Reisekosten Deutschland: Grenzgänger – Reglement, DBA und Steuer

Grenzgänger mit Wohnsitz in Deutschland und Arbeitsort in der Schweiz unterstehen dem Schweizer Arbeitsrecht. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Das bedeutet: Für Dienstreisen nach Deutschland – etwa zu Kunden, Messen oder Niederlassungen – gilt das Schweizer Spesenreglement des Arbeitgebers, nicht das deutsche Reisekostenrecht.

Die ESTV publiziert jährlich länderspezifische Diätensätze (Verpflegung und Übernachtung) für Auslandreisen. Für Deutschland-Dienstreisen sind diese ESTV-Ansätze massgebend, nicht die deutschen Pauschalen des Bundesfinanzministeriums. Die Kilometerpauschale für das Privatfahrzeug beträgt ab 1. Januar 2026 CHF 0.75/km.

Der tägliche Pendelweg zwischen dem deutschen Wohnort und dem Schweizer Arbeitsort ist keine geschäftlich veranlasste Reise. Er gilt als privater Arbeitsweg und ist über das Spesenreglement nicht erstattungsfähig. Erstattungsfähig sind ausschliesslich Fahrten, die über den gewöhnlichen Arbeitsweg hinausgehen und geschäftlich notwendig sind – beispielsweise eine Fahrt vom Schweizer Büro zu einem Kundentermin in Stuttgart.

Konkretes Beispiel: Ein Grenzgänger mit Wohnort Lörrach und Arbeitsort Basel fährt für einen Kundentermin nach München (ca. 360 km einfach). Die Kilometerpauschale für die Hin- und Rückfahrt beträgt 720 km x CHF 0.75 = CHF 540.–. Dazu kommt die Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Tag sowie die Übernachtungskosten gemäss ESTV-Diätensatz oder effektiver Beleg.

Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Schweiz und Deutschland (DBA CH-DE) enthält ein spezielles Grenzgängerprotokoll. Dieses regelt die steuerliche Behandlung von Personen, die in einem Staat wohnen und im anderen Staat arbeiten. Als Grenzgänger im Sinne des DBA gilt, wer regelmässig zwischen Wohnort und Arbeitsort pendelt und dabei die Grenze überschreitet. Die Regelung betrifft primär die Grenzregionen Baden-Württemberg, Bayern und – auf österreichischer Seite – Vorarlberg.

• Besteuerungsrecht: Grenzgänger werden grundsätzlich im Wohnsitzstaat (Deutschland) besteuert. Die Schweiz erhebt eine Quellensteuer von maximal 4,5 Prozent auf dem Bruttolohn.
• Grenzgängerstatus: Der Status setzt voraus, dass der Arbeitnehmer regelmässig an seinen Wohnort zurückkehrt. Übernachtet ein Grenzgänger an mehr als 60 Arbeitstagen pro Kalenderjahr nicht am Wohnort, kann der Status entfallen.
• Dienstreisen innerhalb Deutschlands: Dienstreisen im Wohnsitzstaat (Deutschland) ändern den Grenzgängerstatus nicht, solange der Arbeitnehmer regelmässig an seinen Wohnort zurückkehrt. Die Spesen für solche Reisen werden weiterhin nach Schweizer Reglement abgerechnet.
• Nichtrückkehrtage: Tage, an denen der Grenzgänger aus beruflichen Gründen nicht an seinen Wohnort zurückkehrt, gelten als Nichtrückkehrtage. Diese sind für die 60-Tage-Regel relevant und müssen sorgfältig dokumentiert werden.

Für die Spesenabrechnung bedeutet das Grenzgängerprotokoll: Solange die Spesen im Rahmen eines von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Reglements ausbezahlt werden, sind sie von der Schweizer Quellensteuer befreit. Die 60-Tage-Regel hat keinen direkten Einfluss auf die Spesenerstattung, wohl aber auf die steuerliche Gesamtsituation des Grenzgängers. HR-Abteilungen sollten Nichtrückkehrtage deshalb systematisch erfassen.

DE-Grenzgänger unterliegen in der Schweiz der Quellensteuer. Die korrekte Behandlung von Spesen im Lohnausweis ist deshalb besonders wichtig, weil sie direkt beeinflusst, ob und in welcher Höhe Quellensteuer auf Spesenentschädigungen anfällt.

Ein genehmigtes Spesenreglement ist für Arbeitgeber mit Grenzgängern besonders vorteilhaft: Es vereinfacht die Abrechnung und stellt sicher, dass Spesen im zulässigen Rahmen nicht der Quellensteuer unterliegen. Das Reglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen und von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein.

Auf deutscher Seite kann eine zusätzliche Deklarationspflicht bestehen. Grenzgänger müssen in ihrer deutschen Steuererklärung ihre weltweiten Einkünfte angeben. Ob und wie Schweizer Spesenentschädigungen in Deutschland steuerlich relevant sind, hängt vom deutschen Steuerrecht ab. Pauschalspesen, die in der Schweiz quellensteuerbefreit sind, können in Deutschland unter Umständen als Einkommen gelten. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Konsultation eines auf Grenzgängerfragen spezialisierten Steuerberaters.

Arbeitgeber sollten ihren Grenzgängern einen vollständig und korrekt ausgefüllten Lohnausweis aushändigen, da dieser als Grundlage für die deutsche Steuererklärung dient. Fehlerhafte Angaben können zu Nachforderungen auf beiden Seiten der Grenze führen.