Reisekosten Deutschland: Steuerfreiheit, AHV und DBA-Regeln

Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Für Geschäftsreisen nach Deutschland gelten die ESTV-Diätensätze als massgeblicher Rahmen. Solange die effektiv ausbezahlten Spesen diese Ansätze nicht übersteigen, sind sie für den Arbeitnehmenden einkommenssteuerfrei und von der AHV-Beitragspflicht befreit.

Im Lohnausweis werden die Reisekosten je nach Abrechnungsart deklariert. Verfügt das Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, werden die Spesen pauschal unter Ziffer 13.2 ausgewiesen. Ohne genehmigtes Reglement erfolgt die Deklaration der effektiven Spesen unter Ziffer 13.1. In beiden Fällen bleiben die Beträge steuerfrei, sofern sie im ESTV-Rahmen liegen.

Übersteigen die ausbezahlten Reisekosten die ESTV-Diätensätze, wird der überschiessende Betrag als Lohnbestandteil qualifiziert. Dieser Anteil ist unter Ziffer 1 des Lohnausweises zu deklarieren, unterliegt der Einkommenssteuer und ist AHV-pflichtig. Ein Beispiel: Erstattet ein Unternehmen für ein Abendessen in München CHF 55.– statt der zulässigen CHF 30.–, gelten CHF 25.– als steuerpflichtiger Lohn.

Für den Arbeitgeber stellen Reisekosten nach Deutschland geschäftsmässig begründeten Aufwand dar. Sämtliche Spesen, die im Rahmen der ESTV-Ansätze oder auf Basis eines genehmigten Spesenreglements ausbezahlt werden, sind als Personalaufwand vollumfänglich vom steuerbaren Gewinn abzugsfähig. Dies gilt sowohl für effektive Kostenerstattungen mit Beleg als auch für Pauschalentschädigungen innerhalb der zulässigen Limiten.

• Personalaufwand: Reisekosten, Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten werden in der Erfolgsrechnung als Personalaufwand oder Reisespesen verbucht und mindern den steuerbaren Gewinn.
• Vorsteuerabzug: Bei MWST-pflichtigen Unternehmen ist der Vorsteuerabzug auf deutschen Hotelrechnungen und Verpflegungskosten nur möglich, wenn eine korrekte Rechnung mit Schweizer MWST vorliegt. Deutsche Umsatzsteuer kann nicht als Vorsteuer in der Schweiz geltend gemacht werden.
• Dokumentationspflicht: Der Arbeitgeber muss die geschäftliche Notwendigkeit der Reise nachweisen können. Reisezweck, Datum, Ort und beteiligte Personen sind zu dokumentieren. Bei Pauschalspesen genügt das genehmigte Spesenreglement als Nachweis.

Aus Sicht des Doppelbesteuerungsabkommens CH-DE ist entscheidend, dass der Arbeitgeber seinen Sitz in der Schweiz hat und die Reisekosten nicht von einer deutschen Betriebsstätte getragen werden. Solange diese Voraussetzung erfüllt ist und der Mitarbeitende sich weniger als 183 Tage pro Kalenderjahr in Deutschland aufhält, bleibt das Besteuerungsrecht vollständig bei der Schweiz. Für den Arbeitgeber bedeutet dies: keine Lohnsteuerabführungspflicht in Deutschland.

Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Schweiz und Deutschland (DBA CH-DE) regelt, welcher Staat das Besteuerungsrecht auf Einkünfte aus unselbständiger Arbeit hat. Für Geschäftsreisen nach Deutschland ist Artikel 15 des DBA massgebend. Grundsätzlich gilt: Einkünfte aus unselbständiger Arbeit werden im Ansässigkeitsstaat besteuert, es sei denn, die Arbeit wird im anderen Staat ausgeübt.

Sind alle drei Voraussetzungen kumulativ erfüllt, hat Deutschland kein Besteuerungsrecht auf die Einkünfte des Arbeitnehmenden. Die Schweiz besteuert das gesamte Einkommen, und die Reisekosten im ESTV-Rahmen bleiben in beiden Ländern steuerfrei. Für typische KMU-Geschäftsreisen nach Deutschland — etwa Kundenbesuche, Messeteilnahmen oder Projektmeetings — ist die 183-Tage-Grenze in der Praxis selten ein Problem.

Wird die 183-Tage-Grenze überschritten, erhält Deutschland ein Besteuerungsrecht auf den anteiligen Arbeitslohn für die in Deutschland verbrachten Arbeitstage. Der Arbeitgeber muss in diesem Fall eine Lohnsteueranmeldung in Deutschland vornehmen. Die Schweiz rechnet die deutsche Steuer im Rahmen des DBA an, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden. Bei absehbarer Überschreitung der 183-Tage-Grenze empfiehlt sich eine frühzeitige Abklärung mit einem auf internationales Steuerrecht spezialisierten Berater.

Wichtig: Die 183-Tage-Regel zählt jeden Tag, an dem der Arbeitnehmende physisch in Deutschland anwesend ist — auch An- und Abreisetage, Wochenenden und Feiertage während eines Aufenthalts. Einzelne Tagesreisen ohne Übernachtung zählen ebenfalls mit. Eine sorgfältige Erfassung der Reisetage ist daher unerlässlich.