Reisekosten und Homeoffice: Pendelweg, Geschäftsfahrt, Km-Entschädigung

Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Der tägliche Arbeitsweg zwischen Wohnort und fester Arbeitsstätte fällt nicht darunter – er gilt als private Lebenshaltung. Erstattungspflichtig sind dagegen Fahrten, die im Rahmen einer konkreten beruflichen Aufgabe ausserhalb des Hauptarbeitsorts anfallen, etwa Kundenbesuche, Filialfahrten oder Messebesuche.

Ob die Fahrt vom Homeoffice ins Büro an einem grundsätzlich als Homeoffice-Tag definierten Tag erstattungsfähig ist, hängt vom Spesenreglement ab. Ohne explizite Regelung wird diese Fahrt in der Praxis als Pendelweg behandelt und nicht entschädigt.

An reinen Homeoffice-Tagen entfällt der Arbeitsweg vollständig. Wer den ganzen Tag von zu Hause arbeitet, hat keinen Anspruch auf eine Pendel-Km-Entschädigung. Anders verhält es sich, wenn der Arbeitgeber Homeoffice anordnet: In diesem Fall können Arbeitnehmende unter Umständen eine Homeoffice-Pauschale geltend machen, sofern das Spesenreglement eine solche vorsieht. Diese Pauschale deckt typischerweise anteilige Kosten für Strom, Internet und Arbeitsplatz ab – nicht aber den entfallenen Arbeitsweg.

• Reiner Homeoffice-Tag: Kein Anspruch auf Pendel-Km-Entschädigung, da kein Arbeitsweg anfällt.
• Angeordnetes Homeoffice: Eventuell Anspruch auf Homeoffice-Pauschale gemäss Spesenreglement (z. B. CHF 3.– bis CHF 5.– pro Tag für Infrastrukturkosten).
• Betriebliche Fahrt vom Homeoffice aus: Fährt eine Mitarbeiterin vom Homeoffice direkt zu einem Kunden, gilt die Fahrt als Geschäftsfahrt. Die Km-Entschädigung beträgt CHF 0.75 pro Kilometer ab Wohnort.

Beispiel: Eine Projektleiterin arbeitet montags im Homeoffice. Am Nachmittag fährt sie direkt von zu Hause zu einem Kunden (einfache Strecke 40 km) und kehrt anschliessend nach Hause zurück. Die Km-Entschädigung beträgt 80 km x CHF 0.75 = CHF 60.–. Hätte sie denselben Kunden vom Büro aus besucht (einfache Strecke 25 km), wären es 50 km x CHF 0.75 = CHF 37.50 gewesen. Massgebend ist jeweils der tatsächlich gefahrene Weg für die betriebliche Fahrt.

Viele Arbeitnehmende arbeiten morgens im Homeoffice und fahren nachmittags ins Büro – oder umgekehrt. An solchen gemischten Tagen ist die korrekte Zuordnung der einzelnen Fahrtstrecken entscheidend für die Spesenabrechnung.

Beispiel für einen gemischten Tag: Ein Aussendienstmitarbeiter arbeitet morgens im Homeoffice, fährt um 10 Uhr direkt zu einem Kunden (30 km), anschliessend ins Büro (15 km) und abends nach Hause (20 km). Erstattungsfähig sind die 30 km zum Kunden und die 15 km vom Kunden ins Büro – total 45 km x CHF 0.75 = CHF 33.75. Die Heimfahrt vom Büro (20 km) ist Pendelweg und wird nicht entschädigt.

Manche Spesenreglemente sehen vor, dass bei einer Direktfahrt vom Homeoffice zum Kunden maximal die Distanz erstattet wird, die auch vom Büro aus angefallen wäre. Diese Deckelungsregel verhindert, dass Mitarbeitende mit weitem Wohnort systematisch höhere Km-Entschädigungen erhalten. Ob eine solche Regel sinnvoll ist, hängt von der Unternehmensstruktur ab.

Ein genehmigtes Spesenreglement schafft Klarheit für alle Beteiligten und wird von der kantonalen Steuerverwaltung als Grundlage für die steuerfreie Auszahlung von Spesen anerkannt. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Gerade bei Homeoffice-Regelungen lohnt es sich, die folgenden Punkte explizit aufzunehmen.

• Definition Hauptarbeitsort: Legen Sie fest, ob das Büro, das Homeoffice oder beide als Hauptarbeitsort gelten. Davon hängt ab, welche Fahrten als Pendelweg und welche als Geschäftsfahrt eingestuft werden.
• Km-Entschädigung bei Direktfahrten: Regeln Sie, ob bei Fahrten vom Homeoffice direkt zum Kunden die volle Distanz ab Wohnort oder maximal die Distanz ab Büro erstattet wird.
• Homeoffice-Pauschale: Falls der Arbeitgeber Homeoffice anordnet, sollte das Reglement eine allfällige Pauschale für Infrastrukturkosten (Strom, Internet, Arbeitsplatz) definieren.
• Abgrenzung Pendelweg vs. Geschäftsfahrt: Halten Sie schriftlich fest, dass der Arbeitsweg zwischen Wohnort und fester Arbeitsstätte in keinem Fall erstattungsfähig ist – auch nicht an Homeoffice-Tagen, an denen ausnahmsweise ins Büro gefahren wird.
• Nachweispflicht: Definieren Sie, wie Geschäftsfahrten dokumentiert werden: Fahrtenbuch, digitale Erfassung per App oder Selbstdeklaration mit Angabe von Start, Ziel und Zweck.

Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 pro Kilometer brauchen keine neue Genehmigung durch die Steuerverwaltung. Der erhöhte Ansatz von CHF 0.75 kann ab 1. Januar 2026 angewendet werden, auch wenn das Reglement noch den alten Satz nennt.