Reisekosten Deutschland: ESTV-Kurs, Umrechnung und Verbuchung
Für Deutschland-Spesen gilt der ESTV-Monatsmittelkurs EUR/CHF des Ausgabemonats – konsistent anwenden; Kurs auf Beleg oder Spesenabrechnung vermerken; Quelle: estv.admin.ch. Wer Mitarbeitende regelmässig nach Deutschland entsendet, muss die Währungsumrechnung sauber dokumentieren, damit die Spesen steuerlich anerkannt werden. Diese Seite erklärt, welcher Kurs gilt, wann die Umrechnung erfolgt und wie eine korrekte Beispielrechnung aussieht.
01.Welcher Wechselkurs gilt
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) publiziert monatlich offizielle Devisenkurse, die als Monatsmittelkurse bezeichnet werden. Für die Umrechnung von Deutschland-Spesen in EUR nach CHF ist der ESTV-Monatsmittelkurs EUR/CHF desjenigen Monats massgebend, in dem die Ausgabe getätigt wurde. Eine Hotelrechnung vom 15. März 2026 wird also mit dem ESTV-Monatsmittelkurs März 2026 umgerechnet – nicht mit dem Tageskurs und nicht mit dem Kurs des Abrechnungsmonats.
Die ESTV veröffentlicht die Kurse jeweils in der ersten Woche des Folgemonats auf estv.admin.ch unter der Rubrik Kurslisten. Alternativ stehen Jahresmittelkurse zur Verfügung, die jedoch nur für die Steuererklärung von Vermögenswerten gedacht sind und nicht für die laufende Spesenabrechnung verwendet werden sollten.
Entscheidend ist die Konsistenz: Hat ein Unternehmen den ESTV-Monatsmittelkurs als Umrechnungsmethode gewählt, muss es diesen für das gesamte Geschäftsjahr beibehalten. Ein Wechsel zum Tageskurs oder zum Kreditkartenkurs mitten im Jahr ist nicht zulässig und kann bei einer Revision beanstandet werden. Die gewählte Methode sollte im Spesenreglement festgehalten sein.
Vergleich der gängigen Umrechnungsmethoden
02.Wann umrechnen
Die Umrechnung von EUR nach CHF erfolgt zum Zeitpunkt der Verbuchung in der Finanzbuchhaltung – nicht beim Bezahlen vor Ort und nicht beim Einreichen der Spesenabrechnung. Der Originalbeleg weist den Betrag in EUR aus. Dieser EUR-Betrag wird mit dem ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats multipliziert und ergibt den CHF-Betrag, der auf das entsprechende Aufwandkonto gebucht wird.
- Originalbeleg aufbewahren: Der Beleg in EUR ist das Primärdokument. Er muss im Original (physisch oder digital) aufbewahrt werden und den Betrag in der Originalwährung zeigen.
- Kurs dokumentieren: Der angewandte ESTV-Monatsmittelkurs wird direkt auf dem Beleg notiert oder in der Spesenabrechnung als separate Spalte geführt. Ohne diese Angabe ist die Umrechnung nicht nachvollziehbar.
- CHF-Betrag berechnen: EUR-Betrag multipliziert mit dem ESTV-Monatsmittelkurs ergibt den CHF-Betrag. Dieser wird auf zwei Dezimalstellen gerundet und in der Buchhaltung erfasst.
- Differenz zum Kreditkartenkurs: Weicht der effektiv belastete CHF-Betrag auf der Kreditkartenabrechnung vom berechneten ESTV-Betrag ab, entsteht eine Kursdifferenz. Diese wird auf ein separates Konto (z. B. Konto 6960 Kursdifferenzen) gebucht.
Wird die Spesenabrechnung erst im Folgemonat eingereicht, ändert das nichts am massgebenden Kurs. Entscheidend bleibt das Datum auf dem Originalbeleg. Ein Mittagessen am 28. Juni wird mit dem Juni-Kurs umgerechnet, auch wenn die Abrechnung erst am 10. Juli erfolgt.
Fremdwährungsspesen automatisch in CHF umrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Beispielrechnung
Ein Mitarbeiter reist im März 2026 für zwei Tage nach München. Der ESTV-Monatsmittelkurs EUR/CHF für März 2026 beträgt in diesem Beispiel 0.97. Die folgende Tabelle zeigt die Umrechnung der einzelnen Ausgaben.
Beispiel: Geschäftsreise München, März 2026 (ESTV-Kurs 0.97)
Der Mitarbeiter reicht die Originalbelege in EUR zusammen mit der Spesenabrechnung ein. In der Abrechnung ist pro Position der EUR-Betrag, der ESTV-Monatsmittelkurs 0.97 und der resultierende CHF-Betrag aufgeführt. Die Buchhaltung verbucht den Gesamtbetrag von CHF 204.67 auf die entsprechenden Aufwandkonten (Reise, Verpflegung, Transport).
Wurde die Reise mit der Firmenkreditkarte bezahlt und hat die Bank einen Kurs von 0.9650 angewandt, ergibt sich eine Differenz: EUR 211.00 × 0.9650 = CHF 203.62. Die Differenz von CHF 1.05 (204.67 minus 203.62) wird als Kursdifferenz verbucht. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass die Spesenabrechnung konsistent auf dem ESTV-Kurs basiert und Abweichungen transparent ausgewiesen werden.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenkurs statt ESTV-Monatsmittelkurs verwenden
Viele Mitarbeitende übernehmen den CHF-Betrag direkt von der Kreditkartenabrechnung. Dieser Kurs schwankt täglich und enthält oft einen Aufschlag der Kartenherausgeberin. Die Folge: Inkonsistente Abrechnungen und Beanstandungen bei der Steuerrevision. Lösung: Immer den ESTV-Monatsmittelkurs anwenden und die Kursdifferenz separat buchen.
Fehler 2: Umrechnungskurs nicht auf dem Beleg dokumentiert
Fehlt die Angabe des verwendeten Kurses, ist die Umrechnung für die Revisionsstelle nicht nachvollziehbar. Bei einer Prüfung muss der Kurs nachträglich rekonstruiert werden, was Aufwand verursacht und Zweifel an der Korrektheit weckt. Der Kurs sollte direkt auf dem Beleg oder in einer separaten Spalte der Spesenabrechnung vermerkt sein.
Fehler 3: Kurs des Abrechnungsmonats statt des Ausgabemonats anwenden
Wird eine Ausgabe vom 28. Juni erst im Juli abgerechnet, verwenden manche Buchhalter fälschlicherweise den Juli-Kurs. Massgebend ist jedoch immer das Belegdatum. Die Umrechnung muss mit dem ESTV-Monatsmittelkurs Juni erfolgen, unabhängig davon, wann die Abrechnung eingereicht wird.
Fehler 4: Wechsel der Umrechnungsmethode während des Geschäftsjahres
Ein Unternehmen beginnt das Jahr mit dem ESTV-Monatsmittelkurs und wechselt ab Juli auf den SNB-Tageskurs, weil dieser günstiger erscheint. Dieses Vorgehen verletzt das Prinzip der Stetigkeit und wird bei einer Prüfung beanstandet. Die Methode muss im Spesenreglement definiert und für das gesamte Geschäftsjahr beibehalten werden.
Fehler 5: Rundungsfehler bei der Umrechnung
Werden CHF-Beträge nicht einheitlich auf zwei Dezimalstellen gerundet, entstehen bei vielen Einzelpositionen spürbare Abweichungen im Total. Die Rundung sollte pro Position erfolgen – nicht erst auf dem Gesamtbetrag. So bleibt die Abrechnung nachvollziehbar und stimmt mit den Einzelbelegen überein.
05.Häufige Fragen
Wo finde ich den ESTV-Monatsmittelkurs EUR/CHF?
Die ESTV publiziert die Monatsmittelkurse auf estv.admin.ch unter der Rubrik Kurslisten (Devisen). Die Kurse für den Vormonat stehen jeweils in der ersten Woche des Folgemonats zur Verfügung. Alternativ können die Kurse als PDF oder Excel-Datei heruntergeladen werden.
Darf ich den Tageskurs der SNB statt des ESTV-Monatsmittelkurses verwenden?
Ja, der SNB-Tageskurs ist grundsätzlich zulässig. Allerdings muss die gewählte Methode im gesamten Geschäftsjahr konsistent angewendet werden. Ein Wechsel zwischen Tages- und Monatskurs ist nicht erlaubt. Der ESTV-Monatsmittelkurs ist in der Praxis einfacher zu handhaben, weil pro Monat nur ein Kurs gilt.
Was passiert, wenn der ESTV-Kurs für den aktuellen Monat noch nicht publiziert ist?
Ist der Monatsmittelkurs noch nicht verfügbar, kann die Spesenabrechnung vorläufig mit dem Kurs des Vormonats erstellt werden. Sobald der definitive Kurs publiziert ist, wird die Abrechnung korrigiert. Alternativ kann die Einreichung um wenige Tage verschoben werden, bis der Kurs vorliegt.
Muss ich auch Kleinbeträge unter EUR 10 mit dem ESTV-Kurs umrechnen?
Ja, die Umrechnungsmethode gilt für alle Beträge unabhängig von der Höhe. Auch ein Kaffee für EUR 4.50 wird mit dem ESTV-Monatsmittelkurs umgerechnet. Eine Bagatellgrenze existiert nicht. Konsistenz ist wichtiger als der absolute Betrag.
Wie gehe ich mit Barausgaben in EUR um, wenn ich keinen Beleg habe?
Beleglose Ausgaben in EUR können nur im Rahmen der Pauschalspesen gemäss Spesenreglement geltend gemacht werden. Für effektive Spesen ist ein Beleg zwingend. Ist ein Beleg verloren gegangen, sollte ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag in EUR, Verwendungszweck und Unterschrift erstellt und vom Vorgesetzten visiert werden.