Reisekosten Deutschland Währungsumrechnung: Tageskurs, ESTV-Kurse und Buchung
Wer als Schweizer KMU Mitarbeitende nach Deutschland entsendet, muss sämtliche Reisekosten in EUR für die Buchhaltung und den Lohnausweis in CHF umrechnen. Dabei stellt sich regelmässig die Frage, welcher Wechselkurs massgebend ist und wie die Umrechnung dokumentiert werden muss.
Die ESTV lässt mehrere Methoden zu, verlangt aber Konsistenz innerhalb eines Geschäftsjahres. Fehler bei der Währungsumrechnung führen bei Revisionen häufig zu Beanstandungen, weil sie den steuerbaren Spesenaufwand direkt beeinflussen.
01.Welcher Wechselkurs gilt für die Umrechnung?
Für die Umrechnung von EUR-Reisekosten in CHF stehen Schweizer Unternehmen drei anerkannte Methoden zur Verfügung. Entscheidend ist, dass die gewählte Methode im gesamten Geschäftsjahr durchgängig beibehalten wird. Ein Wechsel zwischen Tageskurs und Monatsdurchschnitt von Beleg zu Beleg ist nicht zulässig.
Zulässige Umrechnungsmethoden im Vergleich
Die ESTV publiziert die Durchschnittskurse jeweils auf ihrer Website. Für 2026 werden die Monatskurse laufend und der Jahresdurchschnittskurs nach Jahresende veröffentlicht. Der Tageskurs wird in der Praxis meist als Devisenkurs Mittelkurs der SNB zum Belegdatum herangezogen. Notenkurse (Bargeldkurse) sind nur relevant, wenn tatsächlich Bargeld gewechselt wurde.
02.Dokumentation auf dem Spesenformular
Damit die Umrechnung bei einer Revision nachvollziehbar ist, muss das Spesenformular bestimmte Angaben zur Währungsumrechnung enthalten. Art. 957a OR verlangt, dass Buchungsbelege die wirtschaftlichen Sachverhalte vollständig und nachprüfbar abbilden. Bei Fremdwährungsbelegen bedeutet das: Der Weg vom EUR-Betrag zum CHF-Betrag muss lückenlos dokumentiert sein.
- Originalwährung und Betrag: Der EUR-Betrag gemäss Beleg wird unverändert übernommen. Trinkgelder oder Zuschläge, die nicht auf dem Beleg stehen, werden separat ausgewiesen.
- Angewendeter Wechselkurs: Der konkrete Kurs wird mit mindestens vier Dezimalstellen angegeben, z. B. EUR/CHF 0.9385. Bei ESTV-Durchschnittskursen genügt die Angabe des Monats und der Kursquelle.
- Umgerechneter CHF-Betrag: Das Ergebnis der Multiplikation von EUR-Betrag und Wechselkurs. Beispiel: EUR 85.00 Abendessen in München, Kurs 0.9385, ergibt CHF 79.77.
- Kursquelle und Datum: Angabe, ob der Kurs von der SNB, der ESTV-Kursliste oder der Kreditkartenabrechnung stammt. Bei Tageskursen zusätzlich das Kursdatum.
- Zahlungsmittel: Angabe, ob mit Firmenkreditkarte, privater Karte oder Bargeld bezahlt wurde. Bei Bargeldwechsel wird der Wechselbeleg als Nachweis beigelegt.
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter reist am 15. März 2026 nach Stuttgart und bezahlt ein Hotelzimmer über EUR 145.00. Das Unternehmen verwendet ESTV-Monatsdurchschnittskurse. Auf dem Spesenformular steht: EUR 145.00, ESTV-Monatskurs März 2026, umgerechnet in CHF gemäss publiziertem Kurs. Der exakte CHF-Betrag ergibt sich aus dem zum Zeitpunkt der Abrechnung gültigen ESTV-Kurs.
Reisekosten in Fremdwährung digital erfassen und umrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Kursdifferenzen in der Buchhaltung verbuchen
Zwischen dem Belegdatum und dem Zeitpunkt der Kreditkartenbelastung oder der Rückerstattung an den Mitarbeitenden liegt oft ein Kursunterschied. Diese Differenz entsteht, weil der EUR/CHF-Kurs täglich schwankt. Gemäss den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung nach Art. 957a OR müssen solche Kursdifferenzen separat erfasst werden.
Verbuchung von Kursdifferenzen bei Reisekosten
In der Praxis verwenden viele KMU die Konten 6960 (Kursverluste) und 6961 (Kursgewinne) gemäss Schweizer Kontenrahmen KMU. Bei Unternehmen, die den ESTV-Monatsdurchschnittskurs verwenden, fallen die Differenzen in der Regel geringer aus als bei Tageskursen, weil der Durchschnitt Schwankungen glättet. Allerdings können bei grösseren Einzelbeträgen auch mit Durchschnittskursen relevante Differenzen entstehen.
Wichtig: Kreditkartenunternehmen rechnen mit eigenen Kursen um, die weder dem SNB-Tageskurs noch dem ESTV-Durchschnittskurs entsprechen. Der auf der Kreditkartenabrechnung ausgewiesene CHF-Betrag ist der tatsächliche Zahlungsbetrag, nicht der Buchungskurs für die Spesenerfassung. Die Differenz zwischen dem gewählten Buchungskurs und dem Kreditkartenkurs wird als Kursdifferenz verbucht.
04.Sonderfälle und Praxishinweise
Neben der Standardumrechnung gibt es bei Deutschland-Reisen einige Konstellationen, die in der Praxis regelmässig Fragen aufwerfen. Die folgenden Punkte betreffen typische Situationen, die über die reine Kursumrechnung hinausgehen.
- Gemischte Zahlungsmittel auf einer Reise: Bezahlt ein Mitarbeitender teils mit Firmenkreditkarte und teils bar, können unterschiedliche Kurse gelten. Für Barzahlungen gilt der Notenkurs oder der Kurs gemäss Wechselbeleg, für Kartenzahlungen der gewählte Buchungskurs. Beide Methoden werden auf demselben Spesenformular dokumentiert.
- Vorschüsse in EUR: Erhält ein Mitarbeitender vor der Reise einen Vorschuss in EUR, wird dieser zum Tageskurs bei Auszahlung in CHF erfasst. Die Abrechnung nach der Reise erfolgt zum gleichen Kurs wie die übrigen Belege. Die Differenz wird als Kursdifferenz verbucht.
- Stornierungen und Rückerstattungen in EUR: Wird eine Hotelbuchung storniert und der EUR-Betrag zurückerstattet, erfolgt die Gegenbuchung zum ursprünglichen Buchungskurs. Eine allfällige Differenz durch den veränderten Wechselkurs wird als Kursdifferenz erfasst.
- Mehrwertsteuer-Rückforderung (Vorsteuer): Schweizer Unternehmen können die deutsche Umsatzsteuer (19 % bzw. 7 %) über das Vorsteuervergütungsverfahren zurückfordern. Die Rückerstattung erfolgt in EUR und wird zum Tageskurs bei Eingang in CHF umgerechnet. Die Differenz zum ursprünglichen Buchungskurs ist eine Kursdifferenz.
- Lohnausweis-Relevanz: Effektive Spesen, die dem Mitarbeitenden in CHF erstattet werden, erscheinen nicht im Lohnausweis, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die Währungsumrechnung ändert daran nichts. Entscheidend ist, dass die Erstattung den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigt.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenkurs als Buchungskurs übernommen
Viele KMU übernehmen den CHF-Betrag der Kreditkartenabrechnung direkt als Buchungsbetrag. Der Kreditkartenkurs weicht jedoch vom SNB-Tageskurs und vom ESTV-Durchschnittskurs ab und enthält oft einen Aufschlag. Korrekt ist, den Beleg zum gewählten Buchungskurs umzurechnen und die Differenz zum Kreditkartenkurs als Kursdifferenz zu verbuchen.
Fehler 2: Wechsel der Umrechnungsmethode während des Geschäftsjahres
Manche Unternehmen verwenden für kleine Beträge den ESTV-Monatskurs und für grosse Beträge den Tageskurs. Dieses Vorgehen ist nicht zulässig. Die ESTV verlangt, dass innerhalb eines Geschäftsjahres eine einzige Methode konsistent angewendet wird. Ein Methodenwechsel ist erst per Beginn eines neuen Geschäftsjahres möglich.
Fehler 3: Fehlende Kursangabe auf dem Spesenformular
Wird auf dem Spesenformular nur der CHF-Betrag ohne Angabe des verwendeten Wechselkurses und der Kursquelle eingetragen, ist die Umrechnung bei einer Revision nicht nachvollziehbar. Die Steuerbehörde kann in diesem Fall die Abzugsfähigkeit der Spesen beanstanden. Jeder Fremdwährungsbeleg muss Originalwährung, Kurs, Kursquelle und CHF-Betrag ausweisen.
Fehler 4: Kursdifferenzen nicht separat verbucht
Wird die Differenz zwischen Buchungskurs und effektivem Zahlungskurs stillschweigend in den Reisekostenaufwand eingerechnet, verfälscht dies sowohl den Reisekostenaufwand als auch das Finanzergebnis. Kursdifferenzen gehören auf die Konten 6960 (Kursverluste) bzw. 6961 (Kursgewinne) und nicht in den Sachaufwand.
Fehler 5: Jahresdurchschnittskurs bei stark schwankendem EUR/CHF-Kurs
Der ESTV-Jahresdurchschnittskurs ist zwar zulässig, kann aber bei starken Kursschwankungen zu erheblichen Abweichungen vom tatsächlichen Aufwand führen. Gerade bei hohen Einzelbeträgen wie Messekosten oder mehrtägigen Hotelaufenthalten empfiehlt sich der Tageskurs oder zumindest der Monatsdurchschnittskurs, um die Abweichung gering zu halten.
06.Häufige Fragen
Muss ich für jeden einzelnen Beleg aus Deutschland einen separaten Wechselkurs angeben?
Bei Verwendung des Tageskurses ja, denn jeder Beleg hat ein eigenes Datum und damit einen eigenen Kurs. Bei Verwendung des ESTV-Monatsdurchschnittskurses genügt ein Kurs pro Monat für alle Belege desselben Monats. Der Jahresdurchschnittskurs vereinfacht die Abrechnung am stärksten, da ein einziger Kurs für das gesamte Jahr gilt.
Welchen Kurs verwende ich, wenn ich in Deutschland bar mit EUR bezahlt habe?
Bei Barzahlung mit zuvor gewechseltem Bargeld gilt der Kurs gemäss Wechselbeleg als Nachweis. Liegt kein Wechselbeleg vor, wird der SNB-Notenkurs am Tag des Geldwechsels herangezogen. Alternativ kann auch hier der ESTV-Monatsdurchschnittskurs verwendet werden, sofern diese Methode im gesamten Geschäftsjahr einheitlich angewendet wird.
Wo finde ich die aktuellen ESTV-Durchschnittskurse für EUR/CHF?
Die ESTV publiziert die Monatsdurchschnittskurse und den Jahresdurchschnittskurs auf ihrer Website unter estv.admin.ch im Bereich Kurslisten. Die Monatskurse werden jeweils nach Monatsende veröffentlicht. Für den laufenden Monat steht der Kurs daher erst im Folgemonat zur Verfügung.
Darf ich den Wechselkurs meiner Bank oder Kreditkarte als Buchungskurs verwenden?
Der Kreditkartenkurs ist kein anerkannter Buchungskurs im Sinne der ESTV-Vorgaben, da er bankspezifische Aufschläge enthält. Als Buchungskurs dienen der SNB-Devisenkurs oder die ESTV-Durchschnittskurse. Die Differenz zwischen dem Kreditkartenkurs und dem gewählten Buchungskurs wird als Kursdifferenz verbucht.
Wie wirkt sich die Währungsumrechnung auf die Kilometerpauschale bei Fahrten in Deutschland aus?
Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 1.1.2026) wird in CHF berechnet und ist nicht von der Währungsumrechnung betroffen. Die gefahrenen Kilometer werden mit dem CHF-Pauschalsatz multipliziert, unabhängig davon, ob die Fahrt in der Schweiz oder in Deutschland stattfindet. Eine EUR-Umrechnung entfällt bei Pauschalen.
Kann ich die Umrechnungsmethode frei wählen oder muss sie im Spesenreglement stehen?
Die Umrechnungsmethode muss nicht zwingend im Spesenreglement festgehalten sein, es ist aber dringend empfehlenswert. Ein klarer Vermerk im Reglement schafft Verbindlichkeit für alle Mitarbeitenden und erleichtert die Revision. Ohne Festlegung besteht das Risiko, dass verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Methoden verwenden.