Reisekosten Deutschland MWST Vorsteuer: Vergütungsverfahren, Fristen und Buchung

In Deutschland fallen auf die meisten reisebezogenen Leistungen Umsatzsteuer (USt) an. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %, der ermässigte Satz 7 %. Für Schweizer Unternehmen ohne Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland besteht kein Recht auf Vorsteuerabzug im Rahmen einer deutschen MWST-Abrechnung. Stattdessen greift das Vergütungsverfahren nach der 13. EU-Richtlinie (Richtlinie 86/560/EWG), umgesetzt in § 18 Abs. 9 des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Wichtig: Die Schweizer MWST-Abrechnung gegenüber der ESTV erlaubt keinen Abzug ausländischer Vorsteuern. Wer die deutsche MWST nicht über das Vergütungsverfahren zurückfordert, trägt sie als endgültigen Aufwand. Bei regelmässigen Geschäftsreisen nach Deutschland summieren sich diese Beträge schnell auf mehrere tausend Franken pro Jahr.

Das Vergütungsverfahren für Drittstaaten-Unternehmen wird beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Bonn beantragt. Seit 2020 erfolgt die Antragstellung ausschliesslich elektronisch über das BZSt-Online-Portal (BOP). Schweizer Unternehmen benötigen dafür eine Registrierung beim BOP und eine Unternehmerbescheinigung der ESTV, die bestätigt, dass das Unternehmen in der Schweiz als steuerpflichtig registriert ist.

• Antragsfrist: Der Vergütungsantrag muss bis spätestens 30. Juni des auf den Vergütungszeitraum folgenden Kalenderjahres eingereicht werden. Für Reisekosten des Jahres 2026 endet die Frist am 30. Juni 2027. Diese Frist ist eine Ausschlussfrist und wird nicht verlängert.
• Mindestbetrag Jahresantrag: Der Erstattungsbetrag muss mindestens EUR 50 pro Kalenderjahr betragen. Wird ein Antrag für einen kürzeren Zeitraum (mindestens drei Monate) gestellt, gilt ein Mindestbetrag von EUR 400.
• Vergütungszeitraum: Der Antrag kann für das gesamte Kalenderjahr oder für einen Zeitraum von mindestens drei aufeinanderfolgenden Monaten gestellt werden. Quartalsweise Anträge sind üblich, wenn die Beträge EUR 400 übersteigen.
• Unternehmerbescheinigung: Die ESTV stellt auf Antrag eine Bescheinigung aus, die die Unternehmereigenschaft und MWST-Registrierung in der Schweiz bestätigt. Diese Bescheinigung ist dem Erstantrag beizulegen und gilt in der Regel für ein Kalenderjahr.
• Originalbelege: Dem elektronischen Antrag sind Scans der Originalrechnungen beizufügen. Das BZSt kann die Originale nachfordern. Rechnungen müssen den Anforderungen von § 14 UStG entsprechen, insbesondere mit separatem MWST-Ausweis, vollständigem Namen und Adresse des leistenden Unternehmens sowie der Steuernummer oder USt-IdNr.

Ein konkretes Beispiel: Ein Zürcher Beratungsunternehmen entsendet monatlich zwei Berater nach München. Pro Reise fallen Hotelkosten von EUR 600 netto (EUR 642 brutto bei 7 %) und Verpflegungskosten von EUR 120 netto (EUR 142.80 brutto bei 19 %) an. Die erstattungsfähige deutsche Vorsteuer beträgt pro Reise EUR 64.80 (EUR 42 Hotel + EUR 22.80 Verpflegung). Bei 24 Reisen pro Jahr ergibt sich ein Erstattungsanspruch von rund EUR 1'555 — ein Betrag, der die Antragstellung wirtschaftlich rechtfertigt.

Die häufigste Ursache für abgelehnte Vergütungsanträge sind mangelhafte Belege. Das BZSt prüft die eingereichten Rechnungen nach den Vorgaben des deutschen Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG). Für Schweizer Mitarbeitende, die an der Hotelrezeption oder im Restaurant einen Beleg erhalten, ist entscheidend, dass sie auf eine ordnungsgemässe Rechnung bestehen — nicht bloss auf eine Quittung oder einen Kreditkartenbeleg.

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens: Hotel, Restaurant oder Mietwagenunternehmen müssen mit vollständiger Firmenbezeichnung und Adresse aufgeführt sein.
• Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer: Mindestens eine der beiden Nummern muss auf der Rechnung erscheinen.
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer: Beide Angaben sind Pflichtbestandteile einer ordnungsgemässen Rechnung.
• Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum: Art und Umfang der Leistung (z. B. Übernachtung vom 15.–17. März 2026) müssen klar ersichtlich sein.
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag: Die MWST muss separat ausgewiesen sein. Rechnungen mit Bruttobeträgen ohne MWST-Ausweis sind nicht erstattungsfähig.
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers: Die Rechnung muss auf das Schweizer Unternehmen (nicht auf den Mitarbeitenden persönlich) ausgestellt sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250 brutto entfällt diese Pflicht.

Praxistipp: Weisen Sie reisende Mitarbeitende an, bei der Hotelrezeption ausdrücklich eine Rechnung auf den Firmennamen zu verlangen. Viele Hotels stellen standardmässig eine Quittung auf den Gastnamen aus, die für das Vergütungsverfahren nicht ausreicht. Bei Restaurantbelegen unter EUR 250 genügt eine Kleinbetragsrechnung, sofern der Steuersatz angegeben ist.

Die deutsche Vorsteuer auf Reisekosten erfordert in der Schweizer Finanzbuchhaltung eine differenzierte Behandlung. Entscheidend ist, ob das Unternehmen einen Vergütungsantrag stellt oder nicht. In beiden Fällen darf die deutsche MWST nicht als Schweizer Vorsteuer in der MWST-Abrechnung gegenüber der ESTV deklariert werden.

Bei der Umrechnung von Euro in Schweizer Franken gilt der Kurs am Tag der Rechnungsstellung oder der von der ESTV publizierte Monatsmittelkurs. Kursdifferenzen zwischen Buchungszeitpunkt und Erstattungszeitpunkt werden als Kurserfolg oder Kursverlust verbucht. Unternehmen, die regelmässig Vergütungsanträge stellen, sollten ein separates Verrechnungskonto für die Forderung gegenüber dem BZSt führen, um den Überblick über offene Erstattungen zu behalten.

Für die Spesenabrechnung des Mitarbeitenden gemäss Art. 327a OR ist der tatsächlich entstandene Aufwand massgebend — also der Bruttobetrag inklusive deutscher MWST. Die spätere Erstattung durch das BZSt fliesst dem Unternehmen zu, nicht dem Mitarbeitenden.