Reisekosten Deutschland: MWST-Sätze, Vorsteuer und EU-Erstattung
Deutsche MwSt (19% Normal, 7% Hotel) ist nicht als Schweizer VSt abzugsfähig – Schweizer MWST-pflichtige Firmen können sie per EU-Erstattungsverfahren bis 30. September zurückfordern. Dieser Mechanismus betrifft alle Schweizer KMU, die regelmässig Mitarbeitende nach Deutschland entsenden und dort Kosten mit ausgewiesener deutscher Umsatzsteuer bezahlen. Die korrekte Unterscheidung zwischen Schweizer Vorsteuerabzug und EU-Erstattung ist entscheidend, damit die deutsche MwSt nicht als definitiver Kostenfaktor in der Erfolgsrechnung verbleibt.
01.Deutsche MwSt-Sätze auf Reisekosten
Deutschland kennt zwei Umsatzsteuersätze, die bei Geschäftsreisen relevant sind: den Normalsatz von 19 % und den ermässigten Satz von 7 %. Welcher Satz gilt, hängt von der Art der Leistung ab. Für Schweizer Unternehmen ist die Zuordnung wichtig, weil sie im EU-Erstattungsantrag den korrekten Steuersatz je Belegkategorie angeben müssen.
Deutsche MwSt-Sätze nach Reisekostenkategorie
Ein direkter Abzug der deutschen MwSt als Vorsteuer in der Schweizer MWST-Abrechnung (Formular 200) ist nicht möglich. Art. 29 MWSTG beschränkt den Vorsteuerabzug auf die schweizerische Mehrwertsteuer. Die deutsche MwSt ist eine ausländische Steuer und fällt damit nicht unter das Schweizer Vorsteuerrecht. Wird sie trotzdem als Vorsteuer deklariert, droht eine Korrektur durch die ESTV bei der nächsten Kontrolle, inklusive Verzugszins.
02.EU-Erstattungsverfahren für Deutschland
Da Deutschland EU-Mitglied ist, steht Schweizer Unternehmen das sogenannte EU-Erstattungsverfahren (auch Vorsteuer-Vergütungsverfahren oder 13. Richtlinie) offen. Voraussetzung ist, dass das Schweizer Unternehmen im Inland MWST-pflichtig ist und in Deutschland weder Sitz noch Betriebsstätte hat. Das Verfahren ermöglicht die Rückforderung der deutschen Umsatzsteuer, die auf betrieblich veranlassten Ausgaben in Deutschland angefallen ist.
- Zuständige Behörde: Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Bonn. Der Antrag wird elektronisch über das ESTV-Portal eingereicht, die ESTV leitet ihn an das BZSt weiter.
- Antragsfrist: Bis spätestens 30. September des Jahres, das auf das Erstattungsjahr folgt. Für Ausgaben des Jahres 2025 läuft die Frist also am 30. September 2026 ab. Die Frist ist nicht erstreckbar.
- Mindestbetrag Jahresantrag: EUR 50 pro Kalenderjahr. Bei einem Quartalsantrag (möglich für Zeiträume von mindestens drei Monaten) beträgt der Mindestbetrag EUR 400.
- Erforderliche Angaben auf dem Beleg: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, dessen deutsche USt-IdNr., Rechnungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Ohne USt-IdNr. des Ausstellers lehnt das BZSt den Antrag in der Regel ab.
- Beilagen: Elektronische Kopien der Originalrechnungen sind dem Antrag beizufügen. Ab einem Rechnungsbetrag von EUR 1 000 (bzw. EUR 250 bei Kraftstoffrechnungen) ist die Vorlage zwingend; darunter kann das BZSt sie nachfordern.
Ein konkretes Beispiel: Ein Zürcher Beratungsunternehmen entsendet monatlich zwei Mitarbeitende nach München. Pro Reise fallen durchschnittlich EUR 150 Hotelkosten (7 % MwSt = EUR 9.81) und EUR 80 Restaurantkosten (19 % MwSt = EUR 12.77) an. Über zwölf Monate ergibt das rund EUR 542 erstattungsfähige deutsche MwSt. Der Mindestbetrag von EUR 50 ist damit deutlich überschritten, und das Verfahren lohnt sich finanziell.
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Mehr erfahren →03.Welche Belege qualifizieren für die Erstattung
Nicht jeder Beleg mit deutscher MwSt ist automatisch erstattungsfähig. Das BZSt prüft sowohl die formellen Anforderungen an die Rechnung als auch die betriebliche Veranlassung der Ausgabe. Schweizer Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden deshalb instruieren, bei jeder Ausgabe in Deutschland eine ordnungsgemässe Rechnung zu verlangen.
Erstattungsfähige Belegkategorien und Anforderungen
Nicht erstattungsfähig sind Ausgaben, die mit steuerfreien Umsätzen zusammenhängen, sowie Kosten für private Zwecke. Ebenfalls ausgeschlossen ist die Erstattung, wenn das Schweizer Unternehmen in Deutschland eine feste Niederlassung unterhält, über die es steuerpflichtige Umsätze erbringt. In diesem Fall muss die deutsche MwSt über die reguläre deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Wichtig bei Hotelrechnungen: Deutsche Hotels weisen die Beherbergungsleistung (7 %) und Nebenleistungen wie Frühstück, WLAN-Zuschlag oder Parkplatznutzung (19 %) getrennt aus. Beide Positionen sind erstattungsfähig, müssen im Antrag aber unter den korrekten Steuersätzen erfasst werden. Fehlt die Aufteilung auf der Rechnung, sollte das Hotel um eine korrigierte Rechnung gebeten werden.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Deutsche MwSt als Schweizer Vorsteuer deklariert
Wird die deutsche Umsatzsteuer in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer abgezogen, korrigiert die ESTV dies bei der nächsten Kontrolle. Es fallen Verzugszinsen an, und der zu Unrecht abgezogene Betrag muss nachbezahlt werden. Die deutsche MwSt gehört ausschliesslich ins EU-Erstattungsverfahren.
Fehler 2: Frist 30. September verpasst
Die Antragsfrist für das EU-Erstattungsverfahren ist eine Verwirkungsfrist und kann nicht verlängert werden. Wer den 30. September des Folgejahres verpasst, verliert den Erstattungsanspruch endgültig. Es empfiehlt sich, den Antrag spätestens im zweiten Quartal des Folgejahres einzureichen.
Fehler 3: Belege ohne deutsche USt-IdNr. des Ausstellers
Das BZSt lehnt Erstattungsanträge ab, wenn auf den eingereichten Rechnungen die USt-IdNr. des leistenden Unternehmens fehlt. Besonders bei Taxiquittungen und Kleinbetragsrechnungen wird dies häufig übersehen. Mitarbeitende sollten angewiesen werden, stets eine vollständige Rechnung zu verlangen.
Fehler 4: Hotelrechnung ohne Aufteilung der Steuersätze
Manche Hotels weisen nur einen Gesamtbetrag mit einem pauschalen Steuersatz aus. Ohne korrekte Aufteilung in 7 % (Beherbergung) und 19 % (Nebenleistungen) kann das BZSt die Erstattung kürzen oder ablehnen. Eine korrigierte Rechnung sollte vor Antragstellung beim Hotel angefordert werden.
Fehler 5: Mindestbetrag von EUR 50 nicht erreicht
Bei nur wenigen Reisen pro Jahr kann die erstattungsfähige MwSt unter dem Mindestbetrag von EUR 50 liegen. In diesem Fall lohnt es sich, Belege über zwei Quartale zu sammeln und einen Jahresantrag zu stellen, statt einen Quartalsantrag mit dem höheren Mindestbetrag von EUR 400 einzureichen.
05.Häufige Fragen
Lohnt sich das EU-Erstattungsverfahren bei nur 3–4 Deutschland-Reisen pro Jahr?
Das hängt von der Höhe der Ausgaben ab. Bei durchschnittlich EUR 300 Hotelkosten und EUR 100 Restaurantkosten pro Reise ergibt sich eine erstattungsfähige MwSt von rund EUR 150–200 pro Jahr. Damit ist der Mindestbetrag von EUR 50 erreicht. Der administrative Aufwand für den elektronischen Antrag beträgt etwa ein bis zwei Stunden, was sich bei diesen Beträgen in der Regel lohnt.
Kann ich die deutsche MwSt zurückfordern, wenn mein Schweizer Unternehmen nicht MWST-pflichtig ist?
Nein. Das EU-Erstattungsverfahren setzt voraus, dass das antragstellende Unternehmen im Sitzstaat (Schweiz) mehrwertsteuerpflichtig ist. Nicht MWST-pflichtige Unternehmen oder Einzelpersonen können die deutsche MwSt weder in der Schweiz noch über das Erstattungsverfahren zurückfordern. Die deutsche MwSt wird dann zum definitiven Kostenfaktor.
Muss ich die Originalbelege nach Deutschland schicken?
Nein. Der Antrag wird elektronisch eingereicht, und die Belege werden als Scan beigefügt. Originalbelege müssen jedoch im Unternehmen aufbewahrt werden, da das BZSt diese im Rahmen einer Nachprüfung anfordern kann. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Schweiz zehn Jahre gemäss Art. 958f OR.
Gilt das Erstattungsverfahren auch für Flugtickets mit deutscher MwSt?
Internationale Flüge sind in Deutschland umsatzsteuerfrei (steuerfreie Ausfuhrlieferung bzw. grenzüberschreitende Beförderung). Auf dem Flugticket wird daher keine deutsche MwSt ausgewiesen, und es gibt nichts zurückzufordern. Inlandsflüge innerhalb Deutschlands unterliegen hingegen 19 % und sind erstattungsfähig.
Wie lange dauert die Erstattung durch das deutsche BZSt?
Das BZSt hat ab Eingang des vollständigen Antrags vier Monate Zeit für die Bearbeitung. In der Praxis dauert es häufig drei bis sechs Monate. Bei Rückfragen oder fehlenden Unterlagen verlängert sich die Frist. Die Erstattung erfolgt in Euro auf ein vom Antragsteller angegebenes Bankkonto.