Verpflegungsmehraufwand buchen: Konto 6650, Vorsteuer und Lohnausweis
VMW auf Konto 6650 buchen – Pauschale CHF 30: kein VSt; Effektiver Restaurantbeleg: Nettobetrag + 8.1% VSt auf Konto 1170; Abstimmung mit Lohnausweis jährlich. Fehlerhafte Buchungen beim Verpflegungsmehraufwand führen zu Differenzen im Lohnausweis und können bei einer MWST-Revision beanstandet werden. Dieser Leitfaden zeigt die korrekte Verbuchung beider Varianten im Schweizer KMU-Kontenplan und die notwendige Jahresabstimmung.
01.Verpflegungsmehraufwand korrekt buchen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte führen Sie von der Wahl der Abrechnungsmethode über die korrekte Kontierung bis zur Jahresabstimmung mit dem Lohnausweis. Die Reihenfolge entspricht dem typischen Ablauf in der Schweizer KMU-Buchhaltung.
Schritt 1: Abrechnungsmethode festlegen: Pauschale oder effektiv
Bevor Sie den ersten Buchungssatz erfassen, sollte feststehen, wie der Verpflegungsmehraufwand abgerechnet wird. Die Wahl beeinflusst sowohl die Belegpflicht als auch den Vorsteuerabzug. Pauschalen bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) sind nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis ohne Reglement zulässig; höhere oder andere Ansätze brauchen ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement.
Vergleich Pauschale vs. effektive Abrechnung
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Methode muss im Spesenreglement einheitlich geregelt sein, kann aber pro Spesenkategorie unterschiedlich gewählt werden.
Schritt 2: Pauschale Verpflegungsspesen auf Konto 6650 buchen
Bei der Pauschalabrechnung buchen Sie den Betrag von bis zu CHF 30 pro auswärtiger Hauptmahlzeit direkt auf Konto 6650 (Verpflegungsspesen). Da kein Beleg vorliegt, ist kein Vorsteuerabzug zulässig. Der Buchungssatz ist entsprechend einfach.
Buchungssatz Pauschale Verpflegung
Die Auszahlung erfolgt in der Regel zusammen mit der monatlichen Spesenabrechnung. Dokumentieren Sie pro Buchung das Datum des Reisetags und den Namen des Mitarbeitenden. Bei mehreren Reisetagen im Monat können Sie die Pauschalen in einer Sammelbuchung zusammenfassen, sofern die Einzeltage im Buchungstext oder in der Beilage aufgeführt sind.
Schritt 3: Effektive Verpflegungsspesen mit Vorsteuer verbuchen
Liegt ein Restaurantbeleg mit gültiger MWST-Nummer vor, buchen Sie den Nettobetrag auf Konto 6650 und die Vorsteuer von 8.1 % auf Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen). Der Beleg muss die Anforderungen gemäss Art. 26 MWSTG erfüllen: Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung und Betrag inkl. MWST-Satz.
Buchungssatz effektive Verpflegung mit Vorsteuer
Beispiel: Ein Mittagessen kostet CHF 30.00 inkl. MWST. Der Nettobetrag beträgt CHF 27.75 (CHF 30.00 / 1.081), die Vorsteuer CHF 2.25. Achten Sie darauf, dass der Beleg auf den Firmennamen lautet oder dem Mitarbeitenden eindeutig zugeordnet werden kann. Belege ohne MWST-Nummer des Restaurants berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
Schritt 4: Mischform korrekt abbilden
In der Praxis kommt es vor, dass ein Unternehmen sowohl pauschale als auch effektive Verpflegungsspesen verbucht. Das ist zulässig, wenn die Abgrenzung klar geregelt ist. Typisch: Pauschale für Mahlzeiten auf Geschäftsreisen, effektive Abrechnung gegen Originalquittung für Geschäftsessen mit Kunden.
- Gleiche Mahlzeit: Dieselbe Mahlzeit darf nur einmal vergütet werden. Wer für ein Mittagessen die Pauschale bezieht, kann dafür nicht zusätzlich einen Restaurantbeleg einreichen.
- Kontierung: Beide Varianten laufen über Konto 6650. Nutzen Sie Unterkostenstellen oder Buchungstexte, um Pauschale und Effektiv zu unterscheiden.
- Lohnausweis: Halten alle Spesen die Vorgaben von Rz 52 ein, genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1, ohne Betrag. Andernfalls und ohne genehmigtes Reglement sind die effektiven Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen in Ziffer 13.1.1 betragsmässig anzugeben (Rz 53). Pauschalen für Zeitabschnitte, etwa eine monatliche Mittagessenspauschale, gehören immer betragsmässig in Ziffer 13.2.
Führen Sie eine interne Richtlinie, die definiert, wann welche Methode gilt. Das erleichtert die Jahresabstimmung und vermeidet Rückfragen bei einer Steuerrevision.
Schritt 5: Jahresabstimmung Konto 6650 mit Lohnausweis durchführen
Vor dem Versand der Lohnausweise gleichen Sie Konto 6650 mit den Angaben im Lohnausweis ab. Der Saldo muss dabei nicht mit einem Betrag im Lohnausweis übereinstimmen: Einzelfallpauschalen nach Rz 52 erscheinen dort nur als Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Zu prüfen ist, ob das Kreuz pro Mitarbeitenden berechtigt ist und ob anzugebende Beträge vollständig deklariert sind.
- Schritt A: Erstellen Sie eine Auswertung von Konto 6650, aufgeschlüsselt nach Mitarbeitenden (über Kostenstellen oder Buchungstext).
- Schritt B: Prüfen Sie pro Mitarbeitenden, ob alle Vergütungen die Vorgaben von Rz 52 bzw. des genehmigten Reglements einhalten (Kreuz bei Ziffer 13.1.1). Ist das nicht der Fall, gehört der Betrag der effektiven Spesen in Ziffer 13.1.1 (Rz 53).
- Schritt C: Stimmen Sie Pauschalen für Zeitabschnitte, etwa monatliche Mittagessenspauschalen, mit dem Betrag in Ziffer 13.2 des jeweiligen Lohnausweises ab.
- Schritt D: Dokumentieren Sie die Abstimmung schriftlich und legen Sie sie zu den Jahresabschlussunterlagen.
Unstimmigkeiten müssen vor dem Versand der Lohnausweise bereinigt werden. Häufige Ursachen sind Buchungen auf falsche Konten (z. B. Konto 6640 statt 6650), ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 trotz Beträgen über Rz 52 oder Spesenabrechnungen, die dem falschen Jahr zugeordnet wurden.
Schritt 6: Belege archivieren und Revisionssicherheit gewährleisten
Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufzubewahren. Für Verpflegungsspesen bedeutet das: Effektive Belege (Restaurantrechnungen) müssen im Original oder als beweiskräftige digitale Kopie archiviert werden. Bei Pauschalspesen genügt die genehmigte Spesenabrechnung als Buchungsbeleg.
- Effektive Belege: Originalbeleg oder Scan gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung). Der Scan muss den Originalbeleg vollständig und unverändert wiedergeben.
- Pauschalspesen: Genehmigte Spesenabrechnung mit Datum, Reisedaten, vergüteten Mahlzeiten und Unterschrift des Vorgesetzten.
- Aufbewahrungsfrist: Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem die Buchung erfolgte (Art. 958f OR).
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Vorsteuer auf Pauschalspesen geltend gemacht
Bei der Pauschale von bis zu CHF 30 pro Hauptmahlzeit liegt kein Beleg vor, weshalb kein Vorsteuerabzug zulässig ist. Wird trotzdem Vorsteuer gebucht, korrigiert die ESTV dies bei der nächsten MWST-Revision inklusive Verzugszins. Prüfen Sie bei jeder Buchung, ob ein gültiger Beleg mit MWST-Nummer vorhanden ist.
Fehler 2: Falsches Konto verwendet (6640 statt 6650)
Konto 6640 ist für Reisespesen (Transport) vorgesehen, Konto 6650 für Verpflegungsspesen. Eine Verwechslung führt zu falschen Auswertungen und Differenzen bei der Lohnausweis-Abstimmung. Kontrollieren Sie den Kontenplan und richten Sie Buchungsvorlagen ein.
Fehler 3: Pauschale und Effektiv für dieselbe Mahlzeit
Wird für ein Mittagessen eine Pauschale ausbezahlt und zusätzlich ein Restaurantbeleg für dieselbe Mahlzeit eingereicht, liegt eine Doppelvergütung vor. Das Spesenreglement bzw. die interne Richtlinie sollte klare Regeln zur Abgrenzung enthalten.
Fehler 4: Konto 6650 nicht mit Lohnausweis abgestimmt
Ohne Jahresabstimmung entstehen Differenzen zwischen Buchhaltung und Lohnausweis. Die Steuerbehörde kann bei einer Revision Nachdeklarationen und Aufrechnungen verlangen. Führen Sie die Abstimmung vor dem Versand der Lohnausweise durch und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Fehler 5: Restaurantbeleg ohne MWST-Nummer akzeptiert
Ein Beleg ohne MWST-Nummer des Leistungserbringers berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Der Aufwand wird zwar auf Konto 6650 gebucht, aber ohne Vorsteuer auf Konto 1170. Weisen Sie Mitarbeitende an, nur Belege mit vollständigen Angaben einzureichen.
03.Häufige Fragen
Kann man Pauschale und effektive Verpflegungsspesen mischen?
Ja, solange dieselbe Mahlzeit nicht doppelt vergütet wird, etwa Pauschale für das Mittagessen auf der Reise und effektive Abrechnung eines Kundenessens am Abend. Halten alle Spesen die Vorgaben von Rz 52 ein, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Andernfalls sind die effektiven Spesen ohne genehmigtes Reglement betragsmässig anzugeben (Rz 53).
Auf welches Konto buche ich Verpflegungsmehraufwand im KMU-Kontenplan?
Verpflegungsmehraufwand wird auf Konto 6650 (Verpflegungsspesen) gebucht. Bei effektiver Abrechnung mit Beleg kommt die Vorsteuer von 8.1 % zusätzlich auf Konto 1170. Verwechseln Sie Konto 6650 nicht mit Konto 6640 (Reisespesen/Transport).
Ist bei der Verpflegungspauschale von bis zu CHF 30 pro Hauptmahlzeit ein Vorsteuerabzug möglich?
Nein. Die Pauschale wird ohne Beleg ausbezahlt, weshalb die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gemäss Art. 28 MWSTG nicht erfüllt sind. Nur bei effektiver Abrechnung mit einem Restaurantbeleg, der eine gültige MWST-Nummer enthält, kann die Vorsteuer geltend gemacht werden.
Wie stimme ich Konto 6650 mit dem Lohnausweis ab?
Werten Sie Konto 6650 nach Mitarbeitenden aus und prüfen Sie, ob alle Vergütungen Rz 52 bzw. das genehmigte Reglement einhalten; dann genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Beträge sind nur für Spesen über Rz 52 ohne genehmigtes Reglement (Ziffer 13.1.1) und für Monatspauschalen (Ziffer 13.2) abzustimmen. Klären Sie Unstimmigkeiten vor dem Versand der Lohnausweise.
Wie lange müssen Verpflegungsbelege aufbewahrt werden?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Das gilt sowohl für Originalbelege als auch für digitale Scans, sofern diese die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllen.