Reisekosten Deutschland: Diäten, Km-Ansatz und Übernachtung im Reglement
Das Spesenreglement muss für Deutschland-Reisen Verpflegung, Km-Ansatz, Übernachtungsregelung und Währungsumrechnung regeln. Die Ansätze stehen im Reglement selbst – etwa nach dem SSK-Muster – und gelten für In- und Auslandsreisen gleich; eine ESTV-Tabelle mit Länderansätzen gibt es nicht. Deutschland ist für Schweizer KMU das häufigste Reiseziel im Ausland. Wer das Spesenreglement von Anfang an korrekt aufbaut, vermeidet Diskussionen bei der Abrechnung, sichert die Lohnausweiskonformität und reduziert den administrativen Aufwand für HR und Geschäftsleitung erheblich.
01.Was das Reglement für Deutschland-Reisen regeln muss
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Für Auslandreisen nach Deutschland bedeutet das: Das Spesenreglement muss die wesentlichen Kostenkategorien explizit abdecken. Ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Reglement schafft Rechtssicherheit und vereinfacht den Lohnausweis.
- Verpflegungsdiäten: Das Reglement legt die Verpflegungsansätze selbst fest, entweder effektiv mit Richtwerten (SSK-Muster: Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 35, Abendessen CHF 40) oder pauschal (Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 30, Abendessen CHF 35). Diese Werte gelten für In- und Auslandsreisen gleich; eigene ESTV-Ansätze für Deutschland gibt es nicht.
- Kilometerpauschale: Für Fahrten mit dem Privatfahrzeug gilt seit 1. Januar 2026 ein Ansatz von CHF 0.75/km. Dieser Satz ist länderunabhängig und deckt Benzin, Versicherung, Abnutzung und Vignette ab. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km brauchen keine neue Genehmigung.
- Übernachtungsregelung: Das Reglement legt fest, wie Übernachtungen abgerechnet werden. Nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis und dem SSK-Muster erfolgt das effektiv gegen Originalbeleg (Hotel der Mittelklasse); eine Übernachtungspauschale setzt ein genehmigtes Reglement voraus. Bei Effektivabrechnung empfiehlt sich eine Obergrenze pro Nacht, um Kostenkontrolle zu gewährleisten.
- Währungsumrechnung: EUR-Belege werden zum ESTV-Monatsmittelkurs oder zum Tageskurs der Kreditkartenabrechnung umgerechnet. Das Reglement muss festlegen, welcher Kurs gilt. Der ESTV-Monatskurs ist die einfachste und von den Steuerbehörden akzeptierte Variante.
- Genehmigungspflicht: Das Reglement definiert, ab welchem Betrag oder welcher Reisedauer eine vorgängige Genehmigung durch den Vorgesetzten oder die Geschäftsleitung erforderlich ist. Für mehrtägige Deutschland-Reisen empfiehlt sich eine schriftliche Vorabgenehmigung.
Der zentrale Praxistipp: Übernehmen Sie für Auslandsreisen dieselben Ansätze wie für das Inland und halten Sie Zeitregeln fest, etwa nach SSK-Muster: Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr oder nach auswärtiger Übernachtung, Abendessen bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr. Einen Verweis auf eine ESTV-Tabelle gibt es nicht, weil die ESTV keine Länderansätze publiziert. Höhere Ansätze, etwa für teure Städte, brauchen ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement. Weitere Länder finden Sie unter Auslandsspesen nach Land.
02.Pauschal vs. Effektiv für Deutschland-Reisen
Schweizer Unternehmen können für Deutschland-Reisen zwischen pauschaler und effektiver Spesenabrechnung wählen. Beide Methoden sind steuerlich zulässig, sofern das genehmigte Spesenreglement die gewählte Variante klar definiert. Eine Kombination ist ausdrücklich möglich und in der Praxis verbreitet.
Vergleich: Pauschale und effektive Abrechnung für Deutschland-Reisen
In der Praxis hat sich für Deutschland-Reisen folgende Kombination bewährt: Verpflegung pauschal pro Hauptmahlzeit gemäss Reglement, Übernachtung effektiv gegen Hotelbeleg mit definierter Obergrenze. So bleibt der Verwaltungsaufwand für die Verpflegung tief, während bei der Übernachtung die tatsächlichen Kosten erstattet werden. Das Reglement muss diese Kombination explizit vorsehen.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter reist für zwei Tage nach München. Bei pauschaler Verpflegung erhält er für jede auswärtige Hauptmahlzeit die Pauschale gemäss Reglement (nach Rz 52 bis CHF 30), ohne Belege einreichen zu müssen. Die Hotelrechnung über EUR 145 reicht er als Originalbeleg ein und rechnet zum im Reglement festgelegten Kurs in CHF um. Die Fahrt mit dem Privatfahrzeug (Zürich–München, ca. 310 km einfach) wird mit CHF 0.75/km vergütet, also CHF 465 für die Hin- und Rückfahrt.
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Mehr erfahren →03.Was das Reglement zusätzlich regeln sollte
Neben den Kernkategorien Verpflegung, Fahrt und Übernachtung gibt es für Deutschland-Reisen weitere Punkte, die ein vollständiges Spesenreglement abdecken sollte. Besonders die EU-Mehrwertsteuer-Rückerstattung wird häufig übersehen, obwohl sie bei regelmässigen Geschäftsreisen erhebliche Beträge ausmachen kann.
- EU-MwSt-Rückerstattung: Zuständigkeit: Das Reglement legt fest, wer im Unternehmen für den jährlichen Rückerstattungsantrag der deutschen Vorsteuer zuständig ist. Schweizer Unternehmen ohne Sitz in der EU können die deutsche Mehrwertsteuer (19% bzw. 7%) über das Vorsteuervergütungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern in Bonn zurückfordern.
- EU-MwSt-Rückerstattung: Belegsammlung: Mitarbeitende müssen Originalrechnungen mit ausgewiesener deutscher MwSt systematisch sammeln. Das Reglement definiert, wie und wo diese Belege abgelegt werden. Rechnungen müssen den Namen des Unternehmens (nicht des Mitarbeitenden) als Rechnungsempfänger tragen.
- EU-MwSt-Rückerstattung: Frist und Antrag: Der Antrag muss bis spätestens 30. Juni des Folgejahres beim Bundeszentralamt für Steuern eingereicht werden. Das Reglement sollte eine interne Frist definieren, bis wann alle Belege gesammelt sein müssen, zum Beispiel bis Ende März.
- Nebenkosten und Auslagen: Parkgebühren, Mautgebühren (deutsche Autobahn ist für PKW mautfrei), öffentlicher Nahverkehr, Taxi und Internetkosten im Hotel sollten im Reglement als erstattungsfähig oder nicht erstattungsfähig klassifiziert werden.
Checkliste: Zusätzliche Regelungen für Deutschland-Reisen im Spesenreglement
Die EU-MwSt-Rückerstattung lohnt sich besonders bei regelmässigen Deutschland-Reisen mit hohen Hotelkosten. Bei einer Hotelrechnung von EUR 150 pro Nacht beträgt die erstattungsfähige MwSt (7% auf Beherbergung) rund EUR 9.80 pro Nacht. Bei 50 Übernachtungen pro Jahr summiert sich das auf knapp EUR 500. Voraussetzung ist, dass die Rechnungen korrekt auf das Schweizer Unternehmen ausgestellt sind.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Eigene Deutschland-Ansätze ohne Grundlage
Manche Reglemente führen Deutschland-Ansätze in EUR oder verweisen auf eine angebliche ESTV-Länderliste, die es nicht gibt. Legen Sie die Ansätze im Reglement selbst fest, zum Beispiel nach dem SSK-Muster, und wenden Sie sie für In- und Auslandsreisen gleich an. Abweichende oder höhere Ansätze lassen Sie vom Sitzkanton genehmigen.
Fehler 2: Keine Regelung zur Währungsumrechnung
Fehlt im Reglement die Festlegung des Umrechnungskurses, entstehen Diskussionen bei jeder Abrechnung. Mitarbeitende verwenden unterschiedliche Kurse, was zu Inkonsistenzen und Nachfragen der Revisionsstelle führt. Legen Sie den ESTV-Monatsmittelkurs oder den Kreditkartenkurs als verbindlich fest.
Fehler 3: MwSt-Belege auf den Namen des Mitarbeitenden ausgestellt
Hotelrechnungen und andere Belege, die auf den persönlichen Namen des Mitarbeitenden statt auf das Unternehmen lauten, sind für die EU-MwSt-Rückerstattung nicht verwendbar. Schulen Sie Mitarbeitende, bei der Buchung immer den Firmennamen als Rechnungsempfänger anzugeben.
Fehler 4: Übernachtungspauschale ohne Obergrenze bei Effektivabrechnung
Ohne definierte Obergrenze pro Nacht fehlt die Kostenkontrolle. Mitarbeitende buchen unter Umständen teure Hotels, die das Budget sprengen. Definieren Sie im Reglement eine maximale Erstattung pro Nacht oder verlangen Sie eine Vorabgenehmigung ab einem bestimmten Betrag.
Fehler 5: Frist für MwSt-Rückerstattung verpasst
Der Antrag beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern muss bis 30. Juni des Folgejahres eingehen. Wird diese Frist versäumt, verfällt der Anspruch auf Rückerstattung der deutschen Vorsteuer unwiderruflich. Eine interne Sammelfrist bis Ende März schafft ausreichend Puffer.
05.Häufige Fragen
Müssen wir das Spesenreglement anpassen, wenn wir neu nach Deutschland reisen?
Prüfen Sie, ob das Reglement Auslandsreisen abdeckt. Da die Ansätze nach Rz 52 und im SSK-Muster für In- und Ausland gleich gelten, braucht es für Deutschland meist keine eigenen Beträge; zu regeln sind etwa Währungsumrechnung und Vorabgenehmigung. Ob eine Änderung neu genehmigt werden muss, klären Sie mit der kantonalen Steuerverwaltung des Sitzkantons.
Welcher Wechselkurs gilt für die Umrechnung von EUR-Belegen in CHF?
Das Reglement legt den massgeblichen Kurs fest. Am einfachsten ist der ESTV-Monatsmittelkurs, der monatlich publiziert wird. Alternativ kann der Tageskurs der Kreditkartenabrechnung verwendet werden. Wichtig ist, dass die Methode im Reglement einheitlich definiert ist.
Kann ich für Deutschland-Reisen Verpflegung pauschal und Hotel effektiv abrechnen?
Ja, eine Kombination von pauschaler und effektiver Abrechnung ist zulässig, sofern das genehmigte Spesenreglement dies explizit vorsieht. In der Praxis ist genau diese Kombination die häufigste Variante für Deutschland-Reisen.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für Fahrten in Deutschland?
Ja, die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km gilt seit 1. Januar 2026 für alle Fahrten mit dem Privatfahrzeug, unabhängig davon ob die Strecke in der Schweiz oder im Ausland liegt. Der Ansatz deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab.
Lohnt sich die Rückerstattung der deutschen MwSt für kleine Unternehmen?
Das hängt vom Reisevolumen ab. Für Schweizer Unternehmen gilt im deutschen Vergütungsverfahren ein Mindestbetrag von EUR 500 bei einem Jahresantrag (§ 61a UStDV). Bei rund EUR 9.80 MwSt pro Hotelnacht lohnt sich der Antrag deshalb erst ab etwa 50 Übernachtungen pro Jahr oder zusammen mit weiteren deutschen Belegen.
Muss das Spesenreglement für Deutschland eigene Länderansätze enthalten?
Nein. Die ESTV publiziert keine Länderansätze, auf die man verweisen könnte. Das Reglement legt seine Ansätze selbst fest, zum Beispiel nach dem SSK-Muster, und diese gelten für In- und Auslandsreisen gleich. Höhere oder andere Ansätze für Deutschland braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement.