Spesen im Lohnausweis: Ziffern 13.1 und 13.2 korrekt deklarieren
Effektivspesen in Ziffer 13.2, Pauschalspesen aus genehmigtem Reglement mit Kreuz in Ziffer 13.1 – falsche Deklaration löst Steuernachforderungen und AHV-Korrekturen aus. Die korrekte Zuordnung der Spesenarten zu den Lohnausweis-Ziffern gehört zu den fehleranfälligsten Aufgaben in der Lohnbuchhaltung. Diese Seite zeigt für jede Ziffer, was einzutragen ist, welche Voraussetzungen gelten und welche Konsequenzen bei Fehlern drohen – basierend auf der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis ab 1. Januar 2026.
01.Lohnausweis-Ziffern für Spesen
Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet bei Spesen zwischen zwei Grundtypen: Pauschalentschädigungen (Ziffer 13.1) und tatsächlich angefallene Auslagen (Ziffer 13.2). Innerhalb von Ziffer 13.1 gibt es seit der Wegleitung 2021 drei Unterfelder, die jeweils mit einem Kreuz – nicht mit einem Betrag – markiert werden. Die Unterscheidung ist entscheidend, weil nur korrekt deklarierte Pauschalspesen beim Arbeitnehmer steuerfrei bleiben.
Übersicht der Lohnausweis-Ziffern für Spesen (Stand 2026)
Bei Ziffer 13.1.1 genügt das Kreuz als Bestätigung, dass ein genehmigtes Reglement existiert. Die Steuerbehörde kann das Reglement jederzeit einfordern. Liegt kein genehmigtes Reglement vor, dürfen Pauschalspesen nicht unter 13.1.1 deklariert werden – sie müssen stattdessen als Lohnbestandteil in Ziffer 7 erscheinen und sind dann steuer- und AHV-pflichtig.
02.Was wenn nur teilweise belegt oder gemischt?
Viele Unternehmen kombinieren Pauschal- und Effektivspesen. Ein typisches Beispiel: Die Firma zahlt eine Autopauschale von CHF 0.75/km gemäss genehmigtem Reglement und erstattet gleichzeitig Hotelkosten gegen Beleg. In diesem Fall werden beide Ziffern im selben Lohnausweis verwendet.
- Pauschalanteil: Alle Pauschalentschädigungen, die im genehmigten Spesenreglement vorgesehen sind (z. B. Kilometerentschädigung, Verpflegungspauschale CHF 30.–/Tag, Kleinspesenpauschale CHF 20.–/Tag), werden mit dem Kreuz in Ziffer 13.1.1 abgedeckt. Es wird kein Betrag eingetragen.
- Effektivanteil: Alle tatsächlich angefallenen und belegten Auslagen, die nicht durch eine Pauschale abgedeckt sind, werden als Gesamtbetrag in Ziffer 13.2 eingetragen. Dazu gehören etwa Flugtickets, Hotelrechnungen oder Konferenzgebühren.
- Kein genehmigtes Reglement vorhanden: Ohne genehmigtes Reglement darf Ziffer 13.1.1 nicht angekreuzt werden. Pauschale Zahlungen gelten dann als Lohnbestandteil und gehören in Ziffer 7. Effektivspesen gegen Beleg können weiterhin in Ziffer 13.2 eingetragen werden, sofern sie geschäftlich begründet und angemessen sind.
Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin erhält monatlich CHF 600.– Autopauschale gemäss genehmigtem Reglement sowie CHF 1'200.– für belegte Hotelübernachtungen im Quartal. Im Lohnausweis erscheint das Kreuz in Ziffer 13.1.1 (für die Autopauschale) und der Betrag von CHF 4'800.– in Ziffer 13.2 (für die Hotelkosten im Gesamtjahr). Die Autopauschale selbst erscheint nirgends als Betrag.
Spesendeklaration für den Lohnausweis vorbereiten mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Typische Deklarationsfehler und Konsequenzen
Fehler bei der Spesendeklaration im Lohnausweis werden häufig erst bei einer Arbeitgeberkontrolle oder bei der Steuerveranlagung des Arbeitnehmers entdeckt. Die Konsequenzen treffen je nach Fehlertyp den Arbeitgeber, den Arbeitnehmer oder beide.
Häufige Deklarationsfehler und deren Folgen
Die Verjährungsfrist für AHV-Beiträge beträgt fünf Jahre. Bei einer Arbeitgeberkontrolle können Korrekturen somit rückwirkend für mehrere Jahre anfallen. Arbeitgeber tragen das Risiko der Arbeitgeberbeiträge und haften solidarisch für nicht abgeführte Arbeitnehmerbeiträge. Eine sorgfältige Deklaration ist deshalb nicht nur steuerlich, sondern auch sozialversicherungsrechtlich relevant.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Betrag statt Kreuz in Ziffer 13.1.1
Ziffer 13.1.1 verlangt ausschliesslich ein Kreuz als Bestätigung, dass ein genehmigtes Spesenreglement existiert. Wird stattdessen ein Betrag eingetragen, behandelt die Steuerbehörde diesen als zusätzlichen Lohn. Die Korrektur erfordert berichtigte Lohnausweise für alle betroffenen Mitarbeitenden.
Fehler 2: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement als steuerfrei deklariert
Ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Reglement sind Pauschalspesen nicht steuerfrei. Sie gehören in Ziffer 7 als Lohnbestandteil. Wird trotzdem das Kreuz in 13.1.1 gesetzt, drohen Nachsteuern beim Arbeitnehmer und AHV-Nachforderungen beim Arbeitgeber.
Fehler 3: Effektivspesen und Pauschalspesen vermischt in einer Ziffer
Manche Lohnbuchhaltungen tragen den Gesamtbetrag aller Spesen in Ziffer 13.2 ein, obwohl ein Teil pauschal abgegolten wird. Der Pauschalanteil muss separat über das Kreuz in 13.1.1 bestätigt werden. Nur der effektiv belegte Anteil gehört als Betrag in Ziffer 13.2.
Fehler 4: Homeoffice-Pauschale nicht in Ziffer 13.1.3 ausgewiesen
Seit der Einführung von Ziffer 13.1.3 müssen Homeoffice-Pauschalen separat gekennzeichnet werden. Wird die Homeoffice-Entschädigung vergessen oder fälschlicherweise unter 13.1.1 subsumiert, fehlt der Steuerbehörde die Information zur korrekten Veranlagung. Das Kreuz in 13.1.3 ist zusätzlich zu 13.1.1 zu setzen.
Fehler 5: Lohnausweis ohne Spesendeklaration bei tatsächlich bezahlten Spesen
Werden Spesen ausbezahlt, aber im Lohnausweis nicht deklariert, kann der Arbeitnehmer die Auslagen steuerlich nicht geltend machen. Gleichzeitig riskiert der Arbeitgeber bei einer Kontrolle, dass die nicht deklarierten Beträge als verdeckter Lohn qualifiziert und AHV-pflichtig werden.
05.Häufige Fragen
Muss ich für jeden Mitarbeiter alle Ziffern 13.1.1 bis 13.2 ausfüllen?
Nein. Sie füllen nur die Ziffern aus, die auf den jeweiligen Mitarbeiter zutreffen. Erhält jemand weder Pauschal- noch Effektivspesen, bleiben die Felder leer. Erhält jemand nur Effektivspesen gegen Beleg, tragen Sie ausschliesslich den Betrag in Ziffer 13.2 ein.
Wo erscheint die Kilometerpauschale von CHF 0.75 im Lohnausweis?
Die Kilometerpauschale ist eine Pauschalentschädigung. Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, setzen Sie das Kreuz in Ziffer 13.1.1. Der konkrete Betrag der Kilometerentschädigung erscheint nicht im Lohnausweis. Ohne genehmigtes Reglement gehört der ausbezahlte Betrag in Ziffer 7 als Lohnbestandteil.
Was passiert, wenn das Spesenreglement noch nicht genehmigt ist bei der Lohnausweis-Erstellung?
Solange kein genehmigtes Reglement vorliegt, dürfen Sie das Kreuz in Ziffer 13.1.1 nicht setzen. Pauschale Zahlungen müssen als Lohn in Ziffer 7 deklariert werden. Sobald die Genehmigung vorliegt, können Sie für das betreffende Steuerjahr berichtigte Lohnausweise ausstellen.
Müssen Naturalgeschenke bis CHF 600 im Lohnausweis erscheinen?
Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr (ab 2026) sind steuer- und AHV-frei und müssen nicht im Lohnausweis deklariert werden. Übersteigt der Gesamtwert diese Grenze, ist der gesamte Betrag als Lohnbestandteil in Ziffer 7 aufzuführen.
Kann der Arbeitnehmer Spesen in der Steuererklärung abziehen, wenn Ziffer 13.2 ausgefüllt ist?
Nein. In Ziffer 13.2 deklarierte Effektivspesen wurden bereits vom Arbeitgeber erstattet. Der Arbeitnehmer kann diese Auslagen nicht zusätzlich in der Steuererklärung abziehen. Abzugsfähig sind nur Berufsauslagen, die der Arbeitnehmer selbst getragen hat und die nicht erstattet wurden.
Wie deklariere ich Spesen für Mitarbeitende im Aussendienst mit Geschäftsfahrzeug?
Bei einem Geschäftsfahrzeug entfällt die Kilometerpauschale. Stattdessen wird der Privatanteil des Geschäftsfahrzeugs in Ziffer 2.2 des Lohnausweises aufgeführt (0,9 % des Kaufpreises pro Monat). Weitere Pauschalspesen wie Verpflegung werden weiterhin über das Kreuz in Ziffer 13.1.1 bestätigt, Effektivspesen über Ziffer 13.2.