Reisekosten in der Buchhaltung buchen: Kontenrahmen, MWST und Buchungssätze

Bevor Sie eine Reisekostenabrechnung verbuchen, prüfen Sie, ob es sich tatsächlich um eine Geschäftsreise handelt. Nur Fahrten, die über den regulären Arbeitsweg hinausgehen und geschäftlich veranlasst sind, dürfen als Reiseaufwand gebucht werden. Der tägliche Pendelweg zwischen Wohnort und festem Arbeitsort ist keine Geschäftsreise und gehört nicht in die Kontengruppe 65.

• Geschäftsreise: Fahrt zu einem Kunden, Lieferanten, einer Messe oder einem auswärtigen Projektstandort. Auch Fahrten zwischen zwei Geschäftsstandorten des Arbeitgebers gelten als Geschäftsreise.
• Pendelkosten: Täglicher Arbeitsweg zwischen Wohnort und festem Arbeitsort. Diese Kosten trägt der Arbeitnehmer selbst und kann sie in der privaten Steuererklärung als Berufsauslagen geltend machen.
• Grenzfall Homeoffice: Arbeitet ein Mitarbeitender regelmässig im Homeoffice, kann die Fahrt ins Büro je nach Reglement als Geschäftsreise oder als Pendelweg gelten. Das Spesenreglement muss diese Abgrenzung klar regeln.

Dokumentieren Sie bei Grenzfällen den Geschäftszweck der Reise auf der Spesenabrechnung. Fehlt diese Angabe, kann die Steuerbehörde die Erstattung als verdeckten Lohn qualifizieren, was Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuer nach sich zieht.

Richten Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware die benötigten Unterkonten in der Kontengruppe 65 ein, falls diese noch nicht vorhanden sind. Die Granularität hängt von der Unternehmensgrösse und dem Reisevolumen ab. Für die meisten KMU reichen vier bis fünf Unterkonten aus.

Hinterlegen Sie bei jedem Konto den Standard-MWST-Code. Das reduziert Buchungsfehler im Alltag erheblich. Achten Sie darauf, dass die Konten mit dem Spesenreglement übereinstimmen: Jede im Reglement definierte Kostenart sollte einem eigenen Konto zugeordnet sein.

Prüfen Sie jeden Beleg vor der Verbuchung auf Vollständigkeit. Für den Vorsteuerabzug muss die Quittung den Anforderungen von Art. 26 MWSTG entsprechen: Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung, Betrag inklusive MWST sowie der MWST-Satz müssen ersichtlich sein. Bei Beträgen unter CHF 400.00 genügt eine vereinfachte Rechnung ohne Empfängerangabe.

• Effektive Auslagen mit Beleg: Vorsteuerabzug möglich, sofern der Beleg MWST-konform ist. Den MWST-Code gemäss dem auf dem Beleg ausgewiesenen Satz erfassen (8.1 % Normalsatz oder 3.8 % Sondersatz Beherbergung).
• Pauschalen ohne Beleg: Kein Vorsteuerabzug. Verpflegungspauschale CHF 30.00 pro Tag, Kleinspesenspauschale CHF 20.00 pro Tag und Kilometerpauschale CHF 0.75 pro Kilometer werden brutto gebucht.
• Auslandsbelege: Kein Vorsteuerabzug auf ausländischer MWST. Den Bruttobetrag in CHF umrechnen (Tageskurs oder Monatsmittelkurs der ESTV) und ohne MWST-Code buchen.
• Fehlende oder unleserliche Belege: Ohne gültigen Beleg ist kein Vorsteuerabzug zulässig. Die Auslage kann trotzdem als Aufwand gebucht werden, muss aber mit MWST-Code 0 (ohne Vorsteuer) erfasst werden.

Transportkosten umfassen Bahntickets, Flüge, Taxi, Mietwagen und öffentliche Verkehrsmittel. Buchen Sie diese auf Konto 6500 (Reisespesen Transport). Die MWST-Behandlung hängt davon ab, ob der Transportanbieter in der Schweiz MWST-pflichtig ist und ob ein korrekter Beleg vorliegt.

Bei SBB-Tickets ist zu beachten, dass auf dem Ticket oder der Online-Quittung die MWST separat ausgewiesen sein muss, damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Sammeln Sie bei Online-Buchungen die PDF-Belege systematisch.

Übernachtungskosten werden auf Konto 6520 gebucht. Für Hotelübernachtungen in der Schweiz gilt der MWST-Sondersatz von 3.8 % (Beherbergung). Frühstück und Minibar auf der Hotelrechnung unterliegen dagegen dem Normalsatz von 8.1 %. Achten Sie darauf, dass die Hotelrechnung diese Positionen getrennt ausweist.

Wird die Verpflegungspauschale von CHF 30.00 pro Tag ausbezahlt, entfällt der Vorsteuerabzug vollständig. Reicht der Mitarbeitende stattdessen effektive Restaurantbelege ein, ist der Vorsteuerabzug auf den ausgewiesenen MWST-Betrag möglich. Das Spesenreglement muss festlegen, welche Variante gilt. Eine Mischung beider Methoden am selben Tag ist nicht zulässig.

Nutzt ein Mitarbeitender das Privatfahrzeug für Geschäftsreisen, wird die Entschädigung als Kilometerpauschale auf Konto 6540 gebucht. Ab 1. Januar 2026 beträgt die steuerlich anerkannte Pauschale CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 pro Kilometer brauchen keine neue kantonale Genehmigung, sollten aber bei nächster Gelegenheit aktualisiert werden.

Da die Kilometerpauschale eine Pauschalentschädigung ist, fällt kein Vorsteuerabzug an. Die Spesenabrechnung muss Abfahrtsort, Zielort, Reisezweck und die gefahrenen Kilometer enthalten. Ohne diese Angaben kann die Steuerbehörde die Entschädigung als Lohnbestandteil qualifizieren. Wird ein höherer Ansatz als CHF 0.75 pro Kilometer vergütet, gilt der übersteigende Betrag als Lohn und muss im Lohnausweis unter Ziffer 1 deklariert werden.

Stimmen Sie nach der Verbuchung aller Reisekosten die Vorsteuer ab. Vergleichen Sie die gebuchte Vorsteuer auf den Reisekostenkonten mit den vorhandenen Belegen. Jeder Vorsteuerabzug muss durch einen MWST-konformen Beleg gedeckt sein. Führen Sie diese Abstimmung mindestens quartalsweise durch, idealerweise vor jeder MWST-Abrechnung.

• Vorsteuer ohne Beleg gebucht: Stornieren Sie die Buchung und erfassen Sie den Betrag erneut ohne Vorsteuer. Buchen Sie die Vorsteuerdifferenz auf das Konto 1170 (Vorsteuer) im Haben.
• Falscher MWST-Satz angewendet: Korrigieren Sie den MWST-Code in der Buchung. Bei Hotelrechnungen wird häufig 8.1 % statt 3.8 % gebucht. Die Differenz muss über eine Korrekturbuchung bereinigt werden.
• Pauschale mit Vorsteuer gebucht: Kilometerpauschalen und Verpflegungspauschalen dürfen keine Vorsteuer enthalten. Stornieren Sie die fehlerhafte Buchung und buchen Sie den Bruttobetrag ohne MWST-Code neu.
• Privatanteil nicht ausgebucht: Enthält eine Reisekostenabrechnung private Anteile (z.B. Verlängerung einer Geschäftsreise um private Ferientage), muss der Privatanteil auf ein Verrechnungskonto oder als Lohn gebucht werden.

Dokumentieren Sie jede Korrekturbuchung mit einem Vermerk zum Grund der Korrektur. Bei einer MWST-Revision muss die Steuerbehörde nachvollziehen können, warum eine Buchung geändert wurde. Bewahren Sie korrigierte Belege zusammen mit der ursprünglichen Buchung auf.