Reisekosten Deutschland in der Buchhaltung buchen: Kontenplan, Währungsumrechnung und MWST

Bevor Sie die erste Deutschland-Reise verbuchen, benötigen Sie im Kontenrahmen KMU die passenden Aufwandkonten. Eine saubere Kontentrennung erleichtert die MWST-Abrechnung und die spätere Auswertung nach Kostenart. Richten Sie separate Konten oder Unterkonten für Auslandsreisen ein, damit Inlands- und Auslandsspesen nicht vermischt werden.

Falls Ihr Kontenrahmen keine Unterkonten für Auslandsreisen vorsieht, können Sie alternativ mit Kostenstellen oder Projektnummern arbeiten. Entscheidend ist, dass die MWST-Codierung auf den Auslandskonten korrekt hinterlegt ist: kein Vorsteuerabzug.

Jeder Aufwandposten braucht einen Beleg. Bei Deutschland-Reisen liegen die Belege in der Regel auf Euro und enthalten deutsche Umsatzsteuer. Prüfen Sie jeden Beleg auf Vollständigkeit, bevor Sie ihn zur Verbuchung freigeben. Fehlende oder unleserliche Belege führen bei einer Revision zu Beanstandungen.

• Pflichtangaben auf dem Beleg: Name und Adresse des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung, Betrag in EUR, ausgewiesener deutscher MWST-Satz und -Betrag.
• Geschäftszweck dokumentieren: Notieren Sie auf jedem Beleg oder in der Spesenabrechnung den geschäftlichen Anlass (z. B. Kundenbesuch Firma XY, Messe ABC). Dies ist für die steuerliche Anerkennung erforderlich.
• Digitale Erfassung: Fotografieren oder scannen Sie Belege zeitnah. Thermobelege verblassen schnell. Die digitale Kopie gilt als gleichwertiger Beleg, sofern sie lesbar und vollständig ist.
• Kreditkartenabrechnung: Die Kreditkartenabrechnung allein ersetzt keinen Originalbeleg. Sie dient aber als Nachweis des tatsächlich bezahlten CHF-Betrags und des angewandten Wechselkurses.

Alle Buchungen in der Schweizer Buchhaltung erfolgen in CHF. Euro-Belege müssen daher umgerechnet werden. Für die Umrechnung stehen mehrere Methoden zur Verfügung. Wichtig ist, dass Sie innerhalb eines Geschäftsjahres eine einheitliche Methode anwenden und diese dokumentieren.

Bei Verwendung des Kreditkartenkurses ergibt sich der CHF-Betrag direkt aus der Abrechnung. Bei allen anderen Methoden berechnen Sie den CHF-Betrag wie folgt: EUR-Betrag multipliziert mit dem gewählten Umrechnungskurs. Dokumentieren Sie den verwendeten Kurs und dessen Quelle auf dem Buchungsbeleg oder in der Spesenabrechnung.

Bei Verpflegungskosten in Deutschland unterscheidet die Buchhaltung zwischen effektiven Auslagen mit Beleg und Pauschalspesen ohne Beleg. Die Verbuchung hängt davon ab, welche Variante Ihr Spesenreglement vorsieht.

Kundeneinladungen sind nicht als Verpflegungsspesen, sondern als Repräsentationsspesen zu verbuchen. Beachten Sie die Obergrenze: Repräsentationsspesen müssen den effektiven Auslagen entsprechen und dürfen bei Übersteigen von CHF 6000 pro Jahr maximal 5 % des Bruttolohns betragen, mit einem absoluten Maximum von CHF 24 000 pro Jahr. Die deutsche Mehrwertsteuer auf dem Beleg wird als Teil des Aufwands mitgebucht, da kein Schweizer Vorsteuerabzug möglich ist.

Hotelrechnungen aus Deutschland enthalten in der Regel den deutschen MWST-Satz von 7 % auf die Übernachtung und 19 % auf Zusatzleistungen wie Frühstück oder Minibar. Für die Schweizer Buchhaltung ist diese Unterscheidung irrelevant, da in keinem Fall ein Schweizer Vorsteuerabzug möglich ist. Der gesamte Bruttobetrag in EUR wird zum Tageskurs in CHF umgerechnet und als Aufwand gebucht.

Trennen Sie auf der Hotelrechnung die Übernachtung vom Frühstück, da diese auf unterschiedliche Aufwandkonten gehören. Falls Ihr Spesenreglement eine Verpflegungspauschale vorsieht und das Frühstück im Hotelpreis enthalten ist, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden. Viele Reglemente sehen eine Kürzung um CHF 10.-- bis CHF 15.-- für ein enthaltenes Frühstück vor.

Fahrtkosten nach und in Deutschland umfassen verschiedene Kostenarten: Bahntickets, Mietwagen, Treibstoff, Maut, Parkgebühren und die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge. Jede Kostenart wird als Aufwand ohne Schweizer Vorsteuerabzug gebucht.

• Kilometerpauschale Privatfahrzeug: Ab 2026 beträgt die Pauschale CHF 0.75 pro Kilometer. Die gefahrenen Kilometer sind mit Start- und Zielort sowie Datum zu dokumentieren. Die Buchung erfolgt direkt in CHF auf dem Konto Fahrtkosten Ausland (6530), MWST-Code ohne Vorsteuer.
• Bahntickets (z. B. SBB/DB): Tickets in EUR werden zum Tageskurs oder Kreditkartenkurs umgerechnet. Das Ticket selbst gilt als Beleg. Buchung auf Fahrtkosten Ausland (6530), ohne Schweizer Vorsteuer.
• Mietwagen und Treibstoff: Die Mietwagenrechnung und Tankquittungen werden separat gebucht. Beide Positionen gehen auf Fahrtkosten Ausland (6530). Die deutsche MWST auf Treibstoff (19 %) ist nicht als Schweizer Vorsteuer abziehbar.
• Maut und Parkgebühren: Mautgebühren und Parktickets werden auf dem Konto Übrige Reisespesen Ausland (6540) oder als Unterposition der Fahrtkosten verbucht. Auch hier gilt: kein Schweizer Vorsteuerabzug.

Kursdifferenzen entstehen, wenn zwischen dem Buchungszeitpunkt und dem tatsächlichen Zahlungszeitpunkt der EUR/CHF-Kurs schwankt. Dies betrifft insbesondere Kreditkartenabrechnungen, die erst Wochen nach der Reise belastet werden, sowie offene Kreditorenposten in EUR am Bilanzstichtag.

Beim Zahlungsausgleich verbuchen Sie die Differenz zwischen dem gebuchten CHF-Betrag und dem tatsächlich bezahlten CHF-Betrag auf dem Konto Kursdifferenzen (4906). Ist der bezahlte Betrag höher als der gebuchte, entsteht ein Kursverlust. Ist er tiefer, entsteht ein Kursgewinn.

Am Bilanzstichtag sind offene Fremdwährungspositionen zum Stichtagskurs umzubewerten. Die ESTV publiziert offizielle Jahresendkurse, die für die Bewertung verwendet werden können. Realisierte und unrealisierte Kursdifferenzen werden auf demselben Konto erfasst, sollten aber im Anhang separat ausgewiesen werden, wenn sie wesentlich sind.