Verpflegungsmehraufwand MWST: Vorsteuerabzug und Belegpflicht

Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) erlaubt den Vorsteuerabzug nur, wenn eine steuerpflichtige Leistung vorliegt und ein formgültiger Beleg vorhanden ist (Art. 28 Abs. 1 MWSTG). Bei der Pauschalmethode entrichtet das Unternehmen dem Mitarbeitenden einen fixen Betrag pro Tag (aktuell CHF 30 gemäss ESTV-Ansatz 2026), ohne dass ein Einzelbeleg eingereicht wird. Damit fehlt die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Bei der Effektivmethode reicht der Mitarbeitende den Originalbeleg des Restaurants ein. Enthält dieser alle gesetzlich geforderten Angaben, darf das Unternehmen die darin enthaltene Vorsteuer abziehen.

Ein Rechenbeispiel verdeutlicht den Unterschied: Ein Aussendienstmitarbeiter isst an 200 Arbeitstagen pro Jahr auswärts und gibt durchschnittlich CHF 28 pro Mahlzeit aus. Bei der Pauschalmethode zahlt das Unternehmen 200 mal CHF 30, also CHF 6 000, ohne Vorsteuerabzug. Bei der Effektivmethode betragen die Kosten 200 mal CHF 28, also CHF 5 600. Davon sind rund CHF 420 Vorsteuer (8,1 % von CHF 5 600 abzüglich Privatanteil), die das Unternehmen zurückfordern kann. Je nach Teamgrösse summiert sich dieser Betrag auf mehrere tausend Franken pro Jahr.

Damit die Vorsteuer auf Verpflegungskosten tatsächlich abgezogen werden darf, muss der Beleg die Anforderungen von Art. 26 MWSTG erfüllen. Fehlt auch nur ein Pflichtelement, verweigert die ESTV den Abzug. Besonders bei kleineren Restaurants oder Take-away-Betrieben sind die Quittungen häufig unvollständig.

• Name und Adresse des Leistungserbringers: Der vollständige Firmenname und die Adresse des Restaurants müssen auf dem Beleg stehen.
• MWST-Nummer (UID): Die Unternehmens-Identifikationsnummer im Format CHE-123.456.789 MWST ist zwingend. Ohne diese Angabe ist kein Vorsteuerabzug möglich.
• Datum der Leistung: Das Datum der Mahlzeit muss klar ersichtlich sein, nicht nur das Druckdatum der Quittung.
• Art und Umfang der Leistung: Eine Beschreibung wie Mittagessen oder Menü genügt. Reine Betragsangaben ohne Leistungsbeschreibung reichen nicht.
• Entgelt und MWST-Betrag: Der Gesamtbetrag sowie der MWST-Satz oder der MWST-Betrag müssen separat ausgewiesen sein.
• Name des Leistungsempfängers: Bei Beträgen über CHF 400 muss zusätzlich der Name des Unternehmens (Leistungsempfänger) auf dem Beleg erscheinen.

Bei Beträgen bis CHF 400 genügt eine vereinfachte Rechnung ohne Angabe des Leistungsempfängers (Art. 26 Abs. 2 MWSTG). Da die meisten Einzelmahlzeiten unter diesem Schwellenwert liegen, reicht in der Praxis eine korrekte Kassenquittung mit MWST-Nummer. Kreditkartenabrechnungen oder Bankbelege ersetzen die Originalrechnung nicht, da sie weder MWST-Nummer noch Leistungsbeschreibung enthalten.

Nicht der gesamte Betrag einer auswärtigen Mahlzeit stellt geschäftlichen Mehraufwand dar. Auch ohne Geschäftsreise hätte der Mitarbeitende zu Hause gegessen. Dieser sogenannte Privatanteil ist vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen (Art. 31 MWSTG). Die ESTV verlangt, dass Unternehmen den Privatanteil konsequent ausscheiden.

In der Praxis wird der Privatanteil häufig mit einem Fixbetrag pro Mahlzeit angesetzt. Viele Unternehmen verwenden einen Privatanteil von rund CHF 10 bis CHF 15 pro Mahlzeit, der vom Gesamtbetrag abgezogen wird, bevor die Vorsteuer berechnet wird. Beispiel: Ein Mittagessen kostet CHF 32 inklusive MWST. Nach Abzug eines Privatanteils von CHF 12 verbleiben CHF 20 als geschäftlicher Mehraufwand. Die abzugsfähige Vorsteuer berechnet sich auf Basis dieser CHF 20.

Wird der Privatanteil nicht oder nur pauschal und ohne nachvollziehbare Methode abgegrenzt, kann die ESTV bei einer Kontrolle den gesamten Vorsteuerabzug auf Verpflegungskosten streichen. Eine dokumentierte, einheitliche Methode im Spesenreglement schützt vor Nachforderungen.

Die Wahl zwischen Pauschal- und Effektivmethode ist keine rein steuerliche Entscheidung. Sie hängt von der Unternehmensgrösse, der Anzahl Aussendiensttage und der vorhandenen Infrastruktur für die Belegverarbeitung ab. Beide Methoden sind rechtlich zulässig, sofern sie im genehmigten Spesenreglement verankert sind.

• Pauschalmethode empfehlenswert: Für Unternehmen mit wenigen Aussendiensttagen pro Mitarbeitendem, kleinen Teams oder begrenzten Ressourcen für die Belegprüfung. Der Verzicht auf den Vorsteuerabzug wird durch den geringeren Verwaltungsaufwand kompensiert.
• Effektivmethode empfehlenswert: Für Unternehmen mit vielen reisenden Mitarbeitenden, hohen Verpflegungskosten oder einer digitalen Spesenerfassung, die den Belegprozess automatisiert. Der Vorsteuerabzug summiert sich bei regelmässigen Geschäftsessen auf relevante Beträge.
• Mischlösung: Einige Unternehmen kombinieren beide Methoden: Pauschalspesen für gelegentliche Auswärtsarbeit und Effektivabrechnung für Geschäftsessen mit Kunden. Das Spesenreglement muss die Abgrenzung klar regeln.

Unabhängig von der Methode gilt: Das Spesenreglement muss von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein. Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit, auch wenn der neue Ansatz ab 2026 bei CHF 0.75 liegt. Für die Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag hat sich der Ansatz nicht verändert.