Spesenabrechnung für Arbeitgeber: Pflichten, Prüfprozess und Erstattung
Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung dafür, dass geschäftlich bedingte Auslagen Ihrer Mitarbeitenden korrekt erfasst, geprüft und erstattet werden. Art. 327a OR legt diese Pflicht zwingend fest: Sie können sie weder vertraglich ausschliessen noch auf die Mitarbeitenden abwälzen. Fehler im Spesenprozess führen zu Nachsteuern, AHV-Nachforderungen und im schlimmsten Fall zu Bussen der Steuerbehörden.
Diese Anleitung führt Sie in sechs Schritten durch den gesamten Prozess, vom Spesenreglement über die Prüfung und Freigabe bis zur korrekten Deklaration im Lohnausweis.
01.Rechtliche Grundlagen der Spesenerstattung
Die Rückerstattungspflicht des Arbeitgebers ist in Art. 327a OR geregelt. Danach hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Bestimmung ist zwingend: Eine vertragliche Vereinbarung, die den Anspruch aufhebt oder einschränkt, ist nichtig. Auch eine Pauschalabgeltung über den Lohn ist nur zulässig, wenn sie die tatsächlichen Auslagen deckt und im Arbeitsvertrag oder Spesenreglement klar geregelt ist.
- Effektive Spesen — Der Arbeitgeber erstattet die tatsächlich angefallenen Auslagen gegen Beleg. Typische Beispiele sind Reisekosten, Hotelübernachtungen und Geschäftsessen.
- Pauschalspesen — Anstelle von Einzelbelegen können feste Pauschalen vereinbart werden, etwa CHF 30.– pro Tag für Verpflegung oder CHF 20.– pro Tag für Kleinspesen. Voraussetzung ist ein genehmigtes Spesenreglement.
- Repräsentationsspesen — Ausgaben für Kundeneinladungen, Geschenke oder Bewirtung müssen den effektiven Auslagen entsprechen. Übersteigen sie CHF 6000 pro Jahr, dürfen sie maximal 5 Prozent des Bruttolohns betragen, absolut höchstens CHF 24 000 pro Jahr.
Seit dem 1. Januar 2026 gelten aktualisierte Ansätze gemäss ESTV-Wegleitung: Die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge beträgt neu CHF 0.75 pro Kilometer. Naturalgeschenke sind bis CHF 600 pro Kalenderjahr steuerfrei. Spesenreglemente müssen inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
02.Spesenabrechnung als Arbeitgeber: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess deckt den gesamten Spesenzyklus ab, von der Grundlage bis zur Deklaration. Halten Sie sich an diese Reihenfolge, um rechtliche Risiken zu minimieren und einen effizienten Ablauf sicherzustellen.
Schritt 1: Spesenreglement erstellen und genehmigen lassen
Ein Spesenreglement bildet die verbindliche Grundlage für alle Spesenerstattungen in Ihrem Unternehmen. Es definiert, welche Auslagen erstattungsfähig sind, welche Pauschalen gelten und wie der Abrechnungsprozess abläuft. Ohne genehmigtes Reglement müssen Sie jede Pauschale einzeln im Lohnausweis deklarieren, was den administrativen Aufwand erheblich erhöht.
- Inhalt — Das Reglement muss die erstattungsfähigen Spesenarten, die geltenden Pauschalen, die Belegpflicht, die Abrechnungsfristen und den Genehmigungsprozess klar regeln. Ab 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
- Genehmigung — Reichen Sie das Reglement bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz Ihres Unternehmens ein. Die Bearbeitungsdauer beträgt je nach Kanton zwei bis acht Wochen. Erst nach Genehmigung dürfen Pauschalen ohne Einzelbelege ausbezahlt werden.
- Aktualisierung — Prüfen Sie das Reglement jährlich auf Aktualität. Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, sofern Sie die neuen Ansätze intern kommunizieren und anwenden.
Verfügt Ihr Unternehmen über keinen Gesamtarbeitsvertrag mit Spesenregelung, empfiehlt sich ein eigenständiges Spesenreglement als Anhang zum Arbeitsvertrag. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Bedingungen kennen.
Schritt 2: Spesenprozess und Zuständigkeiten definieren
Bevor Mitarbeitende Spesen einreichen, müssen die internen Abläufe klar geregelt sein. Definieren Sie, wer Spesen einreichen darf, wer prüft, wer genehmigt und wer die Auszahlung auslöst. In kleinen Unternehmen übernimmt oft die Geschäftsleitung alle Rollen; ab etwa 20 Mitarbeitenden empfiehlt sich eine Trennung der Funktionen.
Typische Rollenverteilung im Spesenprozess
Legen Sie ausserdem fest, in welchem Rhythmus Spesen eingereicht werden müssen. Monatliche Abrechnungsfristen haben sich in der Praxis bewährt. Längere Intervalle führen zu fehlenden Belegen und erschweren die Nachvollziehbarkeit.
Schritt 3: Mitarbeitende über Reglement und Abläufe informieren
Das beste Spesenreglement nützt wenig, wenn Ihre Mitarbeitenden die Regeln nicht kennen. Stellen Sie sicher, dass jede Person bei Stellenantritt eine Kopie des Reglements erhält und den Empfang schriftlich bestätigt. Bei Änderungen informieren Sie alle Betroffenen rechtzeitig und dokumentieren die Kenntnisnahme.
- Erstattungsfähige Auslagen — Kommunizieren Sie klar, welche Ausgaben erstattet werden und welche nicht. Häufige Unklarheiten betreffen private Mahlzeiten auf Geschäftsreisen, Parkgebühren und Trinkgelder.
- Belegpflicht — Erklären Sie, welche Belege in welcher Form akzeptiert werden. Originalbelege, Kopien oder digitale Fotos: Legen Sie den Standard fest und halten Sie ihn im Reglement schriftlich fest.
- Fristen — Weisen Sie auf die Einreichungsfrist hin. Verspätet eingereichte Abrechnungen dürfen Sie gemäss Reglement ablehnen, sofern dies dort explizit geregelt ist.
- Konsequenzen — Machen Sie transparent, was bei Verstössen passiert: Rückforderung zu Unrecht erstatteter Beträge, arbeitsrechtliche Massnahmen bei Missbrauch.
Schritt 4: Eingereichte Spesenabrechnungen prüfen
Die Prüfung ist der zentrale Schritt im Spesenprozess. Jede eingereichte Abrechnung muss sowohl sachlich als auch rechnerisch kontrolliert werden, bevor eine Erstattung erfolgt. Unterlassene Prüfungen können bei einer Revision durch die Steuerbehörden zu Nachsteuern und AHV-Nachforderungen führen.
Checkliste für die Spesenprüfung
Beanstanden Sie unvollständige oder fehlerhafte Abrechnungen schriftlich und setzen Sie eine Nachfrist zur Korrektur. Dokumentieren Sie jede Ablehnung mit Begründung. Dies schützt Sie bei späteren Streitigkeiten und gegenüber den Steuerbehörden.
Schritt 5: Spesen freigeben und erstatten
Nach erfolgreicher Prüfung geben Sie die Spesenabrechnung zur Auszahlung frei. Die Erstattung erfolgt in der Regel zusammen mit der nächsten Lohnzahlung oder als separate Überweisung. Art. 327a OR verlangt keine bestimmte Auszahlungsform, aber die Nachvollziehbarkeit muss gewährleistet sein.
- Auszahlungszeitpunkt — Erstatten Sie Spesen zeitnah, idealerweise mit der nächsten Lohnabrechnung. Lange Wartezeiten belasten die Mitarbeitenden finanziell und widersprechen dem Sinn von Art. 327a OR.
- Verbuchung — Verbuchen Sie erstattete Spesen als Geschäftsaufwand auf den entsprechenden Konten. Pauschalspesen und effektive Spesen werden getrennt erfasst. Die Belege müssen der Buchung zugeordnet werden können.
- Aufbewahrung — Bewahren Sie alle Belege und Abrechnungen mindestens zehn Jahre auf, wie es Art. 958f OR für Geschäftsunterlagen vorschreibt. Digitale Archivierung ist zulässig, sofern die Lesbarkeit dauerhaft gewährleistet ist.
Führen Sie ein Spesenjournal oder nutzen Sie eine digitale Lösung, die jede Abrechnung mit Prüfvermerk, Freigabedatum und Auszahlungsreferenz verknüpft. So schaffen Sie einen lückenlosen Audit-Trail für interne und externe Prüfungen.
Schritt 6: Spesen korrekt im Lohnausweis deklarieren
Die korrekte Deklaration im Lohnausweis ist der letzte und häufig fehleranfälligste Schritt. Fehlerhafte Angaben führen zu Rückfragen der Steuerbehörden, Nachsteuern für die Mitarbeitenden und möglichen Bussen für das Unternehmen.
Deklaration von Spesen im Lohnausweis
Verfügen Sie über ein genehmigtes Spesenreglement, setzen Sie im Lohnausweis das Kreuz bei Feld F. Damit bestätigen Sie, dass die Spesenvergütungen reglementskonform sind. Ohne dieses Kreuz behandelt die Steuerbehörde Pauschalspesen als steuerpflichtigen Lohnbestandteil.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden
Ohne genehmigtes Reglement müssen sämtliche Pauschalspesen im Lohnausweis betragsmässig ausgewiesen werden. Die Steuerbehörden behandeln diese Beträge als steuerpflichtigen Lohn, was zu Nachsteuern bei den Mitarbeitenden und AHV-Nachforderungen beim Arbeitgeber führt. Reichen Sie das Reglement frühzeitig bei der kantonalen Steuerverwaltung ein und warten Sie die Genehmigung ab, bevor Sie Pauschalen auszahlen.
Fehler 2: Fehlende oder unvollständige Belege akzeptiert
Werden Spesen ohne ausreichende Belege erstattet, erkennt die Steuerbehörde die Ausgaben bei einer Revision nicht an. Der Arbeitgeber haftet für die nachträgliche AHV-Abrechnung auf den betroffenen Beträgen. Etablieren Sie eine konsequente Belegprüfung und weisen Sie unvollständige Abrechnungen zur Nachbesserung zurück.
Fehler 3: Pauschalen und effektive Spesen für denselben Zweck kombiniert
Erhält ein Mitarbeiter beispielsweise die Verpflegungspauschale von CHF 30.– und reicht zusätzlich einen Restaurantbeleg für dasselbe Mittagessen ein, liegt eine Doppelerstattung vor. Dies wird bei Revisionen beanstandet und kann als Steuerhinterziehung gewertet werden. Stellen Sie sicher, dass pro Spesenart nur eine Abrechnungsmethode angewendet wird.
Fehler 4: Lohnausweis falsch ausgefüllt
Häufige Fehler sind das fehlende Kreuz bei Feld F trotz genehmigtem Reglement oder die Nichtdeklaration von Pauschalspesen unter Ziffer 13. Beides führt zu Rückfragen der Steuerbehörden und belastet die Mitarbeitenden mit Nachsteuern. Prüfen Sie jeden Lohnausweis vor dem Versand anhand der aktuellen ESTV-Wegleitung.
Fehler 5: Keine regelmässigen Stichprobenkontrollen durchgeführt
Viele Unternehmen prüfen Spesen nur oberflächlich oder gar nicht. Ohne Stichproben bleiben systematische Fehler oder Missbrauch unentdeckt, bis eine externe Revision stattfindet. Führen Sie mindestens quartalsweise Stichproben durch und dokumentieren Sie die Ergebnisse schriftlich.
04.Häufige Fragen
Muss der Arbeitgeber Spesen erstatten, auch wenn kein Spesenreglement existiert?
Ja. Die Erstattungspflicht ergibt sich direkt aus Art. 327a OR und besteht unabhängig von einem Spesenreglement. Ohne Reglement müssen allerdings alle Auslagen mit Einzelbelegen nachgewiesen werden, und Pauschalspesen sind im Lohnausweis betragsmässig zu deklarieren. Ein genehmigtes Reglement vereinfacht den Prozess erheblich.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge in der Schweiz 2026?
Ab dem 1. Januar 2026 beträgt die Kilometerpauschale CHF 0.75 pro Kilometer. Der bisherige Ansatz von CHF 0.70 wurde durch die ESTV-Wegleitung angepasst. Bereits genehmigte Reglemente mit dem alten Ansatz brauchen keine neue Genehmigung, sofern intern der neue Ansatz angewendet wird.
Darf der Arbeitgeber eine Spesenabrechnung ablehnen?
Ja, der Arbeitgeber darf und muss unvollständige oder nicht reglementskonforme Abrechnungen ablehnen. Die Ablehnung muss schriftlich begründet werden, und der Mitarbeitende erhält eine angemessene Frist zur Nachbesserung. Notwendige Auslagen gemäss Art. 327a OR dürfen jedoch nicht grundlos verweigert werden.
Wie lange müssen Spesenbelege aufbewahrt werden?
Spesenbelege und Abrechnungen müssen gemäss Art. 958f OR mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Ausgabe verbucht wurde. Digitale Archivierung ist zulässig, sofern die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind.
Was passiert, wenn Spesen im Lohnausweis falsch deklariert werden?
Fehlerhafte Deklarationen führen zu Rückfragen der Steuerbehörden. Im schlimmsten Fall werden Pauschalspesen als steuerpflichtiger Lohn nachbesteuert, und der Arbeitgeber muss AHV-Beiträge nachzahlen. Bei vorsätzlich falschen Angaben drohen zusätzlich Bussen wegen Steuerhinterziehung.
Können Spesen auch bar ausbezahlt werden?
Grundsätzlich ja, Art. 327a OR schreibt keine bestimmte Auszahlungsform vor. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit empfiehlt sich jedoch die Überweisung auf das Lohnkonto. Bei Barauszahlungen muss der Empfang quittiert und die Zahlung buchhalterisch dokumentiert werden.