Darf der Arbeitgeber Spesen verweigern: Pflicht, Grenzen und Eskalation
Notwendige Berufsauslagen darf der Arbeitgeber nicht verweigern (OR 327a) – er darf aber Spesen ablehnen die unvollständig sind, keinen Beleg haben oder über die Reglementsansatze hinausgehen. Die Abgrenzung zwischen berechtigter Ablehnung und rechtswidriger Verweigerung ist in der Praxis häufig unklar. Diese Seite zeigt, welche Spesen der Arbeitgeber erstatten muss, wann er ablehnen darf und wie Arbeitnehmer bei einer unberechtigten Verweigerung vorgehen.
01.Was der Arbeitgeber nicht verweigern darf
Art. 327a Abs. 1 OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Bestimmung ist gemäss Art. 327a Abs. 2 OR zwingend: Eine vertragliche Vereinbarung, die den Anspruch aufhebt oder einschränkt, ist nichtig. Das gilt auch dann, wenn kein Spesenreglement existiert. Ohne Reglement schuldet der Arbeitgeber die tatsächlich angefallenen Kosten (Effektivspesen).
- Notwendige Berufsauslagen: Alle Kosten, die unmittelbar durch die Arbeitsausführung entstehen, etwa Reisekosten, Verpflegung bei auswärtiger Arbeit oder beruflich benötigtes Material.
- Kein Wegbedingen möglich: Selbst wenn der Arbeitsvertrag eine Klausel enthält, die Spesenerstattung ausschliesst, bleibt der Anspruch bestehen. Solche Klauseln sind rechtlich unwirksam.
- Effektivspesenpflicht ohne Reglement: Fehlt ein genehmigtes Spesenreglement, muss der Arbeitgeber die tatsächlich entstandenen Kosten gegen Beleg erstatten. Pauschalen setzen ein vom kantonalen Steueramt genehmigtes Reglement voraus.
- Verzicht des Arbeitnehmers unwirksam: Gemäss Art. 341 Abs. 1 OR kann der Arbeitnehmer während des Arbeitsverhältnisses und einen Monat nach dessen Ende nicht auf zwingende Ansprüche verzichten.
Ein Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug zu einem Kundentermin und legt 80 km zurück. Selbst ohne Spesenreglement schuldet der Arbeitgeber die Erstattung. Ohne genehmigte Pauschale richtet sich der Ansatz nach den Effektivkosten; mit genehmigtem Reglement gilt ab 2026 die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer, also CHF 60.– für diese Fahrt.
02.Was der Arbeitgeber ablehnen darf
Nicht jede eingereichte Spese muss der Arbeitgeber akzeptieren. Die Ablehnungsgründe lassen sich in formale und materielle Gründe unterteilen. In beiden Fällen muss der Arbeitgeber die Ablehnung schriftlich begründen, damit der Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, den Mangel zu beheben oder die Entscheidung anzufechten.
Formale und materielle Ablehnungsgründe im Überblick
Bei formalen Mängeln hat der Arbeitnehmer in der Regel die Möglichkeit, den Beleg nachzureichen oder den Geschäftszweck nachträglich zu dokumentieren. Der Arbeitgeber darf eine Spese nicht endgültig ablehnen, ohne dem Arbeitnehmer eine angemessene Frist zur Nachbesserung einzuräumen, sofern die Ausgabe grundsätzlich erstattungsfähig ist.
Bei materiellen Gründen ist die Lage anders: Ist eine Ausgabe nicht betrieblich notwendig, besteht kein Erstattungsanspruch. Übersteigt der Betrag den Reglementsansatz, schuldet der Arbeitgeber nur den im Reglement vorgesehenen Betrag. Der darüber hinausgehende Teil geht zulasten des Arbeitnehmers.
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Mehr erfahren →03.Was tun, wenn der Arbeitgeber zu Unrecht verweigert
Verweigert der Arbeitgeber die Erstattung einer nachweislich notwendigen Berufsauslage, stehen dem Arbeitnehmer mehrere rechtliche Mittel zur Verfügung. Entscheidend ist, den Anspruch frühzeitig schriftlich geltend zu machen und die Belege vollständig aufzubewahren.
- Schriftliche Aufforderung: Den Arbeitgeber per E-Mail oder eingeschriebenem Brief unter Bezugnahme auf Art. 327a OR zur Erstattung auffordern. Dabei die konkreten Auslagen, Belege und den Geschäftszweck beilegen.
- Mahnung mit Fristansetzung: Reagiert der Arbeitgeber nicht, folgt eine formelle Mahnung mit einer Zahlungsfrist von 10 bis 30 Tagen. Ab Fristablauf gerät der Arbeitgeber in Verzug.
- Schlichtungsverfahren am Arbeitsgericht: Arbeitsrechtliche Streitigkeiten bis CHF 30'000 sind in den meisten Kantonen kostenlos. Das Schlichtungsverfahren ist obligatorisch vor einer Klage.
- Betreibung: Alternativ oder ergänzend kann der Arbeitnehmer den Betrag auf dem Betreibungsweg einfordern. Die Kosten für das Betreibungsbegehren betragen je nach Betrag zwischen CHF 7.– und CHF 40.–.
Die Verjährungsfrist für Spesenansprüche beträgt gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR fünf Jahre ab Fälligkeit. Fällig wird der Anspruch in der Regel mit der Einreichung der vollständigen Spesenabrechnung. Arbeitnehmer sollten deshalb auch ältere, unbezahlte Spesenforderungen prüfen – sie können unter Umständen noch geltend gemacht werden.
04.Eskalationsweg: Von der internen Klärung bis zur Betreibung
Ein strukturiertes Vorgehen erhöht die Erfolgschancen und dokumentiert den guten Willen des Arbeitnehmers. Die folgende Tabelle zeigt die vier Eskalationsstufen mit den jeweiligen Kosten und dem typischen Zeitaufwand.
Eskalationsstufen bei verweigerter Spesenerstattung
In der Praxis lassen sich die meisten Streitigkeiten auf Stufe 1 oder 2 lösen. Häufig reicht bereits der schriftliche Hinweis auf Art. 327a OR, damit der Arbeitgeber einlenkt. Wichtig: Auf jeder Stufe sollten sämtliche Korrespondenz und Belege aufbewahrt werden, da sie im Streitfall als Beweismittel dienen.
Arbeitnehmer sollten beachten, dass eine Betreibung das Arbeitsverhältnis belasten kann. Steht ein Stellenwechsel bevor, ist es oft sinnvoller, die offenen Spesen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einzufordern – der Anspruch bleibt dank der fünfjährigen Verjährungsfrist bestehen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Spesen nur mündlich einfordern
Wer die Erstattung nur mündlich verlangt, hat im Streitfall keinen Nachweis. Spesenforderungen sollten immer schriftlich – per E-Mail oder eingeschriebenem Brief – geltend gemacht werden. So entsteht eine lückenlose Dokumentation für ein allfälliges Verfahren.
Fehler 2: Belege nicht aufbewahren nach Ablehnung
Wird eine Spese abgelehnt, werfen viele Arbeitnehmer den Beleg weg. Das ist ein Fehler, denn der Beleg ist das zentrale Beweismittel, falls die Ablehnung angefochten wird. Belege sollten mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden – idealerweise als digitaler Scan.
Fehler 3: Auf den Anspruch verzichten, weil es sich nicht lohnt
Auch kleinere Beträge summieren sich über Monate. Zudem ist ein Verzicht auf zwingende Ansprüche gemäss Art. 341 OR während des Arbeitsverhältnisses ohnehin unwirksam. Arbeitnehmer sollten jeden berechtigten Anspruch konsequent geltend machen.
Fehler 4: Verjährungsfrist unterschätzen
Viele Arbeitnehmer glauben, dass Spesenansprüche nach wenigen Monaten verfallen. Tatsächlich beträgt die Verjährungsfrist fünf Jahre. Wer erst nach einem Stellenwechsel feststellt, dass Spesen nicht erstattet wurden, kann diese rückwirkend einfordern.
Fehler 5: Geschäftszweck nicht dokumentieren
Ein Beleg ohne Angabe des geschäftlichen Anlasses gibt dem Arbeitgeber einen berechtigten Ablehnungsgrund. Notieren Sie auf jedem Beleg sofort den Geschäftszweck, die beteiligten Personen und den Bezug zur Arbeitstätigkeit.
06.Häufige Fragen
Kann der Arbeitgeber Spesen dauerhaft ablehnen, wenn ich sie immer zu spät einreiche?
Eine verspätete Einreichung berechtigt den Arbeitgeber nicht, den Anspruch dauerhaft zu verweigern. Er darf jedoch im Spesenreglement angemessene Einreichungsfristen festlegen und bei wiederholter Missachtung arbeitsrechtliche Massnahmen ergreifen (z.B. Abmahnung). Der materielle Erstattungsanspruch nach Art. 327a OR bleibt davon unberührt, solange die fünfjährige Verjährungsfrist nicht abgelaufen ist.
Darf der Arbeitgeber Spesen ablehnen, weil kein Spesenreglement existiert?
Nein. Art. 327a OR gilt unabhängig davon, ob ein Spesenreglement vorhanden ist. Ohne Reglement muss der Arbeitgeber die tatsächlich entstandenen Kosten (Effektivspesen) gegen Beleg erstatten. Das Fehlen eines Reglements entbindet ihn nicht von der Erstattungspflicht.
Muss der Arbeitgeber die Ablehnung einer Spese begründen?
Ja. Der Arbeitgeber sollte jede Ablehnung schriftlich begründen und den konkreten Ablehnungsgrund nennen. Nur so kann der Arbeitnehmer den Mangel beheben oder die Entscheidung anfechten. Eine unbegründete Ablehnung schwächt die Position des Arbeitgebers in einem allfälligen Verfahren erheblich.
Kann ich Spesen aus einem früheren Arbeitsverhältnis noch einfordern?
Ja, sofern die fünfjährige Verjährungsfrist gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR noch nicht abgelaufen ist. Die Frist beginnt mit der Fälligkeit des Anspruchs, also in der Regel mit der Einreichung der vollständigen Spesenabrechnung. Auch nach einem Stellenwechsel können offene Spesenforderungen geltend gemacht werden.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber nur einen Teil der Spesen erstattet?
Erstattet der Arbeitgeber weniger als den nachgewiesenen Betrag, kann der Arbeitnehmer die Differenz einfordern. Liegt ein genehmigtes Spesenreglement mit Pauschalen vor, schuldet der Arbeitgeber den Pauschalbetrag – auch wenn die tatsächlichen Kosten höher waren. Ohne Reglement gilt der volle Effektivbetrag.