Reisekosten Deutschland und Homeoffice: Erstattung, Betriebsstätte, Lohnausweis

Arbeitet eine Person mit Wohnsitz in Deutschland regelmässig oder vollständig im Homeoffice für einen Schweizer Arbeitgeber, stellt sich bei jeder Fahrt die Frage: Handelt es sich um eine betriebliche Reise oder um den Arbeitsweg? Die Unterscheidung hat direkte Auswirkungen auf die Erstattungsfähigkeit und die steuerliche Behandlung.

• Betriebliche Reisen in Deutschland: Fährt die Person vom deutschen Homeoffice zu einem Kunden, einer Messe oder einem Projektstandort in Deutschland, handelt es sich um eine erstattungsfähige Geschäftsreise. Die Erstattung erfolgt nach den Schweizer Ansätzen gemäss Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis bzw. dem Spesenreglement.
• Pendelweg zum Schweizer Büro: Die Fahrt vom deutschen Wohnort bzw. Homeoffice zum Schweizer Firmensitz gilt als Arbeitsweg. Dieser ist steuerlich nicht als Geschäftsreise erstattungsfähig, auch wenn das Homeoffice der gewöhnliche Arbeitsort ist.
• Reisen in die Schweiz zu Kunden: Besucht die Person vom deutschen Homeoffice aus Schweizer Kunden (nicht den eigenen Firmensitz), kann dies als betriebliche Reise gelten. Massgebend ist, dass der Reisezweck geschäftlich und nicht der reguläre Arbeitsweg ist.

Eigene ESTV-Ansätze für Deutschland gibt es nicht: Die Werte nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis gelten für In- und Auslandsreisen gleich – etwa Übernachtung gegen Beleg, Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit und Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag. Höhere oder andere Ansätze setzen ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement voraus. Werden die Vorgaben von Rz 52 nicht eingehalten und liegt kein genehmigtes Reglement vor, sind die Spesen im Lohnausweis betragsmässig anzugeben. Einen Überblick über weitere Länder bietet die Seite Auslandsspesen nach Land.

Arbeitet ein Arbeitnehmender dauerhaft und regelmässig vom deutschen Homeoffice aus, kann dies nach dem Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz-Deutschland (DBA CH-DE) eine sogenannte Betriebsstätte in Deutschland begründen. Das Risiko besteht insbesondere dann, wenn die Person Verträge im Namen des Schweizer Arbeitgebers abschliesst oder eine feste Geschäftseinrichtung unterhält, die dem Unternehmen zuzurechnen ist.

Wird eine deutsche Betriebsstätte festgestellt, hat dies weitreichende Konsequenzen: Der Schweizer Arbeitgeber wird in Deutschland steuerpflichtig, muss dort eine Steuererklärung einreichen und unter Umständen Gewerbesteuer entrichten. Zudem können Sozialversicherungspflichten in Deutschland entstehen. Die Verständigungsvereinbarung zwischen der Schweiz und Deutschland zum Homeoffice, die während der Pandemie galt, ist ausgelaufen. Seit 2023 gelten wieder die regulären DBA-Regeln.

Für Schweizer KMU gilt: Bereits bei regelmässigem Homeoffice eines Mitarbeitenden in Deutschland sollte ein auf internationales Steuerrecht spezialisierter Berater hinzugezogen werden. Die Kosten einer Beratung stehen in keinem Verhältnis zu den möglichen Nachforderungen durch die deutschen Finanzbehörden.

Fährt ein Arbeitnehmender vom deutschen Homeoffice zu einem Kunden oder Geschäftspartner in Deutschland, gelten für die Erstattung die gleichen Grundsätze wie für jede andere betriebliche Reise. Die Erstattungspflicht des Arbeitgebers ergibt sich aus Art. 327a OR, sofern die Reise im Auftrag des Unternehmens erfolgt.

Ein konkretes Beispiel: Eine Mitarbeiterin mit Homeoffice in Freiburg im Breisgau fährt zu einem Kundentermin nach Stuttgart (ca. 200 km einfach). Sie ist den ganzen Tag unterwegs. Die Erstattung berechnet sich wie folgt: 400 km x CHF 0.75 = CHF 300.– Kilometerpauschale, dazu CHF 30.– Pauschale für das Mittagessen und CHF 20.– Kleinspesen. Total erstattungsfähig: CHF 350.– steuerfrei.

• Lohnausweis Ziffer 13.1.1: Werden alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten (z. B. Übernachtung gegen Beleg, Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit, CHF 0.75/km), genügt ein Kreuz. Sind sie nicht erfüllt oder liegt kein genehmigtes Spesenreglement vor, sind die effektiv vergüteten Spesen betragsmässig anzugeben. Jede einzelne Reise muss dokumentiert sein.
• Lohnausweis Ziffer 13.2: Pauschalspesen für Zeitabschnitte, etwa eine monatliche Pauschale, sind immer betragsmässig anzugeben – auch mit genehmigtem Spesenreglement. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 gehören nicht hierher.

Wichtig: Auch wenn die Reise vollständig in Deutschland stattfindet, erfolgt die Abrechnung und Deklaration über den Schweizer Lohnausweis. Die deutschen Reisekostenpauschalen sind für Schweizer Arbeitgeber nicht massgebend. Es gelten die Schweizer Ansätze nach Rz 52 bzw. das Spesenreglement.