Kursverluste werden als Finanzaufwand auf dem Konto 6960 Kursverluste gebucht, Kursgewinne als Finanzertrag auf dem Konto 6960 Kursgewinne oder einem separaten Ertragskonto. Im KMU-Kontenrahmen sind diese Konten in der Kontengruppe 69 vorgesehen.
Wie handhaben Bexio und Sage Fremdwährungsspesen?
Bexio und Sage bieten eine integrierte Fremdwährungsfunktion. Sie erfassen den Beleg in der Originalwährung, die Software rechnet automatisch zum hinterlegten Kurs in CHF um. Bei der Zahlung wird die Kursdifferenz automatisch auf das Kursdifferenzkonto gebucht. Voraussetzung ist, dass die Fremdwährungsfunktion in den Einstellungen aktiviert ist.
Darf ich für alle Fremdwährungsspesen eines Monats denselben Kurs verwenden?
Ja, wenn Sie sich für den ESTV-Monatsmittelkurs entschieden haben. Dann gilt für alle Transaktionen eines Kalendermonats derselbe Kurs. Bei der Tageskurs-Methode müssen Sie hingegen für jeden Beleg den Kurs des jeweiligen Belegdatums verwenden.