MWST auf der Restaurantrechnung: Satz, Beleg und Vorsteuerabzug
Auf einer Restaurantrechnung werden 8.1% MWST verrechnet – für den Vorsteuerabzug müssen MWST-Nummer, Steuerbetrag und Steuersatz klar ausgewiesen sein. Wer Geschäftsessen als Spesen abrechnet, muss deshalb den Beleg vor dem Einreichen auf Vollständigkeit prüfen. Diese Seite erklärt, welche Angaben auf einer Restaurantrechnung stehen müssen, welche Sonderfälle gelten und wann ein vereinfachter Beleg ausreicht.
01.Restaurantrechnung als Spesenbeleg
Eine Restaurantrechnung ist ein gültiger Spesenbeleg, sofern alle Pflichtangaben vorhanden sind. Der MWST-Normalsatz von 8.1 % gilt für sämtliche Gastronomieleistungen – also für Speisen, Getränke (einschliesslich Alkohol) und den Service. Anders als beim Take-away, wo der reduzierte Satz von 2.6 % zur Anwendung kommt, wird bei Konsumation im Restaurant immer der Normalsatz verrechnet.
Damit die Buchhaltung den Beleg akzeptiert und der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, sollte der Geschäftszweck auf der Rechnung vermerkt sein. In der Praxis genügt ein handschriftlicher Vermerk wie «Geschäftsessen mit Kunde X, Projekt Y». Ohne diesen Vermerk kann die Steuerverwaltung bei einer Kontrolle den geschäftlichen Charakter der Auslage anzweifeln.
- Geschäftszweck: Handschriftlich auf dem Beleg ergänzen: Anlass, Teilnehmer und geschäftlicher Bezug.
- MWST-Satz: 8.1 % auf alle Gastronomieleistungen, unabhängig von Speise oder Getränk.
- Originalbeleg: Immer die Originalrechnung aufbewahren – ein Kreditkartenbeleg allein reicht nicht als Spesenbeleg.
02.Welche MWST-Angaben auf der Rechnung stehen müssen
Art. 26 MWSTG regelt die Anforderungen an eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt. Fehlt auch nur eine der Pflichtangaben, kann das steuerpflichtige Unternehmen die Vorsteuer nicht zurückfordern. Es lohnt sich daher, den Beleg direkt im Restaurant zu kontrollieren.
Pflichtangaben auf der Restaurantrechnung für den Vorsteuerabzug
Ein konkretes Beispiel: Bei einem Geschäftsessen mit einem Rechnungsbetrag von CHF 150 netto beträgt die MWST CHF 12.15 (150 × 8.1 %). Auf dem Beleg muss dieser Betrag separat ausgewiesen sein, damit das Unternehmen die CHF 12.15 als Vorsteuer geltend machen kann. Steht auf der Rechnung nur «inkl. MWST» ohne Angabe des Steuerbetrags, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
Restaurantbelege digital erfassen und MWST korrekt verbuchen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Sonderfälle bei der Restaurantrechnung
Einige Positionen auf der Restaurantrechnung werfen regelmässig Fragen auf. Die wichtigsten Sonderfälle betreffen alkoholische Getränke, Trinkgeld und Rechnungen für mehrere Personen.
- Alkoholische Getränke: Alkohol unterliegt in der Gastronomie demselben MWST-Satz von 8.1 % wie alle anderen Konsumationen vor Ort. Eine separate Behandlung ist aus MWST-Sicht nicht nötig. Ob das Unternehmen Alkohol als Spesen akzeptiert, regelt das interne Spesenreglement.
- Trinkgeld auf der Rechnung: Wird das Trinkgeld auf der Rechnung ausgewiesen und über das Kartenterminal bezahlt, unterliegt es der MWST von 8.1 %. Freiwilliges Trinkgeld in bar, das nicht auf der Rechnung erscheint, ist hingegen nicht MWST-pflichtig.
- Mehrpersonenrechnung: Bei einem Geschäftsessen mit mehreren Teilnehmern sollten alle Namen auf dem Beleg oder in einer Beilage vermerkt werden. Die Steuerverwaltung kann bei Kontrollen den geschäftlichen Charakter hinterfragen, wenn die Teilnehmer nicht dokumentiert sind.
- Gemischte Rechnung (Take-away und Vor-Ort): Bestellt ein Gast Speisen zum Mitnehmen und konsumiert gleichzeitig vor Ort, können auf derselben Rechnung zwei MWST-Sätze erscheinen: 2.6 % für Take-away und 8.1 % für die Vor-Ort-Konsumation.
04.Kleinbetragsregel: Vereinfachter Beleg unter CHF 400
Für Rechnungen unter CHF 400 (inkl. MWST) sieht Art. 26 Abs. 3 MWSTG eine Erleichterung vor. In diesem Fall genügt ein vereinfachter Beleg für den Vorsteuerabzug. Der Name des Leistungsempfängers – also des Unternehmens – muss nicht auf der Rechnung stehen.
Vergleich: Vollständige Rechnung vs. vereinfachter Beleg
In der Praxis bedeutet dies: Bei einem typischen Geschäftslunch für CHF 85 muss das Restaurant die Rechnung nicht auf den Firmennamen ausstellen. Alle übrigen MWST-Angaben – insbesondere MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag – bleiben aber auch bei Kleinbeträgen zwingend. Die Schwelle von CHF 400 bezieht sich auf den Gesamtbetrag inklusive Steuer.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenbeleg statt Originalrechnung einreichen
Der Kreditkartenbeleg enthält weder die MWST-Nummer noch den Steuersatz oder Steuerbetrag. Er ist kein gültiger Spesenbeleg und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Verlangen Sie im Restaurant immer die detaillierte Originalrechnung.
Fehler 2: Geschäftszweck nicht auf dem Beleg vermerken
Ohne Angabe des Anlasses und der Teilnehmer kann die Steuerverwaltung den geschäftlichen Charakter der Auslage bestreiten. Notieren Sie direkt nach dem Essen Anlass, Teilnehmer und Geschäftsbezug auf der Rückseite des Belegs.
Fehler 3: Fehlende MWST-Nummer nicht beanstanden
Manche Restaurants drucken die MWST-Nummer nicht auf den Kassenbon. Ohne diese Nummer ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Bitten Sie das Servicepersonal um eine vollständige Rechnung mit MWST-Nummer.
Fehler 4: Take-away-Satz von 2.6 % für Vor-Ort-Konsumation anwenden
Der reduzierte Satz von 2.6 % gilt nur für Speisen zum Mitnehmen. Wer im Restaurant isst, bezahlt 8.1 %. Eine falsche Verbuchung führt bei einer MWST-Revision zu Nachforderungen und Verzugszinsen.
Fehler 5: Teilnehmer bei Mehrpersonenrechnung nicht dokumentieren
Bei Geschäftsessen mit Kunden oder Partnern verlangt die Steuerverwaltung eine Auflistung aller Teilnehmer. Fehlt diese Dokumentation, kann der gesamte Beleg als privat eingestuft und der Vorsteuerabzug verweigert werden.
06.Häufige Fragen
Muss die Restaurantrechnung auf den Firmennamen ausgestellt sein?
Bei Rechnungen unter CHF 400 (inkl. MWST) ist die Angabe des Firmennamens nicht erforderlich. Der vereinfachte Beleg genügt für den Vorsteuerabzug, sofern alle übrigen Pflichtangaben vorhanden sind. Ab CHF 400 muss der Leistungsempfänger (Firmenname und Adresse) auf der Rechnung stehen.
Gilt auf Alkohol im Restaurant ein anderer MWST-Satz?
Nein. In der Gastronomie gilt für alle Konsumationen vor Ort – ob Speisen, Softdrinks oder alkoholische Getränke – einheitlich der MWST-Normalsatz von 8.1 %. Ein separater Satz für Alkohol existiert in der Schweizer Gastronomie nicht.
Kann ich den Vorsteuerabzug auch ohne Originalbeleg geltend machen?
Grundsätzlich nein. Für den Vorsteuerabzug ist ein Beleg mit allen Pflichtangaben gemäss Art. 26 MWSTG erforderlich. Ein Kreditkartenbeleg oder eine handschriftliche Notiz reicht nicht aus. Bei Verlust des Originals kann in Ausnahmefällen ein Duplikat beim Restaurant angefordert werden.
Warum stehen auf meiner Restaurantrechnung zwei verschiedene MWST-Sätze?
Das kommt vor, wenn auf derselben Rechnung Vor-Ort-Konsumation (8.1 %) und Take-away-Artikel (2.6 %) kombiniert werden. Manche Restaurants weisen auch Übernachtungen (3.8 %) separat aus, wenn sie ein angeschlossenes Hotel betreiben. Prüfen Sie in diesem Fall, welcher Anteil geschäftlich veranlasst ist.
Wie verbuche ich Trinkgeld korrekt in der Spesenabrechnung?
Trinkgeld, das auf der Rechnung erscheint und per Karte bezahlt wird, ist Teil des Rechnungsbetrags und unterliegt der MWST von 8.1 %. Es wird zusammen mit dem Essensbetrag als Spesen verbucht. Bar bezahltes Trinkgeld, das nicht auf der Rechnung steht, ist nicht MWST-pflichtig und wird separat als Auslage erfasst.