Reisekostenabrechnung im Lohnausweis: Deklaration und Steuerfolgen
Erstattete Reisekosten müssen im Schweizer Lohnausweis korrekt deklariert werden, damit sie steuerfrei bleiben. Die zentrale Unterscheidung betrifft die Art der Erstattung: Effektive Spesen gegen Beleg und Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement werden unter Ziffer 13 ausgewiesen, während nicht reglementskonforme Pauschalen als steuerpflichtiger Lohn gelten.
Die korrekte Zuordnung entscheidet darüber, ob Arbeitnehmende die Beträge in der Steuererklärung nochmals geltend machen können und ob der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge darauf abrechnen muss. Fehler fallen regelmässig bei Lohnsteuerprüfungen auf und führen zu Nachforderungen für beide Seiten.
01.Ziffer 13 im Lohnausweis: Aufbau und Bedeutung für Reisekosten
Ziffer 13 des Lohnausweises ist der zentrale Ort für die Deklaration von Spesenentschädigungen. Sie gliedert sich in mehrere Unterziffern, die jeweils eine bestimmte Art der Erstattung abbilden. Für Reisekosten sind vor allem die Ziffern 13.1.1, 13.1.2 und 13.2 relevant. Die Wegleitung zum Lohnausweis der ESTV (ab 1.1.2026) definiert verbindlich, welche Beträge wohin gehören.
Zuordnung von Reisekosten zu den Ziffern des Lohnausweises
Werden Reisekosten weder unter Ziffer 13.1.1 noch unter 13.1.2 korrekt deklariert, behandelt die Steuerbehörde die Beträge als Lohnbestandteil. Sie erscheinen dann unter Ziffer 1 (Lohn) und sind vollständig steuer- und sozialversicherungspflichtig. Für Arbeitnehmende bedeutet das ein höheres steuerbares Einkommen, für den Arbeitgeber zusätzliche AHV/IV/EO-Beiträge.
02.Pauschalspesen und effektive Spesen: Unterschiede im Lohnausweis
Die Unterscheidung zwischen Pauschalspesen und effektiven Spesen ist für die Lohnausweis-Deklaration entscheidend. Beide Varianten sind zulässig, unterliegen aber unterschiedlichen Anforderungen an Dokumentation und Genehmigung. Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber die Pflicht, notwendige Auslagen zu ersetzen. Wie er dies tut, beeinflusst die steuerliche Behandlung.
- Effektive Spesen (Ziffer 13.1.1): Der Arbeitgeber erstattet die tatsächlich angefallenen Reisekosten gegen Originalbeleg. Typische Positionen sind Bahntickets, Hotelrechnungen oder Mietwagenkosten. Diese Beträge sind im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 als Gesamtsumme auszuweisen. Sie sind steuerfrei, sofern der geschäftliche Anlass dokumentiert ist.
- Pauschalspesen (Ziffer 13.1.2): Der Arbeitgeber zahlt einen fixen monatlichen oder jährlichen Betrag für Reisekosten, unabhängig von den tatsächlichen Auslagen. Voraussetzung: Ein Spesenreglement, das von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wurde und inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entspricht (Präzisierung 2026). Nur dann erscheint der Betrag unter Ziffer 13.1.2 und bleibt steuerfrei.
- Kombination beider Varianten: Viele Unternehmen kombinieren Pauschalen für Kleinspesen (z. B. CHF 20.– pro Tag) und Verpflegung (CHF 30.– pro Tag) mit effektiver Erstattung für grössere Positionen wie Flüge oder Hotels. Im Lohnausweis werden die Pauschalanteile unter 13.1.2 und die effektiven Anteile unter 13.1.1 separat ausgewiesen.
Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin erhält monatlich CHF 500.– Autopauschale gemäss genehmigtem Reglement sowie effektive Hotelkosten gegen Beleg. Im Lohnausweis erscheinen CHF 6000.– unter Ziffer 13.1.2 und die Summe der Hotelbelege unter Ziffer 13.1.1. Beide Beträge sind steuerfrei. Hätte das Unternehmen kein genehmigtes Reglement, würden die CHF 6000.– Autopauschale unter Ziffer 1 als Lohn deklariert und wären steuer- sowie AHV-pflichtig.
Reisekosten korrekt erfassen und für den Lohnausweis aufbereiten mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Massgebende Ansätze für Reisekosten im Lohnausweis 2026
Die ESTV und die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) legen die Ansätze fest, die im Lohnausweis als steuerfreie Spesen anerkannt werden. Ab 1. Januar 2026 gelten aktualisierte Werte. Werden diese Ansätze überschritten, ist der übersteigende Betrag als Lohnbestandteil zu deklarieren.
Steuerfreie Reisekosten-Ansätze 2026 gemäss ESTV
Übersteigt eine Pauschale den ESTV-Ansatz, muss der Arbeitgeber die Differenz unter Ziffer 1 als Lohn deklarieren. Zahlt ein Unternehmen beispielsweise CHF 1.00 pro Kilometer statt CHF 0.75, sind CHF 0.25 pro Kilometer steuerpflichtiger Lohn. Bei 15 000 gefahrenen Kilometern ergibt das CHF 3750.– zusätzliches steuerbares Einkommen für den Arbeitnehmenden.
04.Worauf Steuerbehörden bei Lohnsteuerprüfungen achten
Lohnsteuerprüfungen (auch Arbeitgeberkontrolle genannt) finden in der Regel alle drei bis fünf Jahre statt. Die Prüfer kontrollieren dabei systematisch, ob die Deklaration unter Ziffer 13 den tatsächlichen Verhältnissen entspricht. Reisekosten gehören zu den am häufigsten beanstandeten Positionen, weil hier die Abgrenzung zwischen geschäftlichem und privatem Aufwand oft unklar ist.
- Genehmigung des Spesenreglements: Die Prüfer verlangen den Nachweis, dass das Spesenreglement von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wurde. Fehlt die Genehmigung, werden sämtliche Pauschalspesen rückwirkend als Lohn aufgerechnet.
- Belegpflicht bei effektiven Spesen: Für unter Ziffer 13.1.1 deklarierte Beträge müssen Originalbelege vorhanden sein. Fehlende oder unvollständige Belege führen dazu, dass die entsprechenden Beträge als Lohn qualifiziert werden.
- Plausibilität der Pauschalen: Auch bei genehmigtem Reglement prüfen die Behörden, ob die Höhe der Pauschalen im Verhältnis zur Funktion und Reisetätigkeit plausibel ist. Eine Autopauschale von CHF 800.– monatlich für eine Mitarbeitende ohne Aussendienst wird hinterfragt.
- Doppelbezug: Die Prüfer achten darauf, ob Arbeitnehmende gleichzeitig Pauschalen und effektive Erstattungen für dieselbe Kostenart erhalten. Solche Doppelbezüge werden als verdeckter Lohn behandelt.
Nachforderungen aus Lohnsteuerprüfungen betreffen sowohl die Einkommenssteuer der Arbeitnehmenden als auch die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers. Die AHV-Ausgleichskasse kann Beiträge bis zu fünf Jahre rückwirkend nachfordern. Für den Arbeitgeber kommen Verzugszinsen und gegebenenfalls Ordnungsbussen hinzu.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen ohne genehmigtes Spesenreglement auszahlen
Viele KMU zahlen monatliche Spesenpauschalen aus, ohne je ein Spesenreglement bei der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht zu haben. Bei einer Lohnsteuerprüfung werden diese Beträge rückwirkend als Lohn aufgerechnet. Die Folge sind Nachzahlungen bei Einkommenssteuer und AHV/IV/EO-Beiträgen für bis zu fünf Jahre.
Fehler 2: Effektive Spesen und Pauschalen für dieselbe Kostenart kombinieren
Erhält ein Arbeitnehmer eine Autopauschale und reicht gleichzeitig Tankbelege zur Erstattung ein, liegt ein Doppelbezug vor. Die Steuerbehörde behandelt den überschüssigen Betrag als verdeckten Lohn. Im Spesenreglement muss klar geregelt sein, welche Kosten pauschal und welche effektiv abgerechnet werden.
Fehler 3: Überhöhte Kilometerpauschale nicht als Lohn deklarieren
Unternehmen, die mehr als CHF 0.75 pro Kilometer erstatten, müssen die Differenz unter Ziffer 1 als Lohn ausweisen. Wird dies unterlassen, drohen bei der nächsten Prüfung Nachforderungen. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 bleiben gültig, aber Ansätze über CHF 0.75 erfordern eine Lohndeklaration der Differenz.
Fehler 4: Privatanteile bei Geschäftsfahrzeugen nicht korrekt abgrenzen
Steht ein Geschäftsfahrzeug auch privat zur Verfügung, muss der Privatanteil von mindestens 0,9 Prozent des Kaufpreises pro Monat unter Ziffer 2.2 als Naturallohn deklariert werden. Wird dieser Privatanteil vergessen, fehlt im Lohnausweis ein steuerbarer Lohnbestandteil, was bei Prüfungen regelmässig auffällt.
Fehler 5: Fehlende oder unvollständige Belege bei effektiven Spesen
Unter Ziffer 13.1.1 deklarierte Beträge müssen durch Originalbelege nachgewiesen werden können. Kreditkartenabrechnungen allein genügen nicht als Beleg. Fehlen die Belege, wird der Betrag als Lohn umqualifiziert. Arbeitgeber sollten eine lückenlose Belegablage sicherstellen und Fristen für die Einreichung im Spesenreglement festlegen.
06.Häufige Fragen
Muss ich als Arbeitnehmer erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben?
Unter Ziffer 13 deklarierte Reisekosten sind bereits im Lohnausweis ausgewiesen und müssen in der Steuererklärung nicht separat angegeben werden. Sie sind steuerfrei, sofern sie korrekt deklariert sind. Erscheinen Reisekostenerstattungen hingegen unter Ziffer 1 als Lohn, sind sie steuerpflichtiges Einkommen.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber kein genehmigtes Spesenreglement hat?
Ohne genehmigtes Reglement dürfen Pauschalspesen nicht unter Ziffer 13.1.2 ausgewiesen werden. Sie gelten als Lohnbestandteil und werden unter Ziffer 1 deklariert. Effektive Spesen gegen Beleg können weiterhin unter Ziffer 13.1.1 steuerfrei erstattet werden, auch ohne genehmigtes Reglement.
Wie wird die Kilometerpauschale von CHF 0.75 im Lohnausweis behandelt?
Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 2026) wird bei effektiver Abrechnung unter Ziffer 13.1.1 ausgewiesen. Bei pauschaler Abrechnung über ein genehmigtes Reglement erscheint sie unter Ziffer 13.1.2. In beiden Fällen ist der Betrag bis zur Höhe des ESTV-Ansatzes steuerfrei.
Können Reisekosten auch unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises erscheinen?
Ziffer 2.3 betrifft unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort, etwa ein GA oder ein Halbtax auf Kosten des Arbeitgebers. Geschäftliche Reisekosten gehören nicht unter Ziffer 2.3, sondern unter Ziffer 13. Die Abgrenzung ist wichtig, weil Ziffer 2.3 den Berufsauslagenabzug des Arbeitnehmenden beeinflusst.
Wie lange muss der Arbeitgeber Spesenbelege für den Lohnausweis aufbewahren?
Gemäss den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten müssen Geschäftsunterlagen, einschliesslich Spesenbelege, mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Da AHV-Nachforderungen bis zu fünf Jahre rückwirkend möglich sind, ist eine lückenlose Archivierung für mindestens diesen Zeitraum zwingend.
Muss der Lohnausweis bei einem Wechsel von Pauschal- auf Effektivspesen angepasst werden?
Ja. Wechselt ein Unternehmen unterjährig die Abrechnungsmethode, müssen die Beträge im Lohnausweis anteilig unter den jeweiligen Ziffern ausgewiesen werden. Der Pauschalteil erscheint unter 13.1.2, der effektive Teil unter 13.1.1. Ein Vermerk unter Ziffer 13.3 ist empfehlenswert.