Reisekosten im Lohnausweis: Ziffer 13, Pauschalen und Deklaration
Reisekostenerstattungen gehören in Lohnausweis Ziffer 13: Pauschalspesen als Kreuz in 13.1, Effektivspesen mit Betrag in 13.2 – Überschreitungen der ESTV-Ansätze müssen als Lohn in Ziffer 1 deklariert werden. Die korrekte Zuordnung ist für HR-Abteilungen und Lohnbuchhalter zentral, weil Fehler bei der Deklaration zu Nachforderungen bei Steuern und Sozialversicherungen führen können. Grundlage bildet die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV, gültig ab 1. Januar 2026.
01.Welche Reisekostenerstattungen in den Lohnausweis gehören
Grundsätzlich muss jede Reisekostenerstattung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer im Lohnausweis erscheinen. Die Wegleitung der ESTV unterscheidet dabei zwischen Pauschalspesen und Effektivspesen. Entscheidend für die richtige Ziffer ist, ob ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt und ob die erstatteten Beträge innerhalb der ESTV-Ansätze liegen.
- Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement: Zahlt der Arbeitgeber monatliche oder jährliche Reisekostenpauschalen gestützt auf ein genehmigtes Spesenreglement, wird in Ziffer 13.1 lediglich ein Kreuz gesetzt. Ein Betrag wird nicht eingetragen.
- Effektivspesen über die Pauschale hinaus: Werden zusätzlich zur Pauschale oder ausschliesslich Effektivspesen gegen Beleg erstattet, gehört der Gesamtbetrag in Ziffer 13.2. Dazu zählen Hotelrechnungen, Bahntickets und Flugkosten, die der Arbeitnehmer vorlegt und zurückerstattet bekommt.
- Kilometerentschädigung bis CHF 0.75/km: Die Entschädigung für die Nutzung des Privatfahrzeugs beträgt ab 2026 maximal CHF 0.75 pro Kilometer. Liegt ein genehmigtes Reglement vor, das diesen Ansatz enthält, genügt das Kreuz in 13.1. Ohne Reglement wird der Betrag in 13.2 eingetragen.
- Erstattungen über den ESTV-Ansätzen: Übersteigt die Kilometerentschädigung CHF 0.75/km oder liegen andere Erstattungen über den zulässigen Pauschalen, gilt der überschiessende Teil als Lohn. Dieser Anteil muss in Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert und sozialversicherungsrechtlich abgerechnet werden.
Ein Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt im Jahr 2026 insgesamt 12 000 km mit dem Privatfahrzeug. Der Arbeitgeber erstattet CHF 0.80/km, also CHF 9 600. Der zulässige Ansatz beträgt CHF 0.75/km, also CHF 9 000. Die Differenz von CHF 600 ist in Ziffer 1 als Lohn zu deklarieren, die restlichen CHF 9 000 erscheinen in Ziffer 13.1 oder 13.2.
02.Ziffer 13.1 vs. 13.2: Unterschiede und Kombination
Die Ziffern 13.1 und 13.2 im Lohnausweis dienen unterschiedlichen Zwecken. Die Unterscheidung ist nicht optional, sondern durch die ESTV-Wegleitung verbindlich vorgegeben. Wer beide Ziffern verwechselt, riskiert Rückfragen der Steuerbehörden und Korrekturaufforderungen.
Vergleich Ziffer 13.1 und 13.2 im Lohnausweis
Eine Kombination beider Ziffern ist zulässig und in der Praxis häufig. Viele Spesenreglemente sehen beispielsweise eine monatliche Pauschale für Verpflegung und Kleinspesen vor (Ziffer 13.1), während Übernachtungen und Flüge gegen Beleg erstattet werden (Ziffer 13.2). Voraussetzung ist, dass das genehmigte Reglement beide Erstattungsarten klar regelt und keine Doppelvergütung entsteht.
Wichtig: Bereits genehmigte Reglemente mit einer Kilometerpauschale von CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht allein wegen der Erhöhung auf CHF 0.75 per 2026 neu eingereicht werden. Der Arbeitgeber kann den neuen Ansatz anwenden, ohne eine erneute Genehmigung einzuholen.
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Mehr erfahren →03.Was nicht in den Lohnausweis muss
Nicht jede reisebezogene Zahlung des Arbeitgebers erscheint im Lohnausweis. Entscheidend ist, ob der Betrag dem Arbeitnehmer zufliesst oder ob der Arbeitgeber die Kosten direkt an den Leistungserbringer bezahlt. Die ESTV-Wegleitung schliesst bestimmte Zahlungsarten ausdrücklich von der Deklarationspflicht aus.
- Direktzahlungen an Hotels und Fluggesellschaften: Bucht und bezahlt der Arbeitgeber Hotel oder Flug direkt, fliesst dem Arbeitnehmer kein Geld zu. Diese Kosten gehören nicht in den Lohnausweis, sondern werden in der Buchhaltung des Arbeitgebers als Geschäftsaufwand verbucht.
- Firmenkreditkarte mit Direktbelastung auf AG-Konto: Nutzt der Arbeitnehmer eine Firmenkreditkarte, deren Abrechnung direkt auf das Konto des Arbeitgebers geht, liegt kein Zufluss beim Arbeitnehmer vor. Eine Deklaration im Lohnausweis entfällt, sofern ausschliesslich geschäftliche Ausgaben getätigt werden.
- Reisevorschüsse mit vollständiger Rückzahlung: Erhält der Arbeitnehmer einen Vorschuss für eine Geschäftsreise und rechnet diesen vollständig mit Belegen ab, handelt es sich um einen durchlaufenden Posten. Der Vorschuss erscheint nicht im Lohnausweis, solange keine Differenz beim Arbeitnehmer verbleibt.
- GA oder Halbtax auf den Arbeitgeber ausgestellt: Ein Generalabonnement oder Halbtax-Abo, das auf den Arbeitgeber lautet und ausschliesslich geschäftlich genutzt wird, muss nicht deklariert werden. Wird es auch privat genutzt, ist der Privatanteil als Lohn in Ziffer 2.3 zu erfassen.
In der Praxis empfiehlt es sich, die Zahlungsflüsse sauber zu dokumentieren. Sobald ein Betrag über das Lohnkonto des Arbeitnehmers läuft oder dem Arbeitnehmer persönlich erstattet wird, besteht grundsätzlich Deklarationspflicht in Ziffer 13 – unabhängig davon, ob es sich um geschäftliche Auslagen handelt.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalbetrag in Ziffer 13.1 eingetragen statt nur Kreuz
Bei genehmigtem Spesenreglement darf in Ziffer 13.1 ausschliesslich ein Kreuz gesetzt werden. Wird stattdessen ein Betrag eingetragen, widerspricht dies der ESTV-Wegleitung und führt bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers zu Rückfragen. Korrektur: Betrag entfernen, nur Kreuz setzen und sicherstellen, dass das Reglement aktuell genehmigt ist.
Fehler 2: Effektivspesen in Ziffer 13.1 statt 13.2 deklariert
Einzelbelege für Hotels, Flüge oder Bahntickets gehören mit dem Gesamtbetrag in Ziffer 13.2. Werden sie fälschlicherweise unter 13.1 erfasst, fehlt der Steuerverwaltung die Betragsangabe und das genehmigte Reglement deckt diese Posten nicht ab. Der Lohnausweis muss korrigiert und neu ausgestellt werden.
Fehler 3: Überschreitung der ESTV-Ansätze nicht als Lohn deklariert
Erstattet der Arbeitgeber beispielsweise CHF 0.85 pro Kilometer statt der zulässigen CHF 0.75, muss die Differenz von CHF 0.10/km als Lohn in Ziffer 1 erscheinen. Unterbleibt dies, drohen Nachforderungen bei der AHV und Korrekturen bei der direkten Bundessteuer. Die Lohnbuchhaltung sollte die ESTV-Ansätze jährlich prüfen.
Fehler 4: Firmenkreditkarten-Ausgaben doppelt erfasst
Wenn der Arbeitgeber die Kreditkartenabrechnung direkt bezahlt und denselben Betrag zusätzlich in Ziffer 13.2 deklariert, entsteht eine fehlerhafte Doppelerfassung. Dies erhöht das deklarierte Einkommen des Arbeitnehmers zu Unrecht. Zahlungen, die nie über das Konto des Arbeitnehmers laufen, gehören nicht in den Lohnausweis.
Fehler 5: Kein Kreuz in 13.1 trotz genehmigtem Spesenreglement
Verfügt der Arbeitgeber über ein genehmigtes Spesenreglement und zahlt Pauschalen aus, muss zwingend ein Kreuz in Ziffer 13.1 gesetzt werden. Fehlt dieses Kreuz, geht die Steuerverwaltung davon aus, dass kein Reglement vorliegt, und kann die Pauschalen als Lohn qualifizieren. Das Reglement sollte in der Lohnbuchhaltung hinterlegt und bei jedem Jahresabschluss geprüft werden.
05.Häufige Fragen
Wie deklariere ich eine Kombination aus Pauschalspesen und Effektivspesen im Lohnausweis?
Setzen Sie in Ziffer 13.1 ein Kreuz für die Pauschalspesen gemäss genehmigtem Reglement. Die zusätzlich erstatteten Effektivspesen tragen Sie mit dem Gesamtbetrag in Ziffer 13.2 ein. Voraussetzung ist, dass das genehmigte Spesenreglement beide Erstattungsarten explizit regelt und keine Doppelvergütung für denselben Aufwand entsteht.
Muss die Kilometerpauschale von CHF 0.75 im Lohnausweis als Betrag erscheinen?
Das hängt davon ab, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Mit Reglement genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1 ohne Betragsangabe. Ohne genehmigtes Reglement wird der ausbezahlte Gesamtbetrag in Ziffer 13.2 eingetragen. In beiden Fällen darf der Ansatz CHF 0.75/km nicht übersteigen.
Was passiert, wenn der Lohnausweis bei den Reisekosten falsch ausgefüllt ist?
Die Steuerverwaltung kann den Arbeitgeber zur Korrektur auffordern und einen berichtigten Lohnausweis verlangen. Beim Arbeitnehmer kann es zu Nachveranlagungen kommen. Bei systematischen Fehlern drohen dem Arbeitgeber zudem AHV-Nachforderungen auf nicht deklarierten Lohnbestandteilen.
Gehört ein vom Arbeitgeber bezahltes GA in den Lohnausweis?
Ein GA, das auf den Arbeitgeber lautet und ausschliesslich geschäftlich genutzt wird, muss nicht deklariert werden. Wird es auch privat genutzt, ist der Privatanteil in Ziffer 2.3 als Gehaltsnebenleistung zu erfassen. Die ESTV akzeptiert in der Regel eine pauschale Aufteilung gemäss Wegleitung.
Müssen Tagespauschalen für Verpflegung separat im Lohnausweis aufgeführt werden?
Nein, Verpflegungspauschalen bis CHF 30 pro Tag werden nicht separat ausgewiesen. Sie fallen unter die Pauschalspesen in Ziffer 13.1, sofern ein genehmigtes Reglement vorliegt. Ohne Reglement sind sie Teil des Betrags in Ziffer 13.2. Eine Aufschlüsselung nach Spesenart verlangt der Lohnausweis nicht.
Ab wann gilt die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75 für den Lohnausweis 2026?
Die Erhöhung von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer gilt ab dem 1. Januar 2026 und ist erstmals im Lohnausweis für das Steuerjahr 2026 relevant. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem alten Ansatz von CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht neu eingereicht werden.