MWST-Behandlung von Reisekosten: Sätze, Vorsteuer und Buchung
Reisekosten werden je nach Kategorie unterschiedlich besteuert – Zug und Taxi 8.1%, Hotel 3.8%, Flug 0%; der Vorsteuerabzug ist nur auf Schweizer MWST mit MWST-Beleg möglich. Für die korrekte Verbuchung und den Vorsteuerabzug müssen Buchhalterinnen und Buchhalter jeden Reisekostenbeleg dem richtigen MWST-Satz zuordnen. Diese Seite zeigt die geltenden Sätze gemäss MWSTG, die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug und den Umgang mit gemischten Belegen.
01.MWST-Sätze auf Reisekostenbelege
Das Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG) kennt drei Steuersätze: den Normalsatz (8.1%), den Sondersatz für Beherbergung (3.8%) und den reduzierten Satz (2.6%). Bei Reisekosten kommen primär der Normalsatz und der Sondersatz zur Anwendung. Flüge sind gemäss Art. 23 Abs. 2 Ziff. 8 MWSTG von der Steuer befreit, da der grenzüberschreitende Luftverkehr als Ausfuhrleistung gilt.
MWST-Sätze auf typische Reisekostenkategorien (Stand 2026)
Hotelrechnungen enthalten häufig mehrere MWST-Sätze auf einem Beleg: Die Übernachtung wird mit 3.8% besteuert, das Frühstück und die Minibar hingegen mit 8.1%. Seriöse Hotels weisen diese Positionen getrennt aus. Fehlt die Aufschlüsselung, sollte der Beleg beim Hotel nachgefordert werden, da sonst der Vorsteuerabzug auf dem Frühstücksanteil verloren gehen kann.
02.Wann ist der Vorsteuerabzug auf Reisekosten zulässig?
Der Vorsteuerabzug auf Reisekosten ist an vier kumulative Voraussetzungen geknüpft. Fehlt eine davon, entfällt der Abzug vollständig für den betreffenden Beleg. Die Grundlage bildet Art. 28 MWSTG.
- MWST-pflichtiges Unternehmen: Nur wer im MWST-Register eingetragen ist und steuerpflichtige Leistungen erbringt, darf Vorsteuer geltend machen. Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 100'000 sind grundsätzlich von der MWST-Pflicht befreit, können sich aber freiwillig eintragen lassen.
- Geschäftliche Veranlassung: Die Reise muss betrieblich begründet sein. Bei gemischt genutzten Reisen (z.B. Geschäftsreise mit angehängten Ferientagen) ist der Vorsteuerabzug nur auf den geschäftlichen Anteil zulässig. Der private Anteil muss herausgerechnet werden.
- Formgültiger Beleg mit MWST-Angaben: Der Beleg muss den Namen und die UID-Nummer (MWST-Nummer) des Leistungserbringers, das Datum, die Art der Leistung, den Gesamtbetrag und den MWST-Satz oder MWST-Betrag enthalten. Bei Beträgen bis CHF 400 genügt ein vereinfachter Beleg ohne Empfängerangabe (Art. 26 Abs. 2 MWSTG).
- Schweizer MWST: Nur auf Belegen mit Schweizer MWST ist ein Vorsteuerabzug in der Schweizer MWST-Abrechnung möglich. Ausländische Mehrwertsteuer (z.B. deutsche Umsatzsteuer auf einem Hotelbeleg in München) kann nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Für die Rückerstattung ausländischer MWST gelten separate Verfahren im jeweiligen Land.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter reist mit dem Zug von Zürich nach Bern (CHF 51.00 inkl. 8.1% MWST). Das Unternehmen ist MWST-pflichtig, die Reise ist geschäftlich, und das SBB-Ticket weist die MWST aus. Der Vorsteuerabzug beträgt CHF 3.83 (CHF 51.00 / 108.1 x 8.1). Ohne MWST-Ausweis auf dem Ticket entfällt dieser Abzug.
Reisekosten mit korrekter MWST-Zuordnung erfassen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Besonderheit Flugtickets: Steuerbefreit, aber absetzbar
Flugtickets nehmen bei der MWST-Behandlung eine Sonderstellung ein. Gemäss Art. 23 Abs. 2 Ziff. 8 MWSTG sind Beförderungsleistungen im grenzüberschreitenden Luftverkehr von der Steuer befreit. Das gilt sowohl für internationale Flüge als auch für Inlandflüge, sofern sie Teil einer internationalen Beförderung sind. Der MWST-Satz beträgt 0%.
Da auf dem Flugticket keine Schweizer MWST anfällt, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Es gibt schlicht keine Vorsteuer, die geltend gemacht werden könnte. Dieser Umstand wird in der Praxis häufig missverstanden: Die Steuerbefreiung bedeutet nicht, dass der Flug steuerlich irrelevant ist.
Für die Gewinnsteuer bleibt das Flugticket vollumfänglich als Betriebsaufwand absetzbar, sofern die Reise geschäftlich veranlasst ist. Die Kosten werden zum Nettobetrag (gleich Bruttobetrag, da 0% MWST) als Reisekosten verbucht. Auch Flughafentaxen und Treibstoffzuschläge, die im Ticketpreis enthalten sind, fallen unter die Steuerbefreiung.
Vergleich: Flugticket vs. Zugticket (MWST-Behandlung)
04.Buchung gemischter Reisekostenbelege
Geschäftsreisen erzeugen regelmässig Belege, die mehrere MWST-Sätze enthalten. Eine Hotelrechnung kann Übernachtung (3.8%), Frühstück (8.1%), Parkgebühren (8.1%) und allenfalls steuerbefreite Leistungen auf einem einzigen Dokument ausweisen. Für den korrekten Vorsteuerabzug muss jede Position dem richtigen MWST-Satz zugeordnet werden.
Die Aufschlüsselung erfolgt in drei Schritten: Zuerst wird der Bruttobetrag jeder Position dem zugehörigen MWST-Satz zugeordnet. Dann wird der Nettobetrag berechnet (Brutto / (100 + MWST-Satz) x 100). Schliesslich ergibt die Differenz zwischen Brutto und Netto den Vorsteuerbetrag. Die Summe aller Positionen muss mit dem Gesamtbetrag auf dem Beleg übereinstimmen.
Beispiel: Aufschlüsselung einer Hotelrechnung (CHF)
In der Buchhaltung werden die Nettobeiträge auf die entsprechenden Aufwandkonten gebucht (z.B. Konto 6800 Reisekosten oder 6810 Übernachtungskosten), die Vorsteuerbeträge auf das Vorsteuerkonto (Konto 1170 oder 1171). Wer mit der Saldosteuersatzmethode abrechnet, verbucht die Bruttobeträge ohne Vorsteuerabzug. Bei Pauschalspesen ohne Einzelbelege entfällt der Vorsteuerabzug grundsätzlich, da kein formgültiger MWST-Beleg vorliegt.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Ausländische MWST als Vorsteuer geltend machen
Belege aus dem Ausland (z.B. ein Hotelbeleg aus Deutschland mit 19% Umsatzsteuer) werden fälschlicherweise in die Schweizer MWST-Abrechnung aufgenommen. Die ESTV akzeptiert nur Schweizer MWST als Vorsteuer. Ausländische Mehrwertsteuer muss über das Rückerstattungsverfahren im jeweiligen Land zurückgefordert werden.
Fehler 2: Vorsteuerabzug auf Flugtickets buchen
Da Flugtickets 0% MWST tragen, gibt es keine Vorsteuer zum Abziehen. Wird trotzdem ein fiktiver Vorsteuerbetrag gebucht, führt dies bei einer MWST-Revision zu Nachforderungen und allenfalls Verzugszinsen. Flugkosten sind korrekt zum vollen Betrag als Aufwand ohne Vorsteuer zu verbuchen.
Fehler 3: Hotelrechnung pauschal mit 8.1% verbuchen
Die Übernachtung unterliegt dem Sondersatz von 3.8%, nicht dem Normalsatz. Wer die gesamte Hotelrechnung mit 8.1% verbucht, zieht auf dem Übernachtungsanteil zu viel Vorsteuer ab. Bei einer Kontrolle wird die Differenz nachgefordert. Die korrekte Aufschlüsselung nach Positionen ist zwingend.
Fehler 4: Kreditkartenbeleg statt Originalrechnung verwenden
Ein Kreditkartenbeleg enthält in der Regel weder die MWST-Nummer des Leistungserbringers noch den MWST-Satz. Er erfüllt damit nicht die Anforderungen an einen formgültigen MWST-Beleg gemäss Art. 26 MWSTG. Für den Vorsteuerabzug ist immer die Originalquittung oder Rechnung des Anbieters erforderlich.
Fehler 5: Vorsteuerabzug bei Pauschalspesen beanspruchen
Werden Reisekosten pauschal vergütet (z.B. CHF 30 Verpflegungspauschale pro Tag), liegt kein Einzelbeleg mit MWST-Ausweis vor. Ein Vorsteuerabzug ist in diesem Fall nicht zulässig. Der Pauschalbetrag wird brutto als Personalaufwand verbucht.
06.Häufige Fragen
Was ist der MWST-Satz auf SBB-Tickets?
SBB-Tickets unterliegen dem Normalsatz von 8.1%. Die SBB weist die MWST auf Einzeltickets und Abonnements aus. Beim GA oder Halbtax-Abo wird die MWST auf der Jahresrechnung separat aufgeführt, was den Vorsteuerabzug für MWST-pflichtige Unternehmen ermöglicht.
Kann ich die MWST auf einem ausländischen Hotelbeleg in der Schweiz abziehen?
Nein, ausländische Mehrwertsteuer ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abzugsfähig. Für die Rückerstattung müssen Sie das Erstattungsverfahren im jeweiligen Land nutzen. In der EU-Ländern erfolgt dies über das elektronische Erstattungsverfahren mit Frist bis zum 30. September des Folgejahres.
Wie verbuche ich Uber- oder Bolt-Fahrten in der MWST-Abrechnung?
Fahrdienste wie Uber und Bolt unterliegen dem Normalsatz von 8.1%, sofern der Anbieter in der Schweiz MWST-pflichtig ist. Prüfen Sie, ob auf der Quittung eine Schweizer MWST-Nummer und der Steuerbetrag ausgewiesen sind. Fehlen diese Angaben, ist kein Vorsteuerabzug möglich, auch wenn die Fahrt geschäftlich war.
Ist auf der Kilometerpauschale von CHF 0.75 ein Vorsteuerabzug möglich?
Nein. Die Kilometerpauschale ist eine pauschale Entschädigung ohne MWST-Beleg. Ein Vorsteuerabzug ist nur auf effektiven Treibstoffbelegen mit MWST-Ausweis möglich. Wer die Kilometerpauschale auszahlt, verbucht diese als Personalaufwand ohne Vorsteuer.
Muss ich bei der Saldosteuersatzmethode Reisekosten nach MWST-Satz aufteilen?
Bei der Saldosteuersatzmethode (SSS) entfällt der Vorsteuerabzug vollständig. Sie verbuchen alle Reisekosten zum Bruttobetrag als Aufwand. Eine Aufschlüsselung nach MWST-Satz ist für die MWST-Abrechnung nicht nötig, kann aber für die interne Kostenkontrolle sinnvoll sein.