Reisekosten Deutschland im Lohnausweis: Deklaration, Quellensteuer, Grenzgänger
Deutschland-Dienstreisespesen werden in Lohnausweis 13.1 (Kreuz bei Pauschalreglement) oder 13.2 (Betrag bei Effektiv) deklariert – für DE-Grenzgänger ist Quellensteuerbefreiung bei ESTV-Rahmen möglich. Diese Seite richtet sich an HR-Verantwortliche, die Dienstreisen nach Deutschland korrekt im Lohnausweis abbilden müssen, und behandelt sowohl die Deklarationslogik als auch die quellensteuerlichen Besonderheiten bei Grenzgängern aus dem süddeutschen Raum.
01.Lohnausweis-Deklaration von Deutschland-Reisekosten
Die korrekte Deklaration von Deutschland-Dienstreisespesen hängt davon ab, ob das Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt oder ob Spesen effektiv gegen Beleg abgerechnet werden. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet drei Konstellationen, die sich direkt auf die Ziffern 13.1, 13.2 und 1 auswirken.
Deklaration im Lohnausweis nach Abrechnungsart
Ein Beispiel verdeutlicht die Überschreitungsregel: Ein Unternehmen vergütet Mitarbeitenden für Deutschland-Dienstreisen eine Verpflegungspauschale von CHF 45.– pro Tag. Der ESTV-Ansatz für Verpflegung beträgt CHF 30.– pro Tag. Die Differenz von CHF 15.– pro Reisetag muss als Lohnbestandteil in Ziffer 1 deklariert und entsprechend der AHV/ALV-Beitragspflicht unterworfen werden. Bei 40 Reisetagen pro Jahr ergibt das einen zusätzlichen Lohnbestandteil von CHF 600.–.
Für die Kilometerpauschale gilt ab 1. Januar 2026 der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer bei Nutzung des Privatfahrzeugs. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 pro Kilometer behalten ihre Gültigkeit und erfordern keine erneute Genehmigung. Wer ein neues Reglement einreicht, muss den aktuellen Ansatz verwenden.
02.Quellensteuer bei Grenzgängern aus Deutschland
Grenzgänger aus Deutschland unterliegen in der Schweiz grundsätzlich der Quellensteuer. Das Doppelbesteuerungsabkommen CH-DE (DBA) mit dem Grenzgängerprotokoll regelt, dass der Wohnsitzstaat Deutschland ein Besteuerungsrecht hat, die Schweiz jedoch eine Quellensteuer von maximal 4,5 % des Bruttolohns erheben darf. Für die Spesenbehandlung ist entscheidend, ob die Spesen innerhalb des ESTV-Rahmens liegen.
- Genehmigtes Spesenreglement: Spesen, die im Rahmen eines von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Reglements ausbezahlt werden, sind quellensteuerbefreit. Sie fliessen nicht in die Bemessungsgrundlage der Quellensteuer ein, sofern die ESTV-Ansätze eingehalten werden.
- Effektive Spesen mit Beleg: Auch effektiv abgerechnete Spesen mit Originalbelegen sind quellensteuerbefreit, da sie keinen Lohncharakter haben. Die Belege müssen im Streitfall vorgelegt werden können.
- Überschreitungen der ESTV-Ansätze: Der über den ESTV-Ansatz hinausgehende Teil einer Pauschale gilt als Lohnbestandteil und unterliegt der Quellensteuer. Dieser Betrag erscheint in Ziffer 1 des Lohnausweises und wird in die Quellensteuerbemessung einbezogen.
- Wohnsitzstaat-Deklaration: Grenzgänger müssen ihre Spesen auch in der deutschen Einkommensteuererklärung korrekt angeben. HR-Abteilungen sollten sicherstellen, dass der Lohnausweis die Spesen transparent ausweist, damit der Grenzgänger seine Wohnsitzstaat-Deklaration korrekt vornehmen kann.
Praxisbeispiel: Ein Grenzgänger aus dem Schwarzwald reist regelmässig für seinen Schweizer Arbeitgeber nach München. Das Unternehmen hat ein genehmigtes Spesenreglement. Die Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Tag und die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km werden im Lohnausweis mit einem Kreuz in Ziffer 13.1 deklariert. Diese Beträge sind quellensteuerbefreit und müssen vom Grenzgänger in seiner deutschen Steuererklärung nicht als Einkommen deklariert werden.
Deutschland-Reisekosten korrekt erfassen und im Lohnausweis abbilden mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Was nicht in den Lohnausweis gehört
Nicht jede Ausgabe im Zusammenhang mit einer Deutschland-Dienstreise ist eine Spese im Sinne des Lohnausweises. Entscheidend ist, ob der Mitarbeitende die Kosten vorgestreckt hat und eine Erstattung erhält, oder ob der Arbeitgeber die Leistung direkt bezahlt und der Mitarbeitende nie mit dem Betrag in Berührung kommt.
Abgrenzung: Lohnausweis-relevant vs. nicht relevant
Die Abgrenzung ist besonders bei gemischten Abrechnungsmodellen relevant. Bucht die HR-Abteilung das Hotel direkt über ein Firmenportal, erscheint dieser Betrag nirgends im Lohnausweis. Legt der Mitarbeitende hingegen die Hotelrechnung zur Erstattung vor, handelt es sich um eine effektive Spese für Ziffer 13.2. Unternehmen sollten ihr Reisereglement so formulieren, dass die Zuordnung für alle Beteiligten eindeutig ist.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Betrag statt Kreuz in Ziffer 13.1 eingetragen
Bei einem genehmigten Pauschalreglement wird in Ziffer 13.1 ausschliesslich ein Kreuz gesetzt – kein Betrag. Wird versehentlich ein Betrag eingetragen, kann die Steuerbehörde die Pauschale als effektive Abrechnung interpretieren und Belege nachfordern. Korrigieren Sie den Lohnausweis vor der Zustellung an den Mitarbeitenden.
Fehler 2: Überschreitung der ESTV-Ansätze nicht in Ziffer 1 deklariert
Zahlt das Unternehmen höhere Pauschalen als die ESTV-Ansätze (z. B. CHF 40.– statt CHF 30.– Verpflegung), muss die Differenz als Lohnbestandteil in Ziffer 1 erscheinen. Fehlt diese Deklaration, drohen Nachforderungen bei AHV-Beiträgen und Quellensteuer. Prüfen Sie jährlich, ob Ihre Pauschalen den aktuellen ESTV-Ansätzen entsprechen.
Fehler 3: Direkte Arbeitgeberzahlungen als Spesen deklariert
Hotels oder Flüge, die der Arbeitgeber direkt bezahlt, sind Betriebsaufwand und gehören nicht in den Lohnausweis. Werden sie fälschlicherweise in Ziffer 13.2 aufgeführt, erhöht sich das deklarierte Spesenvolumen unnötig und kann bei Revisionen Rückfragen auslösen. Trennen Sie in der Buchhaltung konsequent zwischen Direktzahlungen und Spesenerstattungen.
Fehler 4: Quellensteuer auf genehmigte Pauschalen erhoben
Spesen aus einem genehmigten Reglement sind quellensteuerbefreit. Wird die Quellensteuer trotzdem auf den gesamten Bruttolohn inklusive Spesenpauschalen berechnet, zahlt der Grenzgänger zu viel. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnsoftware Spesen korrekt von der Quellensteuerbemessungsgrundlage ausschliesst.
Fehler 5: Grenzgänger-Lohnausweis ohne transparente Spesenaufschlüsselung
Grenzgänger benötigen einen Lohnausweis, der die Spesen klar ausweist, damit sie ihre deutsche Steuererklärung korrekt erstellen können. Fehlt die Transparenz, riskiert der Mitarbeitende Probleme mit dem deutschen Finanzamt. Ergänzen Sie bei Bedarf eine separate Spesenaufstellung als Beilage zum Lohnausweis.
05.Häufige Fragen
Wie deklariere ich Deutschland-Spesen für einen Grenzgänger aus dem Schwarzwald?
Verfügt Ihr Unternehmen über ein genehmigtes Spesenreglement, setzen Sie ein Kreuz in Ziffer 13.1 des Lohnausweises. Die Pauschalen sind quellensteuerbefreit und fliessen nicht in die Bemessungsgrundlage ein. Der Grenzgänger muss diese Beträge in seiner deutschen Steuererklärung nicht als Einkommen angeben, sollte den Lohnausweis aber als Nachweis aufbewahren.
Muss ich deutsche Verpflegungspauschalen oder Schweizer ESTV-Ansätze verwenden?
Massgebend sind die Schweizer ESTV-Ansätze, nicht die deutschen Verpflegungspauschalen. Für den Lohnausweis gilt der ESTV-Ansatz von CHF 30.– pro Tag für Verpflegung. Zahlen Sie mehr, ist die Differenz in Ziffer 1 als Lohn zu deklarieren. Die deutschen Pauschbeträge sind nur für die deutsche Einkommensteuererklärung des Grenzgängers relevant.
Gehört die Kilometerpauschale für Fahrten nach Deutschland in den Lohnausweis?
Ja, die Kilometerpauschale für Dienstreisen nach Deutschland ist eine Spesenentschädigung und gehört in den Lohnausweis. Bei genehmigtem Reglement erscheint sie im Kreuz bei Ziffer 13.1, bei effektiver Abrechnung als Betrag in Ziffer 13.2. Ab 2026 beträgt der ESTV-Ansatz CHF 0.75 pro Kilometer.
Was passiert, wenn mein Spesenreglement nicht genehmigt ist?
Ohne genehmigtes Reglement müssen alle Spesen effektiv mit Belegen abgerechnet und als Betrag in Ziffer 13.2 eingetragen werden. Pauschalen ohne Genehmigung gelten als Lohnbestandteil und sind in Ziffer 1 zu deklarieren. Sie unterliegen dann der AHV-Beitragspflicht und bei Grenzgängern auch der Quellensteuer.
Kann ich für Deutschland-Reisen höhere Spesen als die ESTV-Ansätze zahlen?
Ja, das ist zulässig. Die ESTV-Ansätze sind keine Obergrenzen für die Erstattung, sondern Schwellenwerte für die steuerfreie Behandlung. Alles über dem ESTV-Ansatz wird als Lohnbestandteil in Ziffer 1 deklariert und ist sozialversicherungs- und steuerpflichtig. Viele Unternehmen orientieren sich deshalb an den ESTV-Ansätzen, um den administrativen Aufwand gering zu halten.