MWST Satz Restaurantrechnung: Sätze, Abgrenzung und Sonderfälle

Die Unterscheidung richtet sich nach dem Ort des Konsums und der Art der Leistung. Entscheidend ist gemäss MWSTG Art. 21 Abs. 2 Ziff. 1, ob eine gastgewerbliche Leistung vorliegt oder eine blosse Lieferung von Nahrungsmitteln. Eine gastgewerbliche Leistung umfasst die Abgabe von Speisen und Getränken zum Konsum an Ort und Stelle, also in den Räumlichkeiten des Anbieters oder auf einer von ihm bereitgestellten Infrastruktur wie Terrasse, Tische oder Stühle.

Bei gemischten Rechnungen, etwa wenn ein Teil der Bestellung vor Ort konsumiert und ein anderer Teil mitgenommen wird, muss der Gastronomiebetrieb die Positionen getrennt ausweisen. In der Praxis geschieht dies über zwei separate MWST-Zeilen auf der Quittung. Für die Spesenabrechnung bedeutet das: Beide Sätze können auf derselben Rechnung korrekt sein.

Nicht jede Verpflegungssituation lässt sich eindeutig als Restaurant oder Take-away einordnen. Die ESTV hat für verschiedene Grenzfälle Praxisregeln festgelegt, die sich am Umfang der erbrachten Dienstleistung orientieren. Massgeblich ist, ob neben der Lieferung von Speisen auch eine gastgewerbliche Infrastruktur oder Serviceleistung erbracht wird.

• Catering mit Servicepersonal: Wird ein Catering-Auftrag mit Servicepersonal, Geschirr und Besteck vor Ort durchgeführt, liegt eine gastgewerbliche Leistung vor. Es gilt der Normalsatz von 8.1 %. Das betrifft typischerweise Firmenanlässe, Bankette oder Konferenz-Catering mit Bedienung.
• Catering ohne Service (reine Lieferung): Liefert ein Caterer ausschliesslich Speisen an, ohne Servicepersonal zu stellen und ohne Infrastruktur bereitzustellen, handelt es sich um eine Nahrungsmittellieferung. Der reduzierte Satz von 2.6 % kommt zur Anwendung. Beispiel: Ein Traiteur liefert Sandwichplatten ins Büro, das Unternehmen richtet selbst an.
• Food-Trucks und Imbissstände: Stellt ein Food-Truck Stehtische, Bänke oder andere Konsumationsmöglichkeiten bereit, gilt der Normalsatz von 8.1 %. Verkauft er ausschliesslich zum Mitnehmen ohne jegliche Sitzgelegenheit, greift der reduzierte Satz von 2.6 %. Die blosse Existenz eines Abfallkübels oder einer Ablage begründet noch keine gastgewerbliche Leistung.
• Personalrestaurants und Kantinen: Betriebskantinen, die Mahlzeiten zum Konsum vor Ort anbieten, erbringen eine gastgewerbliche Leistung. Der Normalsatz von 8.1 % gilt. Dies betrifft auch subventionierte Kantinen, bei denen der Arbeitgeber einen Teil der Kosten trägt.
• Lieferdienste und Online-Bestellungen: Bestellt ein Kunde über einen Lieferdienst Essen nach Hause oder ins Büro, liegt keine Konsumation vor Ort vor. Speisen ohne Alkohol werden mit 2.6 % besteuert. Alkoholische Getränke bleiben bei 8.1 %. Der Lieferdienst selbst kann zusätzlich eine Servicegebühr erheben, die dem Normalsatz unterliegt.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Abgrenzung beim Catering: Ein KMU bestellt für eine Kundenveranstaltung ein Buffet im Wert von CHF 2 500. Stellt der Caterer Servicepersonal und Geschirr, beträgt die MWST CHF 202.50 (8.1 %). Liefert er nur die Speisen ohne Service, sind es CHF 65.00 (2.6 %). Die Differenz von CHF 137.50 zeigt, wie relevant die korrekte Einordnung für die Kostenplanung ist.

Für Unternehmen, die Restaurantbelege als Geschäftsspesen verbuchen, ist der korrekte MWST-Ausweis auf der Quittung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Gemäss MWSTG Art. 26 muss eine Rechnung bestimmte Mindestangaben enthalten, damit die Vorsteuer geltend gemacht werden kann. Bei Beträgen bis CHF 400 (inkl. MWST) gelten vereinfachte Anforderungen.

• Pflichtangaben auf der Quittung: Name und Adresse des Leistungserbringers, MWST-Nummer, Datum, Art der Leistung, Entgelt und angewandter Steuersatz. Bei Rechnungen bis CHF 400 genügen Name, MWST-Nummer, Datum, Leistungsbeschreibung und Gesamtbetrag inkl. MWST-Satz.
• Häufiges Problem: Fehlender MWST-Satz: Manche Kassensysteme drucken den MWST-Satz nicht auf die Quittung. Ohne diesen Ausweis ist kein Vorsteuerabzug möglich. Verlangen Sie in solchen Fällen eine vollständige Rechnung.
• Kontrolle bei gemischten Rechnungen: Enthält die Rechnung sowohl Positionen mit 8.1 % als auch mit 2.6 %, müssen beide Sätze separat ausgewiesen sein. Prüfen Sie insbesondere, ob alkoholische Getränke korrekt mit 8.1 % und Speisen zum Mitnehmen mit 2.6 % erfasst sind.

Bei der Spesenabrechnung empfiehlt es sich, den MWST-Satz auf jedem Restaurantbeleg vor der Einreichung zu kontrollieren. Falsch ausgewiesene Sätze führen bei einer MWST-Revision zu Korrekturen und Nachforderungen. Die ESTV prüft insbesondere, ob der deklarierte Vorsteuerabzug mit den eingereichten Belegen übereinstimmt.