Reisekosten Deutschland Lohnausweis: Ziffer 13 und Steuerfreiheit
Schweizer Arbeitgeber deklarieren Deutschland-Reisekosten ihrer Mitarbeitenden im Lohnausweis unter Ziffer 13. Ob die Entschädigungen steuerfrei bleiben oder als Lohnbestandteil gelten, hängt davon ab, wie sie abgerechnet werden: effektiv mit Belegen, pauschal gemäss genehmigtem Reglement oder als nicht reglementierte Pauschale.
Gerade bei regelmässigen Dienstreisen nach Deutschland entstehen hohe Beträge für Verpflegung, Übernachtung und Fahrtkosten. Die korrekte Zuordnung zu den Unterziffern von Ziffer 13 entscheidet darüber, ob diese Beträge bei der Einkommenssteuer des Arbeitnehmenden neutral bleiben oder aufgerechnet werden.
01.Ziffer 13 im Lohnausweis: Wo Deutschland-Reisekosten hingehören
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV unterscheidet innerhalb von Ziffer 13 mehrere Unterkategorien für Spesenentschädigungen. Für Deutschland-Reisekosten sind drei Unterziffern relevant. Die Zuordnung bestimmt, ob der Betrag beim Arbeitnehmenden steuerfrei bleibt oder als Einkommen gilt.
Zuordnung von Deutschland-Reisekosten zu Ziffer 13
In der Praxis wählen die meisten Schweizer KMU für Deutschland-Reisekosten entweder die rein effektive Abrechnung mit Belegen (Ziffer 13.1.1) oder eine Kombination aus genehmigtem Spesenreglement für Verpflegung und Kleinspesen (Ziffer 13.1.2) und effektiven Belegen für Übernachtung und Transport. Entscheidend ist, dass die gewählte Methode konsequent angewendet und im Lohnausweis korrekt abgebildet wird.
02.Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Deutschland-Reisekosten
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Für die steuerliche Behandlung im Lohnausweis reicht die arbeitsrechtliche Pflicht allein jedoch nicht aus. Die Steuerfreiheit erfordert zusätzlich entweder lückenlose Belege oder ein genehmigtes Reglement.
- Effektive Abrechnung mit Belegen: Jede Auslage in Deutschland wird mit Originalbeleg (Hotel, Restaurant, Tankstelle, ÖV-Ticket) nachgewiesen. Die Belege müssen in CHF umgerechnet und aufbewahrt werden. Der Gesamtbetrag erscheint in Ziffer 13.1.1.
- Genehmigtes Spesenreglement: Das Reglement muss von der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers genehmigt sein. Ab 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Typische Pauschalen: Verpflegung CHF 30 pro Tag, Kleinspesen CHF 20 pro Tag. Diese Pauschalen gelten auch für Reisetage in Deutschland.
- Kilometerpauschale für Privatfahrzeug: Ab 1. Januar 2026 beträgt die steuerlich anerkannte Pauschale CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung. Die Pauschale gilt für die gesamte Strecke, also auch für den Anteil auf deutschem Gebiet.
- Kombination aus Pauschale und Effektivspesen: Viele Unternehmen nutzen Pauschalen für Verpflegung und Kleinspesen, rechnen aber Übernachtungen und Transportkosten effektiv ab. Diese Kombination ist zulässig, sofern das Reglement dies vorsieht und die Zuordnung im Lohnausweis sauber getrennt wird.
Ein konkretes Beispiel: Eine Projektleiterin reist monatlich für drei Tage nach München. Pro Reise fallen CHF 450 für das Hotel (effektiv belegt), CHF 90 Verpflegungspauschale (3 Tage x CHF 30) und CHF 60 Kleinspesen (3 Tage x CHF 20) an. Dazu kommen CHF 525 Kilometergeld (700 km x CHF 0.75). Im Lohnausweis erscheinen die Hotelkosten in Ziffer 13.1.1, die Pauschalen in Ziffer 13.1.2. Alles bleibt steuerfrei, weil ein genehmigtes Reglement vorliegt und die Hotelbelege vorhanden sind.
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Mehr erfahren →03.Besonderheiten bei regelmässigen Dienstreisen nach Deutschland
Mitarbeitende, die regelmässig nach Deutschland reisen, stehen bei Lohnsteuerrevisionen unter besonderer Beobachtung. Die Steuerverwaltungen prüfen, ob die Reisen tatsächlich geschäftlich veranlasst sind und ob die Höhe der Entschädigungen den tatsächlichen Aufwand widerspiegelt. Ab einer gewissen Häufigkeit kann die Frage aufkommen, ob Deutschland als zweiter Arbeitsort gilt, was die steuerliche Beurteilung grundlegend verändert.
- Geschäftliche Veranlassung dokumentieren: Für jede Dienstreise sollte der geschäftliche Zweck festgehalten werden, etwa Kundenbesuch, Projektmeeting oder Messebesuch. Bei regelmässigen Reisen zum selben Standort empfiehlt sich ein Rahmenauftrag oder Projektvertrag als Nachweis.
- Abgrenzung zum zweiten Arbeitsort: Arbeitet ein Mitarbeitender dauerhaft an einem festen Standort in Deutschland, handelt es sich nicht mehr um Dienstreisen, sondern um einen zweiten Arbeitsort. In diesem Fall entfällt der Spesencharakter, und die Entschädigungen sind als Lohn zu deklarieren. Die Abgrenzung ist fliessend und wird von den Steuerbehörden einzelfallbezogen beurteilt.
- Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz-Deutschland: Bei regelmässiger Tätigkeit in Deutschland kann Deutschland ein Besteuerungsrecht für die dort geleisteten Arbeitstage beanspruchen. Dies betrifft primär den Lohn, nicht die Spesen. Dennoch muss der Arbeitgeber die Arbeitstage in Deutschland im Lohnausweis unter Ziffer 15 (Bemerkungen) ausweisen, damit die Steuerbehörden die korrekte Aufteilung vornehmen können.
Bei Mitarbeitenden mit mehr als 60 Reisetagen pro Jahr nach Deutschland empfiehlt es sich, die steuerliche Situation mit einem Steuerberater zu klären. Die Kombination aus Spesendeklaration, Quellensteuer und Doppelbesteuerungsabkommen erfordert eine sorgfältige Abstimmung zwischen Lohnbuchhaltung und Steuerplanung.
04.Worauf Revisoren bei der Lohnsteuerrevision achten
Bei Lohnsteuerrevisionen prüfen die kantonalen Steuerverwaltungen die Spesendeklaration systematisch. Deutschland-Reisekosten fallen dabei besonders auf, weil sie oft hohe Beträge umfassen und die Belegführung bei Auslandsreisen erfahrungsgemäss lückenhafter ist als bei Inlandreisen.
Typische Prüfpunkte bei Deutschland-Reisekosten
Die Aufbewahrungspflicht für Spesenbelege beträgt zehn Jahre. Für Deutschland-Reisekosten bedeutet das, dass auch Euro-Belege, Wechselkursnachweise und Reiseprogramme über diesen Zeitraum verfügbar sein müssen. Digitale Archivierung ist zulässig, sofern die Belege unverändert und jederzeit reproduzierbar gespeichert werden.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalen ohne genehmigtes Reglement in Ziffer 13.1.2 deklariert
Ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement dürfen Pauschalen nicht in Ziffer 13.1.2 erscheinen. Bei einer Revision werden diese Beträge vollständig als Lohn aufgerechnet, was zu Nachsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen führt. Der Arbeitgeber muss korrigierte Lohnausweise ausstellen.
Fehler 2: Euro-Belege nicht in CHF umgerechnet
Belege aus Deutschland lauten auf Euro und müssen für den Lohnausweis in CHF umgerechnet werden. Fehlt die Umrechnung oder wird ein falscher Kurs verwendet, beanstandet der Revisor die gesamte Spesenabrechnung. Massgebend ist der Tageskurs am Reisetag oder der Monatsmittelkurs der ESTV.
Fehler 3: Arbeitstage in Deutschland nicht unter Ziffer 15 vermerkt
Bei regelmässigen Dienstreisen nach Deutschland verlangt die Wegleitung zum Lohnausweis die Angabe der Arbeitstage im Ausland unter Ziffer 15. Fehlt dieser Vermerk, kann die korrekte Anwendung des Doppelbesteuerungsabkommens nicht geprüft werden. Die Steuerverwaltung fordert in solchen Fällen korrigierte Lohnausweise an.
Fehler 4: Verpflegungspauschale und Restaurantbeleg gleichzeitig abgerechnet
Wird für denselben Reisetag sowohl die Verpflegungspauschale von CHF 30 als auch ein effektiver Restaurantbeleg eingereicht, liegt eine Doppelentschädigung vor. Revisoren erkennen dieses Muster zuverlässig. Die Doppelzahlung wird als Lohn aufgerechnet und kann als Indiz für mangelnde interne Kontrollen gewertet werden.
Fehler 5: Geschäftlicher Reisezweck nicht dokumentiert
Ohne Nachweis des geschäftlichen Zwecks können Reisekosten als private Auslagen qualifiziert werden. Besonders bei häufigen Reisen zum selben Standort in Deutschland verlangen Revisoren eine nachvollziehbare Begründung. Ein kurzer Vermerk im Spesenformular oder eine Verknüpfung mit einem Projekt oder Kundenauftrag genügt in der Regel.
06.Häufige Fragen
Muss ich Deutschland-Reisekosten im Lohnausweis separat von Inlandspesen ausweisen?
Nein, eine separate Ausweisung nach Reiseland ist im Lohnausweis nicht vorgesehen. Alle Spesenentschädigungen werden zusammengefasst unter Ziffer 13 deklariert. Intern sollte der Arbeitgeber die Auslandspesen jedoch getrennt erfassen, um bei einer Revision die Zusammensetzung nachweisen zu können.
Welcher Wechselkurs gilt für die Umrechnung von Euro-Spesen in CHF?
Massgebend ist grundsätzlich der Tageskurs am Tag der Auslage. Alternativ akzeptieren die Steuerbehörden den Monatsmittelkurs der ESTV. Wichtig ist, dass der gewählte Kurs konsistent angewendet und dokumentiert wird. Kreditkartenabrechnungen mit dem tatsächlich belasteten CHF-Betrag werden ebenfalls anerkannt.
Gilt die Schweizer Verpflegungspauschale von CHF 30 auch für Reisetage in Deutschland?
Ja, die im genehmigten Spesenreglement festgelegte Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag gilt unabhängig vom Reiseland. Die Schweizer Steuerbehörden unterscheiden bei Pauschalen nicht zwischen In- und Ausland. Höhere länderspezifische Ansätze, wie sie etwa das deutsche Bundesreisekostengesetz vorsieht, sind im Schweizer Lohnausweis nicht massgebend.
Was passiert, wenn mein Spesenreglement noch CHF 0.70 pro Kilometer vorsieht?
Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 pro Kilometer behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht neu genehmigt werden. Der Arbeitgeber kann den Ansatz freiwillig auf CHF 0.75 erhöhen, muss dies aber im Reglement anpassen und gegebenenfalls neu genehmigen lassen.
Muss der Arbeitgeber im Lohnausweis angeben, wie viele Tage ein Mitarbeiter in Deutschland gearbeitet hat?
Ja, bei regelmässiger Tätigkeit in Deutschland müssen die Arbeitstage im Ausland unter Ziffer 15 des Lohnausweises vermerkt werden. Dies ist notwendig, damit die Steuerbehörden das Doppelbesteuerungsabkommen korrekt anwenden können. Bei nur gelegentlichen Dienstreisen von wenigen Tagen pro Jahr ist die Angabe in der Praxis oft nicht erforderlich, wird aber empfohlen.
Können Deutschland-Reisekosten auch ohne Spesenreglement steuerfrei bleiben?
Ja, wenn sämtliche Auslagen effektiv mit Originalbelegen nachgewiesen werden. In diesem Fall erscheinen die Beträge unter Ziffer 13.1.1 und bleiben steuerfrei. Pauschalen ohne genehmigtes Reglement sind hingegen immer als Lohn zu deklarieren und werden beim Arbeitnehmenden als Einkommen besteuert.