Spesen verweigern oder ablehnen: Gründe, Grenzen und Arbeitnehmerrechte
Arbeitgeber sind gemäss Art. 327a OR verpflichtet, notwendige Auslagen zu erstatten, die Arbeitnehmenden bei der Ausführung ihrer Arbeit entstehen. Diese Pflicht ist zwingend und kann vertraglich nicht aufgehoben werden. Dennoch gibt es klar definierte Situationen, in denen eine Ablehnung einzelner Spesenpositionen rechtlich zulässig und sachlich begründet ist.
Die Grenze zwischen berechtigter Ablehnung und rechtswidriger Verweigerung hängt davon ab, ob die Auslage notwendig und geschäftlich veranlasst war. Entscheidend sind der Geschäftsbezug, die Belegpflicht und die Vorgaben im Spesenreglement. Wer diese Kriterien kennt, vermeidet Streit und schafft Transparenz für beide Seiten.
01.Wann darf der Arbeitgeber Spesen ablehnen?
Die Rückerstattungspflicht nach Art. 327a OR gilt nur für Auslagen, die notwendig und geschäftlich veranlasst sind. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, darf der Arbeitgeber die Erstattung verweigern. Die häufigsten zulässigen Ablehnungsgründe lassen sich in vier Kategorien einteilen.
- Fehlender Geschäftsbezug: Die Auslage steht in keinem erkennbaren Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit. Beispiel: Ein Mitarbeitender reicht ein Abendessen mit Freunden als Geschäftsessen ein. Ohne nachweisbaren geschäftlichen Anlass besteht kein Erstattungsanspruch.
- Fehlender oder ungenügender Beleg: Das Spesenreglement verlangt in der Regel Originalbelege. Liegt kein Beleg vor oder ist dieser unleserlich, darf der Arbeitgeber die Position zurückweisen. Bei Pauschalspesen gemäss genehmigtem Reglement entfällt die Belegpflicht bis zu den definierten Ansätzen.
- Privater Anteil in der Auslage: Enthält eine Auslage einen erkennbaren privaten Anteil, darf der Arbeitgeber diesen Anteil ablehnen. Typisches Beispiel: Ein Hotelaufenthalt wird um private Ferientage verlängert. Nur der geschäftlich notwendige Teil ist erstattungspflichtig.
- Auslage nicht im Spesenreglement vorgesehen: Sieht das Spesenreglement bestimmte Ausgabenkategorien nicht vor oder schliesst sie ausdrücklich aus, fehlt die Grundlage für eine Erstattung. Voraussetzung ist, dass das Reglement die zwingenden Vorgaben von Art. 327a OR nicht unterläuft.
Ein konkretes Beispiel: Eine Mitarbeiterin reicht eine Taxifahrt über CHF 45.– ein, obwohl das Spesenreglement Taxifahrten nur bei Fahrten nach 22 Uhr oder bei Gepäcktransport vorsieht. Die Fahrt fand um 14 Uhr ohne Gepäck statt. Der Arbeitgeber darf diese Position ablehnen, sofern ein zumutbares öffentliches Verkehrsmittel verfügbar war.
02.Wann ist die Ablehnung von Spesen rechtswidrig?
Art. 327a OR ist zwingendes Recht. Das bedeutet: Arbeitgeber können die Erstattungspflicht für notwendige Auslagen weder im Arbeitsvertrag noch im Spesenreglement ausschliessen. Jede Vereinbarung, die Arbeitnehmende schlechter stellt als das Gesetz, ist nichtig. Auch ein Spesenreglement, das die Erstattung notwendiger Geschäftsauslagen generell verweigert, hält einer rechtlichen Prüfung nicht stand.
Zulässige vs. rechtswidrige Ablehnung im Vergleich
Besonders heikel ist die Situation, wenn kein Spesenreglement existiert. In diesem Fall gilt Art. 327a OR direkt: Alle notwendigen Auslagen müssen erstattet werden. Der Arbeitgeber kann sich nicht darauf berufen, dass eine Ausgabenkategorie im Reglement fehlt, wenn gar kein Reglement vorhanden ist. Auch die Verrechnung von Spesen mit dem Lohn ist unzulässig, da es sich um zwei verschiedene Ansprüche handelt.
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Mehr erfahren →03.Was können Arbeitnehmende bei rechtswidriger Ablehnung tun?
Wird eine Spesenposition abgelehnt, sollten Arbeitnehmende zunächst prüfen, ob die Ablehnung sachlich begründet ist. Liegt ein zulässiger Ablehnungsgrund vor, empfiehlt es sich, den fehlenden Beleg nachzureichen oder den Geschäftsbezug zu dokumentieren. Bei einer rechtswidrigen Verweigerung stehen Arbeitnehmenden mehrere Schritte offen.
- Schriftliche Aufforderung: Arbeitnehmende fordern die Erstattung schriftlich ein und setzen eine angemessene Frist von 10 bis 30 Tagen. Die Aufforderung sollte die abgelehnte Position, den Betrag und den Geschäftsbezug klar benennen.
- Dokumentation sicherstellen: Alle Belege, E-Mails und Korrespondenz zur abgelehnten Spese sollten aufbewahrt werden. Auch interne Genehmigungen oder Reiseaufträge dienen als Nachweis für den geschäftlichen Anlass.
- Arbeitsgericht anrufen: Bleibt die Erstattung aus, können Arbeitnehmende beim zuständigen Arbeitsgericht klagen. Arbeitsrechtliche Verfahren sind in den meisten Kantonen bis zu einem Streitwert von CHF 30 000.– kostenlos. Die Verjährungsfrist für Spesenansprüche beträgt fünf Jahre gemäss Art. 128 OR.
- Gewerkschaft oder Rechtsberatung: Bei komplexeren Fällen oder wenn das Arbeitsverhältnis belastet ist, kann eine arbeitsrechtliche Beratung oder die Gewerkschaft unterstützen. Viele Rechtsschutzversicherungen decken arbeitsrechtliche Streitigkeiten ab.
Arbeitnehmende sollten beachten, dass die Beweislast für den geschäftlichen Anlass und die Notwendigkeit der Auslage grundsätzlich bei ihnen liegt. Wer Belege und Geschäftsbezug sauber dokumentiert, hat im Streitfall eine deutlich bessere Ausgangslage.
04.Ablehnungen kommunizieren und Konflikte vermeiden
Die meisten Spesenkonflikte entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus unklaren Regeln oder mangelnder Kommunikation. Ein transparentes Spesenreglement, das die erstattungsfähigen Kategorien, Höchstbeträge und Beleganforderungen klar definiert, ist die wirksamste Prävention. Das Reglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen und sollte allen Mitarbeitenden zugänglich sein.
Empfohlene Elemente bei der Kommunikation einer Spesenablehnung
Arbeitgeber sollten Ablehnungen immer schriftlich und zeitnah kommunizieren. Eine mündliche Ablehnung ohne Begründung führt häufig zu Frustration und Eskalation. Besonders bei wiederkehrenden Ablehnungen empfiehlt es sich, das Spesenreglement im Team zu besprechen und typische Grenzfälle anhand von Beispielen zu klären. Die aktuellen Pauschalsätze 2026 wie CHF 0.75 pro Kilometer für Privatfahrzeuge oder CHF 30.– Verpflegungspauschale pro Tag sollten allen Mitarbeitenden bekannt sein.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Spesen pauschal ohne Begründung ablehnen
Arbeitgeber lehnen eingereichte Spesen mit einem allgemeinen Verweis auf Sparmassnahmen ab, ohne die einzelnen Positionen zu prüfen. Dies verstösst gegen Art. 327a OR, da notwendige Geschäftsauslagen zwingend erstattet werden müssen. Jede Ablehnung muss sich auf eine konkrete Position und einen sachlichen Grund beziehen.
Fehler 2: Erstattungspflicht im Arbeitsvertrag wegbedingen
Manche Arbeitsverträge enthalten Klauseln wie «Spesen sind im Lohn inbegriffen». Solche Vereinbarungen sind nichtig, sofern sie die zwingende Erstattungspflicht nach Art. 327a OR unterlaufen. Der Lohn und die Spesenerstattung sind rechtlich getrennte Ansprüche.
Fehler 3: Ablehnung nicht schriftlich dokumentieren
Mündliche Ablehnungen ohne Dokumentation führen zu Missverständnissen und erschweren die Nachvollziehbarkeit. Im Streitfall fehlt dem Arbeitgeber der Nachweis, dass und warum eine Position abgelehnt wurde. Jede Ablehnung sollte schriftlich mit Datum, Begründung und Hinweis auf Nachbesserungsmöglichkeiten erfolgen.
Fehler 4: Notwendige Auslagen ablehnen, weil kein Reglement existiert
Ohne Spesenreglement gilt Art. 327a OR direkt. Arbeitgeber, die Spesen mit dem Argument ablehnen, es gebe kein Reglement, handeln rechtswidrig. Die gesetzliche Erstattungspflicht besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement vorhanden ist.
Fehler 5: Keine Nachbesserungsmöglichkeit einräumen
Arbeitgeber lehnen Spesen wegen fehlender Belege ab, ohne den Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Nachreichung zu geben. Gerade bei verlorenen Belegen kann eine Ersatzbestätigung oder ein Kontoauszug als Nachweis dienen. Eine angemessene Frist zur Nachbesserung vermeidet unnötige Konflikte.
06.Häufige Fragen
Darf mein Arbeitgeber Spesen ablehnen, weil ich den Beleg zu spät eingereicht habe?
Eine verspätete Einreichung allein hebt den Erstattungsanspruch nach Art. 327a OR nicht auf. Der Arbeitgeber darf im Spesenreglement jedoch angemessene Einreichungsfristen festlegen, typischerweise 30 bis 90 Tage. Wird die Frist deutlich überschritten, kann der Arbeitgeber die Erstattung unter Umständen verweigern, sofern dies im Reglement klar geregelt ist. Der Anspruch verjährt erst nach fünf Jahren gemäss Art. 128 OR.
Kann der Arbeitgeber verlangen, dass ich Spesen aus meinem Lohn bezahle?
Nein. Notwendige Geschäftsauslagen dürfen nicht mit dem Lohn verrechnet werden. Art. 327a OR trennt den Spesenanspruch klar vom Lohnanspruch. Eine Klausel im Arbeitsvertrag, die Spesen als im Lohn inbegriffen erklärt, ist nur gültig, wenn ein klar ausgewiesener, angemessener Spesenanteil separat deklariert wird und die tatsächlichen Auslagen deckt.
Was gilt, wenn der Arbeitgeber nur einen Teil der Spesen erstattet?
Eine Teilerstattung ist zulässig, wenn nur ein Teil der Auslage geschäftlich veranlasst war, etwa bei gemischt genutzten Reisen. Kürzt der Arbeitgeber hingegen notwendige Geschäftsauslagen ohne sachlichen Grund, verstösst er gegen Art. 327a OR. Arbeitnehmende sollten in diesem Fall die vollständige Erstattung schriftlich einfordern.
Muss der Arbeitgeber die Ablehnung von Spesen begründen?
Das Gesetz schreibt keine formelle Begründungspflicht vor. Aus arbeitsrechtlicher Sorgfaltspflicht und zur Vermeidung von Konflikten ist eine schriftliche Begründung jedoch dringend empfohlen. Im Streitfall vor Arbeitsgericht muss der Arbeitgeber darlegen können, warum er die Erstattung verweigert hat.
Kann ich Spesen einklagen, die vor mehreren Jahren abgelehnt wurden?
Ja, sofern die Verjährungsfrist von fünf Jahren gemäss Art. 128 OR noch nicht abgelaufen ist. Die Frist beginnt mit der Fälligkeit des Erstattungsanspruchs, also in der Regel mit dem Zeitpunkt der Auslage. Arbeitnehmende sollten alle Belege und die Korrespondenz zur Ablehnung aufbewahren.
Darf der Arbeitgeber die Kilometerpauschale unter CHF 0.75 festsetzen?
Grundsätzlich ja, sofern die festgesetzte Pauschale die tatsächlichen Kosten der Arbeitnehmenden deckt. Der ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer ab 2026 gilt als Richtwert. Liegt die Pauschale deutlich darunter und deckt die effektiven Fahrzeugkosten nicht, kann dies gegen Art. 327a OR verstossen. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.