Verpflegungsmehraufwand buchen: Konto 6650, Vorsteuer und Lohnausweis
VMW auf Konto 6650 buchen – Pauschale CHF 30: kein VSt; Effektiver Restaurantbeleg: Nettobetrag + 8.1% VSt auf Konto 1170; Abstimmung mit Lohnausweis jährlich. Fehlerhafte Buchungen beim Verpflegungsmehraufwand führen zu Differenzen im Lohnausweis und können bei einer MWST-Revision beanstandet werden. Dieser Leitfaden zeigt die korrekte Verbuchung beider Varianten im Schweizer KMU-Kontenplan und die notwendige Jahresabstimmung.
01.Verpflegungsmehraufwand korrekt buchen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte führen Sie von der Wahl der Abrechnungsmethode über die korrekte Kontierung bis zur Jahresabstimmung mit dem Lohnausweis. Die Reihenfolge entspricht dem typischen Ablauf in der Schweizer KMU-Buchhaltung.
Schritt 1: Abrechnungsmethode festlegen: Pauschale oder effektiv
Bevor Sie den ersten Buchungssatz erfassen, muss die Abrechnungsmethode für Verpflegungsmehraufwand im Spesenreglement definiert sein. Die Wahl beeinflusst sowohl die Belegpflicht als auch den Vorsteuerabzug. Das Spesenreglement muss von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein.
Vergleich Pauschale vs. effektive Abrechnung
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Methode muss im Spesenreglement einheitlich geregelt sein, kann aber pro Spesenkategorie unterschiedlich gewählt werden.
Schritt 2: Pauschale Verpflegungsspesen auf Konto 6650 buchen
Bei der Pauschalabrechnung buchen Sie den Betrag von CHF 30 pro Reisetag direkt auf Konto 6650 (Verpflegungsspesen). Da kein Beleg vorliegt, ist kein Vorsteuerabzug zulässig. Der Buchungssatz ist entsprechend einfach.
Buchungssatz Pauschale Verpflegung
Die Auszahlung erfolgt in der Regel zusammen mit der monatlichen Spesenabrechnung. Dokumentieren Sie pro Buchung das Datum des Reisetags und den Namen des Mitarbeitenden. Bei mehreren Reisetagen im Monat können Sie die Pauschalen in einer Sammelbuchung zusammenfassen, sofern die Einzeltage im Buchungstext oder in der Beilage aufgeführt sind.
Schritt 3: Effektive Verpflegungsspesen mit Vorsteuer verbuchen
Liegt ein Restaurantbeleg mit gültiger MWST-Nummer vor, buchen Sie den Nettobetrag auf Konto 6650 und die Vorsteuer von 8.1 % auf Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen). Der Beleg muss die Anforderungen gemäss Art. 26 MWSTG erfüllen: Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung und Betrag inkl. MWST-Satz.
Buchungssatz effektive Verpflegung mit Vorsteuer
Beispiel: Ein Mittagessen kostet CHF 30.00 inkl. MWST. Der Nettobetrag beträgt CHF 27.75 (CHF 30.00 / 1.081), die Vorsteuer CHF 2.25. Achten Sie darauf, dass der Beleg auf den Firmennamen lautet oder dem Mitarbeitenden eindeutig zugeordnet werden kann. Belege ohne MWST-Nummer des Restaurants berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
Schritt 4: Mischform korrekt abbilden
In der Praxis kommt es vor, dass ein Unternehmen sowohl pauschale als auch effektive Verpflegungsspesen verbucht. Das ist zulässig, sofern das Spesenreglement beide Varianten vorsieht und die Abgrenzung klar geregelt ist. Typisch: Pauschale für reguläre Reisetage, effektive Abrechnung für Geschäftsessen mit Kunden.
- Gleicher Tag: Pro Mitarbeitenden und Tag darf nur eine Methode angewendet werden. Wer am selben Tag eine Pauschale bezieht, kann nicht zusätzlich einen Restaurantbeleg einreichen.
- Kontierung: Beide Varianten laufen über Konto 6650. Nutzen Sie Unterkostenstellen oder Buchungstexte, um Pauschale und Effektiv zu unterscheiden.
- Lohnausweis: Pauschalspesen werden unter Ziffer 13.1.1, effektive Spesen unter Ziffer 13.1.2 deklariert. Die Summen müssen getrennt ausgewiesen werden.
Führen Sie eine interne Richtlinie, die definiert, wann welche Methode gilt. Das erleichtert die Jahresabstimmung und vermeidet Rückfragen bei einer Steuerrevision.
Schritt 5: Jahresabstimmung Konto 6650 mit Lohnausweis durchführen
Vor dem Jahresabschluss muss der Saldo von Konto 6650 mit den im Lohnausweis deklarierten Verpflegungsspesen übereinstimmen. Die Abstimmung erfolgt pro Mitarbeitenden und in der Summe. Differenzen deuten auf fehlende Buchungen, falsche Kontierungen oder nicht deklarierte Spesen hin.
- Schritt A: Erstellen Sie eine Auswertung von Konto 6650, aufgeschlüsselt nach Mitarbeitenden (über Kostenstellen oder Buchungstext).
- Schritt B: Vergleichen Sie die Summe pro Mitarbeitenden mit den Beträgen in Ziffer 13.1.1 (Pauschalspesen) und Ziffer 13.1.2 (effektive Spesen) des jeweiligen Lohnausweises.
- Schritt C: Prüfen Sie, ob die Gesamtsumme aller Lohnausweise mit dem Jahressaldo von Konto 6650 übereinstimmt.
- Schritt D: Dokumentieren Sie die Abstimmung schriftlich und legen Sie sie zu den Jahresabschlussunterlagen.
Differenzen müssen vor dem Versand der Lohnausweise bereinigt werden. Häufige Ursachen sind Buchungen auf falsche Konten (z. B. Konto 6640 statt 6650) oder Spesenabrechnungen, die im Folgejahr verbucht, aber im alten Lohnausweis deklariert wurden.
Schritt 6: Belege archivieren und Revisionssicherheit gewährleisten
Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufzubewahren. Für Verpflegungsspesen bedeutet das: Effektive Belege (Restaurantrechnungen) müssen im Original oder als beweiskräftige digitale Kopie archiviert werden. Bei Pauschalspesen genügt die genehmigte Spesenabrechnung als Buchungsbeleg.
- Effektive Belege: Originalbeleg oder Scan gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung). Der Scan muss den Originalbeleg vollständig und unverändert wiedergeben.
- Pauschalspesen: Genehmigte Spesenabrechnung mit Datum, Reisetagen und Unterschrift des Vorgesetzten.
- Aufbewahrungsfrist: Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem die Buchung erfolgte (Art. 958f OR).
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Vorsteuer auf Pauschalspesen geltend gemacht
Bei der Pauschale von CHF 30 liegt kein Beleg vor, weshalb kein Vorsteuerabzug zulässig ist. Wird trotzdem Vorsteuer gebucht, korrigiert die ESTV dies bei der nächsten MWST-Revision inklusive Verzugszins. Prüfen Sie bei jeder Buchung, ob ein gültiger Beleg mit MWST-Nummer vorhanden ist.
Fehler 2: Falsches Konto verwendet (6640 statt 6650)
Konto 6640 ist für Reisespesen (Transport) vorgesehen, Konto 6650 für Verpflegungsspesen. Eine Verwechslung führt zu falschen Auswertungen und Differenzen bei der Lohnausweis-Abstimmung. Kontrollieren Sie den Kontenplan und richten Sie Buchungsvorlagen ein.
Fehler 3: Pauschale und Effektiv am selben Tag kombiniert
Pro Mitarbeitenden und Tag darf nur eine Methode angewendet werden. Wird am selben Tag eine Pauschale ausbezahlt und zusätzlich ein Restaurantbeleg eingereicht, liegt eine Doppelvergütung vor. Das Spesenreglement muss klare Regeln zur Abgrenzung enthalten.
Fehler 4: Konto 6650 nicht mit Lohnausweis abgestimmt
Ohne Jahresabstimmung entstehen Differenzen zwischen Buchhaltung und Lohnausweis. Die Steuerbehörde kann bei einer Revision Nachdeklarationen und Aufrechnungen verlangen. Führen Sie die Abstimmung vor dem Versand der Lohnausweise durch und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Fehler 5: Restaurantbeleg ohne MWST-Nummer akzeptiert
Ein Beleg ohne MWST-Nummer des Leistungserbringers berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Der Aufwand wird zwar auf Konto 6650 gebucht, aber ohne Vorsteuer auf Konto 1170. Weisen Sie Mitarbeitende an, nur Belege mit vollständigen Angaben einzureichen.
03.Häufige Fragen
Kann man Pauschale und effektive Verpflegungsspesen mischen?
Ja, das ist zulässig, sofern das genehmigte Spesenreglement beide Varianten vorsieht. Pro Mitarbeitenden und Tag darf jedoch nur eine Methode angewendet werden. Im Lohnausweis werden Pauschalspesen unter Ziffer 13.1.1 und effektive Spesen unter Ziffer 13.1.2 getrennt ausgewiesen.
Auf welches Konto buche ich Verpflegungsmehraufwand im KMU-Kontenplan?
Verpflegungsmehraufwand wird auf Konto 6650 (Verpflegungsspesen) gebucht. Bei effektiver Abrechnung mit Beleg kommt die Vorsteuer von 8.1 % zusätzlich auf Konto 1170. Verwechseln Sie Konto 6650 nicht mit Konto 6640 (Reisespesen/Transport).
Ist bei der Verpflegungspauschale von CHF 30 ein Vorsteuerabzug möglich?
Nein. Die Pauschale wird ohne Beleg ausbezahlt, weshalb die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gemäss Art. 28 MWSTG nicht erfüllt sind. Nur bei effektiver Abrechnung mit einem Restaurantbeleg, der eine gültige MWST-Nummer enthält, kann die Vorsteuer geltend gemacht werden.
Wie stimme ich Konto 6650 mit dem Lohnausweis ab?
Erstellen Sie eine Auswertung von Konto 6650 nach Mitarbeitenden und vergleichen Sie die Beträge mit Ziffer 13.1.1 und 13.1.2 des jeweiligen Lohnausweises. Die Gesamtsumme aller Lohnausweise muss mit dem Jahressaldo von Konto 6650 übereinstimmen. Differenzen sind vor dem Versand der Lohnausweise zu klären.
Wie lange müssen Verpflegungsbelege aufbewahrt werden?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Das gilt sowohl für Originalbelege als auch für digitale Scans, sofern diese die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllen.