Wechselkursverluste bei Auslandsspesen: Buchung, Steuer und Prävention

Wechselkursverluste bei Spesen entstehen durch die zeitliche Verzögerung zwischen dem Moment der Ausgabe im Ausland und dem Zeitpunkt, an dem die Kreditkartengesellschaft den Betrag in CHF belastet. Der Kurs, den die Kreditkartengesellschaft am Abrechnungstag anwendet, weicht praktisch immer vom Tageskurs am Ausgabedatum ab. Sinkt der CHF-Wert der Fremdwährung zwischen diesen beiden Zeitpunkten, entsteht ein Kursverlust.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht den Mechanismus: Ein Mitarbeitender bezahlt am Montag ein Geschäftsessen in Berlin für EUR 100.00. Der Tageskurs beträgt EUR/CHF 1.00, der Gegenwert also CHF 100.00. Die Kreditkartenabrechnung erfolgt am Freitag derselben Woche. Zu diesem Zeitpunkt ist der Kurs auf EUR/CHF 0.97 gefallen. Die Belastung beträgt CHF 97.00. Die Differenz von CHF 3.00 ist ein Wechselkursverlust.

Bei starken Kursschwankungen, etwa bei Reisen in Länder mit volatilen Währungen wie GBP nach politischen Ereignissen oder USD bei Zinsänderungen der Fed, können die Differenzen deutlich höher ausfallen. Auch bei grösseren Spesenbeträgen wie Hotelrechnungen oder Konferenzgebühren wird der Effekt spürbar. Unternehmen mit regelmässigen Auslandsreisen sollten deshalb ein systematisches Vorgehen für die Erfassung von Kursdifferenzen etablieren.

Die buchhalterische Erfassung von Wechselkursdifferenzen auf Spesen richtet sich nach Art. 960a OR, der die Bewertung von Aktiven und Verbindlichkeiten in Fremdwährung regelt. Kursdifferenzen, die aus der Umrechnung von Fremdwährungstransaktionen entstehen, werden erfolgswirksam verbucht. Das bedeutet: Sie erscheinen in der Erfolgsrechnung und beeinflussen das Jahresergebnis direkt.

Die Buchung erfolgt in zwei Schritten. Zunächst wird die Spesenausgabe zum Tageskurs des Ausgabedatums auf dem entsprechenden Aufwandkonto (z.B. 6500 Reisekosten) erfasst. Sobald die Kreditkartenabrechnung vorliegt, wird die Differenz zwischen dem gebuchten CHF-Betrag und dem tatsächlich belasteten CHF-Betrag auf Konto 6960 verbucht. Ist der belastete Betrag höher als der ursprünglich gebuchte, handelt es sich um einen Kursgewinn, der als Ertrag erfasst wird.

Alternativ buchen viele KMU die Spese erst bei Erhalt der Kreditkartenabrechnung zum effektiven CHF-Belastungsbetrag. In diesem Fall entsteht keine separate Kursdifferenzbuchung, da der tatsächliche CHF-Aufwand direkt auf dem Spesenkonto erscheint. Diese vereinfachte Methode ist zulässig, erschwert jedoch die Transparenz über Kursverluste und deren Auswirkung auf das Ergebnis.

Kursgewinne und Kursverluste auf Geschäftstransaktionen sind im Schweizer Steuerrecht vollumfänglich steuerwirksam. Es gibt keine Sonderregelung für Kursdifferenzen, die aus Spesentransaktionen resultieren. Sie werden gleich behandelt wie alle anderen betrieblich bedingten Fremdwährungsdifferenzen.

• Kursverluste: Mindern als betrieblicher Aufwand den steuerbaren Gewinn. Sie sind in der Steuererklärung nicht separat auszuweisen, sondern fliessen über die Erfolgsrechnung in den Jahresabschluss ein.
• Kursgewinne: Erhöhen als betrieblicher Ertrag den steuerbaren Gewinn. Auch realisierte Kursgewinne auf Spesentransaktionen unterliegen der Gewinnsteuer.
• Nicht realisierte Kursdifferenzen: Offene Fremdwährungspositionen am Bilanzstichtag (z.B. noch nicht abgerechnete Kreditkartentransaktionen) sind gemäss Art. 960a OR zum Stichtagskurs zu bewerten. Die daraus resultierenden Differenzen sind ebenfalls steuerwirksam.

Für die Steuerbehörden ist entscheidend, dass die verwendeten Umrechnungskurse nachvollziehbar und konsistent sind. Die ESTV akzeptiert sowohl Tageskurse als auch Monatsmittelkurse, sofern die gewählte Methode im gesamten Geschäftsjahr einheitlich angewendet wird. Ein Wechsel der Methode während des Jahres ist nicht zulässig und kann bei einer Steuerrevision beanstandet werden.

Wechselkursverluste lassen sich nicht vollständig vermeiden, aber mit organisatorischen Massnahmen deutlich reduzieren. Der wichtigste Hebel ist die Verkürzung der Zeitspanne zwischen Ausgabe und Verbuchung beziehungsweise Erstattung.

• Spesen sofort umbuchen: Erfassen Sie Auslandsspesen am Tag der Ausgabe zum Tageskurs. Je kürzer die Zeitspanne zwischen Transaktion und Buchung, desto geringer die Kursdifferenz.
• Firmenkreditkarte in CHF abrechnen lassen: Viele Kreditkartenanbieter bieten die Option, Fremdwährungstransaktionen sofort in CHF umzurechnen. Der Kurs ist zwar oft etwas schlechter als der Interbankenkurs, dafür entfällt das Kursrisiko durch die Abrechnungsverzögerung.
• Spesen zeitnah erstatten: Erstatten Sie Mitarbeitenden die Auslagen innerhalb weniger Tage nach Einreichung. Lange Erstattungsfristen erhöhen das Kursrisiko, da der Mitarbeitende den Fremdwährungsbetrag zum Ausgabekurs vorfinanziert hat.
• CHF-Kreditkarte für Auslandsreisen: Eine Kreditkarte mit CHF-Abrechnung wandelt den Fremdwährungsbetrag direkt bei der Transaktion um. Die Kursumrechnung erfolgt zum Zeitpunkt der Autorisierung, nicht erst bei der Monatsabrechnung.

Für Unternehmen mit hohem Auslandsspesenvolumen kann es sich lohnen, ein Fremdwährungskonto in der jeweiligen Hauptwährung (z.B. EUR oder USD) zu führen. Die Kreditkarte wird dann direkt über dieses Konto abgerechnet, und Kursdifferenzen entstehen erst beim Kauf der Fremdwährung. Diese Methode gibt dem Unternehmen mehr Kontrolle über den Umrechnungszeitpunkt.