Pauschalspesen steuerlich anerkennen: Reglement, Genehmigung, Lohnausweis

Damit Pauschalspesen steuerlich als Spesenersatz und nicht als Lohn gelten, müssen drei Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein. Fehlt auch nur eine davon, behandeln Steuerbehörden und AHV-Ausgleichskassen die gesamte Pauschale als steuerpflichtigen und sozialversicherungspflichtigen Lohnbestandteil. Die Rechtsgrundlage bildet Art. 327a OR, wonach der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat.

• Genehmigtes Spesenreglement: Das Spesenreglement muss inhaltlich der SSK-Mustervorlage entsprechen und vom kantonalen Steueramt des Sitzkantones genehmigt sein. Seit 2026 verlangt die SSK eine engere Anlehnung an die Mustervorlagen.
• Einhaltung der ESTV-Maximalansätze: Die im Reglement definierten Pauschalen dürfen die Höchstansätze der ESTV nicht überschreiten. Beispiele: Verpflegungspauschale maximal CHF 30.– pro Tag, Kleinspesenpauschale maximal CHF 20.– pro Tag, Kilometerpauschale CHF 0.75 pro Kilometer.
• Korrekte Lohnausweis-Deklaration: Im Lohnausweis muss bei Ziffer 13.1 ein Kreuz gesetzt werden, das auf das genehmigte Spesenreglement verweist. Es wird kein Betrag eingetragen. Ohne genehmigtes Reglement darf dieses Kreuz nicht gesetzt werden.

Ein häufiges Missverständnis: Auch wenn die Pauschalen betragsmässig innerhalb der ESTV-Ansätze liegen, genügt das allein nicht. Ohne formelle Genehmigung des Reglements bleibt die Zahlung steuerrechtlich Lohn – unabhängig von der Höhe.

Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) stellt Mustervorlagen für Spesenreglemente zur Verfügung, die seit Januar 2026 als verbindliche inhaltliche Grundlage gelten. Der Arbeitgeber wählt die Vorlage, die zu seinen Spesenarten passt, und passt sie an die betrieblichen Gegebenheiten an. Dabei dürfen die ESTV-Maximalansätze nicht überschritten werden – tiefere Ansätze sind jederzeit zulässig.

Bereits genehmigte Reglemente, die noch den alten Kilometeransatz von CHF 0.70 enthalten, müssen nicht zwingend neu genehmigt werden. Wer jedoch den neuen Ansatz von CHF 0.75 anwenden möchte, muss das Reglement anpassen und erneut zur Genehmigung einreichen. Bei der Anpassung empfiehlt es sich, das gesamte Reglement auf Konformität mit den aktuellen SSK-Mustervorlagen zu prüfen.

Das fertige Spesenreglement wird beim kantonalen Steueramt des Sitzkantones zur Genehmigung eingereicht. In den meisten Kantonen erfolgt die Einreichung schriftlich per Post oder über ein Online-Portal. Dem Antrag ist das vollständige Reglement beizulegen, in einigen Kantonen zusätzlich ein Organigramm oder eine Beschreibung der betroffenen Funktionen.

• Bearbeitungszeit: Die kantonale Prüfung dauert in der Regel vier bis acht Wochen. Gegen Jahresende kann es zu längeren Wartezeiten kommen, da viele Unternehmen ihre Reglemente vor dem neuen Steuerjahr einreichen.
• Gültigkeitsdauer: Die Genehmigung ist zeitlich unbefristet gültig, solange das Reglement inhaltlich unverändert bleibt. Bei jeder inhaltlichen Änderung – etwa neuen Spesenarten oder angepassten Ansätzen – muss eine erneute Genehmigung eingeholt werden.
• Mehrere Kantone: Die Genehmigung erfolgt durch den Sitzkanton des Unternehmens. Betriebsstätten in anderen Kantonen sind durch diese Genehmigung mitabgedeckt. Eine separate Genehmigung pro Kanton ist nicht erforderlich.

Ein konkretes Beispiel: Ein KMU mit Sitz in Zürich und einer Filiale in Bern reicht das Spesenreglement beim Steueramt des Kantons Zürich ein. Nach der Genehmigung gilt das Reglement für alle Mitarbeitenden an beiden Standorten. Eröffnet das Unternehmen später eine Filiale in Luzern, bleibt die bestehende Genehmigung gültig – vorausgesetzt, das Reglement wird nicht inhaltlich angepasst.

Sobald das Spesenreglement genehmigt ist, muss der Lohnausweis entsprechend ausgefüllt werden. Die korrekte Deklaration ist entscheidend: Fehler bei Ziffer 13.1 führen dazu, dass die Steuerbehörde die Pauschalspesen als Lohn aufrechnet – mit Nachsteuern und Verzugszinsen für den Arbeitnehmer und möglichen Bussen für den Arbeitgeber.

Bei Ziffer 13.1 wird ausschliesslich ein Kreuz gesetzt. Der Betrag der Pauschalspesen erscheint nirgends auf dem Lohnausweis – weder bei Ziffer 13.1 noch bei Ziffer 13.2 oder anderswo. Die Pauschalspesen werden auch nicht zum Bruttolohn in Ziffer 1 addiert. Wer zusätzlich zu den Pauschalspesen effektive Spesen gegen Beleg erstattet, deklariert diese separat gemäss den Weisungen der ESTV.

Eine Verweigerung der Genehmigung kommt in der Praxis vor, ist aber selten, wenn das Reglement auf der SSK-Mustervorlage basiert. Die häufigsten Gründe für eine Ablehnung sind Ansätze oberhalb der ESTV-Maximalwerte, fehlende Differenzierung nach Funktionsstufen bei Repräsentationsspesen oder unklare Definitionen der anspruchsberechtigten Mitarbeitenden.

• Überarbeitung des Reglements: Das Steueramt teilt in der Regel schriftlich mit, welche Punkte beanstandet werden. Der Arbeitgeber passt das Reglement entsprechend an und reicht es erneut ein. Die Bearbeitungszeit für die zweite Prüfung ist meist kürzer.
• Einsprache: Gegen eine Verweigerung kann der Arbeitgeber Einsprache erheben. In der Praxis ist die Überarbeitung des Reglements jedoch der schnellere und zielführendere Weg, da Einspracheverfahren mehrere Monate dauern können.
• Übergangslösung: Bis zur Genehmigung dürfen keine Pauschalspesen steuerfrei ausbezahlt werden. Der Arbeitgeber kann in der Zwischenzeit auf effektive Spesenabrechnung mit Belegen umstellen, um den Mitarbeitenden die Auslagen trotzdem steuerfrei zu erstatten.

Wer das Reglement von Anfang an eng an der SSK-Mustervorlage orientiert und die ESTV-Ansätze nicht ausreizt, minimiert das Risiko einer Verweigerung erheblich. Bei komplexeren Konstellationen – etwa unterschiedlichen Pauschalen für Innen- und Aussendienst – lohnt sich eine Vorabklärung beim kantonalen Steueramt.