Reisekosten im Lohnausweis: Ziffer 13, Pauschalen und Deklaration
Reisekostenerstattungen gehören in Lohnausweis Ziffer 13: Effektive Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen in Ziffer 13.1.1 – nur ein Kreuz, wenn die Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind, sonst mit Betrag –, Pauschalspesen für Zeitabschnitte immer mit Betrag in Ziffer 13.2. Die korrekte Zuordnung ist für HR-Abteilungen und Lohnbuchhalter zentral, weil Fehler bei der Deklaration zu Nachforderungen bei Steuern und Sozialversicherungen führen können. Grundlage bildet die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV in der Ausgabe 2026.
01.Welche Reisekostenerstattungen in den Lohnausweis gehören
Grundsätzlich müssen Spesenvergütungen des Arbeitgebers im Lohnausweis erscheinen – auch Auslagen, die über Unternehmenskreditkarten bezahlt werden. Die Wegleitung der ESTV unterscheidet dabei zwischen effektiven Spesen inklusive Einzelfallpauschalen (Ziffer 13.1) und Pauschalspesen für Zeitabschnitte (Ziffer 13.2). Entscheidend für die Art der Angabe ist, ob die Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind und ob ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
- Effektive Spesen innerhalb von Rz 52: Werden Übernachtung, Bahn und Flug gegen Beleg vergütet, Hauptmahlzeiten mit höchstens CHF 30 pauschal bzw. in der Regel höchstens CHF 35 effektiv, das Privatauto mit höchstens CHF 0.75/km und Kleinspesen gegen Beleg oder bis CHF 20 pro Tag, genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 – auch ohne Reglement.
- Effektive Spesen über Rz 52: Sind die Vorgaben von Rz 52 nicht erfüllt und liegt kein genehmigtes Reglement vor, sind die effektiv vergüteten Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen betragsmässig in Ziffer 13.1.1 anzugeben (Rz 53).
- Pauschalspesen für Zeitabschnitte: Monatliche oder jährliche Pauschalen, etwa für Auto- oder Repräsentationsspesen, sind immer betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben – auch mit genehmigtem Reglement. Sie müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
- Genehmigtes Spesenreglement: Mit einem vom Sitzkanton genehmigten Reglement sind nur die Pauschalspesen (Ziffer 13.2) betragsmässig anzugeben. In Ziffer 15 kommt der Genehmigungsvermerk hinzu; ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 entfällt dann.
- Übersetzte Erstattungen: Liegen Erstattungen über den tatsächlichen Auslagen, können Steuerbehörde und AHV-Ausgleichskasse den übersetzten Teil als Lohn aufrechnen.
Ein Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt im Jahr 2026 insgesamt 12 000 km mit dem Privatfahrzeug. Der Arbeitgeber erstattet CHF 0.80/km, also CHF 9 600, und hat kein genehmigtes Spesenreglement. Weil der Ansatz über den CHF 0.75/km von Rz 52 liegt, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht: Die effektiv vergüteten Reisespesen sind betragsmässig anzugeben (Rz 53). Deckt der höhere Ansatz keine entsprechend höheren Fahrzeugkosten, kann die Differenz von CHF 600 (12 000 km × CHF 0.05) als Lohn aufgerechnet werden.
02.Ziffer 13.1 vs. 13.2: Unterschiede und Kombination
Die Ziffern 13.1 und 13.2 im Lohnausweis dienen unterschiedlichen Zwecken. Die Unterscheidung ist nicht optional, sondern durch die ESTV-Wegleitung verbindlich vorgegeben. Wer beide Ziffern verwechselt, riskiert Rückfragen der Steuerbehörden und Korrekturaufforderungen.
Vergleich Ziffer 13.1 und 13.2 im Lohnausweis
Eine Kombination beider Ziffern ist zulässig und in der Praxis häufig. Ein Reglement kann beispielsweise eine monatliche Pauschale für Kleinspesen vorsehen (Betrag in Ziffer 13.2), während Übernachtungen und Flüge effektiv gegen Beleg erstattet werden (Ziffer 13.1.1). Wichtig ist, dass dieselben Auslagen nicht doppelt vergütet werden.
Wichtig: Bereits genehmigte Reglemente mit einer Kilometerpauschale von CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht allein wegen der Erhöhung auf CHF 0.75 per 2026 neu eingereicht werden. Der Arbeitgeber kann den neuen Ansatz anwenden, ohne eine erneute Genehmigung einzuholen.
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Mehr erfahren →03.Was nicht in den Lohnausweis muss
Nicht jede reisebezogene Zahlung des Arbeitgebers erscheint im Lohnausweis. Entscheidend ist, ob dem Arbeitnehmer Spesen vergütet werden. Spesenauslagen, die der Arbeitnehmer mit einer Unternehmenskreditkarte bezahlt, gelten nach Rz 52 der Wegleitung allerdings ebenfalls als effektive Spesenvergütungen.
- Direktzahlungen an Hotels und Fluggesellschaften: Bucht und bezahlt der Arbeitgeber Hotel oder Flug direkt, fliesst dem Arbeitnehmer kein Geld zu. Diese Kosten gehören nicht in den Lohnausweis, sondern werden in der Buchhaltung des Arbeitgebers als Geschäftsaufwand verbucht.
- Firmenkreditkarte: Auch Spesenauslagen, die über eine Unternehmenskreditkarte bezahlt werden, gehören zu den effektiven Spesenvergütungen (Rz 52). Sind die Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1; andernfalls ist ohne genehmigtes Reglement der Betrag anzugeben.
- Reisevorschüsse mit vollständiger Rückzahlung: Erhält der Arbeitnehmer einen Vorschuss für eine Geschäftsreise und rechnet diesen vollständig mit Belegen ab, handelt es sich um einen durchlaufenden Posten. Der Vorschuss erscheint nicht im Lohnausweis, solange keine Differenz beim Arbeitnehmer verbleibt.
- GA oder Halbtax auf den Arbeitgeber ausgestellt: Ein Generalabonnement oder Halbtax-Abo, das auf den Arbeitgeber lautet und ausschliesslich geschäftlich genutzt wird, muss nicht deklariert werden. Wird es auch privat genutzt, ist der Privatanteil als Lohn in Ziffer 2.3 zu erfassen.
In der Praxis empfiehlt es sich, die Zahlungsflüsse sauber zu dokumentieren. Sobald ein Betrag über das Lohnkonto des Arbeitnehmers läuft oder dem Arbeitnehmer persönlich erstattet wird, besteht grundsätzlich Deklarationspflicht in Ziffer 13 – unabhängig davon, ob es sich um geschäftliche Auslagen handelt.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreuz bei 13.1.1 trotz genehmigtem Spesenreglement
Liegt ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement vor, wird bei Ziffer 13.1.1 kein Kreuz gesetzt. Stattdessen ist in Ziffer 15 der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am … genehmigt» anzubringen, und nur die Pauschalspesen erscheinen betragsmässig in Ziffer 13.2. Prüfen Sie das bei jedem Lohnausweislauf.
Fehler 2: Monatspauschalen nur angekreuzt statt mit Betrag deklariert
Pauschalspesen für Zeitabschnitte, etwa eine monatliche Auto- oder Repräsentationspauschale, sind immer betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben – auch mit genehmigtem Reglement. Das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 gilt nur für effektive Spesen und Einzelfallpauschalen nach Rz 52. Fehlt der Betrag, muss der Lohnausweis korrigiert werden.
Fehler 3: Spesen über Rz 52 ohne Betragsangabe
Erstattet der Arbeitgeber beispielsweise CHF 0.85 pro Kilometer statt höchstens CHF 0.75 und hat er kein genehmigtes Reglement, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht: Die effektiv vergüteten Reisespesen sind betragsmässig anzugeben (Rz 53). Übersteigt der Ansatz die tatsächlichen Kosten, kann die Differenz zudem als Lohn aufgerechnet werden, mit Nachforderungen bei Steuern und AHV.
Fehler 4: Firmenkreditkarten-Ausgaben nicht berücksichtigt
Spesenauslagen, die über eine Unternehmenskreditkarte bezahlt werden, gelten nach Rz 52 als effektive Spesenvergütungen. Sie gehören in die Beurteilung, ob die Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind, und sind sonst ohne genehmigtes Reglement betragsmässig in Ziffer 13.1.1 anzugeben. Doppelt erfasst werden dürfen sie aber nicht, etwa zusätzlich über eine Spesenabrechnung.
Fehler 5: Verpflegungspauschale pro Tag statt pro Hauptmahlzeit
Die CHF 30 nach Rz 52 gelten pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen), nicht pro Tag. Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig, und Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit. Wer Verpflegung pro Arbeitstag pauschal auszahlt, erfüllt die Vorgaben von Rz 52 nicht.
05.Häufige Fragen
Wie deklariere ich eine Kombination aus Pauschalspesen und Effektivspesen im Lohnausweis?
Effektive Spesen gehören in Ziffer 13.1.1 – mit Kreuz, wenn die Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind, sonst mit Betrag. Pauschalen für Zeitabschnitte, etwa eine monatliche Pauschale, tragen Sie immer betragsmässig in Ziffer 13.2 ein. Mit genehmigtem Spesenreglement sind nur die Pauschalspesen betragsmässig anzugeben, und in Ziffer 15 ist der Genehmigungsvermerk anzubringen. Wichtig bleibt, dass keine Doppelvergütung für denselben Aufwand entsteht.
Muss die Kilometerpauschale von CHF 0.75 im Lohnausweis als Betrag erscheinen?
Nein, solange alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind: Bei höchstens CHF 0.75/km genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Liegt die Entschädigung darüber und fehlt ein genehmigtes Reglement, ist der Betrag der effektiv vergüteten Reisespesen anzugeben (Rz 53). Wird das Privatfahrzeug mit einem festen Monats- oder Jahresbetrag entschädigt, gehört dieser als pauschale Autospesen betragsmässig in Ziffer 13.2.2.
Was passiert, wenn der Lohnausweis bei den Reisekosten falsch ausgefüllt ist?
Die Steuerverwaltung kann den Arbeitgeber zur Korrektur auffordern und einen berichtigten Lohnausweis verlangen. Beim Arbeitnehmer kann es zu Nachveranlagungen kommen. Bei systematischen Fehlern drohen dem Arbeitgeber zudem AHV-Nachforderungen auf nicht deklarierten Lohnbestandteilen.
Gehört ein vom Arbeitgeber bezahltes GA in den Lohnausweis?
Ein GA, das auf den Arbeitgeber lautet und ausschliesslich geschäftlich genutzt wird, muss nicht deklariert werden. Wird es auch privat genutzt, ist der Privatanteil in Ziffer 2.3 als Gehaltsnebenleistung zu erfassen. Die ESTV akzeptiert in der Regel eine pauschale Aufteilung gemäss Wegleitung.
Müssen Verpflegungspauschalen separat im Lohnausweis aufgeführt werden?
Nein. Eine Pauschale von höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) ist eine Einzelfallpauschale nach Rz 52; sind alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1, auch ohne Reglement. Andernfalls ist ohne genehmigtes Reglement der Gesamtbetrag der Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen in Ziffer 13.1.1 anzugeben, ohne Aufschlüsselung nach Mahlzeit. Monatliche Verpflegungspauschalen gehören dagegen betragsmässig in Ziffer 13.2.
Ab wann gilt die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75 für den Lohnausweis 2026?
Die Erhöhung von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer gilt ab dem 1. Januar 2026 und ist erstmals im Lohnausweis für das Steuerjahr 2026 relevant. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem alten Ansatz von CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht neu eingereicht werden.