bexio-Integration: Freigegebene Spesen als Lieferantenrechnungen direkt in bexio verbuchen
Die bexio-Integration der Spesen App schliesst die Lücke zwischen Spesenerfassung und Buchhaltung. Mitarbeitende fotografieren ihre Belege in der App, die Buchhaltung prüft und gibt frei, und die freigegebenen Spesen landen mit einem Klick in bexio: als Lieferantenrechnung pro Person, mit dem Beleg als Anhang, dem richtigen Buchungskonto und dem passenden MwSt-Code.
Kein Abtippen, keine Belege per Mail, keine doppelte Erfassung. Die Rückerstattung an die Mitarbeitenden läuft danach wie jede andere Lieferantenrechnung über den bexio-Zahlungslauf auf die hinterlegte IBAN.
01.Lieferantenrechnung pro Mitarbeitenden
Die Spesen App fasst alle freigegebenen Spesen einer Person zu einer Lieferantenrechnung zusammen. Jede Spese wird zu einer Position, bei mehreren MwSt-Sätzen auf einem Beleg zu einer Position pro Satz. Trinkgeld wird als eigene Position ohne MwSt geführt.
Die Rechnung wird in bexio angelegt, der Beleg als Datei angehängt und die Rechnung sofort als offen gebucht. Die Zahlungsfrist in Tagen ist einstellbar und läuft ab dem Übertragungsdatum. Die Rückzahlung geht über den normalen bexio-Zahlungslauf an die IBAN, die die mitarbeitende Person in ihrem Profil hinterlegt hat.
02.Buchungskonten und MwSt-Codes
In den bexio-Einstellungen wird jeder Spesenkategorie ein bexio-Buchungskonto zugeordnet. Bei aktivierter MwSt braucht jede Kategorie zusätzlich pro MwSt-Satz des Landes einen bexio-Steuercode, auch für 0 %. Die Spesen App zeigt pro Kategorie, ob sie bereit ist oder was noch fehlt.
Firmen ohne MwSt-Pflicht oder mit Saldosteuersatz schalten «MwSt berücksichtigen» aus, dann werden Spesen brutto ohne Steuercode übertragen. Belege aus dem Ausland werden automatisch ohne MwSt verbucht, weil ausländische Mehrwertsteuer in der Schweiz nicht als Vorsteuer abziehbar ist. Welche Konten und Steuercodes für Ihre Firma richtig sind, legen Sie mit Ihrer Buchhaltung bzw. Ihrem Treuhänder fest.
Spesen direkt nach bexio übertragen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Mitarbeitende als Lieferanten in bexio
Für jede Person der Firma legt die Spesen App einen Kontakt in bexio an, damit die Rechnung einem Lieferanten zugeordnet ist. Bestehende Kontakte werden über die E-Mail-Adresse erkannt, verknüpft und aktualisiert. Die Einstellungen zeigen, wie viele Mitarbeitende bereits in bexio erfasst sind und welche übersprungen wurden.
04.Workflow-Status steuert die Übertragung
Die Firma legt fest, welcher Workflow-Status die Spesen für bexio freigibt, zum Beispiel «Freigegeben» oder «Zur Zahlung». Nur Spesen mit diesem Status erscheinen auf der bexio-Seite. Nach der Übertragung erhalten sie automatisch einen zweiten Status, zum Beispiel «Übertragen» oder «Abgeschlossen».
05.Prüfung vor der Übertragung
Vor jeder Übertragung prüft die Spesen App, ob alles bereit ist. Blockierte Spesen werden ausgewiesen und bleiben offen, der Rest wird übertragen.
- Mitarbeitende ohne bexio-Kontakt: Die Spesen dieser Person bleiben blockiert, bis der Kontakt angelegt ist.
- Spesen ohne Buchungskonto: Der Kategorie fehlt die Zuordnung zu einem bexio-Konto.
- Spesen ohne MwSt-Code: Für einen MwSt-Satz der Kategorie ist kein Steuercode hinterlegt.
- Spesen ohne Kategorie: Ohne Kategorie lässt sich kein Konto bestimmen.
06.Verlauf und Rückgängig-Funktion
Jede Übertragung wird als Transaktion mit Nummer, Zeitpunkt, auslösender Person, Anzahl Rechnungen, Spesen und Betrag gespeichert. Pro Rechnung ist die bexio-Belegnummer sichtbar. Eine Transaktion lässt sich rückgängig machen: Die Rechnungen werden in bexio gelöscht, die Spesen in der Spesen App wieder offen.
07.Fehlerbehandlung: alles oder nichts pro Rechnung
Eine Rechnung wird nur dann in bexio belassen, wenn Upload, Anlegen und Buchen vollständig gelingen. Schlägt ein Schritt fehl, wird der Entwurf zurückgerollt. Fehlgeschlagene Spesen bleiben in der Spesen App offen und lassen sich nach der Korrektur erneut übertragen.
Die Fehlermeldung nennt den Schritt, an dem es gescheitert ist (Beleg-Upload, Rechnung anlegen, Buchung, Statuswechsel), und wo möglich die Ursache, etwa ein gesperrtes Systemkonto.
08.Mandantenbindung für Firmen und Treuhänder
Eine Firma in der Spesen App ist mit genau einem bexio-Mandanten verknüpft. Konten, MwSt-Codes und Kontakt-Zuordnungen gelten nur innerhalb dieses Mandanten. Ist jemand beim falschen Mandanten angemeldet, blockiert die Spesen App die Übertragung und zeigt an, welcher Mandant erwartet wird.
Nur Personen mit dem Recht «Integrationen verwalten» können den Mandanten verknüpfen oder trennen. Beim Trennen werden alle Zuordnungen gelöscht, der Übertragungsverlauf bleibt erhalten.
09.Firmenkarten-Belege als bexio-Aufwendungen (in Vorbereitung)
Spesen, die nicht privat, sondern mit der Firmenkarte bezahlt wurden, sollen künftig nicht als Lieferantenrechnung, sondern als bexio-Aufwendung direkt vom Firmenkonto gebucht werden, eine pro MwSt-Satz und Trinkgeld. Privat bezahlte Spesen bleiben Lieferantenrechnungen. Die Einstellung ist in der Spesen App bereits sichtbar, die Funktion ist aber noch nicht freigeschaltet.
10.bexio-Integration einrichten: Schritt für Schritt
Die Einrichtung wird einmal pro Firma gemacht. Danach läuft die Übertragung mit einem Klick.
Schritt 1: bexio-Anbindung freischalten lassen
Die bexio-Anbindung ist Teil des Plans Spesen Cloud+Bexio und wird pro Firma freigeschaltet. Danach erscheinen die bexio-Seite, die bexio-Einstellungen und die bexio-Kachel für Admins und Buchhalter.
Schritt 2: Mit bexio verbinden und Mandanten verknüpfen
In der Spesen App unter Integrationen auf «Mit bexio verbinden» klicken. Es öffnet sich der bexio-Login (OpenID Connect). Nach der Anmeldung wird der aktuelle bexio-Mandant angezeigt.
Mit «Mandant verknüpfen» wird die Firma dauerhaft an diesen Mandanten gebunden. Dafür braucht es das Recht «Integrationen verwalten».
Schritt 3: Buchungskonten und MwSt-Codes zuordnen
In den bexio-Einstellungen jeder Spesenkategorie ein Buchungskonto aus dem bexio-Kontenplan zuweisen. Bei aktivierter MwSt pro Satz einen bexio-Steuercode für Lieferantenrechnungen hinterlegen.
Firmen ohne MwSt-Pflicht oder mit Saldosteuersatz schalten «MwSt berücksichtigen» aus.
Schritt 4: Mitarbeitende als Lieferanten anlegen
Mit einem Klick werden alle Mitarbeitenden der Firma als Kontakte in bexio angelegt oder über die E-Mail-Adresse mit bestehenden Kontakten verknüpft. Mitarbeitende sollten ihre IBAN im Profil hinterlegt haben, damit die Rückzahlung über bexio funktioniert.
Schritt 5: Workflow-Status und Zahlungsfrist festlegen
Festlegen, welcher Status Spesen für die Übertragung freigibt, welchen Status sie danach bekommen und wie viele Tage Zahlungsfrist die Rechnungen haben.
Schritt 6: Spesen übertragen
Auf der bexio-Seite erscheinen alle Spesen mit dem gewählten Status. Spesen auswählen, «Nach bexio übertragen» klicken, Zusammenfassung bestätigen.
Die Spesen App legt pro Person eine Lieferantenrechnung an, hängt die Belege an und bucht die Rechnung. Das Ergebnis ist sofort sichtbar, Details im Verlauf.
Schritt 7: In bexio prüfen und bezahlen
Die Rechnungen erscheinen in bexio unter Einkauf als offene Lieferantenrechnungen mit Beleg. Die Rückzahlung läuft über den normalen bexio-Zahlungslauf.
Prozessübersicht
11.Häufige Fehler
Fehler 1: Falscher bexio-Mandant angemeldet
Treuhänder und Firmen mit mehreren Mandanten melden sich beim falschen Mandanten an. Die Spesen App blockiert dann die Übertragung und zeigt den erwarteten Mandanten an. Lösung: Abmelden und beim verknüpften Mandanten neu anmelden.
Fehler 2: Buchungskonto gesperrt oder inaktiv
bexio akzeptiert keine Buchungen auf gesperrte Systemkonten oder inaktive Konten. Die Übertragung schlägt mit dem Hinweis «Buchungskonto in bexio inaktiv oder gesperrt» fehl. Lösung: In den bexio-Einstellungen der Kategorie ein aktives Aufwandkonto zuweisen.
Fehler 3: MwSt-Codes unvollständig
Jede Kategorie braucht pro MwSt-Satz einen Steuercode, auch für 0 %. Fehlt einer, bleiben die betroffenen Spesen blockiert. Lösung: In den bexio-Einstellungen die fehlenden Codes ergänzen oder, bei Saldosteuersatz, «MwSt berücksichtigen» ausschalten.
Fehler 4: Mitarbeitende ohne bexio-Kontakt
Neue Mitarbeitende haben noch keinen Kontakt in bexio, ihre Spesen werden als blockiert angezeigt. Lösung: In den bexio-Einstellungen den Kontaktabgleich erneut ausführen.
Fehler 5: Mandant getrennt und Zuordnungen verloren
Beim Trennen des Mandanten werden alle Konto-, MwSt- und Kontakt-Zuordnungen gelöscht. Das ist gewollt, weil sie nur innerhalb des Mandanten gelten. Lösung: Mandanten nur trennen, wenn wirklich ein Wechsel ansteht, danach Zuordnungen neu anlegen.
12.Häufige Fragen
Werden die Belege in bexio angehängt?
Ja. Jeder Beleg wird als Datei hochgeladen und an die Lieferantenrechnung angehängt. Buchung und Beleg sind damit in bexio direkt miteinander verbunden.
Wie landet das Geld bei den Mitarbeitenden?
Die Lieferantenrechnung wird in bexio als offen gebucht. Die Rückzahlung läuft über den normalen bexio-Zahlungslauf an die IBAN, die die mitarbeitende Person in ihrem Profil in der Spesen App hinterlegt hat.
Kann ich eine Übertragung rückgängig machen?
Ja. Im Übertragungsverlauf lässt sich jede Transaktion rückgängig machen. Die Rechnungen werden in bexio gelöscht, die Spesen in der Spesen App werden wieder offen. Voraussetzung ist, dass die Übertragung im aktuell verknüpften Mandanten erstellt wurde.
Was passiert, wenn eine Rechnung fehlschlägt?
Nur die betroffene Rechnung bleibt offen, der Entwurf wird in bexio zurückgerollt. Die anderen Rechnungen derselben Übertragung werden normal gebucht. Nach der Korrektur lassen sich die offenen Spesen erneut übertragen.
Funktioniert die Integration ohne MwSt-Pflicht oder mit Saldosteuersatz?
Ja. «MwSt berücksichtigen» ausschalten, dann werden Spesen brutto ohne Steuercode übertragen und es braucht nur ein Buchungskonto pro Kategorie.
Wie werden Belege aus dem Ausland behandelt?
Ausländische Belege werden automatisch ohne MwSt verbucht, weil ausländische Mehrwertsteuer in der Schweiz nicht als Vorsteuer abziehbar ist.
Kann ein Treuhänder mehrere Mandanten bedienen?
Ja. Jede Firma in der Spesen App ist an genau einen bexio-Mandanten gebunden. Ein Treuhänder mit mehreren Firmen verknüpft jede Firma mit ihrem eigenen Mandanten. Die Spesen App prüft bei jeder Übertragung, ob der angemeldete Mandant stimmt.
Braucht die Spesen App einen API-Key von bexio?
Nein. Die Anmeldung läuft über den bexio-Login (OpenID Connect). Es werden keine Passwörter oder API-Keys in der Spesen App gespeichert, der Zugriff lässt sich jederzeit in bexio widerrufen.
Was kostet die bexio-Integration?
Sie ist im Plan Spesen Cloud+Bexio enthalten: CHF 12 pro Nutzer und Monat, ab 5 Lizenzen, 14 Tage kostenlos testbar (Stand November 2026, aktuelle Preise auf spesen-app.ch/preise).